Objetivos

Al finalizar esta sesión, el alumno:

1. Reconoce la etapa II de un Proyecto Lean: Diseño de
alternativas de mejora.

2. Comprende las herramientas clave del Diseño.

3. Es capaz de aplicar la etapa Diseño utilizando la

metodología Lean.
Agenda
1. Generalidades
2. Casos y ejemplos aplicativos
3. Etapa II: Diseño de alternativas de mejora. Herramientas
clave:
i. Poka-Yoke
ii. Diseños de “estado futuro”
iii. SMED
iv. 5S
v. SOP
vi. Kaizen
vii. Método de los Sombreros
4. Continuación de la presentación de avance del Trabajo
Aplicativo Final
Etapa II: Diseño
Generalidades
Etapas de un Proyecto Lean
Etapa II: Diseño
Generalidades
Herramientas por etapa
Etapa II: Diseño
Generalidades
Las transformaciones Lean exitosas abordan 4 dimensiones
Etapa II: Diseño
Generalidades
Módulos del enfoque Lean
Etapa II: Diseño
Generalidades
El enfoque del Proyecto Lean
Etapa II: Diseño
Generalidades
Analizar las causa-raíz clave
Identificar potenciales causas … y analizar las causas clave con un
clave con un Diagrama 6M análisis de Regresión
Etapa II: Diseño
Generalidades
Definir el proceso Meta
 Etapa II: Diseño
Generalidades
Lean aborda los 3 principales tipos de ineficiencia

Ejemplos:
 Doble ingreso de datos.
Ejemplos:  Formularios redundantes.
 Grandes diferencias de Ineficiencia  Impresión y transporte de
productividad/desempeño: de Procesos documentos innecesarios.
 Falta de  Muchos controles sin valor
procedimientos agregado.
operativos estándar
 Falta de “cultura” de
eficiencia operativa
 Falta de KPI operativos y Ejemplos:
de gestión del desempeño  Fluctuaciones de la
(calidad, tiempo de demanda entre oficinas,
entrega, productividad). entre equipos de la
Ineficiencia Ineficiencia misma oficina o en el
de de
mismo equipo en
Desempeño Planeamiento
distintas épocas.
 Baja flexibilidad de
oferta de mano de obra.
Etapa II: Diseño
Generalidades
La variabilidad en la Demanda de clientes provoca capacidad adicional e
interrupciones del proceso.

Síntomas:
Etapa II: Diseño
Generalidades
El Flujo se logra por medio de soluciones diseñadas para eliminar desperdicios en
los tiempos activos y de espera.
Fuentes de desperdicio típicas Soluciones Lean

 Re-trabajo  Trabajo estándar

 Verificación en línea
Tiempo  Automatización
Inactivo  Stock  Menores tamaño de lote
 Espera  Balance de Línea
 Movimiento y transporte  Células de trabajo

 Exceso de producción  Eliminación de tareas de bajo valor

 Exceso de procesamiento  Automatización
Tiempo Activo  Trabajo preparado por adelantado.
 Trabajo estandarizado.
 Tareas en paralelo.
Agenda
1. Generalidades
2. Casos y ejemplos aplicativos
3. Etapa II: Diseño de alternativas de mejora. Herramientas
clave:
i. Poka-Yoke
ii. Diseños de “estado futuro”
iii. SMED
iv. 5S
v. SOP
vi. Kaizen
vii. Método de los Sombreros
4. Continuación de la presentación de avance del Trabajo
Aplicativo Final
Etapa II: Diseño
Casos y ejemplos aplicativos
Ejemplo 1: Desperdicio de STOCK Trabajo entrante, en proceso (WIP) o
terminado que no tiene valor agregado

En un área de Admisión se
puede encontrar stock fuera
de control en:
 Entrante
 Entre procesos
 Después del proceso
de admisión, en
espera de transporte
para escaneo o
archivo físico

 Dimensionar el proceso para garantizar el control del stock

 Diseñar flujo continuo entre procesos y departamentos
Etapa II: Diseño
Casos y ejemplos aplicativos
Ejemplo 2: Desperdicio de Sobre procesamiento

Las sucursales envían más documentación

de la necesaria a Admisión, generando
trabajo extra en el Back Office.

 El 80% de las carpetas enviadas a

Admisión por las sucursales contiene
más documentación que la necesaria
 El checklist no es acorde a los
requerimientos

 Fijar estándares comunes acerca de qué es realmente

necesario en el flujo de valor.
Etapa II: Diseño
Casos y ejemplos aplicativos
Ejemplo 3: Desperdicio de re-trabajo

Los contratos no estaban

actualizados y requirieron re-trabajo.

La incorrecta redacción de los

contratos estándar obliga a corregir
manualmente cada error del
documento impreso

 Eliminar creando calidad desde la fuente

Etapa II: Diseño
Casos y ejemplos aplicativos
Ejemplo 4: Desperdicio de actividades sin valor y monótonas

 El retiro de grapas es una fuente de

frustración para el personal de Admisión

 El 90% de los documentos enviados por las

sucursales a Admisión está con grapas
(promedio de 5 grapas/carpeta).
 Es necesario retirar las grapas y reparar el
papel dañado para su escaneo.
 Las sucursales retiran las grapas de los
documentos para fotocopiarlos antes de
enviarlos a Admisión y los vuelven a colocar.

 Alinear requerimientos del proceso y optimizar interacción

Etapa II: Diseño
Casos y ejemplos aplicativos
Ejemplo 5: Desperdicio de sobre-procesamiento

 Las sucursales sacan copias manualmente.

 Las sucursales solo cuentan con
copiadoras de alimentación manual, por lo
que deben copiar hoja por hoja
 Las sucursales sacan fotocopias de la
carpeta a enviar a back office para toma de
decisión.
 Las sucursales también sacan copias de
los principales documentos antes de
enviarlos a Admisión de back office

 Eliminar causa raíz del requerimiento de copiado

 Actualizar infraestructura técnica de las sucursales
Etapa II: Diseño
Casos y ejemplos aplicativos
Ejemplo 6: Desperdicio de traslados

 La organización
del lugar de
trabajo no es
óptima.
 Cada persona
camina alrededor
de 0.5 km/día.
 Una distribución
rediseñada puede
asegurar un
proceso más
Lean.
Etapa II: Diseño
Casos y ejemplos aplicativos
Ejemplo7: Toma de decisiones estandarizada mejora el Tiempo de Ciclo y Calidad
Instrucciones internas existentes SOP con instrucciones estandarizadas

Árbol de decisión
 44 páginas de descripción de
todas las reglas
 Pocas pautas para analizar
excepciones
 Falta de secuencia de análisis
Agenda
1. Generalidades
2. Casos y ejemplos aplicativos
3. Etapa II: Diseño de alternativas de mejora.
Herramientas clave:
i. Poka-Yoke
ii. Diseños de “estado futuro”
iii. SMED
iv. 5S
v. SOP
vi. Kaizen
vii. Método de los Sombreros
4. Continuación de la presentación de avance del Trabajo
Aplicativo Final
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
POKA-YOKE, visión general

Conjunto de verificaciones o de Los operadores de la primera línea

dispositivos integrados al proceso tienen autonomía para parar máquinas
para asegurar que los defectos se o toda la línea de producción si se
detecten antes de la producción presentara un problema.
de productos inaceptables.
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
POKA-YOKE, visión general

Beneficios:
 Mejora de calidad:
Mayor número de resultados positivos con clientes debido a la reducción de la tasa de
errores
 Reducción del tiempo de entrega:
Cuando un error no se percibe, todo el tiempo posterior no genera valor y aumenta el
tiempo de entrega de los demás artículos
 Creación de mentalidad de calidad:
Capacidad de detectar, investigar y resolver errores a un ritmo más rápido
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
POKA-YOKE, visión general
 Los formularios de pedido de préstamos deben traer impresos una X
o marca en los lugares donde el cliente debe firmar. Esto impide que
el empleado cometa algún error al indicarle manualmente los lugares
Incorporar para la firma.
verificaciones  Suministrar un contrato de nivel de servicios a los empleados y
al sistema gerentes de relaciones con clientes, sobre la base de que los
documentos presentados no contengan errores y para favorecer un
cambio de comportamiento. Por ej., tiempo de procesamiento de 3
días para documentos sin errores y de 6 días para los restantes.

Colocación  Los empleados deben completar un checklist para cada pedido

presentado.
de
 La primera actividad de un centro de préstamos es la inspección
verificaciones manual de cada pedido para verificar que estén completos todos los
en puntos campos críticos de los formularios. Los formularios incompletos son
críticos devueltos.
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
POKA-YOKE/Parada de Línea, paso a paso:

Estudiar el análisis de la tasa de errores (diagnóstico de proceso

1 Tasa de
errores y estación) para identificar las áreas clave en que se producen los
errores y formular hipótesis sobre las posibles causas finales

Realizar evento de Brainstorming con los miembros del equipo sobre:

2 Brainstorming  Cómo los errores pueden ser detectados por el sistema ni
con el equipo
bien ocurren.
 Cómo es posible incorporar verificaciones automáticas de
errores en el proceso.
 Cómo funcionará el proceso después de la implementación
de Poka-Yoke. Por ej. quién será el responsable, tiempos.

Impacto Evaluar el impacto general de las ideas (tasas de errores, tiempo

3 general de procesamiento) y su viabilidad (complejidad adicional, si la
hubiera, de incorporar nuevas verificaciones al sistema).
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
3 Diseños de “estado futuro” Lean integradores de técnicas

Células de trabajo “ensambladas” como

1 Células de
trabajo flujos de valor caracterizados por no
intervención y ciclos más cortos
Lo que dicen los clientes:
 “Al principio no parecía nada nuevo…Solíamos tener equipos y usamos job aids y tarjetas
de puntuación, pero después de 3 semanas, noté la importancia de alinear la misma
gente en un pool común de demanda, siguiendo el ritmo del tiempo TAKT, con encuentros
diarios, midiendo a cada uno según los resultados de los Broker prime 35 30 clientes,
etc.”

 “Nuestro personal no quiere volver al método de trabajo anterior. Aman el nuevo modelo
porque entienden por qué las cosas deben sincronizarse, y saben cómo esto impacta en
los clientes”

 “Tenemos mucha más flexibilidad para diferenciar niveles de servicio por cliente o por
época del año, y para obtener resultados consistentes sobre esa base”
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Una célula de trabajo Lean tiene 4 elementos clave:
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Ejemplos aplicación de células Lean
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
3 Diseños de “estado futuro” Lean integradores de técnicas
Segregación de la variación para cada trabajador por colas de trabajo
2 Segregación
de la variación (y a veces para células de trabajo) para simplificar las operaciones y
mejorar la puntualidad y la calidad de servicio.
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
La capacidad puede ser objeto de gestión a través de un amplio rango de técnicas
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
3 Diseños de “estado futuro” Lean integradores de técnicas

Coreografía Coreografía multifuncional para flujos de valor con ciclos más

3 multifuncional largos que requieren gran coordinación
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
SMED, visión general

El objetivo de SMED (“Single-Minute Exchange of Die”, o cambio de

herramienta en pocos minutos) es volver más eficiente el tiempo neto
de procesamiento (Touch Time) a través de 5 procesos básicos:
 Pre-Preparación de la producción
Definición  Eliminación de pasos innecesarios
 Simplificación del proceso
 Estandarización de procedimientos
 Automatización de etapas claves

 Para dar más eficiencia al tiempo con valor agregado, eliminando la

improductividad (o “desperdicio”) de las tareas con valor agregado.
 El SMED reduce el tiempo de procesamiento al minimizar el tiempo
¿Por qué con valor agregado o tiempo de contacto
hacerlo?  Puede haber un considerable aumento de calidad porque la
probabilidad de error cae proporcionalmente a la reducción de las
tareas / actividades ejecutadas
Etapa II: Diseño
Video - Análisis de SMED en la F1
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
SMED – Ejemplo en la F1: reducción del tiempo de contacto
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
SMED – Ejemplo en un banco
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
SMED, paso a paso:

Paso: Pregunta:

Preparar lista de  ¿Qué etapas del proceso son cuellos de botella?

1 etapas del proceso  ¿Qué etapas representan el 80% del tiempo de
a ser “SMEDizado” contacto?

Medir sub-tareas  ¿Cuáles son las sub-tareas de cada etapa?

2 por etapa  ¿Cuánto tiempo lleva cada una?

 ¿Qué pasos deben llevarse a cabo mientras se

Determinar pasos
3 internos y externos
interrumpe el procesamiento?
 ¿Cuáles pueden realizarse durante el procesamiento?
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
SMED, paso a paso:

Paso: Pregunta:
 Qué pasos pueden ser:
 Pre-preparados
Clasificar por  Eliminados
4 potencial de mejora  Simplificados
 Estandarizados
 Automatizados

Estandarizar y
 ¿Cómo podemos mantener las mejoras del tiempo de
5 mantener nuevo
contacto?
procedimiento
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
5S, visión general
5S es una metodología para organizar, ordenar, limpiar, desarrollar y mantener la
productividad en un lugar de trabajo.
El concepto es aplicable a todos los aspectos de procesos empresariales, por
ejemplo, poner en orden documentos de políticas o también aplicaciones de TI.
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
La distribución del lugar de trabajo puede mejorarse con las 5S
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Ejemplo de 5S en Aviación
Para maximizar la eficiencia de los pilotos y
la seguridad de los pasajeros, las cabinas
de las aeronaves se proyectan de acuerdo
con los estándares 5S
Etapa II: Diseño
5S, paso a paso
ETAPA 1: Sentido de ELIMINACIÓN
Etapa II: Diseño
5S, paso a paso
ETAPA 2: Sentido de ORGANIZACIÓN
Etapa II: Diseño
5S, paso a paso
Ejemplos
Etapa II: Diseño
5S, paso a paso
ETAPA 3: Sentido de LIMPIEZA
Etapa II: Diseño
5S, paso a paso
ETAPA 4: Sentido de ESTANDARIZACIÓN
Etapa II: Diseño
5S, paso a paso
ETAPA 5: Sentido de DISCIPLINA
Etapa II: Diseño
5S
Ejemplo de aplicación
Etapa II: Diseño
5S, visión general
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
SOP, visión general

El SOP (“Standard Operating Procedure”) es una herramienta que presenta una

lista ordenada de pasos e instrucciones para alcanzar resultados
estandarizados, que forman parte de la solución del Diseño.
Se utiliza en una variedad de contextos diferentes, entre ellos la salud, la
aviación, la ingeniería, la educación, la industria, y militar.
Beneficios de los Procedimientos Operativos Estándar:
 Basarse en las mejores prácticas
 Avanzar con las mejoras reduciendo la variación
 Suministrar una base para mejoras posteriores
 Consolidar las ganancias
 Anclar la capacitación en la práctica
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
SOP, ejemplo típico (Ver otras plantillas colgadas en Intranet)
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
KAIZEN, visión general

 Filosofía que debe acompañar a las ideas del Diseño.

 Kaoru Ishikawa retomó este concepto y aplicarlo a los procesos, siempre
y cuando se conozcan todas las variables del proceso.
 Basada en la idea de buscar la “Mejora Continua hasta la Calidad Total”
 El enfoque es individual y colectivo.
 Lema: “¡Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy!”
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
KAIZEN, visión general
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Principios para generar soluciones potenciales
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Método de los Sombreros

 Es una herramienta poderosa para llegar a conclusiones bajo

argumentos de distintos puntos de vista y consensuar en un
equipo de trabajo en la fase del Diseño de soluciones.

 Esta herramienta fue creada por Edward de Bono en su libro

“Seis sombreros para pensar” (“Six Thinking Hats: An Essential
Approach to Business Management”).

 Esta herramienta se debe aplicar cuando nos encontremos en

reuniones donde no se llegue a un punto en común y cada
participante crea tener la razón

https://www.youtube.com/watch?v=yNNVEn2TEBg
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Método de los Sombreros
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Método de los Sombreros – variante de equipo de 4 personas
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Método de los Sombreros - Recomendaciones
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Método de los Sombreros - Recomendaciones
Etapa II: Diseño
Ejemplo Aplicativo
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Una lista de asuntos puede llevarse a un Kaizen …
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
… Para generar después ideas de soluciones
Etapa II: Diseño
Herramientas clave
Una vez montada una amplia relación de ideas, éstas deben priorizarse por
viabilidad de impacto
Agenda
1. Generalidades
2. Casos y ejemplos aplicativos
3. Etapa II: Diseño de alternativas de mejora. Herramientas
clave:
i. Poka-Yoke
ii. Diseños de “estado futuro”
iii. SMED
iv. 5S
v. SOP
vi. Kaizen
vii. Método de los Sombreros
4. Continuación de la presentación de avance del
Trabajo Aplicativo Final
Pendientes

1. Consolidar el Diagnóstico

2. Empezar el Diseño

3. Repasar, observar, repasar,

observar . . .
Gracias

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