TALLER GESTION

DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

SALOME GARCIA RIOS

JUAN ESTIVEN LOPEZ ARENAS
LUISA FERNANDA GUTIERREZ CAMACHO
LUISA FERNANDA GONZALEZ
MATTHEW BOHORQUEZ OROZCO
SANTIAGO CASTELLANOS GARCIA

DOCENTE:
RUBEN DARIO NUÑEZ
Manizales 22/02/2024

OBJETIVO

1. Origen de la Gestión Documental.

2. Cuales son las dos instituciones de carácter internacional han
contribuido a que profesionales y organismos afronten
decididamente los problemas que conllevan la gestión de
documentos?
3. ¿Cuál es el ente gestor de la política archivista en Colombia?
4. ¿Cuál es la Ley General de Archivos y que regula?
5. ¿Que dice la Ley General de Archivos en título V, Gestión de
Documentos Articulo 21?
6. Cual es el concepto de Gestión Documental que emiten la Ley
General de Archivos Cópielo textualmente.
7. A partir del concepto anterior, defina con sus propias palabras la
Gestión Documental.
8. Investigue y elabore un cuadro en el cual resuma las normas de
carácter general relacionadas con la Gestión Documental y
explíquelas.
9. Construya su propio concepto de Documento y Documento de
Archivos a partir de la definición que da AGN.
10. Explique mediante un diagrama o mapa conceptual los objetivos
que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
11. ¿Cuales son los aspectos que deben considerarse para elaborar
un programa de Gestión Documental?
12. Mencioné porque es importante y cuales son las ventajas que
produce la implementación de un programa de Gestión Documental
para las empresas.

RESPUESTAS

1. La gestión documental tiene sus orígenes en la necesidad de las

organizaciones de manejar y organizar la gran cantidad de
documentos que generan en el desarrollo de sus actividades. A
lo largo de la historia, desde el surgimiento de la escritura, las
sociedades han tenido que gestionar registros, contratos,
correspondencia y otros tipos de documentos.

2. - Organización de las naciones unidas para la educación, ciencia

y la cultura (UNESCO)
- La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la
Cultura y la Ciencia (UNESCO) es un organismo especializado
de las Naciones Unidas. Se fundó con la misión de contribuir a
la paz y a la seguridad estrechando la colaboración internacional
a través de la educación, la ciencia y la cultura.
- El concejo Internacional de Archivos

3. En el año 2026 el Archivo General de la Nación será una

entidad reconocida por el respeto de los Derechos Humanos, la
construcción de paz y rectora de la política archivística,
liderando la transferencia de conocimiento, la organización,
 descripción, digitalización, preservación, acceso y uso eficaz de
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la
gestión de los archivos y la difusión del patrimonio documental
de la Nación.

4. La Ley General de Archivos es la Ley 594 de 2000 que regula la

función archivista del estado, la administración pública en sus
diferentes niveles, así como las distintas instituciones privadas
que cumplen funciones públicas, esto con fin de buscar o contar
con documentación e información institucional organizada que
permita su uso eficiente y fácil recuperacion

5. la Gestión de Documentos, y el Artículo 21 podría abordar

aspectos relacionados con la planificación y ejecución de
programas para la gestión de documentos en las instituciones.

6. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo

total, comprende procesos tales como la producción o recepción,
la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.

7. La gestión documental es la organización de la documentación

que produce una entidad pública o privada a partir de su origen,
observación y disposición final, se podría decir qué es la
captura, almacenamiento y recuperación de documentos, hace
referencia a los procesos y recursos necesarios para automatizar
los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los
documentos pueden estar en formato impreso o digital e
incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo,
información sobre la inscripción en entes gubernamentales y
muchos otros registros.
8.

Todo el estado colombiano, como las personas

Artículo 8. están obligadas a proteger las riquezas culturales
y naturales de la nación.
Las correspondencias y cualquier forma de
Artículo 15. comunicación privada son inviolables, solo se
accede mediante una orden judicial.
Toda persona es libre de informar y recibir
información clara y justa, también de formar
Artículo 20. medios de comunicación.

Artículo 27. Libertad de enseñanza, aprendizaje,

investigación y cátedra.

El estado tiene el deber de fomentar el acceso a

Artículo 70. la cultura de todos los colombianos en igualdad
de oportunidades.

El estado protege el patrimonio cultural, el

Artículo 72. arqueológico, y otros bienes culturales de la
nación son innominables, inembargables e
imprescriptibles.
Todos tienen derecho de acceder a los
documentos públicos, excepto a los casos que
establezca la ley.
Ley 23 de 1982
Art. 2
Sobre derecho de autor (reglamentada por el
decreto 1369/89 y el decreto 2145/85), esta ley
Artículo 74. protege estrictamente la forma literaria plástica o
sonora, como las ideas del autor.
Ley 80 de 1989
Por la cual se crea el archivo general de la
nación, se establece el sistema general de
archivos y se dictan a otras disposiciones.
Ley 594 de 2000
Ley general de archivos y otras disposiciones
9. Documento: se trata de archivos que tienen la capacidad de
comprobar que existe un hecho, por lo que tienen un gran valor
por eso se conocen como oficio documento, principalmente es la
información que se registra en cualquier medio. Documento de
archivo: El documento de archivo es la información que produce
entidades públicas o privadas en ejercicio de sus funciones
también podría decirse que es un registro de información.

El AGN define documento como cualquier expresión en

lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen y cualquier otra expresión que se
refiera a una persona, objeto o hecho. Por otro lado, el
documento de archivo es aquel que por razón de su contenido y
estructura es producido o recibido por una persona física o
moral, pública o privada, en el ejercicio de sus actividades y
conservado para fines de información, prueba, investigación,
cultura o cualquier otro fin. Los documentos de archivo pueden
ser de diversa índole, incluyendo textos, fotografías, grabaciones
de audio, videos, entre otros.
10.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

11. Los aspectos que se deben considerar para elaborar un Programa
de Gestión Documental son varios. Algunos de ellos incluyen la
identificación de los tipos de documentos que se manejan, la creación
de políticas y procedimientos para su organización, almacenamiento y
disposición, así como la asignación de responsabilidades claras a los
miembros del equipo. Además, es importante considerar la seguridad
y confidencialidad de la información, así como la implementación de
tecnologías que faciliten la gestión documental. Estos son solo
algunos aspectos importantes a tener en cuenta.

12.
La implementación de un Programa de Gestión Documental es
importante para las empresas por varias razones. En primer lugar,
permite una mejor organización y acceso a la información, lo que a su
vez mejora la toma de decisiones y la eficiencia operativa. Además, la
gestión documental adecuada puede ayudar a las empresas a cumplir
con regulaciones legales y requisitos de cumplimiento. También
puede contribuir a la reducción de costos asociados con el
almacenamiento y la gestión de documentos físicos. Entre las ventajas
que produce la implementación de un Programa de Gestión
Documental se encuentran la optimización del espacio físico al
reducir la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos
en papel, la reducción del riesgo de pérdida o daño de información
importante, y la mejora en la seguridad y confidencialidad de los
datos. Asimismo, facilita la colaboración entre los empleados al
permitir un acceso más rápido y sencillo a la información relevante.

13.
Enunciado Explicación

Esta se establece con el fin de

Ley 594 de 2000 Ley General regular la función archivista,
de los archivos y dicta otras ya que toda empresa sea
disposiciones.
Ley 80 de 1989
Por la cual se crea el archivo
general de la nación, se
estable el sistema general de
archivos y se dicta otras
disposiciones.
Articulo 73. Constitución
política de Colombia
todos tenemos derecho a
acceder a los documentos
públicos exceptos los casos
que establezca la ley.
Titulo v. gestión de
documentos reglamentados
2609 de 2012 art 21
ARTÍCULO 22. Procesos
archivísticos
pública o privada debe regirse
por la ley.
Con esta ley se crea el archivo
general de la nación, máxima
autoridad de la archivista, la
cual es la encargada de
preservar la historia.
Que cada ciudadano puede ver
los documentos públicos que
desee, exceptuando alguna
que respalda la ley.
Programas de gestión
documental las entidades
públicas deberán elaborar
programas de gestión de
documentos
La gestión de documentación
dentro del concepto de
archivo total comprende
procesos tales como la
producción o recepción, la
distribución, la consulta, la
organización, la recuperación
y la disposición final de los
documentos.
14.
Decreto 2609 de 2012
capitulo l
Gestión de documentos
Ámbitos de aplicación: para entidades públicas,
divisiones administrativas, entidades privadas con
Articulo 1 funciones públicas, territoriales indígenas, los
regulados por la ley 594 de 2000 entre otras
a. Documentos de archivo (físicos y
electrónicos).
b. Archivos institucionales (físicos y
electrónicos).
c. Sistemas de información corporativos.
d. Sistemas de trabajo colaborativo.
e. Sistemas de administración de documentos.
f. Sistemas de mensajería electrónica.
Articulo 2 g. Portales, internet y extranet.
h. Sistemas de bases de datos.
i. Discos duros, servidores, discos o medios
portables, cintas o medios de video y audio
(análogo o digital), etc.
j. Cintas y medios de soporte (back up o
contingencia).
k. Uso de tecnologías de nube.
Responsabilidad de la gestión de documentos.
La gestión de documentos está asociada a la actividad
administrativa del estado, es responsabilidad de los
Articulo 3 servidores y empleados públicos, así como los
contratistas que presten servicios a las entidades
públicas
Coordinación de la gestión documental. Teniendo en
cuenta que la gestión documental es un proceso
transversal a toda la organización, los diferentes
Articulo 4 aspectos y componentes de la gestión de documentos
deben ser coordinados respectivos secretarios
generales o quienes hagan sus veces, a través de las
oficinas de archivos de cada entidad.
Principios del proceso de gestión documental:
Planeación, eficiencia, economía, control y
Articulo 5 seguimiento, oportunidad, transparencia,
disponibilidad, agrupación
 Componentes de la política de gestión documental.

a. Marco conceptual claro para la gestión de la

información física y electrónica de las
entidades públicas.
b. Conjunto de estándares para la gestión de la
información en cualquier soporte.
c. Metodología general para la creación, uso
mantenimiento, retención, acceso y
preservación de la información, independiente
Articulo 6 de su soporte y medio de creación.
d. Programar de gestión de información y
documentos que pueda ser aplicados en cada
entidad.
e. La cooperación, articulación y coordinación
permanente entre áreas de tecnología, la
oficina de archivos, las oficinas de planeación
y los productores de la información.
Etapas de la gestión de los documentos

a. Creación: los documentos se deben crear

mediante procedimientos planificados y
documentados en los cuales de determine su
identificación, formato y características
b. Mantenimiento: se refiere al establecimiento
de los requisitos que permitan mantener la
integridad técnica, estructural y relacional de
los documentos en el sistema de gestión
documental, así como sus metadatos
c. Difusión: abarca el establecimiento de los
Articulo 7 requisitos para el acceso, consulta,
recuperación, clasificación de acceso y
visualización de los documentos.
d. Administración: hace referencia a los
procedimientos que permitan administrar
todas las operaciones relativas a los
documentos, tanto funcionalmente como
dentro del sistema de gestión, documental, o
cualquier sistema de información.
Conclusión del taller: la importancia de mantener la
organización y control de la información, destacar la relevancia
de la gestión eficiente de documentos para la productividad y la
toma de decisiones, y recordar las mejores prácticas y
herramientas aprendidas durante el taller.

Además de los beneficios mencionados, una gestión documental

adecuada también facilita la trazabilidad de la información,
promueve la transparencia y la coherencia en los procesos,
reduce los riesgos de pérdida o acceso no autorizado a la
información sensible, mejora la eficiencia en la búsqueda y
recuperación de documentos, y contribuye a la sostenibilidad al
reducir el uso de papel y recursos físicos.