DESARROLLO DE LA

PLANIFICACIÓN

GERENCIA DE PROYECTOS

Msc. Ing. Claudia Karina Valencia Castro

CONTENIDO

1. ¿Qué es la gerencia de proyectos?

2. Estructuración de proyectos

3. Métodos y técnicas de planificación y

programación de proyectos
a. La Gráfica de Gantt
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
 Definir en qué consiste la Administración de
Proyectos
 Estructurar los proyectos
 Elaborar los diagramas de redes e identificar

la secuencia de las actividades

 Determinar una o varias rutas críticas
 Establecer la probabilidad de aceptar o

rechazar un proyecto
 ¿Qué es un proyecto?
 Es una serie de actividades
relacionadas entre sí, que por lo común
están dirigidas hacia un resultado en
común y cuyo desempeño requiere un
periodo significativo.

 Proyecto se define como una serie de

tareas relacionadas dirigidas hacia un
resultado importante.
¿Qué es la Administración de
Proyectos?
Es la planeación, dirección y control de
los recursos (personas, equipo,
material) para cumplir con las
restricciones técnicas, de costos y de
tiempo de un proyecto.
 PLANEACIÓN DEL PROYECTO

Esta fase incluye el establecimiento de metas,

la definición del proyecto, y la organización del
equipo, con el fin de lograr la manera efectiva
de asignar las personas y los recursos físicos
necesarios.
 Actividades que desarrolla
el Gerente del proyecto

 Coordina las actividades y reporta

directamente a la administración
superior.
 Es el responsable de asegurar que
todas las actividades necesarias se
completen en la secuencia adecuada
y a tiempo.
 Que el proyecto esté dentro del
presupuesto
 Que el proyecto cumpla con sus
metas de calidad
 Que las personas asignadas reciban
la motivación, dirección e información
necesaria para hacer su trabajo.
 Estructura de desglose del trabajo
Proyecto, tareas, subtareas y actividades (o
paquetes de trabajo)
Nivel
Programa

1 Proyecto 1 Proyecto 2

2 Tarea 1.1 Tarea 1.2

3 Subtarea 1.1.1 Subtarea 1.1.2

4 Paquete de trabajo 1.1.1.1 Paquete de trabajo 1.1.1.2

PROGRAMACIÓN DEL
PROYECTO

En esta fase se
relacionan las personas,
el dinero y los
suministros con
actividades específicas,
y se establece la
relación de las
actividades entre sí, con
las siguientes
interrogantes:
 ¿Cuánto tiempo llevará realizar cada
actividad?
 ¿Cuántas personas se necesitan para
desarrollar el proyecto en cada una de
las actividades individuales
 Los materiales necesarios para cada
actividad
CONTROL DEL PROYECTO

En este punto la empresa

supervisa recursos,
costos, calidad y
presupuestos.

Consiste en revisar el
plan del proyecto y tener
la capacidad para
asignar los recursos a
donde más se necesitan.
Microsoft Project es una opción
para generar informes que
incluyen desglose de costos por
cada actividad, pronósticos de
materia prima, análisis de
tiempo y estado del trabajo.
 Estructuración de proyectos

 Proyecto puro

 Proyecto funcional

 Proyecto de matriz
 PROYECTO PURO
Un proyecto puro es donde un equipo
autónomo trabaja tiempo completo en
el proyecto
Ventajas
 El gerente del proyecto tiene plena autoridad
sobre el mismo
 Los miembros del equipo se reportan con un
jefe.
 Las líneas de comunicación se acortan.
 Las decisiones se toman con rapidez
 Hay un nivel elevado de orgullo, motivación y
compromiso del equipo.
 Desventajas:
 Duplicidad de recursos
 Se ignoran las metas y
políticas organizacionales.
 La organización se queda
atrás en su conocimiento de
la nueva tecnología debido a
las debilitadas divisiones
funcionales.
 Los miembros del equipo no
tienen su propia área
funcional.
 PROYECTO FUNCIONAL
Un proyecto funcional es aquel que
forma parte de una división funcional
Presidente

Investigación
Ingeniería Manufactura
y Desarrollo

Project Project Project Project Project Project Project Project Project

A B C D E F G H I

Ejemplo, el proyecto “B” está en el área

funcional de Investigación y Desarrollo
Ventajas
 Un miembro de un equipo puede trabajar en
varios proyectos
 La experiencia técnica se mantiene dentro

del area funcional

 El área funcional es un hogar después que

se termina el proyecto
 Una masa crítica de expertos especializados

en el área funcional crea soluciones

sinérgicas para los problemas técnicos de
un proyecto
 Desventajas

 Los aspectos del proyecto que no

se vinculan directamente con el
área funcional pueden resultar
perjudicados
 La motivación de los miembros del
equipo a menudo es débil
 Las necesidades del cliente son
secundarias y se responden a ellas
con lentitud
PROYECTO DE MATRIZ
Presidente

Investigación
Ingeniería Manufactura Mercadeo
y Desarrollo

Administrador
Proyecto A

Administrador
Proyecto B

Administrador
Proyecto C
 Ventajas
 Mejora la comunicación entre las áreas
funcionales
 Un administrador del proyecto se responsabiliza
por la terminación exitosa del mismo
 Se minimiza la duplicidad de recursos
 Los miembros del equipo tienen su propia área
funcional
 Al seguir las políticas de la organización matriz
se incrementa el apoyo para el proyecto
 Desventajas
 Muchos jefes

 Depende de las habilidades de negociación del

administrador

 La suboptimización es un peligro, pues acumulan

recursos para su propio proyecto.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Estas pueden clasificarse como:

1. Gráfica de Gantt
2. Método de Redes

Técnic
as
Un proyecto suele implicar la realización de un producto
único e individualizado, normalmente atendiendo a las
especificaciones del cliente, como por ejemplo: un puente, un
estadio, un barco, un avión, etc.

Todo proyecto requiere llevar a cabo una serie de

actividades, que consumen tiempo y recursos (materiales,
máquinas, mano de obra, etc.).

Estas actividades deben de estar coordinadas entre sí: unas

actividades no podrán comenzar si no se han terminado otras
previamente, mientras que otras se podrán realizar
simultáneamente.
Las técnicas de programación y control de
proyectos permiten determinar las fechas de
comienzo y fin de cada una de las actividades a
realizar, de forma que el proyecto se termine en el
menor tiempo posible o en la fecha prevista, y
que los costes sean mínimos.

Todas las actividades y sus relaciones se recogen

en un modelo, lo que permite hacer un
seguimiento de su ejecución y tomar medidas
cuando ésta se aparte de lo programado o se
quiera acortar la duración del proyecto.
El DIAGRAMA O GRÁFICO DE GANTT, que
es la técnica más antigua (1918), consiste en
un eje de coordenadas, en el que el eje de
abscisas u horizontal corresponde al tiempo, y
el eje de ordenadas o vertical recoge las
distintas actividades del proyecto, que se
representan por barras o segmentos
horizontales, cuya longitud es proporcional a
su duración.
El extremo del segmento más cercano al
eje de ordenadas indica la fecha de
comienzo de la actividad, y el extremo más
alejado su fecha de terminación. La
duración total del proyecto la determinará el
final de la actividad que termine más tarde.

Las letras situadas delante de los

segmentos dentro de un óvalo representan
las actividades que deben ser terminadas
previamente para poder iniciar las
actividades correspondientes.
 EJEMPLO 1: INTRO

El proyecto INTRO consta de 6 actividades: A, B, C, D, E

y F, debiéndose respetar las prelaciones que se citan a
continuación:
La actividad A precede a la actividad C.
La actividad B precede a la actividad D.
La actividad E es precedida por las actividades A y B.
La actividad F es precedida por las actividades C y E.

Las duraciones en días de las actividades se encuentran

en el siguiente cuadro:
Actividad A B C D E F
Duración 4 2 7 12 5 6

Programar el proyecto mediante el gráfico de Gantt:

 Gráfico de Gantt
Actividades

C A

D B

E AB

F CE

2 4 9 11 14 17 Tiempo

El proyecto tiene una duración prevista de 17 días.

 INTRODUCCIÓN

Los segmentos en blanco corresponden a

actividades no comenzadas, y la parte de
segmento en blanco en las actividades que
se están ejecutando, representa el tiempo
que les queda para acabar. De esta forma
se puede observar si las actividades van
según lo previsto, con retraso o adelanto, y
tomar medidas si es necesario (por
ejemplo: trasladar recursos de unas
actividades a otras).
Actividades CONTROL

A
Control en el Gráfico de Gantt
B

C A

D B

E AB

F CE

2 4 7 8 9 11 14 17 Tiempo
La actividad C lleva 1 día de retraso.
La actividad D va según lo previsto.
La actividad E, que ya ha finalizado, se ha adelantado 1 día.
VENTAJAS
 Fácil de elaborar, de uso muy común en la
programación de proyectos.

 Resulta más económica con relación a los

métodos de redes.

 Se podrá comprobar el progreso general del

sistema de tareas en cualquier punto en el
tiempo.

 La gráfica de Gantt es una herramienta que

puede tener amplia divulgación.
DESVENTAJAS
 No indica las causas y como repercute en la
fecha final de un proyecto, cuando hay problemas
de retraso en una o más actividades.

 Difícil de actualizar

 Este método es inadecuado cuando se trate de

programar proyectos complejos, debido a que no
muestran interdependencia y relaciones entre
actividades y especialmente cuando ocurren
cambios. El método de programación de
proyectos con red resuelve estas dificultades.
Gracias por la atención