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Continuacin Unidad 2 1.

2 ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Ing Jos Rodrguez Mantilla

QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ?
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por administradores tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnologa.

Definicin de Proyecto

Un Proyecto puede ser visto como una serie de tareas que tienen: Un objetivo especfico de desarrollar un producto o servicio nico a completarse dentro de ciertas especificaciones Fechas de comienzo y fin definidas Limites presupuestarios Recursos que consume

Administracin de Proyectos
La Administracin de Proyectos comprende Mtodos y herramientas que facilitan el logro de los objetivos del Proyecto: En tiempo

En costos
Con un nivel dado de performance, utilizando en forma adecuada los recursos asignados

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organizacin, provocando que los mtodos de administrativos convencionales sean inadecuados.

Tres Objetivos del Proyecto

(Requerimientos exigidos)

(Meta)

(presupuesto limitado)

Desempeo Costo Tiempo

(Fecha de vencimiento)

Cinco caractersticas de los proyectos 1. Un proyecto tiene principio y fin definidos. 2. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero). 3. Los resultados del proyecto tienen metas especficas de calidad y desempeo. 4. Los proyectos siguen una planeacin 5. Un proyecto incluye un equipo de personas. Cinco fases de la administracin de proyectos

1. Inicio 2. Planeacin 3. Ejecucin 4. Control 5. Conclusin

Fase 1: Inicio

Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo Determinar lo que el proyecto debe lograr Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los interesados Precisar el alcance general del proyecto

El alcance es el tamao del proyecto y determina cuntos recursos y tiempo se requieren.

Fase 2: Planeacin

Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados

Fase 3: Ejecucin

Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

Fase 4: Control

Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

Fase 5: Conclusin

Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final

Mitigacin de la Complejidad: a travs de


Modelos Comprensin de la dinmica de los proyectos Procedimientos y estndares

Modelos
Modelos de secuenciacin de actividades y calendario

Modelos de subdivisin el trabajo


El modelo contribuye al manejo de la complejidad reduciendo la necesidad de comprender todos sus detalles.

Permite enfocarnos en la consecuencia de las acciones.

WBS o Estructura desglosada del Trabajo Work Breakdown Structure qu hacer?

Planificacin de proyectos: Definido y organizado el proyecto, el equipo debe formular un plan que identifique las tareas especficas que habrn de cumplirse y un programa para su realizacin

La planificacin de proyectos comprende 5 pasos: 1.Definir la estructura de la divisin del trabajo 2.Elaborar el diagrama de la red 3.Establecer el programa 4.Analizar si debe sacrificarse costo por tiempo o viceversa 5.Evaluar los riesgos

1. Definicin de la estructura de divisin del trabajo (WBS)

Declaracin de todo el trabajo que tiene que realizarse Factor ms importante que contribuye a los retrasos es la omisin del trabajo que guarda relacin con la conclusin exitosa del proyecto Se deben identificar todas las tareas de trabajo Se divide los principales componentes del trabajo en tareas ms sencillas

2. Elaboracin del diagrama de red


Administradores son responsables de planear, programar y controlar proyectos compuestos de numerosas tareas o trabajos independientes pero relacionados entres s. En estos casos usan mtodos de planificacin como los diagramas de red que pueden representarse en forma visual para representar mediante nodos (crculos) y arcos (flechas) las relaciones entre las actividades.

Dos mtodos valiosos de planificacin: - La tcnica de revisin y evaluacin de programas (PERT = Program Evaluation and Review Technique) 1950 misil Polaris USA - Mtodo de la ruta crtica (CPM = Critical Path Method) 1950 DuPont, mantenimiento de plantas industriales Francia

Estos mtodos se usan para planear , programar y controlar: - Investigacin y desarrollo de nuevos productos - Construccin de plantas, edificios y carreteras - Mantenimiento de equipo grande y complejo - Diseo e instalacin de sistemas nuevos

Elaboracin del diagrama red

Red de actividades en arcos (AOA)


Actividades = arcos

Nodos

= eventos

S U 3 T 4

S y T debern completarse antes de que se inicie U

Red de actividades en nodos (AON)


Enfoque orientado a actividades

S U

S y T debern completarse antes de que se inicie U

En proyectos se deben programar y coordinar todos los trabajos y actividades de tal manera que tenga en cuenta 3 factores: - El tiempo - El costo - Los recursos disponibles Un factor que complica estas tareas es la interdependencia (precedencia) de las actividades
S T U

S precede a T, que a su vez precede a U

S U T T S Ni T ni U podrn empezar hasta que S haya sido completada U S y T debern completarse antes de que U pueda iniciarse

S T

U V Ni U ni V podrn empezar sino hasta que S y T hayan sido completadas

U no podr empezar sino hasta que S y T hayan sido completadas; V no podr empezar sino hasta que T haya sido completada

V
Ni T ni U podrn empezar sino hasta que S haya sido completada; V no podr empezar sino hasta que tanto T como U hayan sido completadas

Como en un proyecto se realizan gran cantidad de actividades, lo que se busca con estas tcnicas es responder a preguntas, como: Cul es el tiempo total para terminar el proyecto? Cules son las fechas programadas de inicio y trmino para cada una de las actividades especficas? Qu actividades son crticas y deben terminarse exactamente, cmo se programaron para mantener el proyecto a tiempo? Cunto se puede retardar las actividades no crticas antes de incrementar el tiempo de terminacin del proyecto?

Ejemplo: Traslado de un Hospital


Actividad A B C D E F G H I J K Descripcin Seleccionar personal administrativo y mdico Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo Seleccionar el equipo Preparar los planos y la distribucin fsica para la construccin definitiva Llevar los servicios pblicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermera, ayudantes, mantenimiento y seguridad Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo Construir el hospital Desarrollar un sistema de informacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ayudantes Predecesor

A B B A C D A E,G,H, F,I,J

Determinacin del Camino Crtico

Algoritmo
1.Determinacin del tiempo de inicio y trmino ms temprano 2. Determinacin del tiempo de inicio y trmino ms tardo

Actividad en los nodos

Actividad Fecha ms temprano de inicio Fecha ms temprano de trmino

12 C 22 14 10 24
Fecha ms tarde de inicio

Duracin de la actividad

Fecha ms tarde de trmino

Red (AON) para el proyecto del Hospital


I 15

A 12

F 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

1. Determinacin del tiempo de inicio y trmino ms temprano


Fecha temprana de inicio o comienzo Ftc
es el tiempo de terminacin ms prximo de la

actividad que la precede en forma inmediata Fecha temprana de trmino o finalizacin Ftf es la fecha temprana de inicio, ms su duracin esperada dE dE = duracin esperada de la actividad Ftf = Ftc + dE
REGLA: La fecha ms temprana de inicio o comienzo de una actividad es igual a la ms grande de las fechas ms temprana de finalizacin o trmino de todas sus predecesoras inmediatas.

Nodos Fechas tempranas

Fecha temprana de comienzo Ftc

Actividad

Fecha temprana de finalizacin Ftf

12 C 22 14 10 24
Duracin de la actividad dE

Rutas A-I , A - F
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

Ruta A C G
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

Rutas B D H , B E - J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

J 4

Llegada al nodo J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 4

12

I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

63 K 69 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 4

Camino o Ruta Crtica: Secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere ms tiempo
Camino ms largo de la red

2. Determinacin del tiempo de inicio y trmino ms tardo


Fecha Tarda de Trmino o Finalizacin FTF
es igual al tiempo de inicio ms lejano de la actividad que la

sigue en la secuencia en forma inmediata.


Fecha Tarda de Inicio o Comienzo FTC
es igual al tiempo de terminacin ms lejano menos la

duracin esperada de la tarea FTC = FTF dE

Regla: La fecha ms tarda de finalizacin de una actividad es la ms pequea de las fechas ms tardas de comienzo que todas las actividades que siguen actividades.

Representacin completa del nodo

Fecha temprana de comienzo Ftc

Actividad

Fecha temprana de finalizacin Ftf

12 C 22 14 10 24
Fecha Tarda de Comienzo FTC

Fecha Tarda de Finalizacin FTF

Duracin de la actividad dE

Llegada al nodo A
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 59 4 63

Llegada al nodo B
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

0 0

B 9

9 9

9 D 19 9 10 19

19 H 59 19 40 59

9 E 33 35 24 59

59 J 63 59 4 63

Camino o Ruta Crtica: B D H J K

3. Establecer el Programa (MS Project) Grfica de Gantt: programa de un proyecto utilizando programas computarizados, que superponen las actividades del proyecto, con sus relaciones de precedencia y tiempos de duracin estimados, a una lnea cronolgica

Traslado Hospital
septiembre Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Nombre de tarea Seleccionar personal adm. y mdico Seleccionar lugar y realizar estudio Seleccionar el equipo Preparar planos y distribucin Llevar los servicios pblicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar Comprar equipo y supervisar entrega Construir el hospital Desarrollar un sistema de informacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ayudantes 9 das 10 das 10 das 24 das 10 das 35 das 40 das 15 das 4 das 6 das

octubre noviembre diciembre enero Duracin 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01 12 das

Holgura
La holgura de una actividad (H) es la mxima cantidad

de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duracin total del proyecto
Se puede calcular de dos modos H = FTF Ftf (fecha ms tarda de finalizacin fecha ms
de finalizacin)

temprana

H = FTC Ftc (fecha ms tarda de comienzo fecha mas temprana de


comienzo)

Clculo de Holguras
Nodo A B C D E F G H I J K Duracin 12 9 10 10 24 10 35 40 15 4 6 Ftc 0 0 12 9 9 12 22 19 12 59 63 FTC 2 0 14 9 35 53 24 19 48 59 63 Holgura 2 0 2 0 26 41 2 0 36 0 0

Problema: El propietario de tiendas EL Virrey, est planeando modernizar y expandir el centro comercial actual. Se espera que el proyecto de espacio para 20 nuevos negocios, con financiamiento privado. Todo lo que se quiere es que el propietario del centro planee, programe y termine el proyecto de expansin, para ello se ha realizado la estructura de divisin del trabajo que se muestra en la tabla. a) Desarrolle un diagrama de red b) Encuentre el camino crtico c) En que tiempo estar concluido el proyecto
Actividad Descripcin de la actividad Predecesor Duracin de la inmediato actividad (meses) A A A E D, F B, C G, H 5 6 4 3 1 4 14 12 2

A B C D E F G H I

Preparar dibujos arquitectnicos Identificar nuevos arrendatarios potenciales Desarrollar contratos para arrendatarios Seleccionar contratista Preparar licencia de construccin Obtener aprobacin de licencia de construccin Llevar a cabo la construccin Finalizar los contratos con los arrendatarios Entrada de los arrendatarios

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Estimaciones probabilsticas de Tiempo Introduccin de factores de incertidumbre


1.

2.
3.

El tiempo optimista (a) es el ms corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien El tiempo ms probable (m) es el tiempo que probablemente se requerir para realizar la actividad El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado ms largo que se requerir para la realizacin de la tarea

Distribucin de probabilidades
En las tcnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad

se considera como una variable aleatoria derivada de una distribucin de probabildad beta

media

Supuestos

Es posible estimar con precisin a, m, y b. Se considera que las magnitudes definen un rango de

tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarn a cargo de las actividades
Se supone que la desviacin estndar es igual a un sexto de

la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas

Clculo

La media se calcula ponderando

a 4m b 6

La varianza para cada actividad

ba ( ) 6

Anlisis de probabilidades Actividades variables independientes


Tiempo esperado de terminacin de todo el proyecto
Te= tiempos en la ruta crtica

Varianza en la ruta

((Varianzas ) en la ruta crtica)

ba 6

Probabilidad de terminacin en una fecha determinada


z T Te

Tabla distribucin Normal

Ejemplo:
El Vicepresidente de SHARP Co. Proporcion tres de los tiempos que se requieren para terminar cada una de las actividades del proyecto de la rasuradora. La ventaja de tener tres estimaciones de tiempos es que puede calcularse la dispersin de los tiempos de las actividades y puede utilizarse esta

informacin para la incertidumbre de que se termine de acuerdo con el programa.

Tiempos dados
Actividad Tiempo optimista (a) 3 1 1.5 1.2 2 Tiempo ms Tiempo probable (m) pesimista (b) 5.5 1.5 3 3.2 3.5 11 5 4.5 4 8 A B C Actividades Precedentes

A B C D E

F
G H I J

1.8
3 2 0.5 0.8

2.8
6.5 4.2 0.8 2.1

5
7 5.2 2.3 2.8

D
E F G-H I

Calculo del tiempo esperado y la varianza para c/u de las actividades del proyecto.
Actividad Tiempo optimista (a) Tiempo ms probable(m) Tiempo Tiempo pesimista(b) esperado

Varianza

A B

3 1

5.5 1.5

11 5

6 2

1.78 0.44

C D
E F G H I

1.5 1.2
2 1.8 3 2 0.5

3 3.2
3.5 2.8 6.5 4.2 0.8

4.5 4
8 5 7 5.2 2.3

3 3
4 3 6 4 1

0.25 0.22
1.00 0.28 0.44 0.28 0.09

0.8

2.1

2.8

0.11

Solucin : ruta crtica

Anlisis de los datos

A partir de los datos puede observarse que la

actividad A es la que tiene mayor incertidumbre que la J, como se evidencia con una varianza de 1.78 en comparacin con un valor de 0.11. Esto puede verificarse al examinar las columnas correspondientes al tiempo optimista y el tiempo pesimista. Aqu el intervalo de la actividad es de 3.0 a 11.0, en tanto que el intervalo de la actividad J es de 0.8 a 2.8 La varianza proporciona de hecho una medida de certidumbre en las estimaciones de las actividades.

Calculo de la media y la varianza del proyecto

Para el proyecto SHARP tenemos la ruta crtica A-

C-E-G-I-J, con un tiempo esperado de 22 semanas. Por tanto la varianza para el proyecto es: 2 2 2 2 2 A C E G I2 J2
2 1.78 0.25 1.00 0.44 0.09 0.11 3.67
1.92 La desviacin estndar para la terminacin del proyecto es 1.92 semanas. TeA TeC TeE TeG TeI TeJ 6 3 4 6 1 2 22

Grfico de la distribucin normal del tiempo del proyecto


22 1.92

16 3

18 -2

20 -1

22 0

24 1

26 2

28 3

Escala X Escala Z

Grfico de la distribucin de tiempo del proyecto


El vice-presidente de SHARP Co. Ha indicado que sera deseable que terminara el proyecto antes de x26 das y le gustara saber con que z probabilidad. Por tanto:

22
z x

1.92

x 26

26 22 2.08 1.92

Utilizando Z=2.08 y buscando en una tabla de distribucin normal, se encuentra que dicho valor corresponde a 0.9812 =98.12%

Cul es la probabilidad de que el proyecto finalice en 25 semanas o menos ? P(x25) Cul es la probabilidad de que el proyecto finalice en ms de 26 semanas? P(x26)=1-P(x26)