PROCESO

DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

SUBSERIE: PROCESOS DE
ESCRUTINIO

2022
TEMAS A TRATAR
1 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

2 ELEMENTOS A UTILIZAR

3 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

4 FOLIACIÓN

5 ROTULACIÓN CAJAS Y CARPETAS

6 RETROALIMENTACIÓN

7 TALLER
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
1
 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

En materia de Gestión Documental, el PROCESO ELECTORAL debe

cumplir con la organización de los documentos producidos en desarrollo
de las elecciones.

El día de las elecciones e instaladas las comisiones escrutadoras, la

subserie documental Procesos de Escrutinio, que se encuentra
adoptada en las Tablas de Retención Documental – TRD de la RNEC,
inicia su organización de acuerdo con los documentos que se vayan
generando o produciendo durante el escrutinio.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

BASE LEGAL

1. Tablas de Retención Documental TRD.

2. Circular No. 092 de 2019.

 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Es un Instrumento que permite establecer cuáles son los

documentos que PRODUCE la Entidad, cuales se deben
conservar y preservar en cada etapa del ciclo vital de los
mismos.
 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

CIRCULAR
No. 092 DE 2019
2
ELEMENTOS QUE SE DEBEN
UTILIZAR
 ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN
DEL EXPEDIENTE

Carpetas de 4 aletas blancas

en Propalcote Cajas de referencia X200
 ELEMENTOS PARA ORGANIZACIÓN DEL
EXPEDIENTE

RÓTULO MARCACIÓN CARPETAS RÓTULO MARCACIÓN CAJAS

Siempre se debe verificar que la versión que se está imprimiendo, coincida con la versión que
encuentra en la INTRANET – GESTIÓN DOCUMENTAL
3 CONFORMACIÓN DEL
EXPEDIENTE
CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

Nota: Se indica una

relación numérica del
nombre de documentos,
más no un orden de
incorporación al
expediente.
 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

TENER EN CUENTA

1. Agrupar en el orden en que se van produciendo los documentos

en cada comisión escrutadora.

2. Cada Comisión Escrutadora es independiente y por

ende la conformación y foliación del expediente no
depende de las demás.

3. Cada circunscripción, tiene un código de serie documental a utilizar

para la marcación de cajas, carpetas, hojas de control y demás así:
 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

La Registraduría
Distrital
el código de la subserie
es:
 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

En Registradurías Especiales,
Municipales y Auxiliares, de las
Delegaciones de Amazonas,
Arauca, Caquetá, Casanare,
Cesar, Chocó, Guanía,
Guajira, Guaviare, Huila,
Meta, Putumayo, Quindío,
Risaralda, San Andrés,
Sucre, Vaupés y Vichada el
código de la subserie es:
 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

En Registradurías Especiales, 1002-30

Municipales y Auxiliares, de
las Delegaciones de
Antioquia, Atlántico, Bolívar,
Boyacá, Caldas, Cauca,
Córdoba, Cundinamarca,
Magdalena, Nariño, Norte de
Santander, Santander,
Tolima y Valle del Cauca. el
código de la subserie es:
 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

4. Todos los expedientes deben

tener Hoja de Control -Formatos
GDFT12, la cual no se debe
confundir con una lista de
chequeo. Ésta, es para registrar
cada uno de los folios que se van
incluyendo en las carpetas.
 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

• Para la ordenación de los documentos al interior de las carpetas y teniendo en

cuenta que el Formulario E14 – Acta de Escrutinio, es de diferente tamaño, su
organización se hará al final del expediente, respetando la estructura de ZONA,
PUESTO y MESA.

• Los E-14 se deben asegurar con una banda de papel y evitando que los
formularios se enrollen.
 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

Se deben formar paquetes de

máximo 100 formularios.

En cada carpeta se ubicarán

máximo 2 paquetes de 100
formularios como se muestra en
el gráfico:
 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

E-14 TRANSMISIÓN

1. Serán recogidos, almacenados y custodiados por la Registraduría.

2. Su incorporación al expediente en cada Comisión Escrutadora, se hará

contiguo al cuerpo del E-14 de Claveros, respetando igualmente la
estructura de ZONA, PUESTO y MESA.

3. Se entregarán para su conservación, en la respectiva Delegación

Departamental.
 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

No perfore los
Formularios E14 – Acta
de Escrutinio, ni utilice
bandas de cauchos
para archivar ya que
esto puede generar
daño y deterioro de los
documentos
4 FOLIACIÓN
 FOLIACIÓN

1. La foliación, debe realizarse con

lápiz blando de mina negra.

2. En la parte superior derecha de la

hoja, en el sentido de la escritura de la
misma.

3. Se foliará de manera
independiente en cada comisión
escrutadora.

4. Cada Comisión Escrutadora foliará desde 1 y hasta N,

independientemente del número de carpetas que conformen el expediente.
 FOLIACIÓN

5. La cantidad de 200 folios en cada carpeta, es

un referente aproximado, que se ajusta a las
medidas normales de una carpeta.

Nota: Existe un margen superior o inferior

de 30 folios, para cada carpeta con el fin
que no quede saturada, ni vacía.

6. Cada paquete de 100 formularios E-14, corresponde a 1 sólo

folio.
 203 204 205 206 207 208 209

¿La foliación Carpeta

Carpeta
No. 4

está realizada No. 3

 
de forma  

correcta?  

Bandas de
papel
Banda de
papel

Carpeta
No. 2
5
ROTULACIÓN
ROTULACIÓN
6
RETROALIMENTACIÓN
RETROALIMENTACIÓN
Dinámica de preguntas

Tema No. 1. Organización Documental.

¿En qué momento inicia la organización del expediente

Procesos de Escrutinio?
Tema No. 2. Foliación
¿La foliación del expediente Procesos de Escrutinio, se
lleva a cabo en cada zona?

Tema No. 3. Circular

Nombre 2 lineamientos que establece la Circular 092
de 2019?

Tema 4 Tipología Documental Menciones 5 documentos que hacen parte de la

subserie Procesos de Escrutinio.
RETROALIMENTACIÓN
Dinámica de preguntas

Tema No. 5. Tablas de Retención Documental.

Cuál es nombre de la subserie documental que

se genera durante el escrutinio?
Tema No. 6. Conformación Expediente
¿La cantidad de folios que puede contener cada carpeta del expediente
Procesos de Escrutinio, es de 200, 210 o 170? porqué?
Tema No. 7. Foliación
¿El expediente de la subserie documental Procesos de
Escrutinio, inicia su foliación en el número 1 y termina en 200?
Tema 8. Rotulación
Mencione dónde se encuentran los rótulo de marcación de
carpetas y el rótulo de marcación de cajas.
RETROALIMENTACIÓN
Dinámica de preguntas

Tema No. 9. Conformación Expediente.

Cada Comisión Escrutadora es independiente y por ende la conformación
y foliación del expediente no depende de las demás. F o V?

Tema No. 10. Prácticas Documentales

Explique que NO se debe hacer con las actas E-14

Tema No. 11. Tipología Documental

El formulario E-10 en donde se incluye?

Tema 12. Entrega de Pliegos

La entrega de pliegos electorales a la Delegación es una
transferencia Documental?
7
TALLER
 GRACIAS
Somos la Registraduría del siglo XXI