H.

Ayuntamiento de
Agenda dinámica de apuntes
Xalapa
Taller Foliado, Cosido y Empaquetado
de Expedientes
Nombre del Responsable de Archivo de Trámite:

Titular el área operativa de Archivo de Trámite

Área:

La archivística asegura el fácil acceso a la

información, transparenta los procesos
administrativos y da fácil acceso al ciudadano de
los actos de gobierno y sobre todo en que se
gasta los recursos públicos.

“La poesía es la memoria de la vida y los

archivos su lengua”
 Definición

Folio: Hoja (Palabra del latín folium

que significa ‘hoja (de vegetal)’. En
castellano antiguo se escribía “ foja”,
“ foia” y “ foxa”. A la misma familia
etimológica latina pertenecen folleto,
exfoliación y portafolio).

Foliar: Acción de numerar hojas.

La foliación es la numeración de
todas y cada una de las fojas que
integran el expediente. Así como
requisito indispensable para realizar
las transferencias primarias.
Tiene dos finalidades principales:
controlar la cantidad de folios de
una unidad y controlar la calidad,
entendida esta última como Respeto
a los Principios Archivísticos; Orden
Original y de Procedencia.
Principios Archivísticos
• Orden Original: garantizar que las secciones y
las series no se mesclen ente sí. Dentro de
cada serie debe respetarse el orden en que la
documentación fue producida.
• Procedencia: considerar que el valor de los
documentos depende del nivel jerárquico que
ocupa el productor, por lo que se debe estudiar
la producción documental de las unidades
administrativas productoras de la
documentación en el ejercicio de sus
funciones, desde el más alto nivel jerárquico,
hasta el operativo, realizando una completa
identificación de los procesos institucionales
hasta llegar a nivel de procedimiento.
 Materiales
• Lápiz de mina negra y blanda, tipo HB
o B.
• Lápiz de color mina azul (Bicolor).
• Borrador
• No se debe utilizar color mina rojo ya
que este color no es capturado por las
fotocopiadoras, ni bolígrafo ya que las
diferentes composiciones químicas
causa deterioro y daños irreparables.
 Requisitos Segundo paso
Primer paso • La documentación que va a ser objeto de
foliación debe estar previamente clasificada
• Alistamiento de acuerdo a los Instrumentos de Control
• Espacio adecuado mesa amplia Archivístico.
• Silla cómoda • El documento con la fecha más antigua de
• Suficiente luz producción será el primer documento que se
encontrará al abrir el expediente y el
• Ventilación documento con la fecha más reciente se
encontrara al final del mismo.
• La documentación que va a ser objeto de
foliación debe estar depurada de duplicados
idénticos, folios en blanco y documentos de
apoyo en los archivo de gestión o de oficina.
 Procedimiento
La foliación tiene la finalidad de controlar la
cantidad y mantener la integridad de los
documentos de archivo que componen los
expedientes.
Antes de realizar el proceso de foliación de
deberá realizar un expurgo, es decir retirar a
documentación que no forma parte del
expediente o que es innecesaria, por ejemplo:
Documentos duplicados
Hojas en blanco, etc.
• Se debe utilizar número arábigos.
• Se debe numerar de manera consecutiva,
es decir, sin omitir ni repetir números.
• No se debe foliar utilizando números con
el suplemento A, B, C, ó bis.
• Se debe escribir el número en la esquina
superior derecha de la cara recta del folio
en el mismo sentido del texto del
documento.
• Se debe escribir el número de manera
legible, sin enmendaduras, sobre un
espacio en blanco y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
• No se debe escribir con trazo fuerte
porque se puede causar daño
irreversible al soporte papel. • En caso de que la foja frente
• Los planos, mapas, dibujos, etc., que se tenga información al reverso,
encuentren al interior de la unidad se deberá foliar repitiendo el
documental tendrán el número de número de folio y la letra “V” de
folio consecutivo que les corresponde,
vuelta.
aún cuando estén plegados.
• La foliación deberá ser independiente
para cada expediente; en los casos
donde el expediente se compone de
legajos estos se foliaran
secuencialmente, es decir, cada uno de
los legajos deberá iniciar en el número
de folio inmediato al que termino el
anterior.
 Hoja Testigo
En la portada de los expedientes, se puede
agregar una Hoja de Testigo, cuando se Hoja Testigo
requiera indicar alguna observación o
aclaración derivada del proceso de foliación En el folio 156 hay 24 fotografías sobre la
del expediente. inauguración de la calle José Díaz donde asistió el
Gobernador del Estado realizado el 24 de febrero de
2020.
Proceso de cosido Para garantizar la integridad de los expedientes,
estos deberán estar cosidos.
Materiales:

 Folder color beige.

 Hilo del doble cero.
 Aguja capotera.
 Punzón.
 Tijeras.
 Quita grapas
 Cúter
 Sujetadores
 Tapete de corte
 Regla
 Pegamento
Proceso de empaquetado
H. Ayuntamiento de Xalapa
Materiales 2022-2025
• Papel Kraft Fondo: H. Ayuntamiento de Xalapa
• Pita de algodón (cuerda de trompo) Unidad Administrativa: Secretaría del
• Cartoncillo minagris Ayuntamiento
Área Productora: Unidad de Archivo
• Carátula de paquete
Histórico
Sección: 13C Archivo y Gestión
Documental
Serie: 13C. 1 Control de Acervos
Recuerda: Documentales
Que el paquete Año: 2022
debe llevar el Lomo Total de Expedientes: 1
No. de Paquetes: 1
Contacto Unidad de Archivo Municipal

Francisco Javier Clavijero, número 10,

Colonia Centro, C.P. 91000, Xalapa
Veracruz

xal.archivomunicipal@gmail.com

Tel. 228 8185289