MÓDULO I - CICLO DE PROYECTO

BOLETAS DE GARANTÍA

LO QUE NECESITAMOS SABER SOBRE LAS:

“INSTITUCIONES ADMINISTRADORAS DE GESTIÓN – EJECUCIÓN DE
PROYECTO”
(MINISTERIOS, GOBERNACIONES, GOBIERNOS MUNICIPALES, FPS)

Gestión y transferencia de recursos para ejecución de proyectos:

a) Inversión pública que garantice los derechos básicos de las comunidades.
enfoque nuevo: enfrentar las causas de la pobreza.
b) Recuperando la noción integral del proyecto
c) Asumiendo como GM un compromiso político y ético:.

•Alinear y articular la inversión pública.

•Incorporando, la sustentabilidad ambiental
•Asegurar una gestión pública transparente - procesos y procedimientos.
•Se asume el deber de rendir cuentas del uso y destino de los recursos públicos.
•Desarrollo de proyectos con responsabilidad compartida que garanticen
proyectos de calidad
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CICLO DEL PROYECTO

El ciclo del proyecto es el camino que sigue un proyecto, como ser:

CONTRATACIÓN
4. INVITACIÓN,
3. APROBACIÓN
2. EVALUACIÓN

5. EJECUCIÓN
LICITACIÓN,
1. SOLICITUD

6. CIERRE
Cada Convenio o Programa, desarrolla etapas con variaciones específicas.
Participación diferenciada, ingresa como ejecutor; o como responsable de todo el
proceso, en preinversión e inversión.
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(i) SOLICITUD
El sector o sectores, remiten proyectos de cartera, para la
SECTOR
presentación oficial de las solicitudes del financiamiento.

La entidad solicitante presenta la solicitud de financiamiento:

CARTERA DE • se clasifica como preinversión o inversión
PRESENTACIÓN
El proyecto, se remite a instancias de aprobación, con cartera
ENTIDAD
SOLICITANTE
vigente. Entonces, sigue el ciclo del proyecto.

-(Una solicitud de financiamiento es rechazada en caso de no

PRESENTACIÓN cumplir con los criterios del convenio o programa).
DE SOLICITUDES
-Un proyecto aprobado, forma parte de la cartera, puede
iniciarse como:

• una idea de proyecto (nombre, ubicación geográfica,

GM REGISTRO sector y algunos otros datos básicos)
• un perfil de proyecto (además, cuenta con estudios,
principalmente técnicos)
• el proyecto a diseño final (incluye todos los componentes,
PRE INVERSIÓN estudios y montos). Un proyecto a diseño final se registra
como inversión.
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(i) SOLICITUD
PRE IDEA DE PERFIL DE VIABILIDAD DE
INVERSIÓN PROYECTO PROYECTO PROYECTO

DE IDEA DE La preinversión prevé el financiamiento para la contratación de un consultor para

PROYECTO A que elabore el perfil, el cual se presenta al Comité Técnico de Revisión de
PERFIL
Proyectos (CTDRP) y al Comité de Aprobación de Proyectos (CTDAP).
El perfil puede seguir dos caminos:
COMITÉ
1.
PERMITE
TÉCNICO EJECUTAR EL FASE DE
REVISIÓN PROYECTO INVERSIÓN

INGRESO AL CICLO DEL PROY. EN EL PROCESO DE ADQUISICIÓN

2.
COMITÉ PROYECTO PREVÉ –
TÉCNICO A DISEÑO FINANCIAMIENTO
REVISIÓN FONAL CONTRAPARTES

UN PERFIL
• Se trata de un proyecto simple, o
DE CLASIFICACIÓN • Es un proyecto tipo, o si
PROYECTO • Requiere de un estudio a diseño final.
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(i) SOLICITUD
INVERSIÓN
DETERMINA :

SOLICITUD A •VIALIDAD TÉCNICA

DISEÑO DECLARADA
NIVEL DE DISEÑO •VIALIDAD
FINAL FINAL ELEGIBLE
SOCIOECONÓMICA
•VIALIDAD AMBIENTAL

(ii) EVALUACIÓN
EVALUACIÓN

EVALUACIÓN DE
EVALUACIÓN DE CAMPO: RECOMENDACIONE
CAMPO DISCUSIÓN
*TÉCNICA S AL COMITÉ DE
(EMPLAZAMIENTO) DEL COMITÉ
SOCIOECONÓMICA APROBACIÓN DE
TÉCNICO
*AMBIENTAL PROYECTOS

APROBACIÓN RECHAZO
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(iii) APROBACIÓN
La aprobación o rechazo de financiamiento se decide, en el Comité de Aprobación
de Proyectos (CDAP). Se envía cartas de aprobación o rechazo a la entidad
solicitante.
APROBACIÓN

PROYECTO FORMALIZADA LA
CONVENIOS FINANCIAMIENTO -
APROBADO EJECUCIÓN DEL
TRANSFERENCIAS
PROYECTO

(iv) ADQUISICIONES: LICITACIÓN, INVITACIÓN, CONTRATACIÓN

ADQUISICIONES

CUMPLIMIENTO
EJECUCIÓN DE DE CONDICIONES REQUISITOS
CONVENIO DE COMPONENTES
TRANSFERENCIA ESTABLECIDAS SABS
DEL PROYECTO EN CONVENIOS
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(v) EJECUCIÓN

• Documentos que dan inicio a la ejecución

En obras: Acta de Inicio
En consultorías: Orden de Proceder
En equipamiento: de acuerdo a la propuesta.

• Roles de la supervisión, de la fiscalía de obras y de la fiscalización

técnica asignada al proyecto por el GM
responsabilidades y funciones

El supervisor de obras, es el responsable directo de la calidad de la obra;

del cumplimiento del contrato, plazos, calidad y costo. Y verificará y
aprobará solicitudes de órdenes de cambio, contrato modificatorio y órdenes de
trabajo.
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El fiscal de obras del gobierno municipal (entidad contratante), fiscalizar y

hacer el control físico de las obras, control de los contenidos en la oferta
ganadora del contrato: plazo, equipo y personal ofertado en obra.

El responsable del proyecto del FPS, es responsable del control de la

calidad y eficiencia de la ejecución y administración de los contratos por
ejemplo, de supervisión, construcción de obras y acompañamiento en cuanto a
control de documentos, garantías, aplicación de multas y sanciones, control de
plazos, control de calidad técnica, control de avance físico-financiero.

• Documentos que certifican la conclusión del proyecto

En obras: Acta de Recepción Provisional y Acta de Recepción Definitiva
En servicios de consultoría: Acta de Conclusión de Servicio (de
consultoría)
En contratos de equipamiento: Acta de Entrega (de equipamiento).
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LA CONCLUSIÓN DEL PROYECTO EN OBRAS

El cierre del ciclo del proyecto en el componente de infraestructura incluye:
 cierre del proceso de contratación (a la conclusión de la fase de contratación),
 recepción provisional de la obra
 recepción definitiva
 cierre de los contratos.
• Recepción provisional
Se realiza una vez concluidos la totalidad de los ítems contratados y se cuente con
el informe del supervisor. Se suscribe el acta que expresa la conformidad del GM,
los beneficiarios, el contratista, el supervisor, el control social.
Es una recepción que concede al contratista un periodo de prueba y prevé
correcciones menores identificadas en él.
• Recepción definitiva
Concluido el periodo “de prueba”, computable desde la recepción provisional a la
recepción definitiva, y subsanados aquellos fallos u observaciones apuntados, se
pasa a la recepción definitiva del contrato. El acta de recepción definitiva debe ser
suscrita por el GM (o entidad solicitante), los beneficiarios, el contratista, el
supervisor, el control social.
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(vi) CIERRE
El cierre de los contratos se efectuará por etapas:
•Primera etapa, de cierre técnico
Se inicia cuando el proyecto cuenta con el Convenio de Transferencia y Financiamiento
firmado entre el FPS y el Gobierno Municipal –a cargo del profesional técnico evaluador.
 
•Segunda etapa, de cierre legal
Se inicia cuando el proyecto cuenta con el contrato/con los contratos de ejecución de
proyecto firmado/firmados –a cargo del profesional técnico evaluador.
 
•Tercera etapa, de cierre operativo
Se inicia cuando los contratos cuentan con acta de recepción definitiva o acta de
conclusión de servicios o acta de entrega, según corresponda –a cargo del profesional
técnico fiscalizador (responsable del proyecto).
 
•Cuarta etapa, de cierre financiero-institucional
Esta última etapa se inicia con la recepción en la oficina central del GM, de la
documentación que corresponde a las tres primeras etapas de cierre –a cargo de la
oficina central.
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1.3. LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BOLETAS

Y PÓLIZAS DE GARANTÍA
Conocer las ventajas de
las garantías y los La boleta o póliza de garantía es el documento que respalda el
cuidados que hay que compromiso temporal del contratista, vendedor de un servicio,
tener para su adecuado
manejo, ayuda a proteger por el que se obliga a cumplir con las especificaciones técnicas y
al municipio o a la los objetivos del proyecto financiado por el Gobierno Municipal o
instancia contratante.
por otra instancia del Estado.
Recomendaciones
•Estar atentos /atentas ¿Por qué es importante conocer acerca de boletas o
con las fechas de
vencimiento de la pólizas de garantía?
garantías.
•Se sugiere que cada
Gobierno Municipal tome Si conocemos sus beneficios podremos:
en cuenta:
Los municipios, como •Asegurar el cumplimiento tanto de
beneficiarios, son los especificaciones técnicas, como de los
responsables de hacer objetivos en cada uno de los proyectos
seguimiento de control a financiados por la institución que, como
las obras y sobre las parte del contrato, exige la presentación
fechas de vencimiento de
de boletas o pólizas de garantía.
todas sus garantías.
•Interiorizar el tema y subsanar las
dificultades que se nos pueden presentar
en la ejecución de un contrato y sus
garantías.
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2. DEFINICIÓN
Es necesario contar, primero con algunas definiciones básicas:
Recomendación

Toda boleta o póliza

de garantía es
Se dice que una garantía es aquello que
renovable a su fecha protege, asegura, contra un riesgo o una
de vencimiento; por necesidad.
ello, los gobiernos
municipales tienen En el caso de contratación de bienes, obras,
que solicitar
oportunamente esta servicios generales y de consultoría, la entidad
renovación. debe solicitar a los proponentes presentar en
calidad de garantía: boletas o pólizas de
seguros, de instituciones financieras autorizadas
por las Superintendencias de Bancos o de
Seguros.
Dichas boletas o pólizas de seguros deben ser
de carácter irrevocable, renovable y de
ejecución inmediata, pudiéndose, además,
solicitar su renovación.
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3. TIPOS DE GARANTÍA
El FPS cuenta con los siguientes tipos de boletas o pólizas
Cuando hablamos de garantías de garantía:
en los proyectos, ¿a qué nos
referimos?
Seriedad de Propuesta: se
presenta en el momento de TIPO
invitación o licitación del contrato. 1) Garantía DE
•Cumplimiento de de seriedad GARANTIA 5) Garantía de
Contrato: se presenta a la de propuesta
buena inversión
firma del Contrato. 1% de anticipo
•Buena Inversión de
Anticipo: se presenta a la
firma del Contrato, si la
empresa contratista solicita 20 %
anticipo. 2) Garantía
•Material en Bodega o de
4) Garantía de
Anticipo especial: se cumplimiento
buena ejecución
solicita cuando el contrato de contrato
de obra
se encuentra en ejecución. 3) Garantía
•Buena Ejecución de material en
Obra: Garantía presentada 7%o bodega o
al final de la obra por un descuento Anticipo
7%o
año. p/PAO especial descuento
p/PAO

Recomendaciones
•Para un mejor manejo de
las boletas de garantía se
requiere contar con una
base de datos; ésta facilita
llevar un control detallado.
Es deseable contar con un
programa destinado
exclusivamente al control
de estos documentos,
para facilitar el flujo de
control de los mismos.
•El manejo de esta base y
el control de flujo de
garantías está a cargo
del / de la responsable de
control de boletas y
pólizas de garantías.
•En esta base de datos,
se registrarán todas las
variables por contrato, de
modo que se pueda llevar
un control adecuado y
completo de toda la
documentación
relacionada con garantías.
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4. RESPONSABILIDADES
En lo que respecta al control de los documentos de garantía, el
servidor público / la servidora pública es responsable de:
 VERIFICAR, controlar y
elaborar toda la
correspondencia e in-
formación relacionada con el
control y operación del
Sistema de Garantías.
 EMITIR los reportes de
control en forma periódica o
mensual a las / los
funcionarios responsables del
control de las boletas o
pólizas de garantía de los
proyectos o contratos que
tienen a su cargo.
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GARANTÍA Se presenta en el momento de

Seriedad de
1%
invitación o licitación del
•Es importante que las/los Propuesta 30 d contrato.
funcionarios sepan cuáles
son las responsabilidades y
tareas relativas a la GARANTÍA
administración y el control 7% Se presenta a la firma del
de boletas y pólizas de
Cumplimiento
contrato.
garantía porque ésta es de contrato hasta RD
una de las actividades de
seguimiento al contrato del
proyecto.
GARANTÍA 20 % Se presenta a la firma del
Buena 10 dias contrato, si el contratista
Inversión de deducción solicita anticipo.
anticipo de Ant.

GARANTÍA
Material en Se solicita cuando el con-trato
Bodega se encuentra en ejecución.

GARANTÍA
Buena ejecución 7% Garantía por un año,
de obra presentada al final de la obra.
hasta RD
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5. PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

DE LAS BOLETAS Y PÓLIZAS DE GARANTÍA
•Es importante resaltar que
es responsabilidad única y Se trata de cómo se manejan las
exclusiva del interesado el boletas o pólizas de garantía, y son
llevar el control de las
fechas de vencimiento de
procedimientos que forman parte
sus garantías, y proceder a del seguimiento a todos los
renovar las mismas con el proyectos y contratos, desde el
tiempo suficiente para momento en que se recibe el
evitar que el FPS o el documento de garantía hasta la
Gobierno Municipal las recepción definitiva de un contrato.
ejecuten.
•Existen muchos casos en
los que en realidad no
corresponde la ejecución
de las boletas de garantía
porque se estaría El manejo de garantías y la
cumpliendo el contrato necesidad de mantener la vigencia
normalmente, y el cambio
que eventualmente se
de las mismas, forma parte del ciclo
produjo, se debe a del proyecto y se produce en forma
ampliaciones de plazo. paralela a la ejecución de un
•Es importante el depositar contrato en todos sus
en ejecución todas las componentes.
boletas o pólizas de
garantía antes de sus
fechas de vencimiento.
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6. VENCIMIENTO DE LA GARANTÍA
En la ejecución de contratos:
•Es imprescindible controlar las
fechas de vencimiento de las pólizas
y boletas de garantía, antes de que
A medida que transcurra el tiempo, se producirá el
pierdan su validez. Si acaso vencimiento de cada una de las garantías en los
estuvieran por vencer, se debe diferentes contratos. De acuerdo a regulaciones de
depositarlas para ejecución en la
institución bancaria respectiva. funcionamiento de las instituciones financieras, la
única forma de mantener el valor de una garantía a la
fecha de vencimiento en caso de que no haya sido
renovada, es mediante su depósito al banco o
aseguradora correspondiente para su ejecución.

En el Gobierno Municipal, o de manera opcional, se

deberá notificar a los contratistas con una promedio
de 10 días de antelación al vencimiento de sus
garantías. Esto, con el fin de evitar molestias a los
ejecutores y para no dejar obras al descubierto, es
decir, sin garantías. Para esta tarea, se utiliza el
reporte Matriz de Boletas y Pólizas.
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7. EJECUCIÓN DE BOLETAS O PÓLIZAS DE GARANTÍA

La ejecución de las garantías se producirá cuando se presenten dos
situaciones:

1. Por vencimiento de la vigencia de la

boleta o póliza de garantía:
En este caso, se procederá de acuerdo al
punto expuesto en la página anterior
(Vencimiento de la Garantía).
Con informes del supervisor:
Ante informes técnicos, informe
legal, y notificaciones a la empresa
acerca de la rescisión del contrato,
se procede al cobro
correspondiente de las garantías.

2. Por incumplimiento de las cláusulas del

contrato:
Cuando el ejecutor de un contrato firmado
con el GM, cualquiera sea la modalidad de
contratación y objetivo del mismo, haya
infringido las cláusulas, especificaciones
y/o Términos de Referencia estipulados en
éste, corresponde la ejecución de las
garantías y su correspondiente cobro.
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EJECUCIÓN DE BOLETAS O PÓLIZAS DE

GARANTÍA
•Pasada la fecha de
vencimiento, una
boleta o póliza de
garantía queda nula
o sin valor alguno, El gobierno municipal es el principal
no pudiendo ser responsable de llevar el control del
utilizada para vencimiento de sus garantías y proceder
reclamo o posterior
con el trámite de renovación con suficiente
cobro.
antelación a la fecha de límite de vencimiento.
Este no podrá argumentar la falta de
comunicación de parte del financiador. Caso
contrario el financiador, con el objetivo de
resguardar los recursos financieros
destinados a cada contrato, procederá al
depósito en ejecución de las Garantías
próximas a vencer, sin responsabilidad alguna
respecto al perjuicio que pueda causar esta
situación al interesado.
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8. RENOVACIÓN DE BOLETAS O PÓLIZAS DE GARANTÍA

•Es necesario que el
técnico responsable del
seguimiento del contrato,
notifique a la empresa o
contratista con un
promedio de 10 días a la
fecha de vencimiento de
sus garantías para que
tramite su renovación.
RENOVACIÓ
N
Cuando se produce el
vencimiento de una Garantía y el
contrato se esta desarrollando en
forma normal, corresponde la
renovación del plazo de vigencia
de la Boleta o Póliza de garantía,
para evitar fechas al descubierto
entre una garantía y otra, el
tramite corresponde realizarlo por
el técnico operativo encargado del
seguimiento del contrato,
notificando con solicitud de
renovación a la empresa según
formato de cartas.

Una boleta vencida deja la obra sin respaldo; es decir, deja la

obra “al descubierto”.
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9. LIBERACIÓN DE BOLETAS O PÓLIZAS DE GARANTÍA

Para liberar una garantía es imprescindible cumplir con ciertos
requisitos establecidos y adjuntar la siguiente documentación, según la
garantía que corresponda:
Estados de desembolso
Acta de recepción Posteriormente, la
provisional liberación de la garantía
Acta de recepción definitiva será de plena
Y, en todos los casos, en responsabilidad del
conformidad con el técnico operativo
beneficiario. responsable del
seguimiento del
contrato, que es el único
funcionario autorizado
Recomendaciones:
para enviar la solicitud de
La liberación de las liberación de una garantía.
Garantías se producirá una
vez que el ejecutor haya En base a la solicitad de
cumplido con todos los
liberación con los respaldos
requisitos estipulados en el
Contrato y no exista correspondientes, el encargado
ninguna actividad ni tramite del control de garantías prepara
administrativo legal la nota y formaliza la liberación
pendiente en la ejecución ante las entidades Bancarias o
del contrato en cuestión. Aseguradoras.
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10. ARCHIVO DE BOLETAS, PÓLIZAS DE GARANTÍA Y

DOCUMENTACIÓN
La persona responsable de archivar las boletas y pólizas vigentes originales, tiene
las siguientes tareas:

Archivar las garantías.

•Es su responsabilidad, Llevar este archivo en forma
la de llevar el control y sistemática, de tal manera que
archivo de toda la le permita identificar y obtener
documentación en forma inmediata el
relacionada con las documento de garantía ante
garantías.
cualquier requerimiento.
Toda la correspondencia
relacionada con las garantías y
en copias de todos los
procesos, se deberá archivar
en forma correlativa para una
identificación de todo el
historial de un contrato.
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10.1. ¿CÓMO ES UNA BOLETA DE GARANTÍA?

En la recepción de una

boleta o póliza de garantía,
es necesario revisar todos los
datos correspondientes al
proyecto o contrato y
beneficiario, si existiera algún
error, se tiene que devolver
para su respectivo cambio

BOLETAS DE
GARANTÍA A PRIMER
REQUERIMIENTO

Nota: La boleta de garantía

que muestra esta página
constituye un modelo de
presentación, seleccionada al
azar.
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10.2. ¿CÓMO ES UNA PÓLIZA DE GARANTÍA

El FPS tiene un formato de
póliza aprobado por la
Superintendencia de
Pensiones, Valores y Seguros,
el mismo es exclusivo para
proyectos financiados por la
Institución y ejecutados por los
GMs.
El reverso de la póliza de
garantía lleva escrito el
conjunto de condiciones a las
que está sujeto el compromiso
que conlleva este tipo de
contrato.

Nota: La póliza de garantía

que muestra esta página
constituye un modelo de
presentación, seleccionada al
azar.
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10.3. MODELO DE CARTA PARA EJECUCIÓN DE GARANTÍA

Los gobiernos municipales

pueden utilizar los distintos
tipos de formatos de carta:

Carta para liberar una

boleta o póliza por
renovación de la garantía.

Carta para liberar boleta

o póliza por conclusión y
cumplimiento del contrato.

Carta para solicitar la

renovación de una
garantía.
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10.4. MODELO DE CARTA PARA LIBERACIÓN POR RENOVACIÓN

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10.5. MODELO DE CARTA PARA LIBERACIÓN POR CONCLUSIÓN

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10.6. MODELO DE CARTA: SOLICITUD DE RENOVACIÓN