INDICADORES

DE
GESTIÓN
 PROGRAMA

Propone indicadores para controlar el estado de avance del ciclo de

adquisiciones.

Propone indicadores para controlar el estado de avance de

contratos.

Propone indicadores de gestión para controlar el cumplimiento de

la estrategia de abastecimiento.
 RUTAS DE APRENDIZAJE:

Aplica el concepto de mejoramiento de la gestión de

abastecimiento.

Identifica el Qué, Por Qué y Para Qué medir.

Determina cómo debe iniciarse un proceso de medición.

Aprende la importancia de un indicador.

Aprende los objetivos de un Indicador Logístico.

 Describe indicadores de servicios.

 Describe indicadores de Inventarios.

 Describe indicadores de Gestión Logística.

 Aprende a confeccionar un indicador Desarrolla un indicador

de gestión .
 INDICADORES
MEDICIONES PARA EL CONTROL

Lo que no se puede medir, no se puede

controlar; lo que no se puede controlar,
no se puede administrar; lo que no se
puede administrar es un caos.
 PARA REFLEXIONAR
¿Ha notado usted que en muchas empresas se declaran una serie de
objetivos y en realidad en las actividades diarias de la organización se
trabaja en otra cosa?

¿Que muchos planes estratégicos son elaborados con intenciones muy

serias de mejorar la entidad y se obtienen resultados notoriamente
diferentes a los planeados?

Hay muchas explicaciones y una de ellas es el efecto que tiene la

medición institucional en la consecución de los objetivos de la
empresa.

Algunas entidades harán que las cosas pasen, otras mirarán como pasan
las cosas y muchas se preguntarán: ¿ Qué habrá pasado?
La gerencia debe orientar su acción hacia resultados. Visualizar a un
mayor plazo sus planes y políticas.

No accionar sin ajustar es un ejercicio que puede traer nefastas

consecuencias para el desarrollo y crecimiento de la compañía.

¿Sabe usted cuánto cuesta el proceso de devoluciones en su empresa?

¿Conoce usted cuántas facturas son generadas con problemas en su

compañía anualmente, y cuánto dinero están representando?

¿Sabe usted cuantos pedidos perfectos entrega su empresa, es decir,

cuántos entrega a tiempo, completos y sin problemas en la
documentación?
 ¿Qué Es Medir?
Es la actividad que permite calcular, evaluar, comparar y establecer un
punto de partida, de llegada o parámetro sobre cualquier aspecto.

¿Por Qué Y Para Qué Medir?

“LO QUE NO SE MIDE, NO SE ADMINISTRA”
Al medir es posible identificar puntos deficientes.
Tomar decisiones sobre prioridades de trabajo y valorar los resultados
de las estrategias que ya se han implementado.
Adicionalmente si se comparan estas mediciones con las de otros, es
posible establecer un paralelo en cuanto a gestión, resultados y niveles
de desarrollo, logrando conocer con mayor exactitud las fortalezas y
debilidades frente a la industria.
 ¿Qué Es Este Tipo De Medición?
Es una estrategia que busca desarrollar en la organización la habilidad de
evaluar las diferentes áreas de gestión, con el objetivo de conocer los
puntos críticos de desempeño y generar planes de trabajo sobre las
debilidades, oportunidades y fortalezas.

¿Por Qué Contar Con Esta Medición?

Permite tener control y entender cada proceso, producto o servicio, y
su contribución a los objetivos de la organización.
Facilita a la gerencia tomar decisiones más acertadas y oportunas.
Permite identificar un FODA e implementar estrategias y correctivos
para aprovechar al máximo las ventajas competitivas.
 ¿Qué Se Debe Medir?
Se miden aquellos aspectos que permiten valorar qué tan bien se están
haciendo las cosas, y que tan eficiente es la utilización de los recursos
para lograr hacerlas; así como el resultado de estrategias y cambios
adoptados en cualquier gestión.
 Paradigmas De La Medición:

La medición precede al castigo

No hay tiempo para medir

Medir es difícil

Hay cosas imposibles de medir

Es mas costoso medir que hacer

 ¿Qué Son Los Indicadores?

Son relaciones de datos numéricos que hacen posible evaluar el

desempeño y los resultados en cada componente de gestión clave
para la organización. Permiten determinar que tan cerca se está del
cumplimiento de las metas y objetivos trazados.

Los indicadores pueden estar expresados en unidades de medida

como horas, días, o como un porcentaje.
 ¿Qué Son Indicadores Logísticos?
Son aquellos indicadores cuantitativos aplicados a la gestión del
abastecimiento, incluyendo procesos de recepción,
almacenamiento, inventarios, despacho, distribución, entregas y
facturación.

¿Cuál Es Su Objetivo?
Buscan evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión logística de la
organización, con el propósito de lograr un control permanente
sobre las operaciones.

Tener un seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos

Contar con retroalimentación que facilite el mejoramiento general

de la cadena de abastecimiento.
CONDICIONES QUE DEBEN
REUNIR LOS INDICADORES

 Ser relevante
 No ser ambiguo
 Inequívoco
 Pertinente
 Objetivo
 Preciso
 Accesibilidad
 Sensibilidad
 ¿Cómo Debe Iniciarse Un Proceso De
Medición?

Conocer la misión y los factores críticos de éxito del negocio; así como
lo que debe aportar cada área funcional, proceso, proyecto o equipo de
trabajo a su cumplimiento.

Identificar procesos críticos que al ser mejorados aportan un excelente

valor agregado para la empresa y/o los procesos que se deben controlar o
evaluar por ser de gran importancia e impacto para la organización.

Definir los indicadores que se van a utilizar, de acuerdo con los aspectos
que se desean controlar y teniendo en cuenta aquellos que tengan una
amplia utilización en el mercado.
Establecer los datos necesarios para calcular los indicadores,
manteniendo sistemas de medición estándar utilizados por diversos
sectores.

Determinar el origen de los datos. Si actualmente se cuenta con ellos,

establecer la fuente de esta información; de lo contrario, desarrollar
mecanismos para que el sistema de información los genere de forma
automática.

Establecer un cronograma de medición y un responsable para

controlar el proceso.
Factores claves del éxito de una medición:
Para que un proceso de cultura de medición tenga éxito y produzca
resultados al interior de la organización debe contar con un conjunto de
condiciones:

Las políticas, procedimientos y sistemas de medición deben ser

estándares a través de la organización y en lo posible, hacia afuera.

Todo indicador debe ser comparable contra los objetivos y metas para
establecer niveles de cumplimiento.

El desempeño establecido a través del proceso de medición debe

relacionarse con el sistema de evaluación y compensación.
 La información obtenida debe ser utilizada para el análisis y
generación de planes y acciones. Los funcionarios deben reconocer
en el sistema una herramienta de autocontrol y soporte al proceso de
toma de decisiones.

 Los indicadores utilizados deben ser sencillos y fáciles de entender.

 La información generada debe ser útil, oportuna, exacta y no más de

la necesaria.
 ¿Qué Es Benchmarking?
(Proceso de medir o comparar)

Es el proceso continuo de medición de los indicadores de procesos, pro-

ductos y servicios frente a los de los competidores o la de los de líderes,
permitiendo identificar y adoptar prácticas exitosas.

Los procesos de Benchmarking exigen cambios dentro de la

organización.

La información recolectada debe permitir identificar prácticas excelentes

y ver el modo de adaptarlas, a la propia empresa.
 ¿Por Qué Trabajar En Benchmarking?

Comparar los resultados de la gestión con otras organizaciones.

Realizar un seguimiento a las mejores prácticas y al desarrollo logístico

de la industria.

Lograr mayor satisfacción de las necesidades de los clientes.

Fijar objetivos y metas de acuerdo con variables medibles y definitivas.

Planear en base a información real de la empresa y del mercado.

Gestionar la recompensa al personal, teniendo en cuenta la calidad de su

desempeño.
 ¿Por Qué Benchmarking En Logística?
En los procesos logísticos se encuentra concentrada, en gran parte:

La respuesta a los objetivos exigentes de satisfacción de los clientes y

de la cadena de abastecimiento.

Reducción de niveles de inventario y de costos operativos, los cuales

son ingredientes críticos del mercado competitivo actual.

Por lo anterior es indispensable medir y analizar permanentemente los

indicadores logísticos con el objeto de emprender las acciones necesarias
para mantener la participación de mercado deseada.
¿Para qué sirve construir indicadores de
desempeño?  
 
Induce mejoras en información.

Posibilita la discusión de resultados y permite una asignación de

recursos con mayor fundamento.

Posibilita la evaluación.

Apoya el proceso de formulación de políticas y Programas.

Facilita el establecimiento de compromisos de resultado.

 Indicador de Gestión :  
 
Expresión cuantitativa del comportamiento de las variables que
intervienen en un proceso y de los atributos de los resultados, que
permiten analizar el resultado de la gestión y el cumplimiento de las
metas respecto al objetivo trazado por la organización.  
 
 
La medición debe tener una referencia de cuya comparación
se puede establecer una desviación o acierto, sobre las cuales se
determinarán acciones correctivas, preventivas o de mantenimiento.
 INDICADORES LOGÍSTICOS.
Trabajar con periodos de tiempo largos, que contengan altas y bajas en la
demanda debido a comportamientos propios de algunos meses del año.

Lo importante, es trabajar bajo los mismos parámetros de tiempo para

que los datos sean comparables.

En general, es muy importante estudiar el desempeño de cada mes.

Los indicadores logísticos son:

• INDICADORES DE SERVICIO
• INDICADORES DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
• INDICADORES DE GESTIÓN LOGÍSTICA
Un indicador tiene las siguientes características:

Nombre:
La identificación y diferenciación es vital. Su nombre, debe definir
claramente su objetivo y utilidad.
Forma de cálculo:
En indicadores cuantitativos, se debe tener muy claro la fórmula
matemática para el cálculo de su valor, esto implica la identificación
exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan.
Unidades:
La manera como se expresa el valor de determinado indicador está dado
por unidades, estas varían de acuerdo con los factores que se relacionan.
Glosario:
Debe ser documentado en términos de especificar de manera precisa los
factores que se relacionan en su cálculo.
 Ejemplo. Nombre . “Eficacia mensual de ventas”
Forma de cálculo:
EMV= Total clientes que compraron X 100 = 15 = 15%
Total de clientes visitados 100
Unidades = %
Glosario:
Indicador de eficacia mensual en ventas :
Mide en % la eficacia del vendedor, relaciona el total de clientes que
efectúan la compra , con el total de clientes que visitó durante un mes
determinado .

Total de clientes que compraron :

Cantidad de clientes que realmente efectuaron la compra del producto
ofrecido, durante el mes determinado.
Total de clientes visitados.

Total de clientes visitados por el vendedor en el mes objeto del

análisis.

En caso de que visite mas de una ves al cliente, se considerará como

una visita realizada a un nuevo cliente .

Por tanto, el total de clientes visitados equivale al total de vistas

realizadas.

Imagen del indicador:

Rojo = 0 a 70 %
Amarillo= 70,1 a 76%
Verde = 76,1 a 100%
 INDICADORES DE SERVICIO:
Este grupo de indicadores busca medir el nivel del servicio que la
empresa presta a sus clientes, tanto internos como externos. Incluye:

Pedidos Entregados a Tiempo

Pedidos Entregados Completos

Documentación sin Problemas

Otros
Pedidos Entregados a Tiempo:

Este indicador mide el nivel de cumplimiento de la compañía para

realizar la entrega de los pedidos, en la fecha o periodo de tiempo
pactado con el cliente.

Cálculo:

Nº PEDIDOS ENTREGADOS EN FECHA O PERIODO PACTADO

__________________________________________________________

Nº TOTAL DE PEDIDOS SOLICITADOS PARA EL PERIODO.

Ejemplo:

La compañía proveedora JAISEBA, recibió durante el periodo de enero

a diciembre del año 2012, un total de 150.000 órdenes de compra.

De ese total de pedidos, llegaron a las instalaciones de sus clientes, en el

periodo acordado o en las fechas establecidas, 115.500 pedidos.

Realice el cálculo correspondiente al indicador

% Entregas a Tiempo = 115.500 = 77%
150.000

El nivel de cumplimento en Pedidos Entregados a Tiempo es del 77%

Cuál sería el símbolo de su indicador?

Hacer la ficha del indicador.

Construya un indicador de los pedidos entregados a tiempo, definiendo
su ficha, de acuerdo al formato entregado en clases y su símbolo.

Con los antecedentes del ejercicio anterior, realice el cálculo

correspondiente al indicador:

La compañía proveedora JAISEBA, recibió durante el periodo de enero

a diciembre del año 2012, un total de 273.430 órdenes de compra.

De ese total de pedidos, llegaron a las instalaciones de sus clientes, en el

periodo acordado o en las fechas establecidas, 180.357 pedidos.

Realice el cálculo correspondiente al indicador

Pedidos Entregados Completos:

Este indicador mide el nivel de cumplimiento de la compañía en la

entrega de pedidos completos al cliente, es decir, establece la relación
entre lo solicitado y lo realmente entregado al cliente.

Cálculo:

Número de pedidos entregados completos en el periodo

PET = _____________________________________________

Total de pedidos solicitados para el periodo X

Ejemplo Pedidos Entregados Completos en Número de Pedidos:

La compañía proveedora JAISEBA, despachó en el periodo de enero a

diciembre del año anterior, un total de 195.243 órdenes de compra. De
ese total solamente llegaron a las instalaciones de sus clientes 125.702
pedidos completos.

Haga el cálculo correspondiente

Cálculo:

% PEC = 125.702 = 64%

195.243

El nivel de cumplimento en Pedidos Entregados a Tiempo es del 64%

Cuál sería el símbolo de su indicador?

Hacer la ficha del indicador.

Documentación Sin Problemas:

El indicador de Documentación sin Problemas mide el porcentaje de

facturas generadas/recibidas por la compañía sin ningún error.

Es importante que, además de calcular este indicador, documente las

causales del problemas de facturación. Se pueden enumerar, entre otras,
las siguientes causales:

Precios facturados diferentes a los pactados

Bonificaciones y/o descuentos aplicados en la factura, diferentes a los
pactados
Referencias facturadas, diferentes a las entregadas
Mercancía no solicitada
Errores en otros datos de la factura (Dirección errada, condiciones de
pago, etc.)
Algunos símbolos de los indicadores:
Para el cálculo del porcentaje de incidencia de cada una de las causales
identificadas, se debe tomar como base el total de facturas sobre las
cuales se tengan identificados los problemas.

Cálculo:

Nº FACTURAS GENERADAS SIN PROBLEMAS EN EL PERIODO

_________________________________________________________

Nº TOTAL DE FACTURAS GENERADAS EN EL PERIODO

Ejemplo:
JAISEBA, generó un total de207.429 facturas en el periodo de enero a
diciembre de 2012. De ese total de facturas, 135.295 no tuvieron ningún
problema y concordaban perfectamente con los pedidos despachados.
Cálculo:

% FSP = 135.295 = 65%

207.429

El nivel de facturas sin problemas es del 65%

Cuál sería el símbolo de su indicador?

Hacer la ficha del indicador.

 INDICADORES GESTION DE INVENTARIOS:
Días De Inventario:

Este indicador determina para qué periodo de tiempo en promedio la

empresa mantiene inventarios.

Cálculo:

COSTO PROMEDIO DEL INVENTARIO x (DIAS DEL PERIODO)

_________________________________________________________

COSTO NETO DE LA MERCANCIA VENDIDA EN EL PERIODO

El costo promedio del inventario corresponde al saldo de inventarios a
fin de mes (en unidades monetarias). Cuando el periodo evaluado
incluye varios meses, el costo promedio del inventario corresponde al
promedio de los saldos de inventario a fin de mes de los meses
evaluados.

Esta medición se realiza en días, y en lo posible, se debe efectuar

también por separado para cada categoría de productos que se maneje.

Ejemplo:

En el mes de Junio JAISEBA registró un costo de ventas del orden de

$1.500 millones de su categoría principal de producto. En el citado mes
se presentó un costos de inventario de $ 500.000 millones a fin de mes.
Días de Inventario = 500.000.000 * 30 = 10 días
1.500.000.000

Es decir la JAISEBA mantiene 10 días de inventario.

Comente este dato

INDICADORES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA:

Busca medir la eficiencia de la gestión logística de la compañía, teniendo

en cuenta la asignación de recursos hecha a este tipo de actividades y el
manejo de las herramientas que definen la red de distribución de la
empresa.

Costos De Distribución

Este indicador mide el impacto que tienen los costos de distribución

sobre la operación total de la compañía.

Es decir cuánto representan los recursos invertidos en el proceso de

distribución sobre los resultados representados en las ventas de la
empresa.
Cálculo:

% CD = COSTOS DE DISTRIBUCION DEL PERIODO

________________________________________

VENTAS NETAS DEL PERIODO

Ejemplo:
JAISEBA en el periodo de enero a diciembre de 2012, presentó un total
de $150.000.000 en costos de distribución.

Las ventas anuales alcanzaron los $1.500.000.000. El impacto de los

costos de distribución sobre la operación de la empresa fue:

% CDA = 150.000.000 = 10%

1.500.000.000
Término de la exposición