LA CIRCULAR1

DEFINICIÓN: comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a
un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN: tiene como objetivo fundamental dar a

conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar
disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de
negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Tratar un solo tema; iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía; redactar en forma clara,
precisa, concreta y concisa; usar un tratamiento respetuoso y cortés, emplear un estilo gramatical
natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada
organización y distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

CIRCULAR INTERNA O GENERAL: Se dirige a un grupo específico de personas.

CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR: Dirigida en forma personalizada.

PARTES DE LA CIRCULAR INTERNA O GENERAL

Encabezado: A partir del margen superior, a una interlínea libre del margen, se escribe la palabra
CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se
requiere.

Código: Se escribe de dos interlíneas libres del encabezado. Parte desde el margen izquierdo en el
estilo Bloque Extremo y desde el centro entre márgenes hacía el lado derecho para los estilos Bloque
y Semibloque.

Lugar de origen y fecha de elaboración: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de
envío se escriben a dos interlíneas del código y en forma completa, la posición depende del estilo.

Encabezamiento y destinatarios: A tres interlíneas de la fecha, se escribe la palabra PARA en

mayúscula sostenida seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación será en el margen
izquierdo, no importa el estilo. Ejemplo: PARA SECRETARIAS EJECUTIVAS

La preposición para NO va seguida de dos puntos (:).

Asunto: igual que en la carta.

Saludo. Si se desea presentarlo, se incluye en el inicio del texto.

Texto: Se inicia a tres interlíneas del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y a doble entre
párrafos. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre
renglones y doble entre párrafos.

Despedida: Se ubica a dos interlíneas de la última línea del texto, igual que en la carta.

Remitente y firmas responsables: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas después de la

despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a un renglón del nombre, con mayúscula inicial,
sin centrar. Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.

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1 Tomado de la GTC 185 del 30 de septiembre del 2009 y adaptado por Aída Arciniegas Faíni.

1
Cada circular se firma en forma original, sólo se justifica no hacerlo, cuando la cantidad de circulares
es excesiva.

LÍNEAS ESPECIALES. A dos interlíneas de la línea del cargo se escriben los anexos, si los hay, y a
dos renglones los datos del transcriptor.

La circular NO lleva línea de copias.

Identificación de páginas siguientes: Se tiene en cuenta lo siguiente:

Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social. La calidad
y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

El encabezado se ubica de 3 a 4 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o sin membrete, o
a dos interlíneas del logotipo o razón social, con mayúscula inicial; contiene el grupo destinatario y
número de la página. Ejemplo:

Margen izquierdo Margen derecho

Para Secretarias Ejecutivas 2

El primer párrafo de las páginas subsiguientes de inicia de dos a tres interlíneas del encabezamiento
respetando el margen establecido.

La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y se
utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta.

Se recomienda papel membreteado. No lleva la palabra CIRCULAR.

Para archivar, se prepara un juego completo de la Circular Externa, con Datos del Destinatario. Aparte,
se elabora en juego completo, una relación de las personas a quienes se envió la comunicación, la
cual se anexa al consecutivo de correspondencia y se archiva en la carpeta del asunto. Se elaboran
luego los originales necesarios, según el número de destinatarios. Se coloca los datos del destinatario
correspondientes a cada uno de ellos y se firman en original.