PLAN AVANZADO

PROTOCOLO DE INSPECCIONES

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4.4 Implementación y operación. Requisito:

4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad, rendición
de cuentas y autoridad.
4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia.
4.4.3. Comunicación, participación y consulta.
4.4.4. Documentación.
4.4.5. Control de documentos.

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4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad, rendición

de cuentas y autoridad.
La alta dirección debe asumir la máxima
responsabilidad por la SGSYSO y debe demostrar su
compromiso:
•Asegurando la disponibilidad de “recursos esenciales”
para establecer, implementar, mantener y mejorar el
sistema de gestión de S y SO.

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Definiendo las funciones, asignando las

responsabilidades y la rendición de cuentas, y
delegando autoridad, para facilitar una gestión de
S y SO eficaz, todo lo cual se debe documentar y
comunicar.

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La organización debe nombrar un miembro de la alta

dirección con responsabilidad específica en SySO,
independientemente de otras responsabilidades, con
autoridad y funciones definidas para:

•Asegurar que el sistema de gestión de S y SO se

establece, implementa y mantiene de acuerdo con la
norma OHSAS.

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.Asegurar que se presentan informes sobre desempeño

del sistema de gestión de S y SO a la alta dirección,
para su revisión, y que se usan como base para la
mejora del sistema de gestión de S y SO.
•La identidad del delegado de la alta dirección debe ser
conocido por todas las personas que trabajan bajo el
control de la organización.

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•Todos aquellos que tengan responsabilidad gerencial

deben demostrar su compromiso con la mejora continua
del desempeño en S y SO.

•La organización debe asegurar que las personas en el

lugar de trabajo asuman la responsabilidad por los
aspectos de S y SO sobre los que tienen control, incluido
el cumplimiento de los requisitos aplicables de S y SO de
la organización

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 ENTRADA
-Organigrama /
Estructura organizacional
-Resultados de la
identificación de peligros,
evaluación y control de
Riesgos
-Objetivos de S y SO
-Requisitos legales y
otros
-Descripciones de los
trabajos
-Listados de personal
calificado
PROCESO
-Definir las responsabilidades y
autoridad de (todos) quienes realizan
tareas que sean parte del sistema de
gestión en S y SO, con definiciones
claras de las responsabilidades en las
interfaces entre diferentes funciones
-Definición de las responsabilidades
de la alta gerencia
-Definición de las responsabilidades
de la persona encargada por la
gerencia
-Definición de las responsabilidades
de la gerencia en línea
-Documentación de las funciones y
responsabilidades
-Comunicación de funciones y
responsabilidades
-Aseguramiento de los recursos
-Demostración visible del compromiso
de la gerencia
RESULTADO
-Definiciones de las
responsabilidades y
autoridad respecto a la
S y SO para todo el
personal pertinente
-Documentación de las
funciones /
-Responsabilidades en
manuales / procedimientos
/ capacitación
-Procesos para comunicar
las funciones y
responsabilidades a todos
los empleados y otras
partes pertinentes
-Participación gerencial y
soporte activo a la S y SO
en todos los niveles.
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NUMERAL 4.4.2
Competencia, Formación y Toma de
Conciencia
La organización debe asegurar que cualquier persona que
esté bajo su control ejecutando tareas que pueden tener
impacto sobre la S y SO, sea competente con base en su
educación, formación o experiencia, y debe conservar los
registros asociados.

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La competencia se define en términos de: "conjuntos de patrones de

conducta, que la persona debe llevar a un cargo para rendir
eficientemente en sus tareas y funciones".

• Cognoscitivo (conocimientos y habilidades)

• Afectivo (motivaciones, actitudes, rasgos de personalidad)
• Psicomotriz o conductual (hábitos, destrezas)
• Psicofísico o psicofisiológico (condición físico – mentales)

Conjunción de conocimientos, habilidades, disposiciones y

conductas específicas, medibles y observables; Si falla alguno de
esos aspectos, ya no se es "competente".
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La competencia debe definirse en términos de:

Educación:
El proceso multidireccional mediante el cual se transmiten
conocimientos, valores, costumbres y formas de actuar.

Formación
Aquellos estudios y aprendizajes encaminados a aumentar y
adecuar el conocimiento y habilidades.

Experiencia
Forma de conocimiento o habilidad derivados de la observación,
de la vivencia de un evento o de las cosas que suceden en la vida.
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La toma de Conciencia:
Los factores protectores : Elementos, prácticas, actitudes y
comportamientos internos o externos de  la persona, que
permiten conservar e incrementar los niveles de salud.

Los factores de riesgo:

Aquellos fenómenos, elementos, materiales, sustancias, condiciones
ambientales, actitudes humanas y sociales que por su presencia
son susceptibles de causar daños a la salud, integridad y
bienestar de las personas

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FACTOR DE RIESGO

POSIBILIDAD
CAUSA DE ACCIDENTE DE TRABAJO
Y ENFERMEDAD PROFESIONAL

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La organización debe identificar las necesidades de

formación relacionada con sus riesgos de S y SO y su
sistema de gestión de S y SO. Debe suministrar formación
o realizar otras acciones para satisfacer esas necesidades,
evaluar la eficacia de la formación o de la acción tomada,
y conservar los registros asociados.

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La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para hacer

que las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de:

A-Las consecuencias reales y potenciales de sus actividades de trabajo para la SYSO y

los beneficios que tiene en materia de SYSO un mejor desempeño personal.

B-Sus funciones y responsabilidades y la importancia de lograr el cumplimiento de la

política y procedimientos de SYSO y de los requisitos del SGSYSO, incluyendo los
requisitos para la preparación y respuesta ante emergencias.

C-Las consecuencias potenciales por apartarse de los procedimientos operativos

especificados

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Los procedimientos de formación deben considerar los

diferentes niveles:

-Responsabilidad, habilidad, idioma y capacidad

-Riesgo

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 ENTRADA C, F, TC
• Definiciones de PROCESO
las funciones y
Identificación sistemática del RESULTADO
responsabilidades
• Descripciones de conocimiento y competencias de S
Competencias requeridas
los trabajos (que y SO requeridas en cada nivel y
incluyan detalles para las funciones
función de la organización
de las tareas individuales
peligrosas por Medidas para identificar y remediar
Análisis de las necesidades
realizar) cualquier deficiencia entre el nivel
de entrenamiento
• Evaluaciones del real que posee cada persona y el
desempeño de los conocimiento y las competencias Programas/planes
empleados requeridas en S y SO individuales de
• Resultados de la capacitación para
identificación de Disponer en forma oportuna y
empleados
peligros, sistemática de cualquier
evaluación de entrenamiento que se considere Serie de cursos y
riesgos y control necesario productos de
de riesgos entrenamiento
• Procedimientos e Evaluación de cada persona para
disponibles para uso
instrucciones de asegurar que todos han adquirido y
operación dentro de la
mantienen el conocimiento y la
• Política y objetivos organización
competencia requeridos
de S y SO Registros de
• Programas de S y Mantenimiento de registros individuales
entrenamiento y
SO. y apropiados del entrenamiento y
registros de la
competencia
evaluación de su
Evaluar la efectividad del efectividad
entrenamiento y el nivel de la
competencia resultante
C, F, TC – Ejemplo de matriz - 1
 C, F, TC – Ejemplo de matriz - 2
ELEMENTO
Política
Identificación de Peligros,
Aspectos Ambientales,
Requisitos del Cliente y el
Producto
Requisitos legales y de otra
índole
Objetivos de Calidad,
Ambiente y S y SO
Planes de Trabajo
Responsabilidades
Planes de Emergencia
Planes de Emergencia
auditoría
TEMA DE ENTRENAMIENTO DIRIGIDO A
Difusión Política Todo el personal
Levantamiento del Inventario de Responsables de
Peligros, Aspectos Ambientales, levantar el Inventario
Requisitos del Cliente y el Producto
Difusión permanente de los Todo el personal
requerimientos a las personas
involucradas, dentro de la Empresa
Difusión de los Objetivos a todos los Todo el personal
niveles y áreas de la Empresa
Entrenamiento específico en control de Todo el personal
riesgos, impactos ambientales y
requisitos del cliente y el producto
Difusión de las Responsabilidades a Todo el personal
todos los niveles y áreas de la Empresa
Entrenamiento Brigadistas Brigadistas
Difusión plan de emergencias Todo el personal
Sistema de auditoría Auditores internos
Taller
• En los mismos grupos conformados
anteriormente, defina las competencias
generales de S y SO para
• un gerente,
• un operario
• Duración: 25 minutos
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4.4.3 COMUNICACIÓN PARTICIPACION Y

CONSULTA
En relación con sus peligros de S y SO y su sistema de
gestión de S y SO, la organización debe establecer,
implementar y mantener un(os) procedimiento(s) para:
• la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones
de la organización;
• la comunicación con contratistas y otros visitantes al sitio de
trabajo;
• recibir, documentar y dar respuesta a las comunicaciones
pertinentes de las partes interesadas externas.

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NUMERAL 4.4.3
Comunicación, participación y consulta
• La organización debe establecer, implementar y mantener
un(os) procedimiento(s) para:
• la participación de los trabajadores en:
– la IP VR y DC;
– la investigación de incidentes;
– el desarrollo y revisión de las políticas y objetivos de S y SO;
– la consulta, en donde haya cambios que afectan su S y SO;
– la representación en asuntos de S y SO;
• la consulta con los contratistas, en donde haya cambios que
afecten su S y SO.
NUMERAL 4.4.3
Comunicación, Participación y Consulta
• Los trabajadores deben estar informados acerca
de sus acuerdos de participación, que incluyen
saber quiénes son sus representantes en
asuntos de S y SO.
• La organización debe asegurar que las partes
interesadas externas pertinentes sean
consultadas acerca de asuntos relativos a S y
SO, cuando sea apropiado.
COMUNICACIÓN:
Es una práctica social que gira en torno a la
relación entre individuos y grupos sociales,
dándoles la posibilidad de crear y leer
significados, además de transmitir información.

 La integración.
 La competencia
 La resolución de problemas
 La percepción social o interpersonal
 Los valores
FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA COMUNICACION
Respeto:
Aún cuando no se comparta un punto de vista, conviene
considerar las creencias y sentimientos de los demás.

Comprensión:
Aceptar a los demás como personas, con sus limitaciones,
necesidades individuales, derechos, características especiales
y debilidades.

Cooperación: Trabajando todos por un mismo fin, se obtienen

los mejores resultados y beneficios.

Cortesía:
Es el trato amable y cordial, facilita el entendimiento con los
demás, permite trabajar juntos en armonía y lograr resultados
 COMUNICACIÓN
Técnicas Oral Individual
•Charla
•Conferencia
•Discurso.
Técnicas Oral Colectiva
Diálogo
Entrevista
Discusión
Debate
Mesa Redonda
Simposio
 COMUNICACIÓN

Técnicas Audiovisuales:
Películas de vídeo
Discos compactos DVD.

Técnicas Imágenes: Fotografías y Transparencias

Técnicas Escrita:
Cartas Convocatorias de reuniones
Actas Informes
Notas Internas
 COMUNICACIÓN ASERTIVA
EMISOR -
Habilidad personal PERCEPTOR
que permite expresar
sentimientos y
deseos positivos y
negativos de una MENSAJE
forma adecuada, sin MENSAJE
negar o
menospreciar los
derechos de los
demás. EMISOR -
PERCEPTOR
Liderazgo participativo
 Comunicación, Participación y Consulta
ENTRADA
• Política de S y SO y objetivos de
S y SO
• Requisitos legales y otros
• Documentación pertinente del
sistema de gestión en S y SO
• Procedimientos de identificación
de peligros, evaluación de
riesgos y control de riesgos
• Definiciones de las funciones y
responsabilidades en relación
con S y SO
• Resultados de las consultas
formales a los empleados en S y
SO con la gerencia
• Información de las consultas en
S y SO a los empleados,
revisiones y actividades de
mejoramiento en el sitio de
trabajo (estas actividades
pueden ser de naturaleza
reactiva o proactiva)
• Detalles de los programas de
capacitación
PROCESO
Documentar y promover las disposiciones mediante las
cuales se consulta y comunica la información pertinente
sobre S y SO a los empleados y otras partes interesadas
(por ejemplo, contratistas, visitantes)
RESULTADO
Representantes de los empleados en relación con la S y
SO, con funciones definidas y mecanismos de
comunicación con la gerencia que incluyan, por
ejemplo, involucrarse en investigaciones de incidentes
y incidentes, inspecciones de S y SO en el sitio, entre
otros
Instrucciones sobre S y SO para empleados y otras partes
interesadas, por ejemplo, contratistas y visitantes
Carteleras que contengan datos de desempeño en S y SO y
otras informaciones pertinentes sobre S y SO
Boletines internos sobre S y SO
Programa de anuncios sobre S y SO
 NUMERAL 4.4.4 - Documentación
• La documentación del sistema de gestión de S y SO debe
incluir:
• la política y objetivos de S y SO;
• la descripción del alcance del sistema de gestión de S y SO;
• la descripción de los principales elementos del SG S y SO y su
interacción, así como la referencia a los documentos relacionados;
• los documentos, incluyendo los registros exigidos en la norma;
• los documentos, incluyendo los registros, determinados por la
organización como necesarios para asegurar la eficacia de la
planificación, operación y control de procesos relacionados con la
gestión de sus riesgos de S y SO.
 Documentación
ENTRADA
• Detalles de los PROCESO
sistemas de
documentación e RESULTADO
información para Revisar las
apoyar su sistema de necesidades de Compendio o manual de
S y SO documentación e la documentación del
• Responsabilidades y información de S sistema de gestión
autoridades y SO antes de en S y SO
• Información sobre los desarrollar la
ambientes locales en Registros, listados
los que se utiliza la documentación maestros o índices
documentación o necesaria de documentos
información y
restricciones Procedimientos
Instrucciones de trabajo
 NUMERAL 4.4.5
Control de documentos
• Los documentos exigidos por
el sistema de gestión de S y
SO y por esta norma OHSAS
deben ser controlados. Los
registros son un tipo especial
de documento y se deben
controlar de acuerdo con los
requisitos establecidos en el
numeral 4.5.4
NUMERAL 4.4.5
Control de documentos
• La organización debe establecer, implementar y
mantener un(os) procedimiento(s) para:
– aprobar los documentos con relación a su adecuación
antes de su emisión;
– revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario,
y aprobarlos nuevamente;
– asegurar que se identifican los cambios y el estado de
revisión actual de los documentos;
– asegurar que los documentos permanezcan legibles y
fácilmente identificables;
 NUMERAL 4.4.5
Control de documentos

• La organización debe establecer, implementar y

mantener un(os) procedimiento(s) para:
– asegurar que estén identificados los documentos de origen
externo determinados por la organización como necesarios
para la planificación y operación del sistema de gestión de S
y SO, y que su distribución esté controlada, y
– prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos,
y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que
se mantengan por cualquier razón.
 Control de documentos
ENTRADA
• Detalles de los PROCESO
sistemas de
documentación y Definición de RESULTADO
datos que la procedimiento
organización escritos del control Procedimientos de control de
desarrolla como para la documentos, incluidas las
apoyo a su identificación,
sistema de aprobación, responsabilidades y autoridad
gestión en S y SO emisión y retiro de asignadas;
y actividades de S la documentación y Registros, listados maestros o
y SO, y para el control de datos
cumplir los de S y SO. índices de documentos;
requisitos Asegurar que la Listas de los documentos
especificados en documentación y controlados y su ubicación;
la NTC-OHSAS datos estén
18001 disponibles y Registros de archivo (puede ser
• Detalles de las accesibles, tanto necesario retener algunos de
responsabilidades bajo condiciones de ellos de acuerdo con
y autoridad rutina como no requisitos legales o
rutinarias
temporales).
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MUCHAS GRACIAS

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