Especificaciones Técnicas

Specs
Guillermo Moya
Ingeniero Civil
 AGENDA
AGENDA
AGENDA
AGENDA
AGENDA
AGENDA
AGENDA
 Errores potenciales en especificaciones
 Desarrollo
 Escribiendo especificaciones
 Problemas comunes
 Una buena especificación

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Errores Potenciales en el uso de Specs Performance
 Propietarios pueden proveer demasiado detalle a su
criterio de diseño professional, colocando demasiado
control sobre el proceso de diseño.

 Consultores pueden gastar demasiada energía

resolviendoles problemas al propietario, en lugar de
detallar claramente los problemas o necesidades para
resolver el diseño-construcción

 Consultores y propietarios que no han usado

performance specs les es extraño el proceso creativo,
su celo de extremo detalle en lugar de aclarar
performance specs
THE PROCESS OF SPECIFYING PERFORMANCE

Elementos de una performance spec

1. Atributos – Características de componente de instalación –
EG: estanqueidad, transmisión calor o resistencia calor

2. Requerimentos – Declaración de resultados deseados

usualmente en términos cualitativos

3. Criterio – Definiciones medibles u observables de

desempeño, expresadas cuanti o cualitativamente
4. Tests o Comprobación – Método objetivo de
confirmación de conformidad con criterio performance.
Puede ser reconocido por industria test métodos pero
puede además incluir cálculos, análisis o juicio profesional

EG: Attribute – Resistencia a condensación de ventana vidrio y

marcos.
Performance requirement – ventanas de vidrio y marcos que
resistan condensación.
Measurable criteria – Realización de un CRF rating de 35.
Test – Medición en acuerdo con ASTM 1503.1-1988
TIPOS DE ATRIBUTOS
Aunque los atributos individuales de una instalación, pueden ser
construidos como sea negativo o a detrimento (combustibilidad) o
positiva (intimidad), ellos son generalmente llamados atributos
CRITERIA, TESTING AND SUBSTANTIATION

 Una performance specification puede usualmente

describir algunas medidas de criterio, ensaye o
comprobación que es requerido en orden de asegurar que
los materiales del edificio, sistemas y ensamblados que
cumplan los objetivos del proyecto y provee que esos
elementos satisfacen los atributos deseados en la vía que se
supone que deben hacer.
 Una variedad de métodos son utilizados en performance specs
para proveer ensayos y criterios de comprobación incluyendo:

 Pruebas y requerimientos de comprobación en performance

specs son usualmente ligadas a algunas referencias standards.

 Cerca de 30 organizaciones proveen estándares de referencia

para edificaciones y 20 proveen estándares de referencia para
proyectos de infraestructura civil.

 Major government standards organizations incluyen el General

Services Administration, Department of Defense, U.S. Army
Corps of Engineers, Naval Facilities Engineering Command,
and United States Postal Service.
 Sistemas Standards tales como: UL (Underwriters Laboratories), ANSI (American National
y Ensamblados Standards Institute) y ASTM (American Society for Tesnting and Materials)

Test Laboratorios de ensaye de standards ensamblado o in-place construction :

& Testing concrete slump testing , test cylinder compression testing y core sample testing

Mock-ups Maquetas de campo tales como un modelo de una pared de bloque da al

& propietario y sus consultores una oportunidad para determinar si apariencia o
In place Observation acabados satisfacen requerimientos de desempeño.

Field Testing Ensaye de campo y verificación se hace por tales métodos y como ensayos de
& suelos o rellenos compactado en el sitio por observaciones y registros de
Verificación hallazgos

Certificación/Cálculos Para sistemas HVAC o estructurales, planos y cálculos sellados son a menudo
de Profesionales usados como evidencia, que el diseño cumple con requerimientos de facility
Registrados

Manufacturers Performance specs pueden requerir equipos de design-build para proveer

certificación escrita del fabricante que un elemento o sistemas alcanza o
Warranties excede los requerimientos sin dificultad; esto es verdad de comfort y protección
de los ocupantes relacionada sistemas tales como techos y HVAC

Long-Term Más propietarios se están moviendo hacia requerimientos de las specs

Guarantee performance , debe ser proveída una fianza o garantía a largo plazo por el
y Operation Bonds design-build , que cubre la operación de la facility para un número de años
pasados la fecha de finalización para la fianza de desempeño y pago
 Desarrollo de Especificaciones
Organizational Approaches
1. Enfoque Informal
• Ingenieros hacen specs w/ informal SM participación
2. Supply Management Coordinador Enfoque
• “materials engineer” enlaces
3. Participación Early Supply Management
Involvement (EPI)
4. Early Supplier Involvement (ESI)
• EPI y ESI más a menudo involucra equipos multifuncional
5. Enfoque Consenso Desarrollo
• Non-team enfoque participación multifuncional
6. Enfoque Multifuncional Cross-Functional Approach
Supply Management Research

 SM pro toma la delantera en investigación de fuentes &

alternativas
 Disponibilidad de productos standard adecuado a necesitar
 Simultáneamente compara specs, calidad, y precios
 Aplicable provisiones, restricciones o leyes comerciales
 Características de desempeño y calidad
 Información sobre la satisfacción de otros usuarios
 Cualquier costos o problemas asociados con integración
 Distribución & capacidades de soporte de proveedores
potenciales
Scope/Specification Process Participants
 Departamento Usuario
 Administrador de Contrato
 Cumplimiento de Contrato y
Servicios de Proveedores
 Consultores
 Departamento Legal
 Gerencia de Riesgo y Beneficios

 Ejecutores: entiendan requerimientos del sistema, tareas a ser realizadas

 Probadores: entender requerimientos funcionales
 Clientes: entender como usar el producto User´s
Cada participante es importante y tiene un rol en el
proceso de las specs
Buenos actores están dispuestos a ayudar.
Sensibilidad de Trabajo en equipo e interés grupal son la
clave para el éxito.
Lo que tu mente puede imaginar, tus manos pueden escribir
Buenas specs, viaje tranquilo hacia los procesos de
contratación.
 User Department Responsibilities
Preparar un Scope of Services adecuado para cubrir los parámetros
básicos de los servicios propuestos, productos o facilidades que son
necesarios por el User department. Si aplica, los Scope of Services
pueden incluir información de entregables y requerimientos específicos
del proyecto.

The Scope of Services should include:

• General goals of the solicitation.
• Detail of the services.
• Outcomes expected.
• Deliverables.
• Cost Estimate. Quality Goals Cost Goals
Delivery Goals Cost Goals
• Objectives. Department Goals Company Goals
Company Goals Supplier Goals

Balanced Specifications
 Scope vs Specifications
Alcance de los Servicios:
Expertos identifican los parámetros de servicios necesarios
por el Departamento, la necesidad demandada.
Especificaciones:
El acto de especificar, un detalle, declaración exacta de
particulares, especialmente una declaración prescribiendo
materiales, dimensiones, y calidad de trabajo para algo a ser
construido, instalado, o manufacturado.

El objetivo del Adquisidor es proveer al usuario final con el

servicio profesional para satisfacer sus requerimientos,
basados en los antecedentes, presupuestos, requisitos legales
de la organización y la más importante herramienta: la
preparación de las especificaciones.
 importance of
a good
Scope/Spec
ification

• QUÉ realmente quieres o necesitas,

• CÓMO realmente esperas hacerlo,
• DÓNDE realmente usaremos, IT’S NOT ABOUT WHAT
• CUANDO queremos el entregable, YOU WANT pero…
• QUIÉN es responsable por WHAT, Qué necesitas
• UNIDADES DE MEDIDA
IMPRESCINDIBLE
¿Qué pasa sí realizamos mal una Especificación Técnica?

• Tiene sentido para todos los lectores

• Qué podría estar equivocado?

• Specs no son concisas 

• Más fácil de entender 

19
 Specs for desired behavior
• Lo que debe ser entendido?
• Cómo especificar funcionamiento,
comportamiento?
– descripciones abstractas
• Satisfacer?

• Segunda spec permite mejorar subset

• Elimina ambiguedad.
• Pero por qué no usar términos aceptados?
Note que “deseado” difiere de “correcto” 20
NUMBERING OF SECTIONS AND PARAGRAPHS IS THE
KEY FOR CONSISTENCY.

Section 2 Secciones deberían

First Paragraph 2.1 ser listadas en
First Sub-paragraph 2.1.1 secuencia numérica
First Sub-subparagraph 2.1.1.1
y subdividida, como
sea aplicable,
Second Sub-paragraph 2.1.2.1 usando párrafos y
Second Sub-subparagraph2.1.2.1.1 sub-párrafos por
Second Paragraph 2.2 uso del Dewy
Section 3 Decimal System:
First Paragraph 3.1 etc. etc.
 Sufficiently general specs
• Qué si las specs están over specified?
– i.e., algo válido y deseado implementaciones no son los
miembros del specificand set
• Over specifications son malas en el sentido que algunas
implementaciones deseadas se pierden

La cantidad de esfuerzo en specs?

Writing Specifications

 Redactadas en lenguaje claro y preciso

 No se constituyan en un obstáculo para la introducción de
tecnologías nuevas o avanzadas
 No limiten la competencia entre Oferentes
 Estimulen a los Oferentes a ofrecer opciones o soluciones
innovadoras que contribuyan con la entidad a cumplir con
su misión de una manera más eficiente desde el punto de
vista de los costos
 Un Cheklist PRE-WRITING es esencial
Cada redactor de specs debería cuestionarse EL MISMO

Quién podrá recibir el documento? Concepto mental sobre la

spec
Determine fuentes de información
Qué quiero que las personas conozcan o hagan? Diagrama de flujo
Lluvia de ideas sobre contenido propuesto por demás compañeros
Cuál debe ser mi tono o enfoque? Cuanta información es
necesaria
Cómo debe ser el grado de detalle y exactitud de mi información?
Analice specs relacionadas y standardas existentes
Qué puedo asumir que mi audiencia conoce? Conflicto de información
Lo qué podrían ser sus cuestionamientos? Necesario revisar spes
 Si se pide a dos redactores experimentados en
especificaciones, especificar el mismo objeto; habría
una considerable diferencia en el método de escritura,
estilo o fraseologia. Hay muchas maneras de
especificar un item como hay muchos redactores de
especificaciones. El mejor tipo de especificación
depende del producto o método que ha sido
especificado. Un buen escritor busca el consejo,
asistencia y cooperación de todos los usuarios. Al
respecto, la experiencia es la mejor maestra.
CALIFICACIONES DE UN REDACTOR DE SPECS

 Dos grupos de personas escriben especificaciones:

• Redactores Profesionales de specs
• Profesionales quienes redactan specs

 Un escritor profesional de specs mantiene una

buena librería de documentos técnicos, una
extensa colección de catálogos y literatura de
fabricantes, y es conocedor de una variedad de
códigos usados en su área. Él elabora un set de
dibujos (planos) los cuales son periodicamente
actualizados, y él genera las specs.
Más oficinas prefieren profesionales para escribir specs.
Las siguientes calificaciones son necesarias para una
efectiva redacción de specs:

• Un grado en la disciplina requerida y eventual

registro profesional;
• Una buena técnica y habilidad básica en bocetar
drafting y detallado;
• Un exhaustivo conocimiento de construcción
conseguido por inspección extensa en campo;
• Habilidad para escribir en una manera adecuada y,
concisa;
• Una mente ordenada y
• La habilidad de llevarse bien con compañeros de
trabajo.
Problemas Comunes

• Falta de claridad Lack of clarity

• Limita competencia
• Tolerancias No Razonables
• Recuerda ‼ la mejor oportunidad para
reducir costo es en el Diseño/Specs
Specs tips

Clarity Simply
Consistency Totality
Slash Use
tiempo futuro
 clarity

Claridad 
 Cada usuario de la specs debería tener la misma
interpretación de las specs!
 Posible si permitimos specs formales
 No es fácil entender specs formales!
 Especificaciones claras, sin ambiguedades son
difíciles de conseguir
 No esperar a cometer errores!
 No permitir redundancia en specs
 No requerimientos innecesarios o irrazonables, y
tan inciertos como a veces que pueden ser
requeridos actualmente por el diseñador.
 clarity

Redundancia

Adicionar más redundancia (sin ser repetitivo) mejora sentido

hacia una más amplia variedad en audiencia

 Evitar verbosidad, repetitividad pero no comprometer la claridad

 Ejemplos son poderososo como especificadores, buena idea
incluirlos, ayudan a entender abstracción
 Solo un puñado de buenos ejemplos pueden ayudarte a pensar a
cerca de specs generales y restrictivas

 i.e. definición redundante

 e.g. provee un ejemplo
 barra oblícua

Slash “ / ” 
• La barra oblícua es un simbolo comúnmente
mal usado misused
• y/o significa que el vendedor tiene una
opción, esta elección es de los vendedores,
no los clientes
• Escribir lo que se busca, no permitir dejar a
que alguien interpretación
 
simply


Mantenerla Simple Spec Tips

• Declaraciones deberían ser breves, no largas.

• Pero no tan corta que una rendija puede
permitir a un licitador evadir cualquiera de las
provisiones y asi tomar ventaja de sus
competidores o del comprador.
• Evitar usar conjunciones
 Si tu dices “may” antes que “will” en el texto de tu spec,
podría significar una cosa al proveedor y otra al usuario
final. Spec Tips


Use verbo futuro
• Utilizar la forma enfática “deberá” “shall”; usar shall
o will donde quiera que una spec exprese un
requerimiento
• El producto debería producir… El producto debería
permitir the user to …
• Will, should, may – no expresan un requerimiento,
expresan provisiones non-mandatory
 consistency

Spec Tips


Terminología Consistente
• Términos deberían ser definidos y usados
constantemente a lo largo de la
especificación
• Entrenador, estudiante, instructor,
aprendiz
• Welded, bonded, secured
 totality

Spec Tips

Totalidad
•Evitar el uso de términos tales como:
total all, siempre always, nunca never,
ninguno every, y de ningún modo none
 ARBITRARY SPECIFICATIONS
 Aunque el diseñador lo considere necesario, para poder
ejercer control sobre el trabajo, asegurar el desempeño y
terminación adecuada; no es prudente e inseguro proveer
specs innecesarias y arbitrarias (ilógicas o subjetivas), ya que la
prerrogativa de gestión pueda ser usurpada (grabbed) por el
diseñador.

 Ejemplo:
“The contractor must employ a competent mechanic, who
understands and speaks English, and not a com-mon laborer, to
make the joists of the pipes.”
37
 UNFAIR SPECS
 Parecería el propósito del escritor sólo proteger su cliente
en cada aspecto legal; pero además no obstaculizar al
contratista proveyendo specs improcedentes, injustas y
fuera de lugar. Tales restricciones pueden resultar en
costos innecesarios; las partes contratantes dudan de la
buena fé de quién preparó las specs, y sospechan del
tratamiento, que pueda recibir el ganador del contrato. Lo
mejor sería eliminar tales cláusulas. El propósito de cada
abogado o diseñador (quién prepare un contrato) que su
cliente este completamente protegido, pero cualquier cosa
más allá de esto puede dar resultados insatisfactorios.

38
 UNFAIR SPECS
Ejemplo:

“es mutuamente entendido y convenido que si el contratista podrán ceder

o transferir cualquier absoluta o condicional por orden o de lo contrario, la
compensación o cualquier parte de ella a la que tenga derecho en virtud
del contrato antes de dicha compensación es actualmente ganado, la
ciudad puede, por esta razón, cancelar el contrato y retener toda
compensación en el tiempo de tal asignación o transferir durante o debido
al contract; o la city puede, en su opinión, reconocer cualquier encargo y
transferir como válido. La opción del ente a este respecto será ejercido por
el Departamento de Obras Públicas, y el reconocimiento de cualquier tarea
o cambio. El contratista se compromete en no hacer una tarea o transferir
su compensación, o cualquier parte del mismo.”

39
 Ambigüedad
 Bajo tales condiciones (specs), contratistas
responsables adicionan precio (innecesario) al trabajo.
Además por tales especificaciones el escritor queda
como ignorante de la práctica de su trabajo.
Es fácil preparar especificaciones en la oficina, imposibles
de ejecutar en el campo, o si se llevan a cabo, puede
proveer costo indeseable.
 Ejemplo:
“Concrete shall not be dropped into place through a greater distance than
one foot.”

40
 INDETERMINATE
SPECIFICATIONS

 Cuando la cantidad de material o trabajo a ser hecho bajo

un contrato se espera sea pequeño, es costumbre que el
diseñador lo cubra con solo una cláusula breve, en la cual
el trabajo hecho y material del mueble han de ser
“as the interior designer shall direct”.
 Ejemplo:
“Stucco plastering is to made of such material and in such proportions
as to material and in such a manner as the interior designer shall
direct.”
 INDEFINITE SPECS
Descuido e ignorancia en los requerimientos de detalle,
(los cuales deberían estar incluidos), conducen a specs
indefinidas. A veces insertadas con intenciones de
favoritismo deshonesto y viciado.
 Ejemplo:
“Concrete shall be made of one part by volume of Portland
Cement, 2 ½ parts by volume of sand, and 5 parts by volume of
gravel.”

Generalmente el diseñador deberá interpretar o explicar

cualquier cláusula, queda una oportunidad más tarde para él
decidir lo que importa, esto además incluye incertidumbre y
una oportunidad para una variación considerable en el costo.
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 Cualquier spec que es indefinida, indeterminada, ambigüa
u inútil puede incluir incertidumbres y resulta en la adición
de ciertas sumas por el ofertante para su auto-protección;
las cuales pueden invariablemente ser en exceso
extremas del costo actual, lo contrario podría resultar de
un definido y exacto requerimiento.
 Cualquier spec, por lo tanto, arbitraria, injusta o
gravemente innecesaria, da una mala impresión del
diseñador, abogados y directores involucrados; y
usualmente hay negativa a presentar oferta sobre el
trabajo o adiciones al precio de la oferta para compensar
el tratamiento injustificado de esperar bajo tales
especificaciones. 43
 SUGERENCIAS
Choosing the Right Word: Tu puedes hacer tu intención más clara
usando palabras cortas. Palabras más cortas y directas llegan al
punto, están bien definidas clear-cut, y distintivas. Por ejemplo:
activar activate, facilitar expedite, iniciar initiate, sin embargo
nevertheless, priorizar prioritize y erróneo erroneous.

Write Clear Using Shorter Phrases: No use frases largas cuando no

sea necesario. Por ejemplo: a great number of times (many), at
regular intervals (every), make contact with (call).
Writing Style: Exposición se interesa principalmente con la
comunicación de ideas en una forma que el lector pueda entender.
Se pretende: Salvar a lectores su tiempo, elimina confusión, y ayuda
al lector captar rápida y fácilmente.

Active Voice is Preferred: Voz activa es la más simple y directa

manera para hacer declaraciones. Acción es expresada directamente,
más vigorosamente, y hace la oración más concisa. Lector prefiere la
voz activa porque es más: Directa, interesante y descriptiva.
• Más productos industriales requieren dos o
más métodos de descripciones de calidad
• La combinación de Design Specifications y
Engineering Drawings es muy común
TLC´s
 Las specs definirse en criterios de funcionamiento o
de desempeño.
 Basadas en reglamentaciones técnicas, códigos de
construcción y normas nacionales o internacionales
reconocidas.
 No señalar determinada marca o nombre comercial, si
no hubiera otra manera de describir requisitos, incluir
palabras como “o equivalente”.
 No impedir la competencia, ni asesorarse de personas
que puedan tener interés comercial en la compra.
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A good Specification should be & should have

• Tener un cuerpo que sea capaz de autoexplicarse y

sustentarse; simple, consistente y exacta
• Dar la posibilidad de flexibilizar el trabajo si se cumplen
parámetros de control que deberán ser definidos para cada
caso (Actuación con procedimiento propio permite el uso
de tecnologías y procedimientos propios del contratista)
• Specs inflexibles frustran progresos invite a proveedores a
sugerir alternativas de ahorro o substitutos
• Entregar herramientas para actuar en caso de que la
empresa no experiencia o necesariamente el proyecto
deba ceñirse a la práctica común (Actuación sin
procedimiento propio usa las normas o recomendaciones
típicas)
Specs no deberían ser tan restrictivas: WHY ?

1. Spec restrictiva usualmente limita competencia y elimina items

que pueden cumplir satisfactoriamente las necesidades actuales.
2. Redactores ser cuidadosos no usar jerga “in house” jargon;
abreviaturas y acrónimos restringir a aquellas de costumbre
común ? y no sujetas a posibles malentendidos por el licitador.
3. Una spec bien escrita es precisa en sus descripciones y
direcciones. Lenguaje sencillo, libre de términos vagos de
aquellos sujetos a variar en interpretación.
Poseer parámetros cuantitativos (objetivos/medibles),
características de calidad comunes a por lo menos dos
fabricantes.
Fijar valores de cumplimiento de parámetros.
Completa en la estipulación de todos los
requerimientos, ya sea directamente o con referencias
a otras specs, planos u otras publicaciones.

• Redacción consensuada (actores involucrados)

• Generadas para temas puntuales
• Difusión (publicación para uso público)
• Creación de respaldos (Documento Técnico)
Identifiicar cuando sea posible, spec de marca en el
mercado. (lo barato sale caro)
Capaz de ser satisfecha por varios por varios
licitadores en aras de la competencia.
Acciones a realizar en caso de no cumplimiento.
Redacción clara y neutra, sin ambigüedades.
• Razonable en su tolerancia, precisión innecesaria es cara
• Permitir competencia en los niveles de manufactura
• Capaz de comprobación, describir el método de control,
aceptancia o rechazo, una spec que no puede ser
controlada es de poco valor y genera confusión
• Clara y actualizada, un malentendido puede resultar caro
 Discrepancia entre planos generales y de detalles
Optar por plano de detalles, se ha tenido mayor atención a la hora de su diseño.
 Los planos no concuerdan con las ET
Predomina la información que contienen las especificaciones técnicas.
 Inadecuada interpretación de planos por el contratista
Más concentración a la hora de leer los planos y especificaciones y
apegarse a lo que está escrito en ellos.
 Diferencia en los elementos de acero de refuerzo con
distintos diámetros que aparecen en los planos
Se elige el acero de mayor dimensión en su diámetro.
 Incumplimiento en seguridad para la protección
personal
Hacer cumplir Reglamento Interno de la Obra, informar al trabajador de
consecuencias de incumplimiento.
 Cuando en las obras no se cuenta no esta presenten
instrumentos necesarios para corroborar temperatura
Realizarlo por conocimientos empíricos o procedimientos manuales
 Conclusión
 Una especificación no es el escrito para mostrar lo
extenso del conocimiento del diseñador, pero es un
documento para mostrar como clara y exactamente el
diseñador describe lo fundamental y los límites
prácticos de la calidad del trabajo; a través de los
requerimientos adecuadamente definidos en las
especificaciones, el diseñador puede proteger su
cliente, y cómo justa y equitativa el cliente puede ser
en su tratamiento a los contratistas.
51
 “Design Build – Planning
through Development “
by Jeffrey L. Beard,
Michael C. Loulakis and
Edward C. Wundram

Preguntas