MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DE UNA EMPRESA
ALUMNAS:
Julieth López Villalba
Ana Milena Vega Polo

Docente:
Edinson Granado
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
UNA EMPRESA
Se trata de un documento en el cual se describen ciertas actividades,
importantes, críticas o todas aquellas actividades que considera
necesarias una organización.
Este manual representa la documentación de uno o varios procesos en
una empresa.
Como en este artículo voy a hablar de procesos y procedimientos,
debes tener claro cual es la diferencia entre proceso y procedimiento
 Cómo estructurar y qué documentar en el manual de
procedimientos de tu empresa

Está claro la importancia de documentar los procesos de una empresa

bajo un manual de procedimientos, pero ¿cómo hacer este documento?,
¿Qué describir en ese documento y cómo elaborarlos?
Estas son las preguntas a las que te voy a responder ahora.
Título, objeto y alcance del manual de procedimientos
El título es lo primero que debe aparecer en el documento, tanto
dentro como fuera en el nombre del archivo.
Elige un título el título más adecuado al pr oceso
que vas a documentar. Puedes codificar también ese
manual de procedimientos mediante una combinación de
letras y/o números, por ejemplo:
P-CM Manual de procedimiento comercial.
P-03 Manual de procedimiento comercial.
El objeto del documento lo representa su razón de
ser. Es decir, el motivo por el cual se va a elaborar ese
documento.
¿Qué procesos o actividades quieres controlar?, ¿qué procesos o
actividades quieres dejar por escrito?
Eso es lo que tienes que redacta en el objeto del manual de procedimientos.
Respecto al alcance, lo que debes de definir en este apartado son los
límites de afectación del proceso o actividad que estás documentando.
Para definir bien el alcance, hazte estas preguntas:
¿Lo que estoy documentando afecta a toda la actividad de un departamento
de la empresa?
¿Afecta sólo a una parte de la actividad de un departamento dentro de la
empresa?
¿Cuáles son los límites en los que se encuadra la actividad que estoy
documentando?
Así te será mucho más fácil identificar bien el alcance de
cada procedimiento que estás documentando.
Gráficamente sería algo así:
Descripción de los Procesos y subprocesos dentro del manual
Esta la parte más importante de todo el documento.
En este apartado es dónde describes el qué se hace y cómo se debe llevar a
cabo el proceso que estás describiendo.
Pero quizás te estas preguntando bien, pero ¿por dónde empiezo a redactar?
¿dónde debo terminar el proceso?
Para esto debes tener claro que es un proceso y cómo se divide un proceso en
subprocesos.
- Escribe en un papel qué actividad vas a dejar documentada en tu
organización.
- Divide esa actividad o proceso en diferentes subprocesos (desde cómo
empieza a cómo termina)
- Cada uno de esos subprocesos lo representará un epígrafe dentro de ese
apartado del manual de procedimientos.
-Describe con detalle el qué se hace y cómo se debe llevar a
cabo cada uno de esos subprocesos. No describas lo idílico,
lo que se debería hacer y que sabes que no se va a hacer,
describe el cómo se hace a día de hoy en tu organización.

- No olvides detallar los registros de control y las

instrucciones de trabajo que estén asociadas a ese proceso y
sirvan para dejar evidencias escrita de esos subprocesos que
así lo requieran.
Control de cambios y revisiones del manual de procedimientos
Todo manual de procedimientos debe disponer de un control de
cambios y revisiones.
¿Cuándo de describió el documento?, ¿cuándo se editó por última
vez?, ¿cuáles fueron los últimos cambios efectuados al documento?
Esto debes de reflejarlo en un cajetín o tabla para dejar constancia de
las revisiones del documento, quién los ha modificado y quién los ha
aprobado.
Esto que parece que no es transcendente sí lo es y muchísimo.
He visto en varias ocasiones errores y fallos en las empresas por
estar trabajando con ediciones obsoletas de documentos.
GRACIAS.