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a Lean Office
Qué es lean?
Lean es:
Es la Filosofía de Lean
Manufacturing aplicada a
procesos transaccionales, es
decir, operaciones que no
manipulan productos físicos.
Abarca todas las actividades no-
manufactureras. Algunos
ejemplos son: servicios de
entrega , marketing, ventas,
finanzas, ingeniería del producto,
cadena de suministros, logística,
procesamiento de reclamos,
comunicaciones, Call Centers,
Procesos de administración de
ordenes de trabajo, etc.
Reseña histórica
Mercados Competencia
saturados Global
1960 Nacimiento 1980 Enfoque
del marketing al cliente
Más Intangible
Más Tangible
Comida
Rápida
Agencia de
Publicidad
Aerolíneas
Consultoras
Educación
Desafíos en procesos transaccionales
Respuesta
Confiabilidad
Comprensión Competencia
Seguridad Disponibilidad
Cortesía
Credibilidad
Comunicación
Enfoque Tradicional Vs LEAN
Mentalidad “Enfoque
tradicional Lean”
Tiempos cortos en
Grandes Inventarios
todo el proceso y
Procesos por lotes
flujo continuo
=
=
=
Máxima capacidad
Máxima
de entrega
capacidad
de reacción
La idea
Procesos ágiles en lugar de grandes inventarios
Mentalidad “Enfoque
tradicional Lean”
= +
Aumento de la Productividad
Reducción de errores
Aumento de la polivalencia
Ahorro de espacio
Reducción de papeleo
Gestión sincronizada y
orientada a la generación de valor
Tacto
Tacto Flujo
Flujo Pull
Pull Perfección
Perfección
TACTO FLUJO PULL PERFECCION
Tacto
Tacto del
del Reducción
Reducción del
del Procesos
Procesos Calidad con
cliente como tiempo
tiempo de
de tirados ceroerrores
cero fallos
Principios usuario como jalados por los
guía proceso
proceso
gu usuarios
ía posteriores Eficiencia
Producción nivelada y
+ alisada
alisada
Ejemplos: moverse,
transportar, poner a
punto, controles de
calidad, superficie Trabajo con
ocupada, etc. desperdicio
oculto
Principio fundamental
Mucha atención
SIEMPRE, SIEMPRE,
SIEMPRE… debemos
identificar aquellas
actividades que agregan
o no valor desde el punto
de vista del CLIENTE… no
para la organización,
departamentos, áreas o
personas.
En Síntesis:
Valor
No puede suceder
Agregad
o
• Reducir
Desperdicio ELIMINAR • Simplificar
Evidente/ Oculto /
Innecesario Necesario
El desperdicio que vemos…
Usualmente la organización
es consciente solo del 5%
del desperdicio real.
ANTES DESPUÉS
- + - +
Después de LEAN
Valor Desperdicio
Agre Necesario
gado
C
Desinterés Información inútil Herramientas inadecuadas
i
Sobreproducción
Producir o gestionar en exceso sin
tener en cuenta la demanda de los
usuarios. Esto incluye la terminación
de procesos antes de tiempo en tanto
que el producido de éstos se tenga
que almacenar provisionalmente en la
empresa porque el usuario final (o el
proceso siguiente) aún no está
preparado para aceptarlos.
Ejemplos:
• Impresión de información digital
cuando no es necesario.
• Creación de reportes o proceso de
información antes que los
destinatarios puedan accederlos
Tiempo de espera
Ejemplos:
• Caídas del sistema.
• Demora en llegada de suministros.
• Demora en procesado de
información.
Inventarios
Se trata de existencias de
materiales tangibles o
intangibles, entre otras cosas
generadas por producción en
exceso. A su vez esto me ocupa
superficie o espacio de
almacenamiento digital, en
ambos casos esto tiene un costo
que se puede evitar.
Ejemplos:
• Archivo de legajos/reportes.
• Suministros de oficina.
Método de trabajo
no ergonómico
Ejemplos:
• Distancias a centros de
impresión.
• Diseño de layout de oficina
inadecuado.
Errores/ Retrabajos
Ejemplos
• Llenar casilleros en un formulario
que luego no son tenidos en
cuenta.
• Cálculos que se realizan en
forma preliminar y que luego
en otro proceso se vuelven a
calcular
• Exceso de firmas en
documentos.
Comunicación
insuficiente C
La buena comunicación es vital
para cualquier organización. Sirve
para el intercambio de información
y el entendimiento entre las
personas. La comunicación debe
ser precisa y eficaz. Muchas veces
demasiada información es igual de
perniciosa que demasiado poca.
Debemos tener en cuenta que una
información que llega tarde suele
carecer de valor.
Desinterés
Se da cuando se toma la
actitud de “ese no es mi
problema”. Están involucrados
conceptos como: Jerarquía,
nivel de conocimiento,
responsabilidad, egoísmo, etc.
Herramientas
inadecuadas