RECEPCION Y

DESPACHO DE
MEDICAMENTOS
 ORGANIZACIÓN DE PEDIDOS CON LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS O
DISPOSITIVOS MÉDICOS

 SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MÉDICOS 
Es el conjunto de actividades interrelacionadas  que de
manera continua, multidisciplinaria y participativa se realiza
en una institución de salud o en un establecimiento
farmacéutico, para definir los medicamentos y dispositivos
médicos con que se deben contar para asegurar el acceso
de los usuarios a ellos, teniendo en cuenta su seguridad,
eficacia, calidad y costo. En el proceso de selección
toma parte activa el servicio farmacéutico y el Comité  de
Farmacia y Terapéutica.
 El Comité de Farmacia y Terapéutica es un organismo
asesor del cuerpo médico, del servicio farmacéutico y de la
institución, en aspectos técnico-científicos, como consultas,
coordinación e información, relacionadas con los
medicamentos y dispositivos médicos.

 El comité tiene dos propósitos fundamentales:

 Implementar políticas para la selección de
medicamentos y dispositivos médicos, su uso adecuado
y la evaluación en su uso terapéutico.
 Diseñar programas educativos para los profesionales de
la salud y la comunidad en todo lo referente al
conocimiento completo sobre los medicamentos y
dispositivos médicos y su utilización correcta.
 La participación del director del servicio farmacéutico es
de carácter técnico y administrativo en la medida en que
requiere de las habilidades, competencias y experticia del
profesional para soportar al comité toda la información de
medicamentos y dispositivos médicos.

 Política de Selección
La definición de política de selección implica el
establecimiento de mecanismos y lineamientos claros que
se deben aplicar para realizar una adecuada selección de
medicamentos y dispositivos médicos. Para este fin se
pueden tener en cuenta:
 Los protocolos de diagnóstico y tratamiento
institucionales actualizados, listados de consumo
histórico de medicamentos y dispositivos médicos, el
listado nacional del POS vigente.
 Procedimientos y formatos definidos para inclusión o
exclusión de medicamentos y dispositivos médicos del
listado básico.
 Procedimientos para la prescripción de medicamentos no
incluidos en el listado, así como las excepciones para
dicha prescripción.
 Procedimiento establecido para evaluar el proceso de
selección, mediante los indicadores de gestión.

 Métodos de selección
La selección de medicamentos y dispositivos médicos
esenciales corresponde al análisis de la información
disponible que permite identificar las necesidades de la
institución de acuerdo a la población atendida.
 Consumo histórico
Se obtiene del comportamiento de los medicamentos de
acuerdo a la información registrada en las fórmulas
médicas. El proceso consiste en recopilar la información de
los consumos de medicamentos y dispositivos médicos
(software - programa de inventario), considerando la
frecuencia de la utilización para el correspondiente listado y
su comparación con los protocolos o guías de tratamiento,
para asegurar la validez terapéutica de los medicamentos.

 La información para determinar un consumo histórico o

consumo promedio mensual (CPM), se obtiene de llevar
un registro mensual del consumo de cada medicamento o
dispositivo médico por un periodo de 3 a 6 meses o mas.
El CPM del medicamento acetaminofén 500 mg tabletas
resulta de la sumatoria de los consumos en los meses de
enero, febrero y marzo, dividido por el No. de meses que se
tienen en cuenta para el consumo.
 3500+2600+3800 = 9900/3 = 3300.
Para la validez de la información de este método es
necesario considerar la demanda no satisfecha, es decir,
cuando el medicamento solicitado no es suministrado. Se
debe intentar depurar la información a través de
mecanismos idóneos y se recomienda no utilizar el
consumo histórico como método único, sino combinarlo con
otros.
 Perfil epidemiológico
Es denominado también con base en la población, porque
requiere de su estructura demográfica, de sus condiciones
socio-económicas y epidemiológicas, con las cuales se van
a realizar las acciones sanitarias y la selección de
medicamentos esenciales.
El proceso consiste en listar las enfermedades con sus
frecuencias de aparición en la población e indicadores de
prevalencia o incidencia, información que se puede tomar de
diferentes fuentes como: registros diarios de consulta,
historias clínicas, egresos hospitalarios, certificados de
defunción.
De esta manera se conocen las principales causas de
morbimortalidad, las cuales se confrontan con las guías o
protocolos de tratamiento para definir los medicamentos más
indicados para tratarlas, conformando así el listado básico.
 Demanda oferta
Para desarrollar este método se deben identificar los
clientes internos y externos que van a demandar los
servicios de suministros de medicamentos y dispositivos
médicos. Los clientes internos son los que se desempeñan
dentro de la institución como, por ejemplo: Odontología,
laboratorio clínico, rayos X, entre otros.
El cliente externo lo constituyen las empresas objeto de
una posible contratación, tales como empresas
aseguradoras, empresas del sector solidario de salud,
administradoras de regímenes de salud, cooperativas, etc.
A cada uno de ellos se les indagará por sus necesidades
en medicamentos, teniendo en cuenta ya sea las
morbilidades más atendidas y la forma como se intervienen
terapéuticamente, o conociendo cuál ha sido el consumo
histórico de los medicamentos.
 Elementos de selección

Medicamento esencial: Es el que reúne las características de

ser el más efectivo en el tratamiento de una enfermedad, en
razón de su eficacia y seguridad farmacológica, por dar una
respuesta más favorable a los problemas de mayor relevancia
en el perfil de morbimortalidad de una comunidad y porque sus
costos se ajustan a las condiciones de la economía del país.

 Criterios para definir medicamento esencial

De acuerdo a lo establecido por el Ministerio de la
Protección Social, se deben tener en cuenta los siguientes
criterios para una adecuada definición de medicamento
esencial.
Eficacia. Debe estar demostrada en los resultados publicados
en la literatura científica, y que deben ser válidos clínicamente
y aplicables a los tipos de pacientes atendidos.

Efectividad. Cuando el medicamento se aplica en las

circunstancias y condiciones propias de la actividad clínica
habitual, es importante determinar si la población sobre la que
se ha realizado un ensayo es similar a la que se tiene en el
medio y, por lo tanto, se puede estimar que los resultados
esperables serán similares.

Seguridad. Debe evaluarse a partir de la información

generada en los ensayos clínicos, en los estudios
observacionales, en la ficha técnica y boletines de
farmacovigilancia. Se tendrán en cuenta los efectos adversos
más importantes ya sea por su frecuencia o por su gravedad.
 Evaluación económica. Se debe tener presente el costo diario
del tratamiento en patologías crónicas y el costo total del
tratamiento en patologías agudas. El análisis de la evidencia en
el aspecto económico debe tener en cuenta la categorización
existente en la literatura científica como es: Estudio
minimización de costos, costo-efectividad, costo-beneficio y
costo-utilidad.

Cuando hay más de dos alternativas semejantes se debe

realizar un análisis comparativo de eficacia, seguridad,
precio, calidad, disponibilidad, referencias en cuanto a
ventajas y limitaciones en el uso, aprobación para más de
una morbilidad, facilidad en la dispensación para el personal
de salud y la administración para la estabilidad del paciente.
 La escogencia de medicamentos esenciales esta ligada a
las necesidades de la comunidad, políticas institucionales
y normatividad vigente.
 Dispositivo medico: Definido como “cualquier instrumento,
aparato, máquina, equipo, implante, reactivo, calibrador in vitro,
software o artículo relacionado, destinado por el fabricante a
ser usado, solo o en combinación para uso humano. Y que no
ejerce la acción principal que se desea por medios
farmacológicos, inmunológicos o metabólicos”. Ejemplos de
dispositivos médicos: sondas nasogástricas, jeringas,
marcapasos, etc.

Según el uso los dispositivos médicos se clasifican en:

Invasivo, no invasivo y activo.
 Invasivo: El que penetra parcial o completamente en el
cuerpo a través de orificios (no quirúrgicamente) o
superficie corporal, de uso transitorio, corto plazo y largo
plazo.
 No invasivo: Son los que no perforan el organismo,
pero que pueden estar en contacto con fluidos.
 Activo: Invasivos quirúrgicamente, para administrar o
intercambiar energía, para administrar o retirar
medicamentos y otras sustancias del organismo.

 Para los dispositivos médicos, el Comité de Farmacia y

Terapéutica realizará la selección basado en las
necesidades de la institución, eficacia, efectividad,
seguridad, economía y condiciones de uso. Este trabajo
puede ser integrado con el programa de Tecnovigilancia.
 Listado básico de una IPS
Para la elaboración de este documento es necesario tener
en cuenta los siguientes aspectos:
 El listado básico se elabora a partir del Manual de
Medicamentos del Plan Obligatorio de Salud.
 El Comité de Farmacia y Terapéutica en las IPS realiza
la presentación y evaluación de los datos de consumo
de los medicamentos, de acuerdo a la demanda y
ajustado a los servicios que esta ofrece.
 Para la inclusión de principios activos se evalúa los
datos de consumo y la evidencia disponible sobre
seguridad, eficacia, calidad y costo.
 Cada decisión del Comité de Farmacia y Terapéutica en
pleno debe consignarse en un acta firmada por los
miembros del comité.
 El servicio farmacéutico elabora el listado básico con
base en los medicamentos y dispositivos médicos
aprobados por el comité de farmacia y terapéutica.
 El listado básico de los medicamentos y dispositivos
médicos, debe cumplir con los siguientes criterios para
su elaboración según la OPS: Título, nombre de la
institución, año de la emisión, código, nombre genérico
del principio activo o denominación común internacional,
concentración, forma farmacéutica, unidad de medida o
consumo, grupo terapéutico del principio activo, vía de
administración, nivel de uso, POS o no POS,
fotosensible, higroscópico y observaciones.
 Para los dispositivos médicos es importante usar
denominaciones genéricas y no limitarse a marcas
comerciales.
 El Comité debe asegurar la socialización y difusión del
listado institucional, por medio de publicaciones de fácil
consulta entre todo el personal asistencial, en especial
de los médicos prescriptores.
 El listado institucional debe ser revisado cada año para
atender los requerimientos de la atención en salud de los
usuarios.
 ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MÉDICOS
Es el conjunto de actividades que realiza la institución o
establecimiento farmacéutico que  permite  adquirir los
medicamentos y  dispositivos  médicos  que han sido
incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos
disponibles para la satisfacción de las necesidades
de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios. 

 El comité de compras de la institución es el encargado

de aplicar la política de compra.
 Política de compras. La política de compra deben tener
en cuenta los siguientes criterios:
 Relación a largo plazo con los proveedores.
 Responsabilidades durante el proceso.
 Niveles de inventario.
 Tiempo para el cual se efectúa la compra.
 Modalidad de la compra (licitación, compra directa,
subastas, etc.).
 Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar
deben corresponder al listado básico de la institución.
 Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico
(urgencia evidente).
 Manejo de donaciones.
 Funciones del comité

 Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de

las ofertas y analizar las ofertas con los criterios definidos
para recomendar la adjudicación del contrato o la
contratación directa.
 Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el
concepto técnico para la adquisición de los medicamentos
y dispositivos médicos.
 Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier
modificación.
 Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación
pública o de la normatividad vigente para la contratación
privada o comercial según el caso.
 Aplicar la política de regulación de precios de
medicamentos, la cual se resume en la Circular número
04 de 2006 de la Comisión Nacional de Precios de
Medicamentos.

 Modalidades de compra
La modalidad de compra está dada como una política interna
de la institución. La compra puede hacerse mediante
diferentes modalidades, entre las que se encuentran: los
concursos de proveedores, las compras directas y las
entregas contratadas.
La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta
factores de diferente orden: legislación vigente, costo, gasto
en el proceso, servicios del proveedor y control del proceso.
 Para el manejo adecuado de las donaciones se deben
tener en cuenta los cuatro principios básicos, ajustados
a los criterios de la Organización Mundial de la Salud -
OMS (1996):

 Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes la

reciben.
 Deben respetarse los deseos y autoridad del
beneficiario.
 No debe haber discriminación en la calidad de los
productos.
 Debe establecerse un mecanismo efectivo de
comunicación entre el donante y el beneficiario.
 Gestión de proveedores
Un proveedor es aquella persona o empresa que abastece
con algo a otra empresa con el fin de ofrecer un servicio.
Existen tres tipos de proveedores para las empresas:
proveedores de bienes, de servicios y de recursos. Para el
caso que nos ocupa el proveedor de medicamentos y
dispositivos médicos es un proveedor de bienes

 Aspectos a tener en cuenta en la gestión de

proveedores.
 El comprador y proveedor deben ser independientes y
respetar esta independencia.
 El comprador debe dar información clara sobre lo que
desea.
 El comprador y el proveedor son responsables de la
garantía de la calidad.
 El contrato entre las partes debe contemplar: calidad,
cantidad, precio, tiempo, condiciones de entrega y forma
de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una calidad
satisfactoria, respaldada por protocolos.
 Las partes deben acordar los medios de evaluación.
 Las partes deben conocer los procedimientos para la
solución de conflictos.
 Las partes deben intercambiar la información necesaria
para ejecutar un mejor control de calidad.
 Las partes deben controlar eficientemente las actividades
comerciales.
 Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida
atención a los intereses del consumidor.

 La condición técnica es competencia del director del

servicio farmacéutico y comprende todos los requerimientos
de calidad, cantidad y entrega de los insumos.
 Especificaciones técnicas de los medicamentos y
dispositivos médicos.
 Protocolos de calidad para lotes.
 Formas de entrega.
 Recepción técnica y documentos para pedido y entrega.
 Garantías de calidad.
 Políticas de devoluciones.
 Fichas técnicas.
 En la valoración para la calidad del servicio se deben
tener en cuenta:
 Oportunidad en la entrega.
 Pedido completo.
 Informe oportuno de la situación del pedido.
 Atención al servicio.
 Sostenimiento de las ofertas.
 Política en el manejo de devoluciones.
 Cumplimiento de las especificaciones administrativas.

Para la valoración de la calidad del producto se debe tener en

cuenta como objetivo fundamental evaluar el cumplimiento de
las especificaciones técnicas de los productos recibidos en
cuanto a sus características organolépticas, que son aquellas
que se pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura).
Fisicoquímicas, microbiológicas y material de
acondicionamiento, concepto que debe ser emitido por el
director del servicio farmacéutico.
 El servicio farmacéutico de la IPS o el establecimiento
farmacéutico determinará la cantidad de medicamentos
y dispositivos médicos que requiere para cierto periodo
teniendo en cuenta: la población usuaria, consumo
histórico, perfil epidemiológico comparado con la
definición de necesidades de los servicios, la oferta de
servicios y el presupuesto disponible.

 La programación de necesidades debe cumplir con

los siguientes requisitos:
 Definir periodo de análisis y de proyección de
necesidades.
 Definir los consumos promedios de los medicamentos y
dispositivos médicos.
 Programar las cantidades a adquirir teniendo en cuenta
los indicadores de: Punto de reposición, consumos
promedios, niveles mínimos y máximos y tiempos de
reposición.
 Definir prioridades de acuerdo con el presupuesto
disponible y al peso económico de cada medicamento
dentro del total de la compra (clasificación ABC/VEN) de
los medicamentos o cualquier otro método idóneo para
tal fin.
 Definir la programación de entregas de la compra de
acuerdo con la modalidad de adquisición y el flujo de
caja de la institución.
 Método de estimación de necesidades

 Perfil epidemiológico o morbilidad: Recomendado por

la OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad y
protocolos de tratamiento.
 Consumo histórico: Es el registro histórico de las
cantidades despachadas y registradas en la fórmula
médica en promedio (cada mes, semana, día). Este
promedio se hace teniendo en cuenta la información de
un periodo (últimos tres, seis o doce meses), se
actualiza periódicamente (semanalmente,
mensualmente). Además, sirve para calcular otros
parámetros de control, como niveles mínimos y máximos
de existencia con los cuales puede calcularse al mismo
tiempo la cantidad para comprar.
 Consumo ajustado: Este método sólo se utiliza cuando
no se cuenta con información, por lo que es necesario
tomar la información de una región similar
demográficamente, así como en factores ambientales y
culturales. Con esta información se toma la decisión de
cuantificar por perfil de morbilidad o por el histórico.

 Plan de compras
Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o
elementos para la elaboración de un adecuado plan de
compras, que se ajuste a las necesidades de la IPS para la
atención de sus usuarios.
 Consumo promedio (CPM) Se define como la cantidad
del medicamento o dispositivo médico que se consume
en un periodo de un mes. Se toma la información de los
consumos obtenidos en la estimación de las
necesidades, ya sea por consumo histórico o perfil
epidemiológico.

 Tiempo de reposición (TR) Es el tiempo durante el cual

se realizan todas las actividades propias de la compra,
las cuales varían de acuerdo a la modalidad de compra y
de los proveedores seleccionados. En algunos sistemas
de salud este periodo se duplica por los trámites
administrativos. Este tiempo se toma desde la fecha en
que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se
recibe el medicamento en la respectiva dependencia.
 Nivel mínimo existencias (NmE) Representa la
cantidad de reserva o seguridad para evitar ruptura o
agotamientos en el inventario que pueden generar
demanda insatisfecha.
 Punto de reposición (PR) Es la cantidad en existencia
que realmente da inicio al proceso de compra. Es la
relación entre la existencia de seguridad (NmE) y la
demanda o consumo promedio mes (CPM) de un
periodo en el cual pueda reponerse la existencia y
alcanzar nuevamente un nivel de normalidad.
 Nivel máximo de existencia (NME) Representa la
cantidad tope que no debe sobrepasarse porque
compromete los recursos de la institución. Para
calcularlo se cuenta con el nivel mínimo de existencia
(NmE), el consumo promedio (CPM) y el número de
meses estimado para la compra.
 Cantidad a comprar Es la cantidad a solicitar de cada
medicamento y dispositivo médico para cubrir las
necesidades del periodo.

 Priorización de la compra
Para los casos en que la institución o establecimiento no
dispone del recurso económico para realizar la totalidad de
la compra, es importante considerar una forma apropiada
de priorización.
 Vitales (V). Medicamentos absolutamente
indispensables, su carencia o existencia parcial puede
ocasionar graves consecuencias para la población
atendida. Compromete la atención adecuada y, por lo
tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recaídas,
incapacidad laboral e incapacidad permanente.
 Esenciales o menos vitales (E). La carencia o existencia
parcial de estos medicamentos puede llevar a incapacidades
transitorias o limitantes algunas veces. La frecuencia y
gravedad de las enfermedades es menor que la del grupo de
los vitales.
 No esenciales (N). La carencia o existencia parcial de estos
medicamentos no indica agravamiento de los problemas de
salud, de cronicidad, acción incapacitante o limitante. Son
medicamentos menos indispensables, de acuerdo a la baja
frecuencia y gravedad de las enfermedades para las cuales
están indicados.

 Ejecución de la compra
El jefe de compras de la institución o establecimiento realizará
las siguientes actividades previas a la reunión del comité de
compras:
 Elaborar el presupuesto de compra
 Actualizar el registro de proveedores y elaborar pliego de
condiciones.
 Invitar a cotizar a proveedores, solicitando la ficha técnica
por medicamento y dispositivo médico.
 Recepcionar y valorar la documentación entregada por los
proveedores.
 Analizar las cotizaciones y cumplimiento de requisitos.
 Preparación y evaluación de cuadro de ofertas, con
proveedores que cumplen requisitos.
 Solicitar al director del servicio farmacéutico el concepto
técnico de los medicamentos cotizados.
En la reunión del comité de compras se evaluarán las ofertas
de los proveedores teniendo en cuenta: documentación,
servicio, precio y producto.
Una vez asignados los medicamentos y dispositivos médicos
a los proveedores seleccionados se realizarán las siguientes
actividades:
 Socialización a los proveedores en la cual se da a conocer
los resultados de la compra.
 Entrega de órdenes de compra y contratos a proveedores.
 Actualización del kardex de proveedores.
 Recepción técnica por parte del servicio farmacéutico de
los insumos adquiridos.
 Evaluación de las compras
Después del proceso de ejecución de las compras es
necesario seguir controlando y evaluando el cumplimiento de
las decisiones y políticas definidas por el comité de compras.
El jefe de compras realiza la evaluación de la compra, la
cual debe incluir:

 Revisión mensual al kardex de proveedores,

garantizando la actualización de la información y
documentación como: razón social, representante legal,
direcciones, números de teléfonos, registro de productos
nuevos.
 Revisión de vencimientos de documentos como: registro
sanitario, certificado de buenas prácticas de
manufactura, certificación ISO, registro de proponentes.
 Evaluar periódicamente el plan de compras,
proveedores, la regulación de precios, la ejecución del
presupuesto.