PLANEACION ADMINISTRATIVA

NIVELES Y TECNICAS.

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA
La planeación es el primer paso del proceso administrativo en el que
se visualiza el futuro y se encamina hacia donde se quiere ir por
medio de técnicas o herramientas de planeación.

TIPOS DE PLANES:
1) Propósitos o misiones.
2) Objetivos o metas.
3) Estrategias.
4) Políticas.
5) Procedimientos.
6) Reglas.
7) Programas.
8) Presupuestos. (Koontz & Weihrich, 1998)
NIVELES DE PLANEACION
Una empresa u organización, es un conjunto entrópico.
Normalmente el trabajo del día a día absorbe la mayor parte
del tiempo y el esfuerzo de un equipo.

Si no se tiene el cuidado en dedicar tiempo y atención

suficientes a planificar el trabajo a realizar, un grupo de
personas y otros recursos, que se supone deberían funcionar
como un reloj cronometrado, perderán bastante eficacia.

No significa esto que se trabaje menos,

todo lo contrario.
NIVELES DE PLANEACION

Sin una buena planificación, habrá que trabajar mucho más.

Para alcanzar objetivos requerirían mucho menos
esfuerzo, si el equipo tuviera perfectamente claras las metas
que se deben alcanzar. por lo tanto, aplicando una buena
planificación la ejecución del trabajo será más rápida, más
ordenada, más escalable y menos
traumática.
NIVELES DE PLANEACION

Para evitar el caos y el desconcierto, es imprescindible contar

con tres niveles de planificación, independientes pero
complementarios:

 Planeación a largo plazo o planeación estratégica

 Planeación a mediano plazo o planeación ejecutiva
 Planeación a corto plazo o planeación operativa
PLANEACION A LARGO PLAZO
Define los objetivos que desea alcanzar tu organización en un plazo
relativamente largo. Los tiempos varían en base a muchos factores, pero
normalmente se hacen planificaciones de este tipo a un periodo de años
vista.

Su parte central está formada por las consideraciones estratégicas en

cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para
satisfacerlas. Una característica distintiva de este tipo de planificación es
el descubrir oportunidades, y después desarrollar estrategias y
programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades.
PLANEACION A LARGO PLAZO
Se concentra en la extrapolación de datos recopilados de fuentes
externas e internas para proyectar la información relacionada con la
comercialización y distribución, técnica y de instalaciones,
financiera, de recursos humanos y otros aspectos.
Comienza con un entendimiento realista de los mercados, productos,
plantas, almacenes, márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión,
flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniería
y habilidades y capacidades del personal
PLANEACION A MEDIANO PLAZO
Es un subconjunto de la planificación a largo plazo.
Se centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero
dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años). Los
estados financieros pro forma en este período son más detallados que
aquellos para la planificación a largo plazo.
En definitiva se refinan los planeas estratégicos a largo plazo de la
organización al desarrollar planes financieros más específicos. El
resultado de este nivel de planeación sirve como entrada para la
planeación a corto plazo.
PLANEACION A MEDIANO PLAZO

Se relaciona primordialmente con la planificación financiera, de

manera que pueda colocar a la organización en la mejor postura
financiera para materializar las oportunidades descubiertas por la
planificación a largo plazo.
PLANEACION A CORTO PLAZO
Es el tipo de planificación a la que estamos más acostumbrados.
Es esa que traducimos en listas de tareas y en notas en nuestro escritorio.
Es el tipo de planificación que nos va a permitir alcanzar objetivos a corto
plazo. es decir, es una previsión que contempla cómo vamos a sacar
adelante un conjunto de tareas pactadas de antemano con nosotros
mismos o con un grupo de personas.
La practicamos a diario. Cuando salimos de casa por las mañanas, todos
tenemos más o menos claro en nuestra
cabeza cómo va a ser el día.
PLANEACION A CORTO PLAZO
Cuando empieza nuestra jornada laboral, siempre tenemos en mente
cuáles son las tareas fundamentales que tenemos para hoy.
También llamada planificación operativa; se lleva a efecto en cada
planta y almacén. Es una extensión de la planificación a mediano
plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados
con los niveles de producción específicos durante el período no
mayor a un año.
Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas suministrados
por mercadotecnia.
Estos tres niveles de planificación son imprescindibles, no solo para
alcanzar los objetivos de la organización, sino también para el
bienestar de los miembros que la componen.  

Una buena planificación a corto plazo sin una planificación a largo

plazo dará la sensación a los trabajadores de que su esfuerzo diario
no tiene sentido o una buena planificación a largo plazo sin una
organización a medio plazo hará que el objetivo de la organización
sea una lejana utopía porque no se sientan las bases de las etapas que
hay que conquistar antes de alcanzar una meta.
Una organización que no cuida estos tres niveles de planificación
nunca podrá alcanzar sus objetivos, ni mantener un buen nivel de
satisfacción en todos los miembros que la componen
TECNICAS DE PLANEACION

Las técnicas de planeación son herramientas que cada

administrador necesita ocupar en la organización, puesto
que permiten visualizar el futuro sin necesidad de
agarrar desprevenido al encargado.
Aunque las situaciones pueden variar, estas
herramientas hacen que no se salgan de control las cosas,
puesto que permiten implementar un curso de acción,
entre varios alternativos.
TECNICAS DE PLANEACION

A continuación se mostrarán las técnicas que cada administrador o

ingeniero industrial usa con frecuencia para la toma de decisiones
en la organización.

Estas técnicas son las más comunes, sin embargo, el hecho de ser
comunes no implica el conocimiento y el dominio de las mismas,
por lo tanto se requiere un estudio profundo de cada técnica.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN.

Dentro del sistema de planeación, existen técnicas o

herramientas de planeación, que les son útiles a los que
encabezan a una empresa u organización, como lo son los
gerentes, administradores, ejecutivos, empresarios;

Y éstas, les permitirán tomar decisiones no alejadas de la

realidad pues permiten visualizar el futuro, minimizando
riesgos y optimizando los recursos.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN.
Existen diferentes técnicas de planeación:
- algunas son generales y son aplicables para toda la
organización
- otras, son específicas, las cuales son utilizadas en los diferentes
departamentos de la organización;

Es importante mencionar que las herramientas de planeación se escogen de

acuerdo a la necesidad de toma de decisión que se requiera.

Las técnicas de planeación pueden ser:

cualitativas o cuantitativas.
TÉCNICAS CUALITATIVAS.
En este tipo de herramientas se recurre al empleo del criterio,
por lo tanto, los que las ocupan, tienden a llegar a un resultado
según su experiencia.

Algunos ejemplos de estas técnicas son:

Delphi
Tormenta de ideas (Brainstorming)
Grupos TGN
Círculos de calidad y equipos de mejora
TECNICA DELPHI

Esta técnica permite tomar decisiones individuales poniendo

soluciones o alternativas a algún problema, escribiéndolas en un
papel con carácter de anónimo para posteriormente recopilar
las ideas, analizarlas y de todas escoger la mejor, cabe
mencionar que estas opiniones las deben escribir los gerentes o
encargados de la organización (grupos de expertos).
TORMENTA DE IDEAS.

Con esta técnica se realiza una reunión para todos los gerentes de la
empresa (en caso de ser microempresa se recomendaría que
asistieran todos los trabajadores) para dar ideas, soluciones y/o
aportaciones que permitan tomar la decisión de realizar una mejora
o solucionar el problema planteado;
Un asignado se encarga de anotar las ideas que surjan de todos para
posteriormente analizarlas y votar por la o las mejores. Todas las
ideas por más “absurdas” que se escuchen son bienvenidas y no se
debe de criticar alguna.
GRUPOS TGN.
Esta técnica es como un conjunto de las técnicas Delphi y
tormenta de ideas. La cual comienza con una reunión de
ejecutivos los cuales anotarán sus ideas en un papel, dichas ideas
una vez finalizado este paso se anotarán en un pinzarrón, las
cuales se procederá a evaluar y analizar pasando así a la votación
por las mejores ideas las cuales se optarán aritméticamente, estos
valores los escogerá la persona encargada del conteo, (Recursos
humanos o ingeniería industrial) en dónde optará si poner valores
como del 1 al 10 en donde el 1 sea de mayor importancia o
viceversa.
CÍRCULOS DE CALIDAD Y
EQUIPOS DE MEJORA.

Son grupos de personas asignadas del mismo departamento (entre 6 y

12 personas) que se reúnen periódicamente para el análisis de los
problemas que se presenten, al igual que para el mejoramiento del
departamento del que sean parte, se buscarán las causas de los
problemas al igual que las posibles soluciones para así incrementar la
calidad de sus procesos.
TÉCNICAS CUANTITATIVAS.

Con estas técnicas se maneja la aplicación de métodos estadísticos,

matemáticos para la toma de decisiones que se deben tomar para un
problema que requiera solución.

Entre ellas, están:

Árboles de decisión.
Gráfica de Gantt.
El Método del Camino Crítico (CPM).
Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)
Investigación de operaciones.
ÁRBOLES DE DECISIÓN.
Llamado así por la forma en que se convierte a la manera de realizarlo,
consiste en la representación por medio de un diagrama de
acontecimientos el cual inicia con un carácter y de ahí se van poniendo
las acciones, las cuales esas acciones se convertirán en caracteres y
darán resultado a otras acciones, así sucesivamente. Permite visualizar
las alternativas y ven de qué dependen.
GRÁFICA DE GANTT.

Las gráficas de Gantt son muy utilizadas para la planeación de

actividades, ya sea de algún proceso, proyecto o evento, etc.
Por su sencillez pero alta eficiencia, permite determinar la fecha
durante todo un proceso de lo que durarán las actividades a
realizar para el logro del objetivo, tomando en cuenta los tiempos,
las cuales pueden ser en horas, días, semanas, meses.
Es recomendable realizar dos líneas con diferente color, en donde
una sea para la definición del tiempo planeado (teórico) en que se
deberá de realizar la actividad y otra línea de otro color para
señalar el tiempo real (práctica) en que se ande realizando la
actividad.
EL MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO
(CPM).
Esta técnica, es una herramienta útil de planeación que permite la
culminación de actividades para el logro de un objetivo en
particular.

Para la realización de esto, se necesitan saber el conjunto de

actividades necesarias para el trabajo, la fecha de terminación de
cada actividad, el tiempo en que las actividades se tardan en
realizar, la secuencia de las actividades, empezando por las que
deben hacerse de inmediato y conocer su interdependencia.
EL MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO
(CPM).
Con el método CPM se busca la ruta crítica que sea óptima para la
culminación del trabajo, en esta red que se forma, igual se calculan
los tiempos de holgura.

Esta técnica es determinística, pues se conocen los tiempos de

ocurrencia de todas y cada una de las actividades que constituyen el
proceso.
Técnica de evaluación y revisión de
programas (PERT)
Una técnica muy usada en la actualidad, pues mediante una red, se
muestran los acontecimientos que sucederán para la realización de
un proyecto y en sí para la culminación de un objetivo.
Esta técnica es probabilística, pues se le asigna el tiempo a una
actividad con “probabilidad” de que suceda durante ese período,
ajustándose así los tiempos si no se llega al término en el momento
planeado. El método es parecido a la gráfica de Gantt sólo que en
versión extendida y en forma de red.
PERT
Investigación de operaciones
Desarrollada en la segunda guerra mundial en Inglaterra, debido a la
encomienda que se le da a un equipo de ingleses para que tomaran las
mejores decisiones para la utilización de los materiales bélicos.

“Un elemento principal de la investigación de operaciones es el

modelado matemático…establece una base para tomar una decisión,
se deben tener en cuenta factores intangibles o no cuantificables, por
ejemplo, el comportamiento humano para llegar a una decisión final.”
(Taha, 2003)
Investigación de operaciones
Con la Investigación de operaciones se emplean métodos,
técnicas e instrumentos científicos a casos que ocurren en
una organización consideradas como problemas para dar
soluciones óptimas y tomarse así decisiones sobre lo que
está aconteciendo.
Las principales técnicas de
Investigación de Operaciones

 Programación lineal.
 Teoría de juegos.
 Teoría de colas.
 Teoría de los grafos.
 Programación dinámica.
 Análisis estadístico y cálculo de probabilidad.”
(Chiavenato, 2004)
La implementación de las técnicas de planeación en una
empresa u organización, o en un aspecto de la vida misma, no
debe de discutirse y tomarse sin importancia, puesto que esto
hace diferencia sobre ser exitoso o no, ya que permite la
visualización del futuro y, aunque bien, se sabe que los
tiempos cambian y nada permanece constante, estas
herramientas permiten posicionarse un paso adelante para
tener facilidad de tomar decisiones en el momento y lugar
precisos.
Se debe saber que las decisiones no se toman por tomar,
o dar por el hecho de ser cabeza en una organización,
estas deben tener fundamento y de todas las
herramientas de planeación se debe tomar la que mejor
convenga para el caso que se pretende solucionar o
simplemente planear.