GESTION DE

PROYECTOS
INFORMATICOS
KICK OFF
El kick-off meeting, el pilar de la
comunicación en tu proyecto

Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras

interacciones con los principales afectados de tu proyecto
(stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más
conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión
como un encuentro entre los responsables de la empresa
ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que
tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece,
formalmente, su arranque. Hasta aquí la definición formal,
pero ¿le prestas realmente atención a esta reunión o
simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo
largo de la duración del proyecto?
kick-off meeting

La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa

para facilitar la comunicación en tu proyecto Además de
establecer el arranque formal, es un perfecto punto de
encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio
donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu
proyecto. Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy
probable que una mala reunión de arranque sea un indicio
para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo
proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio.
kick-off meeting

A continuación te enumeramos algunos de los aspectos relevantes

que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de
arranque:

1 Plantea una reunión presencial Siempre que sea posible, intenta

que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de
videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena
herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un
contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a
entender sus expectativas.
kick-off meeting
2 Prepara bien la reunión Como ya hemos comentado en otros posts, la preparación es relevante, pero en
el caso de la Kick off meeting mucho más si cabe. Esta no es una reunión social. Es quizá la reunión más
relevante de tu proyecto, donde vas a establecer los modelos de gobierno y puede que el único momento
en el que todavía no haya problemas a resolver y donde el ambiente sea cordial (aunque hay veces que ni
en ese momento). Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que
dispones para resolver las siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo del proyecto?
¿Qué beneficios, cual es el valor que aportará a la organización? (tanto a tu organización como al cliente)
¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
¿Cuáles son las fechas críticas (hitos) del proyecto?
¿Cuál es su coste?
¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión que tengas que tener en cuenta?
Tienes que entender el entorno (la organización, el sector,…) en el que se va a desarrollar el proyecto.
Tienes que identificar y conocer los stakeholders (interesadores/afectados) de tu proyecto.
kick-off meeting

3 Durante la reunión Aunque tú como director del proyecto llevarás la

voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea
una reunión cerrada (un discurso). Tienes que abrir el debate al resto de
los asistentes en algunos puntos relevantes. El objetivo es que puedas
conocer de primera mano sus expectativas, sus principales
preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las
incertidumbres que pueda haber. Los temas que vas a tener que tratar,
como mínimo, son:
Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los
principales hitos y entregables que se van a producir.
Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve
debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo
más.
kick-off meeting
Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y
sus responsabilidades. En aquellos roles que no esté claro quién será la persona
asignada (sobre todo en roles del cliente), es el momento adecuado para definirlos y
establecer los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles
incidencias que puedan surgir. Recuerda que en esta reunión vas a fijar las bases de
gobierno y tienes que contemplar tanto los buenos como los malos momentos que
puedan venir. Nuestro peor enemigo en esta reunión es la típica frase “…no hace falta
entrar en esos detalles, nos vamos a llevar bien…”. ¿Y si no nos llevamos bien? Mejor
deja todo claro desde un principio.
En la reunión de kick off tienes que establecer cómo se harán las reuniones de
seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.

Uno de los principales riesgos que te puedes encontrar durante la reunión en tu rol como
moderador, es que algún tema se enquiste. En este caso tendrás que intentar posponer
ese tema a otra reunión monográfica para poder continuar avanzando en otros temas.

Establecer los próximos pasos.

kick-off meeting

4 Después de la reunión La kick off meeting no acaba al finalizar la

reunión. Como toda reunión será necesario elaborar el acta y
distribuirla a todos los asistentes. No dejes pasar mucho tiempo e
intenta enviarla, como máximo, dentro de los dos días siguientes a
la celebración de la reunión. Como ya hemos indicado en un post
previo, tienes que dejar claro los compromisos y las tareas
asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los
responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental
para mover a la acción después de tu reunión de arranque.
Es recomendable, antes de hacer llegar el acta a todos los
asistentes, que pudieras contrastar su contenido con algunos de
los interlocutores del cliente (normalmente aquella persona que
tiene la responsabilidad principal de hacer el seguimiento por su
parte).
kick-off meeting

5 Premisas finales Para terminar es importante que tengas muy presente estas
premisas antes de afrontar una kick off meeting:
Tu objetivo es establecer un compromiso claro por parte de todos los
participantes (tanto de la empresa que ejecuta el proyecto como del cliente)
Tienes que establecer un clima de confianza
Clarifica todas las dudas que puedan surgir entre los participantes. Es uno de los
momentos más relevantes para identificar las distintas expectativas sobre el
proyecto.
Confirma los roles y responsabilidades de todos los participantes. Así que ya
sabes, en tu próximo proyecto pon toda tu energía en lograr una exitosa kick off
meeting. Puede ser el primer paso para alcanzar el éxito en tu proyecto porque,
como ya decía Platón: “El inicio es la parte más importante de la obra”.
Contenido Presentación Kick Off

▸ Introduccion
▸ Objetivo del Proyecto
▸ Alcance del Proyecto
▸ Cronograma del Proyecto (Hitos del
proyecto)
▸ Equipo del Proyecto
▸ Restricciones
▸ Factores claves de exito
Introducción

<<Describa los principales antecedentes / necesidades/

oportunidades que justifican el proyecto. Mencione puntos
relevantes del caso de negocio como por ejemplo, mercado
potencial, ahorro esperado, riesgo que se mitiga, etc>>

Ejemplo:
“Actualmente en el mercado los usuarios del sector
financiero no tienen la posibilidad de realizar transferencias
en línea y tiempo real entre cuentas de diferentes Entidades
Financieras. Lo anterior deja al descubierto una oportunidad
de mercado estimada en 5 Millones de transacciones al año”
Objetivo del proyecto

Describa cual es el objetivo general del proyecto, por

favor no se confunda con los objetivos del negocio. Es
muy importante colocar cual el servicio/producto y en
que tiempo se va a implementar el proyecto

Ejemplo:
Desarrollar un servicio 7X24 que permita a los
usuarios de las EF realizar Transferencias en Línea y
tiempo real en 6 meses
Alcance del Proyecto

Defina el alcance a un nivel general, puede apoyarse en

un WBS de nivel 1
Cronograma del proyecto

Coloque un Cronograma de alto nivel, ojala donde se

destaquen los hitos del proyecto en el tiempo.
Equipo del Proyecto

Recomendación: No manejar una estructura Jerárquica, es importante

que identifique los siguientes roles con sus responsabilidades especificas
Restricciones

<<Es muy importante identificar las restricciones del proyecto

para que queden claras desde uncomienzo>>

▸ El proyecto debe salir a producción el 3 Marzo 2010

▸ El presupuesto máximo asignado es de USD500.000
▸ El proyecto no podrá utilizar recursos los primero 5 días de
cada mes debido a que la prioridad la tiene la Operación
▸ En diciembre 2009 no se pueden ejecutar pruebas
▸ Los desarrollos de los WS deben cumplir con el estándar
internacional XX
Factores claves de exito

<<Mencione los factores claves de éxito del proyecto>>

Ejemplo:
Contar con un líder funcional que haga parte de la operación
Que el equipo de desarrolladores físicamente este en ACH
Colombia
Que el proyecto cuente con el apoyo del área de Meracadeo
para todo lo que tiene que ver con el plan de divulgación
Que las Entidades Financieras se involucren antes de iniciar el
desarrollo