MANUAL DE FUNCIONES Y CODIGO MA-RH-SIG-000

PROCEDIMIENTOS
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GESTION HUMANA – SISTEMA FECHA A PARTIR DE

INTEGRADO DE GESTIÓN JULIO DEL 2018

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CARGO AL QUE REPORTA CONTADOR GENERAL- GERERNTE GENERAL
CARGOS A LOS QUE SUPERVISA N/A
HORARIO DE TRABAJO Lunes a Viernes de 8:00 a 5:30 pm y Sábados de 8:00
a.m.– 12:00
CIUDAD Fusagasugá- Cundinamarca
2. OBJETIVO
Apoyar los procesos administrativos y contables, aplicando las normas y procedimientos
definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, archivando, a
fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la
prestación efectiva del servicio. Hace parte integral del contrato laboral, este manual de
funciones.

3. FUNCIONES
1. Control de ingreso de la documentación, Archivo
2. Organizar, clasificar, ordenar, describir, y archivar la documentación.
3. Realización de cuadro de caja.
4. Custodia, control, manejo y cuidado del archivo general.
5. Administración de un sistema de información para el control, localización y digitalización
del archivo general.
6. Selección, y traslado de la documentación de Archivo General a archivo auxiliar, con su
respectiva ficha de control documental.
7. Realizar el cargue de información de las bases de datos de los proveedores y clientes
8. Escanear y enviar al correo los pagos y pedidos a los proveedores o cualquiera que se
requiera.
9. Atender llamadas brindando información de la empresa, proyecto, etc.
10. Llevar actualizado el directorio telefónico de empleados, contratistas, proveedores, clientes y
todos los prestadores de servicios a Inversiones Raysant S.A.S.
11. Realizar pedidos, recibirlos y controlar la entrada del mismo
12. Elaboración de recibos de caja de ventas.
13. Realizar de comprobantes de egreso
14. Después de su vinculación con la empresa es su deber mantenerse al tanto de la normatividad
vigente en COLOMBIA, para el adecuado manejo de las bases de datos.
15. Cumplir con las políticas, del SGSST y de manejo de bases de datos con la que cuenta
Inversiones Raysant S.A.S.
16. Realización de contratación trabajadores y sus respectivas afiliaciones a las distintas
entidades.
17. Realizar contratos de obra, compraventa y otro si requeridos
18. Cuando por algún motivo, no sea posible cumplir alguna de las funciones; por causa de otro
funcionario, se deberá informar al superior Jerárquico inmediato; en tal caso de no obtener
respuesta positiva, podrá continuar al nivel jerárquico, siguiente.

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19. Solicitar autorización para el retiro físico de las instalaciones de la Empresa, de elementos o
equipos, bajo cualquier circunstancia.
20. Mantener la confidencialidad, de la información propia de su cargo asignado.
21. Demás función que se le designe conexas con el cargo, el objeto y función de la empresa.
22. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
23. Proceso de escrituración, pedir documentación y realizar proceso ante notaria.
24. Realizar pagos de servicios públicos y otros.
4. AUTORIDAD JERARQUICA

JUNTA DIRECTIVA

COORDINADOR SGSST

GERENCIA GENERAL

REVISOR FISCAL

CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR ADMINISRATIVO

5. AUTORIDAD
Nivel Funcional

6. RESPONSABILIDADES
1. Por la documentación de Inversiones Raysant S.A.S.
2. Por los informes mencionados en este manual y cualquier otro que sea solicitado.
3. Por transmitir las inquietudes que surjan inherentes a su puesto a su superior inmediato.
4. Por brindar la información adecuada a clientes, proveedores y trabajadores.

RESPOSABILIDADES SGSST
1. Conocer el SGSST y responsabilizarse por la implementación en su área.
2. Incluir en las reuniones temas de salud ocupacional.
3. Asistir a las capacitaciones que se dictan a nivel de salud ocupacional
4. Participar en las actividades que se realizan en salud ocupacional y hacer que el personal a su
cargo participe.
5. Cumplir con las actividades delegadas por la Gerencia General en cuanto a los procedimientos

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del SGSST, y medio ambiente.

6. Reportar incidentes y actos inseguros en los lugares de trabajo con el fin de prevenir accidentes
de trabajo.
7. Dar cumplimiento de la legislación vigente.
8. Evitar el consumo de tabaco y licor dentro de las instalaciones del lugar de trabajo.
9. Mantener su puesto de trabajo en orden y aseo.

7. COMPETENCIAS
Educación: Tecnólogo administrativo o contabilidad, estudiante de contaduría publico mínimo
5 semestres.
8. NORMA DE
COMPETENCIAS
LABORALES
210601020 Atender clientes de
acuerdo con procedimiento de
servicio y normativa.
410601003 Asistente
Administrativo.
410601004 Supervisor de
Empleados de Apoyo
Administrativo

9. EXPERIENCIA
Experiencia mínima de 6 meses en cargos similares
10. Habilidades
 Liderazgo y capacidad de resolver problemas.
 Capacidad para integrarse a trabajo en equipo
 Buena comunicación, atención quejas, reclamos y sugerencias
 Manejo de office, Word, Excel y Outlook y navegadores
 Manejo de catálogos de productos

ELABORO REVISO APROBO

GESTIÓN
HUMANA GERENTE GERENTE
GENERAL GENERAL

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COORDIANDOR
HESQ