TEORIA DE

SISTEMAS

PARTE II
DIAGRAMAS DE FLUJO
(FLOW CHART)
¿Qué es un Diagrama de Flujo?

Un Diagrama de Flujo es una representación GRAFICA

de los pasos en un proceso, útil para determinar cómo
funciona realmente el proceso para producir un
resultado.

El resultado puede ser un producto, un servicio,

información o una combinación de los tres.

Al examinar cómo los diferentes pasos en un proceso

se relacionan entre sí, se puede descubrir con
frecuencia las fuentes de problemas potenciales.
Los diagramas de flujo se desarrollaron con
la idea de representar procesos en áreas
como:
 la administración de empresas,
 la planeación de proyectos,
 la manufactura de productos,
 la planificación de estrategias de ventas y
muchas áreas más,
 el análisis y planeación de procesos para el
desarrollo de sistemas computacionales
Los Diagramas de Flujo detallados describen
la mayoría de los pasos en un proceso.

Con frecuencia este nivel de detalle no es

necesario, pero cuando se necesita, el equipo
completo normalmente desarrollará una
versión de arriba hacia abajo;

Luego grupos de trabajo más pequeños

pueden agregar niveles de detalle según sea
necesario durante el proyecto.
¿Cuándo se utiliza?

Cuando un equipo necesita ver cómo funciona

realmente un proceso completo.

Este esfuerzo con frecuencia revela

problemas potenciales tales como:
 cuellos de botella en el sistema,
 pasos innecesarios y
 círculos de duplicación de trabajo. *
Algunas aplicaciones comunes son:

1. Definición de proyectos:

· Identificar oportunidades de cambios en el proceso.

· Desarrollar estimados de costos de mala calidad.

· Identificar organizaciones que deben estar

representadas en el equipo.

· Desarrollar una base común de conocimiento para los

nuevos miembros del equipo.

· Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución

de problemas para reducir la resistencia futura al
cambio.
2. Identificación de las causas principales:

· Desarrollar planes para reunir datos.

· Generar teorías sobre las causas principales.

· Discutir las formas de estratificar los datos para el

análisis para identificar las causas principales.

· Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías

del proceso.
3. Diseño de Soluciones:

· Describir los cambios potenciales en el proceso

y sus efectos potenciales.

· Identificar las organizaciones que serán

afectadas por los cambios propuestos.
4. Aplicación de soluciones:

· Explicar a otros el proceso actual y la

solución propuesta.

· Superar la resistencia al cambio

demostrando cómo los cambios propuestos
simplificarán el proceso.
5. Control (Retener las Ganancias):

· Revisar y establecer controles y monitorías al

proceso.

· Auditar el proceso periódicamente para asegurar que

se están siguiendo los nuevos procedimientos.

· Entrenar a nuevos empleados.

Ventajas de los DF
 Es una representación gráfica de las secuencias de un proceso,
presenta información clara, ordenada y concisa.

 Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas

indicadas.

 Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso

valor añadido etc.

 Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal,

para identificar oportunidades de mejora.

 Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales

pueden ser recopilados e investigados.

 Ayuda a entender el proceso completo.

 Permite comprender de forma rápida y amena los procesos.

Símbolos utilizados en los diagramas de flujos

Comienzo o final de proceso: en su

interior situamos materiales,
información o acciones para
comenzar el proceso o para mostrar
el resultado en el final del mismo.

Actividad: Tarea o actividad llevada

a cabo durante el proceso. Puede
tener muchas entradas, pero solo
una salida .
Símbolos utilizados en los diagramas de flujos

Decisión/ Bifurcación: Indicamos

puntos en que se toman decisiones:
sí o no, abierto o cerrado...

Información de apoyo: Situamos

en su interior la información
necesaria para alimentar una
actividad ( datos para realizarla )
Símbolos utilizados en los diagramas de flujos

Conexiones de pasos o flechas:

Muestran dirección y sentido del
flujo del proceso, conectando los
símbolos.

Documento: Se utiliza este símbolo

para hacer referencia a la generación o
consulta de un documento (información
escrita) específico en un punto del
proceso.
Símbolos utilizados en los diagramas de flujos

Conexión con otros procesos:

Nombramos un proceso independiente
que en algún momento aparece
relacionado con el proceso principal.

El “símbolo de la base de datos”

representa información
almacenada electrónicamente con
respecto al proceso.
 Metodología para preparar un
Diagrama de Flujo.

¿Cómo se utiliza?

1. PROPÓSITO:

Analizar cómo se pretende utilizar el

Diagrama de Flujo.

2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE

REQUERIDO.
3. DEFINIR LOS LÍMITES
Después de establecer los límites del proceso,
enumerar los resultados y los clientes en el extremo
derecho del diagrama.
4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS
Utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de
Flujo, presentar las respuestas como los primeros
pasos en el diagrama.
5. HACER PREGUNTAS
Para cada input, haga preguntas como:
· ¿Quién recibe el input?
· ¿Qué es lo primero que se hace con el input?
6. DOCUMENTAR
Documentar cada paso en la secuencia, empezando con
el primer (o último) paso.
Para cada paso, hacer preguntas como:

· ¿Qué produce este paso?

· ¿Quién recibe este resultado?
· ¿Qué pasa después?
· ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que
actualmente no se muestran?

7. COMPLETAR
Continuar la construcción del diagrama hasta que se
conecte todos los resultados (outputs) definidos en el
extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un
segmento del proceso que es extraño para todos , se
deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
8. REVISIÓN
Preguntar:
¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y
outputs del proceso?

¿El diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los

pasos?

¿El diagrama capta de forma exacta lo que realmente

ocurrió, a diferencia de la forma cómo se piensa que las
cosas deberían pasar o cómo fueron diseñadas
originalmente?

NOTA: El Diagrama de Flujo final deberá actuar como un

registro de cómo el proceso actual realmente opera.
Indicar la fecha.*
 Preguntas útiles al crear su Diagrama de
Flujo

 ¿Qué es lo primero que ocurre?

 ¿Qué es lo siguiente que ocurre?

 ¿Qué es lo último que ocurre?

 ¿De dónde viene el (Servicio, Material)?

 ¿Cómo el (Servicio, Material) llega al

proceso?
 Preguntas útiles al crear su Diagrama de
Flujo

 ¿Quién toma las decisiones (si se necesita)?

 ¿Qué pasa si la decisión es “Sí”?

 ¿Qué pasa si la decisión es “No”?

 ¿Adónde va el (Producto, Servicio) de esta operación?

 ¿Qué revisiones/ verificaciones se realizan en el producto

en cada parte del proceso?

 ¿Qué pasa si la revisión/ verificación no cumple con los

requisitos?*
PRECAUCIÓN:

Se debe tener cuidado al hacer la pregunta

“Por Qué”:

Podría poner a alguien a la defensiva

Tratar de definir el estado “como es” (“as is”),

y no el estado “debe ser“ (“should be”)
Preguntas que pueden generarse después de
completar un Diagrama de Flujo

PROPÓSITO:

· ¿Qué se hace realmente?

· ¿Por qué la actividad es necesaria?
· Qué otra cosa se podría o se debería hacer?

LUGAR:

· ¿Dónde se lleva a cabo?

· ¿Por qué se lleva a cabo en ese lugar en
particular?
Preguntas que pueden generarse después de
completar un Diagrama de Flujo

SECUENCIA:

· ¿Cuándo se hace?
· ¿Por qué se hace en ese momento en particular?
· ¿Cuándo se podría o debería hacer?

GENTE:

· ¿Quién lo hace?
· ¿Por qué lo hace esa persona?
· ¿Quién más podría o debería hacerlo?
Ejemplos:
 Enfoque basado en procesos

¿ Qué es un proceso ?

Un proceso es un conjunto de actividades que

añaden valor al producto o servicio y que, en
cada etapa, comienzan siendo entradas (inputs)
y, tras una transformación, se convierten en
salidas (outputs) que deben satisfacer los
requerimientos o necesidades del cliente o
usuario, ya sea interno o externo.
Por actividad entendemos el conjunto de
tareas necesarias para la obtención de un
resultado.

Así, el Sistema o macroproceso de la

empresa, es un conjunto de procesos o
elementos interrelacionados, que tiene por
finalidad la consecución de un objetivo común.
Gráficamente, el Sistema de calidad en la
empresa es:
 Elementos de un proceso
Un proceso consta de los siguientes elementos:

 Unas entradas ( inputs ) que cumplen los requisitos de aceptación:

materiales ( materias primas ) o inmateriales.

 Unos medios " recursos ", y determinados requisitos " Requerimientos del
cliente “

 Una serie de actividades que transforman o agregan valor a las entradas

o inputs.

 Unas salidas ( outputs ), que genera el proceso, y que son entradas del
siguiente proceso, o bien el producto entregado o servicio.

 Un sistema de evaluación: medimos el funcionamiento del proceso y la

satisfacción del cliente mediante " indicadores ".

 Límites: Necesidad del cliente ( comienzo ) y necesidad satisfecha ( fin ).

 Ejemplos :
El departamento de Estadística de la empresa Salunac confecciona, a partir de la Ordenes de
Incapacidad y Pago, las Planillas de Subsidios de Enfermedades, que envía mensualmente a la
Oficina de Análisis y Programación (sub unidad de soporte administrativo (SUSA)

La Oficina de Análisis y Programación (SUSA) recibe las Planillas de Subsidios y encarga su

digitación al departamento de Servicios Mecanizados.

El departamento de Servicios Mecanizados digita la información contenida en las planillas de

Subsidios y entrega los documentos y un volumen magnético con la información ya registrada a
la oficina de Análisis y Programación (SUSA).

El Explotador del Sistema, otra sub-unidad de la oficina de Análisis y Programación dispone, una
vez al año, el proceso de la información en el Centro de Procesamiento de Datos.

El Centro de Procesamiento de Datos realiza el proceso y entrega los resultados al Explotador

del sistema.

Los archivos magnéticos quedan en el Centro de Procesamiento.

La oficina de Análisis y programación recibe los resultados del proceso, a través del Explotador
del sistema y envía los informes al departamento de Estadísticas.

El departamento de Estadística recibe los informes y los cuales son revisados, de existir
errores, estos son informados al Departamento de Servicios Mecanizados para su Digitación
nuevamente. (donde la continuidad de las actividades es la anteriormente expuesta ). De no tener
errores y los informes son enviados.
Procedimientos de Compras

 La empresa cliente solicita cuenta de crédito para adquirir materiales.

 La empresa cliente entrega información básica, por ejemplo, Rut. Razón social,
domicilio, etc. a Contabilidad, quien verifica los antecedentes del cliente, tales
como Rut, dirección, informe comercial, etc.
 Abastecimiento procede a ingresar los datos al sistema de la empresa, y crear
a la empresa como cliente, solo si Contabilidad verifica que estén correctos los
antecedente, quien informa, en caso contrario se le informa al cliente empresa
a través de un documento que ha sido denegado su crédito.
 Abastecimiento genera una línea de crédito al cliente, de acuerdo a
antecedentes otorgados.
 El cliente emite una orden de compra a Abastecimiento en la cual se detalla
requerimientos de compras.
 Se recepciona la orden de compra, emitida por el cliente
 Abastecimiento verifica el requerimiento del cliente con el stock a la fecha y se
procede a cuantificar la orden de compra, se informa al cliente sobre el total de
la compra.
 Se recepciona aceptación de parte del cliente, de la valorización de la orden de
compra.
 Se procede a asignar los productos al cliente.
 Abastecimiento envía la información para actualizar la salida de los productos
a bodega. Bodega actualiza información.
 Abastecimiento informa a Contabilidad, quien emite Factura.(con copia)
 Contabilidad envía copia de factura a cliente empresa.(original queda en
Contabilidad)