ANALISIS Y DISEOS DE

SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
TEMAS Y SUBTEMAS
4. GRFICAS.
4.1 Grfica de proceso.
I. ANLISIS DE SISTEMAS
4.2 Grficas de distribucin de trabajo.
ADMINISTRATIVOS.
4.3 Grficas de movimiento de oficina.
1.1 Metodologa para el anlisis.
4.4 Simbologa empleada.
1.2 Problemas ms frecuentes en los
procedimientos, operaciones repetidas, cuellos
5. DISEO Y CONTROL DE FORMAS.
de botella.
5.1 Definicin.
1.3 Tcnicas de anlisis.
5.2 Clasificacin.
1.4 Desarrollo de soluciones.
5.3 Diseo de formas.
5.4 Control de formas.
2. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES.
2.1 Concepto e importancia.
6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2.2 Tipos y representacin.
6.1 Concepto.
2.3 Departamentalizacin.
6.2 Ventajas y desventajas.
6.3 Clasificacin.
3. SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO.
6.4 Contenido.
3.1 Principios de simplificacin.
3.2 Mejora de mtodos.
3.3 Justificacin de la simplificacin.
 BIBLIOGRAFIA
https://books.google.com.mx/books?id=5-rZA0FggusC&pg=PT66&dq=ANALISIS+Y+DISE
%C3%91OS+DE+SISTEMAS+ADMINISTRATIVOS&hl=es&sa=X&ved=0CCkQ6AEwAWoVChMI1_
2-99_KxwIVg7geCh2evQeN#v=onepage&q=ANALISIS%20Y%20DISE%C3%91OS%20DE
%20SISTEMAS%20ADMINISTRATIVOS&f=false
Anlisis y diseo de sistemas

https://books.google.com.mx/books?id=Bptc1C9T8ioC&pg=PA42&dq=ANALISIS+Y+DISE
%C3%91OS+DE+SISTEMAS+ADMINISTRATIVOS&hl=es&sa=X&ved=0CCUQ6AEwAGoVChMI1_
2-99_KxwIVg7geCh2evQeN#v=onepage&q=ANALISIS%20Y%20DISE%C3%91OS%20DE
%20SISTEMAS%20ADMINISTRATIVOS&f=false
Anlisis administrativos. Tcnicas y Mtodos

https://books.google.com.mx/books?id=Nnb9AAAACAAJ&dq=ANALISIS+Y+DISE
%C3%91OS+DE+SISTEMAS+ADMINISTRATIVOS&hl=es&sa=X&ved=0CDMQ6AEwA2oVChMI1_
2-99_KxwIVg7geCh2evQeN
Sistemas administrativos: anlisis y diseo
Una organizacin exitosa, es decir aquella cuyo funcionamiento econmico le permita obtener beneficios o
sea que logre supervits, ser la que podr sobrevivir, primero y luego crecer en el transcurso del tiempo.

Para poder lograrlo debe contar con los siguientes elementos:

Un producto o Servicio , entendindose por tal a la actividad principal a que se dedique esa
organizacin; que pueda ser colocado en un mercado, o sea que exista un pblico usuario o consumidor
de esos productos o servicios, una tecnologa utilizada para generar esos productos o servicios y
colocarlos en el mercado, una estructura financiera o sea el capital disponible necesario para acceder a la
tecnologa que le permita producir eficientemente, una direccin activa y dinmica que establezca
objetivos, estrategias y controle su cumplimiento.

Todos estos elementos son necesarios, pero en las organizaciones del presente, se necesita un elemento
ms: los sistemas administrativos. Ya que todos los elementos antes mencionados son determinantes, pero
para que aplicacin halle concrecin efectiva en la generacin de bienes y servicios econmicos, se
necesita que una gran cantidad de decisiones y operaciones menores se desarrollen eficientemente para
que sumadas den los resultados esperados. Esas mltiples operaciones deben ser llevadas a cabo
empleando un aparato o estructura administrativa adecuado.
A travs de ese sistema administrativo adecuado se ejecutarn las decisiones de detalle inherentes a: el
movimiento y custodia del dinero y las mercaderas; al producto, para que este sea fabricado y est
disponible para el cliente en la calidad, tiempo y condiciones requeridas; al manejo del personal de la
empresa; al registro y control de los bienes, etc.
Sin embargo esta adecuada organizacin administrativa por s sola no asegura el xito de la organizacin,
ya que ella no puede generar los productos, ni el capital necesario o el mercado; pero la falta de sistemas
administrativos buenos, puede originar prdidas tan grandes que llegan a invalidar o tornar ineficientes a
cualquier combinacin adecuada de todos los otros elementos antes mencionados.

Una buena y eficiente direccin, encara los problemas que se le presentan y los va solucionando, con
buenos productos, tecnologa y capital, hace productiva y eficiente a su organizacin. Pero cuando los
problemas a solucionar son de ndole administrativa, existen dos factores que comprometen la labor directiva
colocndola en una situacin delicada:

1) Un factor de especializacin. Por formacin, extraccin y conviccin los dirigentes de empresas le

asignan prioridad a los temas o reas que generan beneficios en forma directa: Produccin,
Comercializacin y el rea Financiera. Sin embargo la Administracin, desde su punto de vista, es un sector
improductivo y lo suficientemente complicado como para asignarle preferente atencin.
2) Un factor de complejidad: porque que la eficiencia en los sistemas administrativos, se logra por la suma
de una gran cantidad de operaciones, que a travs de un efecto de piramidacin, es decir por la agregacin
sucesiva y hacia arriba en la pirmide de la estructura organizativa, se determina que el total sea eficiente si
cada una de las partes o unidades lo es. Generalmente se parte de una situacin de insatisfaccin o
problemtica en el rea administrativa, y revertirla requiere un largo y difcil trabajo de introduccin de
cambios implementacin de sugerencias y modificaciones en los procedimientos, tratando e vencer
resistencias inconscientes o interesadas.

Siendo este proceso mucho ms difcil y de resultados ms inciertos que logro de xitos en las otras reas
consideradas, (Produccin, Comercializacin, etc.), donde el resultado exitoso se basa en el grado de
creatividad con el que hayan sido concebidos los proyectos y en la correcta implantacin de grandes normas
o polticas. Es por ello que la Direccin tiende a no ver, o a no asignar la debida importancia a estos
problemas de hacer eficientes los sistemas administrativos de sus organizaciones..

Por lo tanto, el Sistema Administrativo de una organizacin constituye el medio a travs del cual las
decisiones de poltica o estratgicas adoptadas por los niveles superiores de la misma, se concretan
en una serie de mltiples decisiones que resuelven casos individuales y que a travs de la
conformacin de rutinas de trabajo van configurando la actividad administrativa total de la
Organizacin.
Es a travs del Sistema Administrativo que se trasmiten, registran y conservan los soportes de informacin
mediante los cuales se comunican documentadamente las decisiones que impulsan los actos fsicos,
(Comprar, vender, pagar, cobrar, etc.); adems se lo utiliza para recoger los datos de las fuentes
productoras de los mismos, elaborarlos y retransmitirlos a los centros de decisin, para que tengan
conocimiento de los resultados de la ejecucin de sus rdenes, cerrando de esta manera el circuito de
retorno, conocido como proceso de control.

Un buen sistema administrativo, es aquel que permite el funcionamiento organizado de la empresa sin
intervenciones espectaculares y espordicas de personas providenciales o salvadores de la organizacin.
Sera de alguna manera comparable al sistema circulatorio de un ser humano, una vez diseado y puesto
en funcionamiento ya nadie se acuerda de l, aun cuando en todo momento est contribuyendo a mantener
vivo y en funcionamiento al cuerpo en el que est instalado. Slo cuando aparecen trastornos se cobra
conciencia de su existencia y de la importancia del mismo, asignndole la atencin que merece.

Cuando los sistemas administrativos cumplen con los siguientes objetivos o condiciones, se puede decir
que cumplen con su funcin primordial que es la de permitir que las polticas y estrategias de la
organizacin tengan concrecin real alcanzando los objetivos y resultados planteados:
1) Las operaciones deben ejecutarse en el momento en que se las necesita. Todos los actos tienen que
llevarse a cabo dentro del plazo planeado o considerado ptimo para su concrecin. P.Ej.: una empresa
necesita aprovisionarse de los elementos necesarios para producir, es eficiente el sistema administrativo si
consigue que los elementos comprados estn disponibles en la fecha en que se los necesita. Si llegan
anticipadamente, implica un costo innecesario de inmovilizacin de esos activos; no tenerlos en el
momento adecuado implica paros en la lnea de produccin. Lo mismo pasa cuando se producen informes
contables, Un balance, por ej., con mucha demora la informacin no oportuna se transforma en letra
muerta.

2) El costo del sistema debe consumir la menor cantidad de recursos posible. Un sistema administrativo es
eficiente cuando adems de cumplir con sus funciones requiere una erogacin menor para operarlo que los
beneficios que genera su ejecucin. Es posible observar que existen sistemas administrativos que por su
alto costo pueden llegar a perjudicar la economa de la empresa. P. Ej.: un sistema informtico para llevar
el Stock actualizado de elementos de bajo valor unitario, (Clavos, tornillos, etc.), puede llegar a ser superior
al de los elementos cuyo movimiento se intenta controlar.

3) Hace posible el desarrollo de los procedimientos administrativos con un alto grado de seguridad. Cuando
se ejecutan actos administrativos generalmente se movilizan fsicamente bienes de propiedad de la
empresa. Los sistemas deben garantizar que esos recursos utilizados son correctamente utilizados por los
miembros de la organizacin, asegurando la preservacin del patrimonio empresario frente a errores y/o
malversaciones que puedan cometerse.
Un sistema no ser eficiente cuando permita filtraciones en el uso correcto de los bienes propiedad de la
organizacin, o de los tiempos u horas del personal en otras actividades distintas a las que funcionalmente les
corresponda y por las que est pagando la empresa. P. Ej.: cuando se utilizan los automviles de la
organizacin para uso particular. O al personal asignado a un rea funcional determinada para tareas
particulares en beneficio personal del superior jerrquico. para que los diversos niveles de la organizacin
puedan actuar, tomando las decisiones.

4) Produzca la informacin necesaria adecuadas frente a los acontecimientos que se vayan produciendo. Es
decir que en forma simultnea al desarrollo cotidiano, rutinario de cada operacin o acto administrativo, el
sistema administrativo debe ir estructurando la pirmide de datos que debidamente resumidos y compilados
peridicamente proporcionen los elementos que satisfagan a la vez todos los requerimientos de informacin: de
supervisin y control, de informacin gerencial, legales, impositivos, etc., abarcando en forma completa a todos
los diferentes niveles jerrquicos de la organizacin.
CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

En forma concomitante con el crecimiento de las Organizaciones se han ido desarrollando, de manera ms
que proporcional los sistemas administrativos de las mismas. Es una preocupacin constante de la Direccin
Superior de las empresas el gigantismo que han alcanzado los sectores ocupados en tareas
administrativas y de procesamiento de informacin, traducindose ello en mayores costos de funcionamiento
y originando el fenmeno de la mal llamada burocratizacin de la administracin. Como consecuencia de
ello la organizacin se vuelve lenta en su respuesta a los cambios del entorno y en la adaptacin necesaria
para mantenerse y crecer en tiempos de turbulencia, minimizndose las posibilidades de instrumentar con
rapidez y eficiencia los cambios necesarios en los procedimientos para racionalizarlos, impidiendo de esta
manera el derroche, la ineficacia y la ineficiencia del conjunto.

No es casual que grandes y exitosas organizaciones obtengan respuestas mucho ms rpidas y

satisfactorias a sus esfuerzos de racionalizar sus procesos productivos, que sus sistemas administrativos.

Ello se debe a ciertas caractersticas especficas de las tareas administrativas, si las conocemos podemos
llegar a contribuir a mejorar el dominio sobre las mismas; ellas son:
1) Las tareas administrativas pueden repetirse un sinnmero de veces sin aportar elementos positivos al
funcionamiento de la organizacin. Por Ejemplo: En un proceso productivo a nadie se le ocurrira agregar
materia prima y o procesos a la fabricacin de un tornillo. Ello es obvio. Sin embargo, en una tarea
administrativa, diversos empleados pueden manipular una misma informacin a travs del tiempo sin advertir
que estn haciendo lo mismo o que por lo menos, lo que agregan al conjunto se habra podido
obtener con el gasto de una menor cantidad de recursos.

2) Las tareas administrativas son, de por s, sumamente difciles de ser medidas en el tiempo. Una misma
tarea puede insumir distintos tiempos para ser ejecutada, an por la misma persona, debido al contexto en
que le toque actuar. Si la localizacin de los datos a manipular, los archivos a manipular o la interpretacin
de la informacin presentan anomalas o particularidades, dos procesos similares pueden insumir tiempos
sustancialmente diferentes.

3) La informatizacin y/o automatizacin ha avanzado mucho ms rpidamente en las actividades

productivas que en las actividades administrativas. Actualmente es posible encontrar plantas industriales
totalmente automatizadas. Sin embargo en la administracin, todava no se ha logrado reemplazar al ser
humano en las tareas de captacin, procesamiento primario de los datos, antes de ser introducidos al
sistema computadorizado y en el proceso posterior de anlisis y utilizacin de la informacin procesada por
el sistema informtico utilizado. Ello se debe fundamentalmente que en las tareas administrativas los
sistemas admiten mltiples excepciones, lo que hace que sean sumamente bifurcados, con alternativas y
opciones mltiples que dificultan su automatizacin.
Por ejemplo, en una simple venta, para producirla el vendedor deber llenar algn tipo de formulario que
captar los datos de lo vendido. Las alternativas de registro, segn el tipo de producto, precio,
condiciones de venta, segn el tipo de cliente, etc. son tan variables que no se puede reemplazar tan
fcilmente al vendedor en esta tarea previa de captacin correcta de todas las variables para procesar la
venta.

Luego, el vendedor es remunerado y premiado por las cifras de ventas que concreta, las situaciones de
errores humanos son tan frecuente en estos procesos, y dificultan enormemente su procesamiento
posterior por el aparato administrativo que tendr que proveer la mercadera, enviarla, facturarla, cobrarla,
etc.

4) Cada individuo dentro de una organizacin intenta formar su propio entorno que le asegure su
supervivencia y luego le abra los caminos para su ascenso dentro de la misma. Esto se debe
bsicamente a dos factores: a) La importancia relativa de una persona dentro de una empresa puede
llegar a medirse por la cantidad de empleados que supervisa y el volumen de tareas que se le encargan; y
b) El acceso a la informacin es una fuente de poder. Esto determina que cada sector quiera tener sus
propios registros, archivos, etc. sin evaluar su real utilidad o si dicha informacin ya no existe en otro
lado de la organizacin.
5) La respuesta de la Organizacin a los intentos de cambios en los sistemas administrativos no es
inmediata y siempre est condicionada por factores de resistencia natural o intencionada al cambio de los
miembros de la misma. Estas situaciones conflictivas, hacen que si no se tiene la tenacidad, perseverancia y
pleno apoyo de la Direccin Superior, los cambios para modificar sistemas administrativos sean evitados,
an cuando se conozcan las ineficiencias por ellos producidas; o que una vez lanzado el programa de
cambio no se enfrenten con decisin los problemas y se abandonen los proyectos de racionalizacin
administrativa antes que produzcan sus resultados, con el pretexto que existen otros temas prioritarios que
requieren mayor atencin.
Solemos encontrar una combinacin de elementos que en una combinacin en red impiden a la Empresa
cristalizar su potencial de Crecimiento real.

10 Cuellos de Botella que impiden Crecer a tu Empresa

1er Cuello de Botella: Tu Mercado

Problema:
Una Empresa que se enfoca a un mercado muy nicho puede llegar a ser muy fuerte en ese mercado
nicho, si realmente hace las cosas bien y es innovadora en su propuesta de valor.
El Mercado pequeo por definicin est muy acotado, y por tanto el potencial de Crecimiento de la
Empresa en ese mercado ser limitado, convirtindose el mercado en un Cuello de Botella para el
Crecimiento de la Empresa.
Solucin:
Si la Empresa desea seguir Creciendo, o bien tendr que expandirse a otro mercado o bien, utilizando la
buena relacin establecida con los Clientes actuales, har upselling de productos o servicios nuevos que
tambin puedan ser de inters para su base de Clientes.
Cuello de Botella: Tu Tiempo
Problema
Si eres de los que pluriemplean, si no te consideras una persona altamente productiva, si no eres capaz
de delegar en tu equipo, si necesitas estar en todo de las operaciones actuales de tu Empresa porque
sino algo falla, si te pasas el da apagando fuegos, con toda probabilidad tendrs falta de Tiempo. Si no
tienes Tiempo, no podrs dedicar Tiempo de Calidad a Pensar, Planificar y realizar Acciones para
conseguir que tu Empresa Crezca
Solucin
Aumenta tu Productividad
Invierte en formar a las personas y confiar en ellas, y atrvete a Delegar, manteniendo algunos puntos de
check y control. Las personas trabajan mejor si se confa en que pueden hacerlo bien.
Mejora la capacidad de tu empresa de aguantar ante las dificultades y la solidez de tus procesos, para
prevenir fuegos.