Manuales Administrativos

Concepto de Manuales:
Los manuales constituyen una de las
herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de
sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de
comunicacin.
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Si bien existen diferentes tipos de manuales,

que satisfacen distintos tipos de necesidades,
puede clasificarse a los manuales como un
cuerpo sistemtico que contiene la descripcin
de las actividades que deben ser desarrolladas
por los miembros de una organizacin y los
procedimientos a travs de los cuales esas
actividades son cumplidas.

En las organizaciones en que no se utilizan

manuales, las comunicaciones o instrucciones se
transmiten a travs de comunicados internos. Si
bien el propsito de transmitir informacin se
cumple por medio de estos ltimos instrumentos,
no se logra el objetivo de que constituyan un
cuerpo orgnico, por lo que resultar difcil en
un momento dado conocer cul es el total de
esas disposiciones registradas a travs de
comunicados aislados.
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Ventajas de la disposicin y Uso de

Manuales
1.- Son un compendio de la totalidad de
funciones y procedimientos que se desarrolla
en una organizacin, elementos stos que por
otro lado sera difcil reunir.
2.- La gestin administrativa y la toma de
decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del
funcionario actuante en cada momento
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Sino que son regidas por normas que

mantienen continuidad en el trmite a travs
del tiempo.
3.- clarifican la accin a seguir o la
responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas
respecto a qu reas debe actuar o a que nivel
alcanza la decisin o ejecucin.
4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la
ejecucin de la gestin administrativa y evitan
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La formulacin de la excusa del

desconocimiento de las normas vigentes.
5.- Sirven para ayudar a que la organizacin
se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido
enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
7.-Facilitan el control por parte de los
supervisores de las tareas delegadas al existir
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Un instrumento que define con precisin cules

son los actos delegados.
8.- Son elementos informativos para entrenar o
capacitar al personal que se inicia en funciones
a las que hasta ese momento no haba accedido
9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a
situaciones que de otra manera deberan ser
analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que
se presentan.
10.- Ubican la participacin de cada
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Componente de la organizacin en el lugar que

le corresponde, a los efectos del cumplimiento
de los objetivos empresariales.
11.- Constituyen un elemento que posibilita la
evaluacin objetiva de la actuacin de cada
empleado a travs del cotejo entre su asignacin
de responsabilidades segn el manual, y la
forma en que las mismas se desarrollan.
12.- Permiten la determinacin de los estndares
ms efectivos, ya que estos se basan en
procedimientos homogneos y metdicos.
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Limitaciones de los Manuales

1.- Existe un costo en su redaccin y
confeccin que, indudablemente, debe
afrontarse.
2.- Exigen una permanente actualizacin, dado
que la prdida de vigencia de su contenido
acarrea su total inutilidad.
3.- No incorporan los elementos propios de la
organizacin informal, la que evidentemente
existe pero no es reconocida en los manuales.
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4.- Resulta difcil definir el nivel ptimo de

sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles
y suficientemente flexibles.
5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando
la organizacin se compone de un nmero
reducido de personas y, por lo tanto, la
comunicacin es muy fluida y el volumen de
tareas reducido.

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Clasificacin de Manuales
Administrativos
Se presentan seis tipos de manuales de
aplicacin en las organizaciones
empresarias:
A.- Manual de Organizacin.
B.- Manual de Polticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propsito mltiple.
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El manual de organizacin describe la

organizacin formal, mencionado, para cada
puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
funciones, autoridad y responsabilidad.
El manual de polticas contiene los principios
bsicos que regirn el accionar de los
ejecutivos en la toma de decisiones

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El manual de procedimientos y normas

describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos administrativos
en el orden secuencial de su ejecucin y las
normas a cumplir por los miembros de la
organizacin compatibles con dichos
procedimientos.

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El manual para especialistas contiene normas

o indicaciones referidas exclusivamente a
determinado tipo de actividades u oficios. Se
busca con este manual orientar y uniformar la
actuacin de los empleados que cumplen
iguales funciones.

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El manual del empleado contiene

aquella informacin que resulta de inters para
los empleados que se incorporan a una empresa
sobre temas que hacen a su relacin con la
misma, y que se les entrega en el momento de la
incorporacin. Dichos temas se refieren a
objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, planes de incentivacin y
programacin de carrera de empleados, derechos
y obligaciones, etc.
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El manual de propsitos mltiples reemplaza

total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la
dimensin de la empresa o el volumen de
actividades no justifique su confeccin y
mantenimiento.

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Partes Componentes de un Manual

Los elementos que ms interesan dentro de los
integrantes de un manual son aquellos que
sern objeto de consulta y que se encontrarn
ubicados en lo que se denomina cuerpo
Principal : funciones, normas, instrucciones,
procedimientos, lineamientos, etc.
Dependiendo estos temas del tipo de manual
de que se trate.

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En primer lugar comenzar el texto con una

seccin denominada contenido, donde se
enunciarn las partes o secciones integrantes
del manual.
Esta seccin ser seguida de un ndice en el
que, al igual que todos texto, se indicar el
nmero de pgina en que se localiza cada
ttulo y subttulo. Es un ndice numrico, cuyo
ordenamiento respeta la secuencia con que se
presentan los temas en el manual.
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Pero tambin puede existir un ndice temtico,

en el que los temas se presentan ordenados
alfabticamente para facilitar su localizacin
por este medio. Por lo general, el ndice
temtico se ubica como ltima seccin del
manual.
La tercera seccin ser la introduccin en la
que se explicar el propsito del manual y se
incluirn aquellos comentarios que sirvan para
proponer al lector y clarificar contenidos en los
captulos siguientes.
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La cuarta seccin contendr la instrucciones

para el uso del manual. Esto es, explicar de
que manera se logra ubicar un tema en el
cuerpo principal a efectos de una consulta, o
bien en que forma se actualizarn las piezas del
manual, dada la necesidad de revisiones y
reemplazos de normas y medidas que pierden
vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.
La quinta seccin es el cuerpo principal; es la
parte ms importante y la verdadera razn del
manual.
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Manuales de Organizacin
Principios Bsicos
Toda posicin de supervisin debe tener asignadas
funciones y responsabilidades concretas.
Toda Asignacin de responsabilidades debe ir
acompaada de la correspondiente autoridad para
ejercerla.
No debe quedad incertidumbre respecto a la
definicin de autoridad y responsabilidad con
relacin a todas y cada una de las posiciones de la
organizacin.
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Manuales de Organizacin
Cada persona que ocupa un puesto en la
organizacin debe recibir rdenes de una nica
fuente.
Toda decisin que se adopte respecto a un
integrante de la organizacin debe ser efectuada
con conocimiento y consentimiento del supervisor
inmediato del afectado por la decisin
Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita
controlar y evaluar el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas a los niveles
jerrquicos.
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Contenido y Presentacin de los

manuales de la Organizacin
Objeto: Establecer el contenido y la
presentacin de un manual de organizacin.
El contenido se enuncia en carcter
indicativo.
Partes Integrantes
Contenido: Es una especie de ndice; incluir
la enunciacin de cada una de las partes
componentes del manual y la cantidad de
pginas que corresponda a cada una.
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Objetivo del manual: en esta parte se indicar los

fines y alcances generales del manual de
organizacin. Por ejemplo se determinar que el
objetivo del manual es definir las funciones y
responsabilidades de cada posicin dentro de la
organizacin.
Objetivos y polticas de la organizacin: se
indicarn los fines hacia los cuales se dirigen los
esfuerzos de la organizacin.
Jerarqua: Se definirn y establecern los distintos
niveles jerrquicos de los rangos y de los entes de la
organizacin. Establecida Norma IRAM 34514
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Autoridad: se indicarn los distintos tipos de

autoridad vigentes en la organizacin.
Control: Se definirn y establecern los tipos
de control dentro de la organizacin.
Establecido por la norma IRAM 34510
Misiones y Funciones: se enunciarn las
funciones de cada uno de los entes de la
organizacin y se definirn sus fines, de
acuerdo a lo indicado por la norma IRAM
34.511
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Atribuciones: Se definirn y establecern las

facultades delegadas a los responsables de
cada ente de la organizacin. Estos aspectos
estn contemplados en las normas IRAM
34509.
Delegacin: Se refiere a la enunciacin de las
tareas que el personal jerrquico puede asignar
a sus subordinados. En razn del exceso de
obligaciones a cumplir, el responsable de cada
rea podr delegar funciones en los miembros
que, segn el organigrama, dependan de l
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Reemplazo: se definir y establecer el

rgimen de reemplazos entre los responsables
de los entes de la organizacin. La norma
IRAM 34508 trata sobre definiciones y
terminologa en los reemplazos de autoridades.
Informacin: se determinar cual es la
informacin que debe generarse en el ente
orgnico, tanto para su propio uso como para
integrar el sistema general de informacin de la
organizacin.
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Relaciones: se indicarn los tipos de relaciones

existentes entre los distintos entes internos de la
organizacin o externos a la misma. Sobre este
tema la norma IRAM 34507, define los tipos de
relaciones formales entre autoridades.
Responsabilidades: Se definirn las obligaciones
que emergen del ejercicio de una determinada
atribucin, tal como lo indica la norma IRAM
34509.
Organigramas: Se incluir la representacin
grfica de la estructura orgnica, total y parcial de
la28organizacin. De acuerdo norma IRAM 34504

Rgimen de autorizaciones: este aspecto lo

cubre la norma IRAM 34513, sobre
establecimiento de disposiciones generales
que rigen las autorizaciones para adoptar
decisiones y/o para firmar los documentos
correspondientes.

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Presentacin: la misma ofrecer el manual se refiere

al ordenamiento que observarn sus partes componentes y a
su formato.
Contenido del manual
Objetivos del manual
Objetivos y polticas de la organizacin
Conceptos generales
Contenido comn de los entes del mismo nivel
Contenido especfico de los entes
Contenido comn de los rangos de igual jerarqua
Organigramas
Rgimen de autorizaciones
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Manuales de procedimientos
Una de las actividades de mayor trascendencia
de organizacin y mtodos, consiste en el
anlisis de los procedimientos administrativos
vigentes o en la definicin de los circuitos para
nuevas empresas y/o nuevas actividades que
encare una empresa constituida.
Un procedimiento administrativo implica la
definicin de :
1.- Funciones y tareas para cada rea en que se
halle estructurada una organizacin, con
especificaciones claras y precisas del
tratamiento o curso de accin a seguir ante cada
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Alternativa factible de ocurrencia de cada variable

constituida de un circuito administrativo.
2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor,
oportunidad de emisin, cantidad de copias,
instrucciones para el llenado de cada uno de los
datos que lo integran , distribucin de las copias, etc.
3.- Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido,
perodo de resguardo legal y operativo, clasificacin
de la informacin contenida, etc.
4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.

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Contenido y estructura de un manual de

procedimientos

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Contenido
Objetivos
Responsabilidad
Alcance de los procedimientos
Instrucciones
Normas de procedimientos
Glosario
ndice Temtico

Contenido y estructura del manual de

procedimientos

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ndice de referencias cruzadas

Verificacin y asesoramiento
Indicacin de fechas
Numeracin de pginas
Formato
Armado

La seccin contenido del manual incluir:

a) enunciacin de la codificacin
b) Enunciacin de la nominacin de cada norma
c) Cantidad de pginas de cada norma de procedimiento
o parte del manual.
En objetivos contendr la explicacin de los
propsitos de la aplicacin del manual y, cuando fuese
necesario, los motivos que le dieron origen.
En responsabilidad se indicar la unidad orgnica
responsable del cumplimiento de los procedimientos en
cuestin.
En alcance de los procedimientos contendr la
explicacin de los entes sobre los cuales se aplican los
procedimientos
y las circunstancias en que deben ser
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Empleados o por la va de excepcin, cuales son

los lmites en que cesa la aplicabilidad de los
procedimientos.
La seccin instrucciones contendr las
concernientes a:
a) Estructura
b) Codificacin
c) Actualizacin
d) Criterios de cumplimiento
En estructura se indicar cual es la disposicin y
los fundamentos de las partes en que est
ordenado
el manual
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En codificacin se indicar el sistema y

criterios de codificacin utilizados.
Por ejemplo:
X X XX XX
El primer digito: representa el sistema
El segundo digito: representa el subsistema
componente del sistema codificado con el
primero.
El tercer digito: representa el nmero de
procesos correspondiente.
El cuarto digito: identifica cada uno de los
formularios
que intervienen en el sistema
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Los aspectos que imprescindiblemente deben

ser sometidos a normas son:
- Tareas y decisiones
- Archivos
- Circuito o flujo de la informacin y la va de
su materializacin en formularios.
En materia de Tareas y Decisiones, el manual
debe incluir:
- Una descripcin clara y completa de cada
paso a seguir ante cualquier evento.
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-Momento y oportunidad en que debe ser

ejecutado cada paso.
- Responsable de la ejecucin de cada paso
- Informacin requerida para la ejecucin de
cada paso.
- Informacin que se debe generar como
consecuencia del resultado de la ejecucin de
cada uno de los pasos.
-Medios a utilizar: archivos, formularios,
equipos de comunicaciones y/o procesamiento.
- Decisiones a tomar previendo todos los
eventuales cursos de accin de posibles
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aplicacin.

-Controles a efectuar y cursos de accin a

tomar segn el resultado del control.
Respecto a los Archivos, los manuales deben
incluir una explicacin que permita conocer:
- Informacin a contener.
- Mtodo de clasificacin de la informacin
contenida.
- Mtodo de bsqueda de la informacin y
tratamiento posterior al mismo.
- Responsable de su custodia y mantenimiento
actualizado.
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-Detalle taxativo de quienes tiene acceso a dicho

archivo para consulta y para extraccin de su
contenido.
En lo concerniente al flujo de informacin, el
manual de procedimientos debe contener:
- Ejemplares de los formulario, listados, planilla
y todo tipo de impresos a utilizar.
- Responsables de la emisin de cada uno de
ellos.
- Momento en que deben ser emitidos.
- Cantidad de copias y tratamiento y distribucin
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A darle a cada una de ellas.

- Instrucciones para el llenado de cada uno de
los datos que integran el formulario.

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