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15/07/2013
Introduccin
Las empresas estn obligadas a definir estrategias que le permitan el acceso al mundo competitivo de hoy, y si estas estrategias no van acompaadas de las herramientas de gestin que garanticen su materializacin, los esfuerzos sern intiles.
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En tal sentido un adecuado diseo del Sistema de Control de Gestin es de vital importancia
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EL Control de Gestin como una de las herramientas fundamentales para que las empresas puedan obtener productos y servicios con una eficiencia relevante, que le permitan el acceso al mundo competitivo de hoy, se ha convertido en un tema de gran actualidad.
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Sistema
El trmino sistema designa un conjunto de elementos en interrelacin dinmica organizada en funcin de un objetivo, con vistas a lograr los resultados del trabajo de una organizacin.
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Existen tres criterios comnmente utilizados en la evaluacin del desempeo de un sistema, los cuales estn muy relacionados con la calidad y la productividad: eficiencia, efectividad y eficacia.
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Eficiencia
Se le utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la primera, como relacin entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se haba estimado o programado utilizar; la segunda, como grado en el que se aprovechan los recursos utilizados transformndolos en productos.
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La efectividad
Es la relacin entre los resultados logrados y los resultados que nos habamos propuestos, y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que hemos planificado: cantidades a producir, clientes a tener, rdenes de compras a colocar, etc.
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Cuando se considera la efectividad como nico criterio se cae en los estilos efectivistas, aquellos donde lo importante es el resultado, no importa a qu costo.
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La eficacia
Valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio que prestamos. No basta con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos fijamos, tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el adecuado, aquel que lograr realmente satisfacer al cliente o impactar en nuestro mercado.
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El comportamiento de estos tres criterios en conjunto nos da de forma global la medida de competitividad de la empresa.
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Competitividad
Se basa en la creciente y sistemtica innovacin e incorporacin orgnica de conocimientos en las organizaciones para responder eficazmente al entorno interno y externo.
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La Competitividad es la habilidad de una empresa para posesionarse en una parte del mercado, sostenerse a lo largo del tiempo y crecer. Se mide en funcin de la participacin en el mercado.
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Los criterios actuales de evaluacin de la competitividad por el cliente son los siguientes:
Calidad (C): Satisfacer los requerimientos del cliente en forma consistente. Oportunidad (O): Entregar a tiempo en Cantidad y Calidad. Precio (P): Medida universal.
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Servicio Posventa (S): Necesidad de garantas, atencin despus de la venta por reclamos.
Tecnologa (T): Seguridad de permanencia, respaldo y tiempo de respuesta. Ecologa (E): Conservacin y cuidado de la naturaleza.
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Control
Es la funcin fundamental de la ingeniera cuyo mayor propsito es medir, evaluar y corregir las operaciones del proceso, mquina o sistema bajo condiciones dinmicas para lograr los objetivos deseados dentro de las especificaciones de costo y seguridad.
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El control es un proceso por medio del cual se modifica algn aspecto de un sistema para que se alcance el desempeo deseado en el mismo. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos.
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El control no es un fin en s mismo, es un medio para alcanzar el fin, o sea mejorar la operacin del sistema.
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Control es una funcin de administracin que se elabora para asegurar que los hechos concuerden con los planes. Para que sea eficaz, se debe enfocar al presente, se debe centrar en la correccin y no en el error, debe, asimismo, ser especfico, de tal forma que se concentre en los factores claves que afecten los resultados
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El Control est estrechamente vinculado con la planeacin y el establecimiento de objetivos. Como un sistema de control debera medir decisiones correctas, es importante que los objetivos establecidos en el proceso de planeacin sean relevantes para el propsito de la empresa.
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Tambin se requiere que los controles sean suficientemente sencillos para que puedan comprenderse, mostrar de una manera oportuna desviaciones en relacin con los estndares para que puedan iniciarse acciones correctivas antes de que se conviertan en grandes problemas.
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Control Estratgico
Se basa en la planificacin estratgica, por consiguiente es a largo plazo y se centra en los aspectos ligados a la adaptacin al entorno, comercializacin, mercados, recursos productivos, tecnologa, recursos financieros, etc.
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Control de Gestin
Se basa en la realizacin de presupuestos, planificacin presupuestaria a corto plazo (menos de un ao), intenta asegurar que la empresa, as como cada departamento de forma individual logren sus objetivos.
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La eficiencia del control est en asegurar la anticipacin de los cambios del entorno y su impacto en la empresa.
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La mejor forma de control es aquella que promueve el autocontrol de las personas mientras actan y toman decisiones, pues garantiza la motivacin y la identificacin con los objetivos de la empresa.
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Todo control debe ser complementado con un anlisis formalizado que brinde la informacin necesaria para conocer los resultados de la gestin interna.
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El control debe ser realizado por la alta direccin y por todos y cada uno de los componentes de la organizacin, aunque a mayor responsabilidad mayor involucramiento debe existir.
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Ser flexible para contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado ms que a coaccionar hacia el mismo.
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No ser realizado a posteriori, sino ser un ejercicio permanente de adaptacin de la organizacin al entorno.
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Gestin
La Gestin es dirigir las acciones que constituyan la puesta en marcha concreta de la poltica general de la empresa, es tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados.
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La gestin es el proceso mediante el cual se formulan objetivos y luego se miden los resultados obtenidos para finalmente orientar la accin hacia la mejora permanente de los resultados.
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Dirigir las acciones que constituya la puesta en marcha concreta de la poltica general de la empresa y tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados.
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Resumen
Por gestin se entiende, la direccin de las acciones que contribuyan a tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos trazados, medir los resultados obtenidos, para finalmente, orientar la accin hacia la mejora permanente del sistema.
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Todo sistema de gestin de la produccin debe estar orientado hacia el logro de los objetivos de la organizacin y esto slo es posible mediante el control de gestin.
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Control de gestin
En trminos generales, se puede decir que el control debe servir de gua para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (tcnicos, humanos, financieros, etc.).
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Por ello podemos definir el control de gestin como un proceso de retroalimentacin de informacin de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.
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El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinmico, variable cclicamente o completamente atpico. La adaptacin al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.
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Los objetivos de la empresa tambin condicionan el sistema de control de gestin, segn sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.
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La estructura de la organizacin, segn sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control tambin distintos.
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El tamao de la empresa est directamente relacionado con la centralizacin. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralizacin, pues hay ms cantidad de informacin y complejidad creciente en la toma de decisiones.
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Por ltimo, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organizacin, es un factor determinante del control de gestin, sin olvidar el sistema de incentivos y motivacin del personal.
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El fin ltimo del control de gestin es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecucin de los objetivos.
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Las herramientas bsicas del control de gestin son la planificacin y los presupuestos.
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Segn Garca (1975) el Control de Gestin (CG) es ante todo un mtodo, un medio para conducir con orden el pensamiento y la accin, lo primero es prever, establecer un pronstico sobre el cual fijar objetivos y definir un programa de accin.
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Lo segundo es controlar, comparando las realizaciones con las previsiones, al mismo tiempo que se ponen todos los medios para compensar las diferencias constatadas
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Blanco Amat (1984) plantea que la moderna filosofa del CG presenta la funcin de control como el proceso mediante el cual los directivos se aseguran de la obtencin de recursos y del empleo eficaz y eficiente de los mismos en el cumplimiento de los objetivos de la empresa
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Segn Huge Jordan (1995) el Control de Gestin es un instrumento de la gestin que aporta una ayuda a la decisin y sus tiles de direccin van a permitir a los directores alcanzar los objetivos;
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es una funcin descentralizada y coordinada para la planificacin de objetivos, acompaada de un plan de accin y la verificacin de que los objetivos han sido alcanzados
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El control de gestin se relaciona con: formulacin de objetivos, fijacin de estndares, programas de accin (presupuestos), utilizacin de recursos, medicin de resultados (verificacin), anlisis de desviaciones, correccin del desempeo o mejora.
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El Control de Gestin es un proceso que sirve para guiar la gestin hacia los objetivos de la organizacin y un instrumento para evaluarla.
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Por lo cual debe entenderse que el Control de Gestin es un medio para desplegar la estrategia en toda la organizacin.
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Un Sistema de Control de Gestin es una estimulacin organizada para que los managers descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite alcanzar los objetivos estratgicos perseguidos por cada empresa.
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Para mantener la eficiencia organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental controlar la evolucin del entorno y las variables de la propia organizacin que pueden afectar su propia supervivencia
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Resumen
La eficiencia del control est en asegurar la anticipacin de los cambios del entorno y su impacto en la empresa.
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La mejor forma de control es aquella que promueve el autocontrol de las personas mientras actan y toman decisiones, pues garantiza la motivacin y la identificacin con los objetivos de la empresa.
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Todo control debe ser complementado con un anlisis formalizado que brinde la informacin necesaria para conocer los resultados de la gestin interna.
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El control debe ser realizado por la alta direccin y por todos y cada uno de los componentes de la organizacin, aunque a mayor responsabilidad mayor involucramiento debe existir.
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Ser adaptado a la cultura de la empresa y a las personas. Ser flexible para contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado ms que a coaccionar hacia el mismo.
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No ser realizado a posteriori, sino ser un ejercicio permanente de adaptacin de la organizacin al entorno.
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Una estructura que sea capaz de agregar valor y generar ventajas competitivas Aprovechar y estimular el desarrollo de las competencias esenciales Diseos centrados en el cliente y su satisfaccin Alta capacidad de aprendizaje (organizaciones que aprenden) flexibles e innovadoras
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Trabajadores con ms educacin y capacitacin para mantener los estndares de calidad y servicios Tecnologa adecuada para tomar correctas decisiones Premiar la innovacin y aprendizaje ms que la antigedad
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Desarrollar una visin Comprometer a otros en una visin comn, apelando a sus valores, intereses y esperanzas Fomentar la colaboracin, promoviendo objetivos comunes y creando confianza Dar el ejemplo teniendo comportamientos coherentes con los valores que propicia
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El trabajo que desempean aade valor econmico. De lo contrario externalizacin, hay mayor especializacin, benchmarking, a veces es ms barato. Las destrezas de la fuerza de trabajo se diferencian de la de los competidores. No pueden reproducirse fcilmente las destrezas.
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Qu es Estrategia?
Es la creacin de una posicin nica que no la tienen los competidores y el cliente valora, que incluye un conjunto diferente de actividades. Para ser exitosa necesita de la eficacia operacional y de descartar elementos.
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Eficacia Operacional: Realizar actividades similares de mejor manera que los rivales, es decir, hacerlo mejor que los competidores. Estrategia: Realizar actividades diferentes a la de los rivales, o llevar a cabo actividades similares de diferentes maneras.
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No es seguir al rival haciendo lo mejor, es hacer algo nico, valioso, distinto, es lograr posicionamiento diferente en el tiempo.
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La eficacia Operacional:
Tiene una relacin con la reduccin de costos. Es orientarse hacia adentro No es estrategia, es una fuerza que atrae Es necesaria para el xito pero no es suficiente. La estrategia tiene una relacin con la generacin de ingresos
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La eficacia operacional es una fuerza que los ejecutivos siguen porque tienen resultados de corto plazo, son visibles. Debe haber una buena posicin en la eficacia para lograr la estrategia. La estrategia es difcil evaluarla, los resultados no son inmediatamente visibles es ms incierta.
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Conceptos que van destinados a lograr la eficacia operacional: Productividad Calidad total Reingeniera Administracin del cambio Benchmarketing
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La esencia de la estrategia est en las actividades: Elegir una manera diferente de realizar las actividades Llevar a cabo actividades distintas a la de los competidores. La esencia de la estrategia es elegir que no hacer.
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La estrategia consiste en descartar elementos al competir. Sin descartar elementos no sera necesario elegir y por consiguiente no se requerira ESTRATEGIA.
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SE DESCARTAN ELEMENTOS POR TRES MOTIVOS Incompatibilidad de imagen Incompatibilidad entre las actividades en si mismas. Por lmites de coordinacin y control internos
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Para desarrollar una estrategia es fundamental determinar: Consumidores: Grupo de clientes que no atender Grupo de clientes que atender Necesidades: Las necesidades que se ocupar la empresa Las necesidades que no se ocupar
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Productos: Las variedades de productos y servicios que ofrecer Cules servicios no ofrecer.
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Cul es el rol del equipo directivo? Definir la posicin estratgica - Descartar elementos - Hacer ajustes entre las actividades - Fijar lmites Comunicar la posicin estratgica.
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Crear las condiciones para una realizacin, implementacin estratgica exitosa Dar disciplina para decidir a que cambios se responder Evitar la confusin Mantener el carcter distintivo
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BALANCED SCORECARD
La herramienta de gerenciamiento que permite traducir la estrategia y al misin de una organizacin en un conjunto completo de medidas de desempeo tal que informa a la alta gerencia sobre cmo la organizacin avanza hacia el logro de sus objetivos.
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Qu es?
Es un sistema que conecta el da a da con la visin de futuro de la organizacin Es un sistema de gestin que incorpora mecanismos de medicin y que permite comprobar que se avanza en la direccin correcta, facilitando la consecucin de los objetivos planteados.
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A qu nos ayuda?
A aclarar la misin y el propsito de la organizacin obteniendo visin compartida A comunicar el establecimiento de objetivos, a su vinculacin a las actuaciones diarias.
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A alinear todas las actuaciones diarias a la obtencin del resultado propuesto (objetivos) A asignar los recursos adecuados para la obtencin de los mencionados objetivos A sistematizar la revisin de la estrategia
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Qu pretende?
Aclarar y actualizar la estrategia Comunicar la estrategia a toda la organizacin Vincular los objetivos personales y de las diversas unidades con la estrategia propuesta. Identificar las nuevas iniciativas estratgicas
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Vincular la estrategia con las metas a largo plazo y los presupuestos anuales. Ofrecer feedback sobre la estrategia y poder actualizarla.
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BALANCED SCORECARD
1.- Se requiere la total implicacin de la ms alta direccin de la organizacin: No obstante, son los directivos de segundo nivel ( y sucesivos) los que mas tienen que ver con el proceso de BSC. Todos los niveles de Direccin participan en mayor o menor medida en el proceso de implementacin
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2.- Pensar en todas las funciones de la organizacin: El CCI es una herramienta que tiene su valor agregado en la interrelacin de todos los mbitos de la organizacin. Es necesario que todas las reas se involucren y den su opinin sobre mbitos que a priori no son el propio.
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3.- Inicialmente se debe aclarar la estrategia de la organizacin: es bsico invertir el tiempo necesario, aunque sea largo, en obtener visin compartida sobre la estrategia. 4.- El proceso es dinmico: Tiene una importante vertiente de flexibilidad para su revisin, mejora adaptacin, etc.
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5.- Ha de ser una herramienta hecha a medida para cada organizacin: No existen recetas genricas para implantar un cuadro de control integral. Se debe efectuar a medida de cada organizacin y con participacin e implicacin de los profesionales y directivos de cada organizacin.
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6.- Es necesario huir de la idea de indicadores clsicos: la imaginacin y el conocimiento de la organizacin son la mejor ayuda para obtener e identificar termmetros de aspectos que inicialmente nos parecieron intangibles
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Algunas caractersticas
Incluye medidas financieras y no financieras Incluye medidas referidas al corto y largo plazo Incluye medidas que reflejan los resultados de esfuerzos pasados y medidas inductoras de la actuacin financiera futura.
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Las medidas responden a relaciones de causa y efecto Contiene la cantidad suficiente de datos para dar un cuadro completo y no ms.
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Para facilitar un proceso de cambio: Ayuda a la formulacin e implementacin de una nueva estrategia Para lograr un mayor crecimiento Ayudando a focalizar la atencin en el incremento de ingresos y no slo en el recorte de costos y el aumento de la productividad
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Para facilitar la implementacin de la estrategia Es la referencia que cada empleado tiene para la implementacin de la nueva estrategia en sus operaciones cotidianas
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BSC
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BSC
El mapa de la estrategia es la representacin visual de los objetivos de una organizacin, utilizando al menos cuatro perspectivas: La perspectiva econmica: Parafraseando a Milton Friedman diramos que el negocio del negocio es el negocio
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BSC
La perspectiva de cliente: Para tener xito financiero es imperativo satisfacer al mercado, la primera causa efecto en los objetivos, es un cliente satisfecho para propiciar un resultado financiero de xito.
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La perspectiva de procesos internos; que contempla los procesos para satisfacer al cliente. La perspectiva de aprendizaje y crecimiento: es decir las capacidades y habilidades de la fuerza laboral, el conocimiento e informacin, la tecnologa, la cultura y valores que posibilitan los procesos internos.
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Implantando la estrategia
Misin: Por qu existimos? Valores: Qu es importante para nosotros? Visin: Qu es lo que queremos ser? Estrategia: Cmo pensamos que vamos a alcanzar la visin? (Super Estratgico)
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Implantando la estrategia
Existe una brecha entre. Gestin de la calidad:Qu debemos mejorar? Objetivos personales: Qu necesitamos hacer? Resultados estratgicos: Accionistas Satisfechos; Clientes encantados; procesos eficientes; Personas preparadas y motivadas
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Implantando la estrategia
En la brecha est. BALANCED SCORECARD INICIATIVAS ESTRATEGICAS: Cules son las prioridades?
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Traducir la estrategia en trminos operacionales: Argumentacin y consistencia coherentes; Eventuales lagunas de la estrategia formulada Gestionar (gerenciar) la ejecucin de la estrategia a lo largo de todo el periodo considerado
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Insertar las estrategias emergentes o cambios en el entorno Contar con una sistematizacin o rutina que asegure el despliegue de La estrategia en toda la organizacin. Explicitar y dar seguimiento a la contribucin de todos los niveles de la organizacin respecto de la estrategia.
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TRADUCIR: Traducir la estrategia (misin/visin; Mapas estratgicos; BSC con sus objetivos, indicadores, iniciativas) MOVILIZAR: Liderazgo ejecutivo (Compromiso de tiempo ejecutivo; responsabilidad sobre la estrategia; una cultura de mejora del desempeo)
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GERENCIAR: Estrategia es un proceso continuo (vnculo entre el planteamiento y presupuesto, Establecimiento de metas y aprobacin de iniciativas; ALINEAR: Alineamiento organizacional (El papel corporativo; Socios estratgicos)
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Balanced Scorecard
FINANCIERA: Cmo deberamos aparecer frente a nuestros accionistas? CLIENTES: Cmo debemos aparecer frente a nuestros clientes para alcanzar nuestra visin?
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PROCESOS INTERNOS: En qu procesos deberamos ser excelentes para satisfacer a nuestros accionistas y clientes? APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: Cmo sostendremos nuestra habilidad de cambiar y mejorar para alcanzar nuestra visin?
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El BSC convierte la estrategia en sistema integrado, definido a travs de cuatro perspectivas de negocio. Qu objetivos financieros debemos alcanzar para satisfacer a nuestros accionistas?
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Qu necesidades del cliente debemos alcanzar para satisfacer a nuestros clientes En qu procesos debemos ser excelentes para satisfacer a nuestros clientes? Cmo debemos aprender e innovar en nuestra organizacin para alcanzar las metas?
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Herramientas de:
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Focalizar y optimizar el uso de los recursos Identificar indicadores claves de los factores crticos de xito.
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Perspectiva de clientes
En la perspectiva del cliente los directivos identifican los segmentos del mercado en los que han decidido competir.
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Tambin establece la propuesta de valor que se entregar al cliente en base a los atributos del producto o servicio as como la imagen de marca que tiene la empresa ante los clientes y el tipo de relacin que mantiene con ellos.
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En la perspectiva de procesos internos, los ejecutivos identifican procesos claves donde la organizacin debe ser excelente para llegar con una propuesta de valor que cubra las expectativas del cliente.
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Indicadores de procesos
Proceso de innovacin: Porcentaje de nuevos productos y/o servicios que cumplen las especificaciones funcionales desde el primer instante.
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Plazos precisos para el desarrollo de cada una de las lneas de nuevos productos.
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Costos de desarrollo/beneficios operativos ;generado por un nuevo producto en un perodo de tiempo. Nmero de veces en que se modifica un nuevo diseo de producto.
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Procesos operativos: Anlisis de tiempo de espera Nmero de reclamaciones de clientela Anlisis de tiempo de cola Anlisis de tiempo de inactividad
la
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Servicios de venta: Costos de las reparaciones Tiempos de respuesta Tiempos de servicios de asistencia tcnica
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Se identifican las habilidades y competencias necesarias del personal para crear un clima de apoyo al cambio, a la innovacin y al crecimiento de la organizacin. Esta dimensin incluye las necesidades de informacin que debemos desarrollar para apoyar el clima de accin.
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Identifica la infraestructura que se debe construir para alcanzar los objetivos financieros. Es decir se refiere a las inversiones que debe hacer para poder lograr los resultados deseados.
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Provienen de tres fuentes: Personas ( capacidades de los empleados) Sistemas ( capacidades de los sistemas de informacin) Polticas ( de motivacin, delegacin de poder, etc)
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Crecimiento
Fidelizacin
Pers. Financiera
Satisfaccin cliente Pers. Cliente Calidad del servicio Pers. Proc. Int. Satisfaccin empleados Pers. Ap crecimiento Planes de incentivos
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Una buena iniciativa debe tener: Responsabilidad a nivel de equipo de liderazgo Fecha de inicio y final claramente definidos, as como hitos de progreso Entregables (productos) claramente definidos Un presupuesto Asignacin de recursos comprometidos
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Visin y estrategia Clientes: Cmo deberamos aparecer frente a nuestros clientes para alcanzar nuestra visin? Finanzas: Cmo deberamos aparecer ante nuestros accionistas y acreedores?
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Procesos: En qu procesos debemos ser excelentes para satisfacer a nuestros accionistas y clientes? Formacin y crecimiento: Cmo mantendremos y sustentaremos nuestra capacidad de cambiar y mejorar para conseguir alcanzar nuestra visin?
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Captura actividades crticas de creacin de valor Equilibra indicadores de resultados (pasado) con los que impulsan actuacin futura Equilibra medidas objetivas y subjetivas Cada perspectiva debe considerar objetivos, indicadores, metas, iniciativas.
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Aclarar y traducir la visin y la estrategia Comunicar y vincular los objetivos e indicadores estratgicos Planificar, establecer objetivos y alinear las iniciativas estratgicas Aumentar el feedback estratgico, facilitar la formacin de nuevas estrategias.
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