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Calibracion Equipos Laboratorios

Este documento establece el procedimiento para el control, mantenimiento y calibración de equipos de laboratorio en una universidad. Describe 14 actividades que incluyen recibir nuevos equipos, crear hojas de vida, programar mantenimientos preventivos, solicitar servicios a proveedores, actualizar registros después de las reparaciones, y archivar documentación. El objetivo es garantizar el buen funcionamiento de los equipos a través de un sistema de gestión metrológica que cumpla con los estándares internacionales.

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Calibracion Equipos Laboratorios

Este documento establece el procedimiento para el control, mantenimiento y calibración de equipos de laboratorio en una universidad. Describe 14 actividades que incluyen recibir nuevos equipos, crear hojas de vida, programar mantenimientos preventivos, solicitar servicios a proveedores, actualizar registros después de las reparaciones, y archivar documentación. El objetivo es garantizar el buen funcionamiento de los equipos a través de un sistema de gestión metrológica que cumpla con los estándares internacionales.

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS 1.

OBJETIVO:

CDIGO: FOR-PR-24 VERSIN: 3 VIGENCIA: 2011 Pgina 1 de 6

Garantizar el buen funcionamiento y uso adecuado de los equipos y dispositivos de medicin ubicados en los laboratorios de la Universidad, a travs del control al mantenimiento y calibracin de los mismos, en aras de la prestacin de un excelente servicio que atienda las necesidades de la comunidad Universitaria y sociedad. 2. ALCANCE: Inicia con la elaboracin de la hoja de vida del equipo (FOR-FO-39 Hoja de Vida Equipos de Laboratorio) y termina en la evaluacin a la gestin de control del mantenimiento y calibracin de los equipos. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO: Vicerrectora administrativa, decanos y coordinadores de laboratorios. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: 4.1 REFERENCIAS NORMATIVAS Requisitos generales de competencia de laboratorios de ensayo y calibracin. NTC ISO 10012 Sistema de gestin de la medicin. Requisitos para los procesos de medicin y los equipos de medicin. NTC 1000 Metrologa. Sistema Internacional de unidades. NTC 2194 Vocabulario de trminos bsicos y generales en metrologa. NTC 4057 Metrologa. Lineamientos para la determinacin de intervalos de re-calibracin de equipo de medicin usado en el Laboratorio de ensayo. NTC ISO / IEC 17025 requisitos generales de competencias de laboratorios de ensayo y calibracin 4.4 REFERENCIAS DOCUMENTALES Manual Tcnico De Operacin Y Mantenimiento Del Equipo Manual De Instruccin Para Practicas De Laboratorios Planes De Mantenimiento/ Calibracin De Los Equipos De Cada Laboratorio 5. DEFINICIONES:

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS 6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD: N 1 ACTIVIDAD Recibir e inventariar los equipos que llegan al laboratorio. Crear hoja de vida de los equipos de laboratorio. Seguimiento al Mantenimiento y/o calibracin a equipos de laboratorio para DESCRIPCIN Una vez lleguen los equipos e instrumentos de medicin nuevos al laboratorio para dotacin, Mediante facturas, oficio, etc. se reciben los mismos y se ingresan al inventario de equipos del respectivo laboratorio. Se ingresan los datos requeridos en el formato hoja de vida de equipos e instrumentos de medicin del laboratorio respectivo. Se debe revisar y verificar con base en el inventario y las hojas de vida de los equipos e instrumentos de medicin de los laboratorios, la cantidad de calibraciones y mantenimientos realizados y la fecha en la que se debe efectuar mantenimiento y calibracin.

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RESPONSABLE Decano Coordinador laboratorio Coordinador Auxiliar laboratorio Auxiliar laboratorio

REGISTRO factura equipo oficio recibido

y/o Hoja de vida del de equipo de Hoja de vida de equipos/ Plan de mantenimiento y Calibracin.

Controlar y monitorear equipos de laboratorio 4

En caso de presentarse en un uso recargado no planeado de algn equipo que amerite mantenimiento y/o calibracin. Se debe controlar el funcionamiento de los equipos, Auxiliar variaciones notables en las mediciones, tendencias, laboratorios adems de efectuar una revisin para determinar las fallas o necesidades de ejecutar el Mantenimiento y/o calibracin. En caso de que el equipo presente fallas se debe identificar en un lugar visible con la etiqueta equipo fuera de servicio por mantenimiento, reparacin, Calibracin u otros.

de Hoja de vida del equipo y plan de de gestin metrolgico

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS N ACTIVIDAD Ajustar el equipo DESCRIPCIN Si es del caso realizar los ajustes necesarios al equipo para ponerlo en funcionamiento teniendo en cuenta el Manual de manejo de los equipos. Se deben gestionar los requerimientos para poner el equipo en funcionamiento, en cuanto a repuestos, ajustes, calibracin o mantenimiento especializado. Si no se puede poner en funcionamiento el equipo se debe verificar la garanta del equipo. Si la tiene, se comunica con el proveedor y le solicita la revisin y reparacin.

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RESPONSABLE Coordinadores

REGISTRO Hoja de vida del equipo/Hoja de vida de los equipos de medicin

Solicitar garanta 6 Solicitar servicio de mantenimiento y/o calibracin al proveedor.

Coordinador Decanos

Si al equipo se le debe contratar el mantenimiento, por fuera Coordinador de la garanta, se solicita al proveedor propuesta econmica laboratorio. de mantenimiento preventivo, correctivo del equipo o calibracin, a travs de oficio o correo electrnico. Se establece con el proveedor si el mantenimiento o calibracin se llevar a cabo en las instalaciones de la Universidad o fuera de ella, se verifica la disponibilidad presupuestal para la contratacin de la reparacin, mantenimiento o calibracin. En caso de faltar documentacin por parte del proveedor, se le comunica mediante oficio o correo electrnico para que surta la propuesta de los mismos.

y Oficio de solicitud de mantenimiento de Propuesta econmica del proveedor del servicio, oficio de solicitud del servicio o mail impreso.

Presentar requerimiento 8

Se remite a la Facultad y/o Vicerrectora Administrativa los Coordinador estudios previos con las propuestas econmicas y sus laboratorio. anexos, solicitando la necesidad del servicio de mantenimiento y/o calibracin.

de Oficio de requerimiento y sus anexos.

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS N ACTIVIDAD Autorizar salida del equipo DESCRIPCIN Si el mantenimiento se realiza fuera de la Universidad, se diligencia el formato establecido por la Oficina de Inventarios, Acta de Entrega de Bienes, para el traslado de los equipos, especificando el total de piezas que son enviadas. Se debe contar con la autorizacin de la Oficina de Inventarios para la salida del equipo. El original del Acta de Entrega de Bienes se entrega al personal de vigilancia para que permita el retiro del equipo. Si el mantenimiento o calibracin se realiza en las instalaciones del Laboratorio, se coordina con el proveedor la fecha de realizacin del servicio segn periodo de ejecucin estipulada en el contrato. Terminada la reparacin, mantenimiento, calibracin se recibe el equipo, se verifica su buen funcionamiento y solicita al proveedor del servicio, el respectivo informe del mantenimiento, reparacin y/o calibracin. Cumplido esto, se emite el respectivo certificado de cumplimiento para el pago del servicio.

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RESPONSABLE REGISTRO Coordinador de Acta de entrega laboratorio de bienes autorizada

10

Coordinar realizacin del servicio Verificar servicio

Decano interventor

y/o Contrato prestacin servicio

de del

Coordinador laboratorio

11

Actualizar hoja de vida del equipo 12

Se actualiza la informacin de la hoja de vida del equipo respectiva al mantenimiento y/o calibracin realizada.

Coordinador laboratorio

de Informe de mantenimiento o calibracin/ Certificado de Cumplimiento prestacin del servicio a satisfaccin de Hoja de vida del equipo/Hoja de vida del equipo de medicin

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS N 13 ACTIVIDAD Rotulacin y riesgos del equipo DESCRIPCIN En una parte visible del equipo de laboratorio, Se ubica los estiques respectivos a mantenimiento y/o calibracin y se marca con las sealizaciones de uso, manejo, precauciones, y riesgos del equipo. Los informes de mantenimiento y/o calibracin, as como las hojas de vida de los equipos se organizan y guardan en la respectiva carpeta; de mantenimiento y calibracin de equipos de laboratorio.

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RESPONSABLE REGISTRO auxiliar de Equipo debidamente laboratorio marcado

Archivar documentacin 14

Coordinador laboratorio

de Carpeta archivo: informes de mantenimiento y/o calibracin Expediente del respectivo equipo.

7. OBSERVACIONES: 1. Los equipos que deben ser certificados con protocolo de Calibracin, son aquellos que determinen variables que afectan la calidad Del ensayo. 2. 2. La seleccin de un laboratorio para que realice la calibracin de los equipos es muy importante, por lo cual se debe recurrir a un Laboratorio acreditado, que garantice la trazabilidad del sistema internacional y la confiabilidad de resultados. 3. 3. Se deben definir que equipos actuaran como patrones de referencia, los de mas alta exactitud, que solo deben ser utilizados para Garantizar la trazabilidad y no para realizar mediciones o calibraciones rutinarias. El personal encargado de Aseguramiento Metrolgico define que equipos actuaran como patrones de referencia y cuales como patrones de trabajo y la compatibilidad entre las Incertidumbres de medicin y la trazabilidad de la medicin. 4. 4. Todo certificado de calibracin debe garantizar trazabilidad a patrones nacionales o internacionales informando claramente sobre Los patrones metrolgicos empleados para la calibracin, el mtodo, etc. 5. 5. Los perodos de calibracin y chequeo se deben establecer a travs de un anlisis de la utilizacin, recomendaciones del fabricante o las condiciones de almacenamiento. 6. 6. Si la Universidad decide calibrar internamente algunos de sus equipos de medicin debe tener procedimientos documentados que Garanticen que se cumplen las condiciones de las normas tcnicas o las recomendaciones del fabricante. En consecuencia debe Garantizar con certificados de calibracin interna que deben recibir el tratamiento del control de registros del Sistema de Calidad.

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS

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8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS

01 02 03

Resolucin 128 Octubre 22 de 2008 Resolucin 134 Septiembre 20 de 2010 Formato CAL-FO-17 Junio 30 de 2011

Aprobacin documentos Actualizacin documentos Actualizacin documentos

NOMBRE CARGO

Equipo de Trabajo Facultad de Salud

NOMBRE CARGO

CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador Calidad

NOMBRE CARGO

CARLOS HARVEY SALAMANCA FALLA Representante de la Direccin

ELABOR

REVIS

APROB

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Common questions

Con tecnología de IA

Visual labeling plays a crucial role in managing equipment maintenance and calibration by marking equipment as out of service during maintenance or calibration, ensuring safety and proper handling. It helps in clearly identifying the equipment status—whether it is operational or under maintenance—preventing its misuse or incorrect handling, and it includes necessary safety and operational information .

Key steps include receiving and inventorying new equipment, creating and updating equipment life sheets, scheduling and performing maintenance and calibration, coordinating external maintenance services when necessary, verifying post-maintenance functionality, and ensuring proper documentation and labeling throughout the process .

The document ensures traceability and reliability by requiring that all calibration certificates guarantee traceability to national or international standards. It mandates the use of accredited laboratories for calibration that ensures compliance with international standards, and it specifies that reference equipment with the highest accuracy should only be used for maintaining traceability, not for routine measurements or calibrations .

Laboratory coordinators are responsible for creating and updating equipment life sheets, monitoring maintenance and calibration needs, coordinating repairs, verifying post-repair functionality, managing the logistical and documentation aspects of equipment sent for external services, and maintaining all relevant records and labels to ensure equipment is operational and compliant with standards .

If equipment cannot be repaired under warranty, coordinators should verify warranty status and, if applicable, contact the supplier for service under warranty. If out of warranty, they need to obtain economic proposals for maintenance or calibration from suppliers, ensure budget availability, and coordinate the required services, including deciding if services will be performed on or off-site .

Metrological assurance significantly impacts the quality of laboratory testing and calibration by ensuring that measurements are accurate and traceable to international standards. This leads to reliable results, increased confidence in data, and compliance with international and regulatory standards, thus enhancing the laboratory's reputation and competitiveness .

The document specifies that if equipment needs external maintenance, a formal delivery document, "Acta de Entrega de Bienes," must be used for tracking, listing all pieces being sent. It requires prior authorization from the Inventory Office, and the original document is provided to security personnel for equipment removal, ensuring traceability and accountability .

The primary objective is to ensure the proper functioning and appropriate use of measuring equipment and devices in the university's laboratories, aiming to provide excellent service that meets the needs of the university community and society .

The criteria include selecting equipment of the highest accuracy to act as reference standards, which are only used for ensuring traceability and not for routine measurements or calibrations. The decision is made by personnel responsible for metrological assurance, focusing on compatibility between measurement uncertainties and the traceability chain .

Having a documented procedure for in-house calibration is crucial as it ensures that the university complies with technical standards and manufacturer recommendations, maintains a high level of measurement accuracy, and ensures traceability. It further guarantees that the calibration process is consistent and that records are controlled as part of the quality system, supporting reliability and accountability .

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