PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS 1.

OBJETIVO:

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Garantizar el buen funcionamiento y uso adecuado de los equipos y dispositivos de medicin ubicados en los laboratorios de la Universidad, a travs del control al mantenimiento y calibracin de los mismos, en aras de la prestacin de un excelente servicio que atienda las necesidades de la comunidad Universitaria y sociedad. 2. ALCANCE: Inicia con la elaboracin de la hoja de vida del equipo (FOR-FO-39 Hoja de Vida Equipos de Laboratorio) y termina en la evaluacin a la gestin de control del mantenimiento y calibracin de los equipos. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO: Vicerrectora administrativa, decanos y coordinadores de laboratorios. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: 4.1 REFERENCIAS NORMATIVAS Requisitos generales de competencia de laboratorios de ensayo y calibracin. NTC ISO 10012 Sistema de gestin de la medicin. Requisitos para los procesos de medicin y los equipos de medicin. NTC 1000 Metrologa. Sistema Internacional de unidades. NTC 2194 Vocabulario de trminos bsicos y generales en metrologa. NTC 4057 Metrologa. Lineamientos para la determinacin de intervalos de re-calibracin de equipo de medicin usado en el Laboratorio de ensayo. NTC ISO / IEC 17025 requisitos generales de competencias de laboratorios de ensayo y calibracin 4.4 REFERENCIAS DOCUMENTALES Manual Tcnico De Operacin Y Mantenimiento Del Equipo Manual De Instruccin Para Practicas De Laboratorios Planes De Mantenimiento/ Calibracin De Los Equipos De Cada Laboratorio 5. DEFINICIONES:

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS 6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD: N 1 ACTIVIDAD Recibir e inventariar los equipos que llegan al laboratorio. Crear hoja de vida de los equipos de laboratorio. Seguimiento al Mantenimiento y/o calibracin a equipos de laboratorio para DESCRIPCIN Una vez lleguen los equipos e instrumentos de medicin nuevos al laboratorio para dotacin, Mediante facturas, oficio, etc. se reciben los mismos y se ingresan al inventario de equipos del respectivo laboratorio. Se ingresan los datos requeridos en el formato hoja de vida de equipos e instrumentos de medicin del laboratorio respectivo. Se debe revisar y verificar con base en el inventario y las hojas de vida de los equipos e instrumentos de medicin de los laboratorios, la cantidad de calibraciones y mantenimientos realizados y la fecha en la que se debe efectuar mantenimiento y calibracin.

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RESPONSABLE Decano Coordinador laboratorio Coordinador Auxiliar laboratorio Auxiliar laboratorio

REGISTRO factura equipo oficio recibido

y/o Hoja de vida del de equipo de Hoja de vida de equipos/ Plan de mantenimiento y Calibracin.

Controlar y monitorear equipos de laboratorio 4

En caso de presentarse en un uso recargado no planeado de algn equipo que amerite mantenimiento y/o calibracin. Se debe controlar el funcionamiento de los equipos, Auxiliar variaciones notables en las mediciones, tendencias, laboratorios adems de efectuar una revisin para determinar las fallas o necesidades de ejecutar el Mantenimiento y/o calibracin. En caso de que el equipo presente fallas se debe identificar en un lugar visible con la etiqueta equipo fuera de servicio por mantenimiento, reparacin, Calibracin u otros.

de Hoja de vida del equipo y plan de de gestin metrolgico

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS N ACTIVIDAD Ajustar el equipo DESCRIPCIN Si es del caso realizar los ajustes necesarios al equipo para ponerlo en funcionamiento teniendo en cuenta el Manual de manejo de los equipos. Se deben gestionar los requerimientos para poner el equipo en funcionamiento, en cuanto a repuestos, ajustes, calibracin o mantenimiento especializado. Si no se puede poner en funcionamiento el equipo se debe verificar la garanta del equipo. Si la tiene, se comunica con el proveedor y le solicita la revisin y reparacin.

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RESPONSABLE Coordinadores

REGISTRO Hoja de vida del equipo/Hoja de vida de los equipos de medicin

Solicitar garanta 6 Solicitar servicio de mantenimiento y/o calibracin al proveedor.

Coordinador Decanos

Si al equipo se le debe contratar el mantenimiento, por fuera Coordinador de la garanta, se solicita al proveedor propuesta econmica laboratorio. de mantenimiento preventivo, correctivo del equipo o calibracin, a travs de oficio o correo electrnico. Se establece con el proveedor si el mantenimiento o calibracin se llevar a cabo en las instalaciones de la Universidad o fuera de ella, se verifica la disponibilidad presupuestal para la contratacin de la reparacin, mantenimiento o calibracin. En caso de faltar documentacin por parte del proveedor, se le comunica mediante oficio o correo electrnico para que surta la propuesta de los mismos.

y Oficio de solicitud de mantenimiento de Propuesta econmica del proveedor del servicio, oficio de solicitud del servicio o mail impreso.

Presentar requerimiento 8

Se remite a la Facultad y/o Vicerrectora Administrativa los Coordinador estudios previos con las propuestas econmicas y sus laboratorio. anexos, solicitando la necesidad del servicio de mantenimiento y/o calibracin.

de Oficio de requerimiento y sus anexos.

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS N ACTIVIDAD Autorizar salida del equipo DESCRIPCIN Si el mantenimiento se realiza fuera de la Universidad, se diligencia el formato establecido por la Oficina de Inventarios, Acta de Entrega de Bienes, para el traslado de los equipos, especificando el total de piezas que son enviadas. Se debe contar con la autorizacin de la Oficina de Inventarios para la salida del equipo. El original del Acta de Entrega de Bienes se entrega al personal de vigilancia para que permita el retiro del equipo. Si el mantenimiento o calibracin se realiza en las instalaciones del Laboratorio, se coordina con el proveedor la fecha de realizacin del servicio segn periodo de ejecucin estipulada en el contrato. Terminada la reparacin, mantenimiento, calibracin se recibe el equipo, se verifica su buen funcionamiento y solicita al proveedor del servicio, el respectivo informe del mantenimiento, reparacin y/o calibracin. Cumplido esto, se emite el respectivo certificado de cumplimiento para el pago del servicio.

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RESPONSABLE REGISTRO Coordinador de Acta de entrega laboratorio de bienes autorizada

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Coordinar realizacin del servicio Verificar servicio

Decano interventor

y/o Contrato prestacin servicio

de del

Coordinador laboratorio

11

Actualizar hoja de vida del equipo 12

Se actualiza la informacin de la hoja de vida del equipo respectiva al mantenimiento y/o calibracin realizada.

Coordinador laboratorio

de Informe de mantenimiento o calibracin/ Certificado de Cumplimiento prestacin del servicio a satisfaccin de Hoja de vida del equipo/Hoja de vida del equipo de medicin

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PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONTROL, MANTENIMIENTO Y CALIBRACIN DE EQUIPOS DE LABORATORIOS N 13 ACTIVIDAD Rotulacin y riesgos del equipo DESCRIPCIN En una parte visible del equipo de laboratorio, Se ubica los estiques respectivos a mantenimiento y/o calibracin y se marca con las sealizaciones de uso, manejo, precauciones, y riesgos del equipo. Los informes de mantenimiento y/o calibracin, as como las hojas de vida de los equipos se organizan y guardan en la respectiva carpeta; de mantenimiento y calibracin de equipos de laboratorio.

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RESPONSABLE REGISTRO auxiliar de Equipo debidamente laboratorio marcado

Archivar documentacin 14

Coordinador laboratorio

de Carpeta archivo: informes de mantenimiento y/o calibracin Expediente del respectivo equipo.

7. OBSERVACIONES: 1. Los equipos que deben ser certificados con protocolo de Calibracin, son aquellos que determinen variables que afectan la calidad Del ensayo. 2. 2. La seleccin de un laboratorio para que realice la calibracin de los equipos es muy importante, por lo cual se debe recurrir a un Laboratorio acreditado, que garantice la trazabilidad del sistema internacional y la confiabilidad de resultados. 3. 3. Se deben definir que equipos actuaran como patrones de referencia, los de mas alta exactitud, que solo deben ser utilizados para Garantizar la trazabilidad y no para realizar mediciones o calibraciones rutinarias. El personal encargado de Aseguramiento Metrolgico define que equipos actuaran como patrones de referencia y cuales como patrones de trabajo y la compatibilidad entre las Incertidumbres de medicin y la trazabilidad de la medicin. 4. 4. Todo certificado de calibracin debe garantizar trazabilidad a patrones nacionales o internacionales informando claramente sobre Los patrones metrolgicos empleados para la calibracin, el mtodo, etc. 5. 5. Los perodos de calibracin y chequeo se deben establecer a travs de un anlisis de la utilizacin, recomendaciones del fabricante o las condiciones de almacenamiento. 6. 6. Si la Universidad decide calibrar internamente algunos de sus equipos de medicin debe tener procedimientos documentados que Garanticen que se cumplen las condiciones de las normas tcnicas o las recomendaciones del fabricante. En consecuencia debe Garantizar con certificados de calibracin interna que deben recibir el tratamiento del control de registros del Sistema de Calidad.

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8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS

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Resolucin 128 Octubre 22 de 2008 Resolucin 134 Septiembre 20 de 2010 Formato CAL-FO-17 Junio 30 de 2011

Aprobacin documentos Actualizacin documentos Actualizacin documentos

NOMBRE CARGO

Equipo de Trabajo Facultad de Salud

NOMBRE CARGO

CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador Calidad

NOMBRE CARGO

CARLOS HARVEY SALAMANCA FALLA Representante de la Direccin

ELABOR

REVIS

APROB

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