Compras

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.
Tabla De Contenido
1) Modulo de compras 1.1) Estructura del modulo de compras a) Modo de acceso al modulo de compras 1.2) Registro de cotizaciones a proveedores a) Carga de operaciones Guardadas b) Seleccin del proveedor c) Seleccin del deposito d) Seleccin del cdigo del producto e) Costo de la mercanca f) Total cotizacin 1.3) Emisin de orden de compra a) Modo de acceso b) Seleccin del proveedor c) Seleccin del deposito d) Seleccin del cdigo del producto e) Costo de la mercanca f) Total de ordenes de compra 1.4) Cmo eliminar orden de compra? 1.5) Emisin de nota de entrega a) Modo de acceso
4 4 4 5 7 7 10 10 12 13 14 15 16 18 18 20 21 23 24 24
SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1
b) Seleccin del proveedor c) Seleccin del deposito d) Seleccin del cdigo del producto e) Costo de la mercanca f) Totalizacin de nota de entrega 1.6) Registro de compra a) Seleccin del proveedor b) Seleccin del deposito c) Seleccin del cdigo de producto d) Costo de productos nacionales e) Costo de productos importados o liquidacin de importaciones f) Totalizacin de compras 1.7) Devolucin de compras a) Modo de acceso b) Totalizacin de devolucin de compras c) Compras en espera d) Recepcin de compras
26 27 27 30 30 31 34 35 36 38 38 40 42 42 43 43 45 45 45 46 46 47 47
1.8) Reportes Relacionados

a) Ordenes de Compra b) Notas de Entrega c) Compra en Espera d) Recepcin de Compra e) Devolucin de Compra
MODULO DE COMPRAS
1) Mdulo de Compras
El Mdulo de Compras permite realizar las compras de bienes o servicios. Est diseado para registrar todas las operaciones que tienen que ver con las facturas de proveedores: rdenes de compras, notas de entrega de mercanca, cotizaciones y compras propiamente.
1.1) Estructura del Mdulo de Compras

La interfaz de usuario del Mdulo de Compras est compuesta por una barra de men y una barra de herramientas que dan acceso a las funciones de uso frecuente. a) Modos de acceso al Mdulo de Compras
Desde el Men de Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento Programas y a continuacin el elemento SAINT Software Administrativo Enterprise Administrativo Compras. Esta accin ejecuta el Mdulo de Compras.
Seguidamente de seleccionar la opcin modulo de compra la aplicacin nos muestra la siguiente pantalla:
Qu hacer desde el Mdulo de Compras?
1.2) Registro de Cotizaciones del proveedor

Esta opcin permite registrar los presupuestos de productos o servicios enviados por el proveedor. Debe contener elementos tales como: datos del proveedor, depsito o almacn de inventario, descripcin, cantidad y precio de la mercanca, los cuales debe indicar el usuario. La fecha de emisin y el nmero del documento son asignados por el sistema.
Este registro no produce alteraciones en las existencias del inventario. Una vez aprobada la cotizacin, puede convertirse en otros documentos como: orden de compra, nota de entrega o compra, funcin que agiliza el registro de los repetida de los datos. Cundo es recomendable registrar una Cotizacin? Cuando se tenga la intencin de emitir una orden de documentos evitando la trascripcin
compra basada en esta cotizacin. A continuacin se presenta la ventana para la solicitud de cotizacin:
a) Carga de Operaciones Guardadas Seleccionar. documento permitir Para realizar la transaccin partiendo de un
anterior, haga click en el
Botn Cargar, seguidamente el sistema mostrar la ventana que le
Tipo de operacin a ser cargada Nmero de la operacin
Realice
las
selecciones
haga
clic
en
el
Botn
Aceptar,
el sistema cargar directamente sobre el formulario de compras toda la informacin contenida en el documento de origen. Puede hacer las modificaciones necesarias en cantidad y precio, eliminar o incluir nuevos productos o servicios.
b)
Seleccin del proveedor
Ingrese el cdigo del proveedor al cual le ser solicitada la cotizacin. En el caso de no conocerlo, puede buscarlo haciendo clic en el Botn Informacin de Proveedores
El cual se encuentra ubicado en el lado derecho de la etiqueta donde se ingresa dicho cdigo. Este botn despliega una ventana que contiene la informacin de todos los proveedores existentes dentro del sistema. Puede realizar bsquedas por el cdigo, la descripcin o la clase del proveedor. Otra forma de obtener informacin sobre proveedores, es utilizando la tecla F1, la cual igualmente despliega la ventada de de Informacin de Proveedores.
Una vez en de la ventana de bsqueda, utilice el Botn de Informacin
O la tecla F1 para obtener toda la Informacin Ampliada del proveedor seleccionado. La informacin se refiere a RIF, clase, representante, telfono entre otros as como los das de crdito del cliente con el proveedor. A continuacin se muestra la pantalla respectiva a dicha opcin:
Si nos presenta el caso de que el cdigo del proveedor no exista dentro de la base de datos, se puede crear sin necesidad de abortar el proceso, haciendo clic en el Botn de Crear un nuevo proveedor para ingresar nuevos cdigos de proveedor. Una vez registrada la informacin ya queda almacenada en la base de datos. 9
Este nuevo cdigo de proveedor queda creado de igual manera que si se hubiese ingresado desde el Mdulo Administrativo. Los datos aqu registrados sern almacenados en la ficha del proveedor. Se recomienda cargar todos los campos solicitados por el sistema en especial aquellos que contienen el punto azul campo de carcter obligatorio. en seal de que es un
c)
Seleccin del depsito
Ingrese el cdigo del depsito en donde se recibir la mercanca. Si no lo conoce, ubquelo haciendo clic en el Informacin de Depsito y seleccinelo. d) Seleccin del cdigo del producto
Para ingresar el cdigo del producto: Si conoce el cdigo escrbalo directamente Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn de Producto, seguidamente se mostrar la ventana con la lista de todos los productos registrados en el sistema. Puede realizar la bsqueda por cdigo, descripcin, o referencia. La lnea azul resalta el producto sobre el cual est posicionado el cursor, puede hacer uso de las teclas de desplazamiento hasta ubicarlo y hacer clic en el Botn Seleccionar. Es posible capturar el cdigo de barras registrado en el campo referencia mediante un lector ptico o utilizar este campo para colocar el cdigo del fabricante. Para utilizar este campo como opcin de bsqueda y registro de los productos haga clic en el Botn Referencia e ingrsela, o en su defecto, si est utilizando el cdigo de barras
exponga la etiqueta ante el lector para que realice la seleccin.
10
Si el producto no ha sido registrado en el sistema, haga clic en el Botn Nuevo, seguidamente el sistema realizar la conexin con el Mdulo Administrativo y le permitir ingresar el producto sin necesidad de abortar la transaccin en curso. Al ubicar el cursor en el campo Cdigo de Producto se habilitan los siguientes botones:
Funciones disponibles en la Ventana de Cotizaciones .Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de acceder a lo siguiente: Servicios: al hacer clic en este botn permite
seleccionar servicios. Borrar: al hacer clic en este botn se elimina el producto o servicio donde est ubicado el cursor. Informacin: despliega la informacin ampliada del producto o servicio. Cantidad: Ingrese la cantidad a ser solicitada y pulse la tecla enter para continuar con la transaccin. Al ubicar el cursor en el campo Cantidad se habilitan los siguientes botones: Nos encontramos con las funciones disponibles en la ventana de cotizaciones.
11
Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de: Informacin: despliega la informacin ampliada del producto o servicio. Precio: permite cambiar el precio de venta del producto aun cuando el costo no haya sido modificado. Este cambio se hace efectivo cuando ingresa el producto en inventario a travs del documento de compras. Detalle: permite ampliar la descripcin del producto o servicio. Descuento: permite asignar un descuento parcial sobre el producto o servicio. Centro de costo de servicio: Nos permite visualizar, el depsito y descripcin.
e)
Costo de la mercanca
El sistema mostrar el costo del producto de la ltima compra registrada. Esta es una ventana que se muestra a modo informativo pero no tiene impacto sobre el costo, precio de venta y porcentaje de utilidad del producto. En este caso se mostrar la siguiente ventana: Como podemos observar esta nos muestra la actualizacin de productos.
12
Si desea interrumpir momentneamente la transaccin sin perder el trabajo ya realizado, haga clic en el Botn Guardar, el sistema mantendr en espera la transaccin que posteriormente puede ser cargada y concluida. f) Totalizacin de cotizacin
Para totalizar las operaciones: Presione la tecla ESC. Haga clic en el Botn de Totalizar .
Campos que intervienen en la totalizacin Orden de Compra: indique el nmero de la orden de compra de existir, en caso contrario deje este campo en blanco. Tipo de Operacin: indique al sistema el cdigo de tipo de operacin que configur para este tipo de transaccin. En caso de no haber configurado ninguno deje este campo en blanco. Fecha de emisin: automticamente el sistema muestra la fecha del da, sta puede ser modificada segn su conveniencia para recalcular la fecha de vencimiento. Das de vencimiento: el sistema muestra los das de crdito que el proveedor otorga, los cuales se indican en la ficha del mismo al ser registrado en el sistema. Nmero de copias: el sistema muestra la cantidad de copias reconfiguradas al momento de la instalacin del sistema. Se puede ajustar este nmero a la cantidad deseada. Comentarios: si lo desea puede ingresar hasta diez (10) lneas de comentarios los cuales le pueden ser tiles para indicarle al proveedor informacin como el lugar y las condiciones de la entrega, entre otras cosas.
13
Si los datos de la totalizacin son los correctos, haga clic en el Botn Aceptar, Cancelar en caso contrario presione el Botn y el sistema regresar a la pantalla anterior.
Cmo eliminar una Cotizacin? La orden de compra y la cotizacin son los nicos documentos del Mdulo de Compras que pueden ser borrados. Ingrese en el men Cotizaciones Seleccione borrar Cotizaciones
1.3)
Emisin de rdenes de Compra Es la solicitud o pedido formal de productos o servicios al
proveedor que establece un compromiso de despacho de mercanca en funcin de cantidad y precio. Este documento debe contener los datos suministrados por el usuario como son: datos del proveedor, depsito o almacn de inventario, descripcin, cantidad y precio de la mercanca. Tambin debe contener la fecha de emisin y el nmero del documento que son asignados por el sistema. Este registro no produce alteraciones en las existencias del inventario, pero se refleja como pedido a los efectos del clculo de mnimos y mximos para las reposiciones del inventario.
14
Existe la posibilidad de cargar la orden de compra para convertirla en nota de entrega. Tambin se pueden cargar otros tipos de documentos tales como nota de entrega, cotizacin y compra, evitando la trascripcin de la informacin contenida en los documentos emitidos previamente. Cundo es recomendable emitir una Orden de Compra? Cuando se quiera establecer un compromiso de
despacho o prestacin de servicios con el proveedor. a) Cuando el proveedor lo requiera. Modo de acceso Haga clic en el men Compras. Seleccione orden de compra.
A continuacin se muestra la ventana para la emisin de rdenes de Compra:
15
Para realizar la transaccin partiendo de un documento anterior, haga clic en el Botn Cargar, seguidamente el sistema
mostrar la ventana que le permitir seleccionar:
Nmero de la operacin
Realice las selecciones y haga clic en el Botn Aceptar, el sistema cargar directamente sobre el formulario de rdenes de compras toda la informacin contenida en el documento de origen. Puede hacer las modificaciones necesarias en cantidad y precio, eliminar o incluir nuevos productos o servicios. b) Seleccin del Proveedor
Ingrese el cdigo del proveedor al cual le ser emitida la Orden de Compra. En el caso de no conocerlo, puede buscarlo haciendo clic en el Botn Informacin de Proveedores el cual se encuentra ubicado en
el lado derecho de la etiqueta donde se ingresa dicho cdigo. Este botn despliega una ventana que contiene la informacin de todos los 16
proveedores existentes dentro del sistema. Puede realizar bsquedas por el cdigo, la descripcin o la clase del proveedor. Otra forma de obtener informacin sobre los cdigos es utilizando la tecla F1, la cual igualmente despliega la ventada de Informacin de Proveedores
Una vez dentro de la ventana de bsqueda, utilice el Botn de Informacin o la tecla F1 para obtener toda la Informacin
Ampliada del proveedor seleccionado. La informacin se refiere a RIF, clase, representante, telfono entre otros as como los das de crdito del cliente con el proveedor. Como podemos observar en la siguiente pantalla:
17
En el caso de que el cdigo del proveedor no exista dentro de la base de datos, se puede crear sin necesidad de abortar el proceso, haciendo clic en el Botn de Crear un nuevo proveedor para ingresar
nuevos cdigos de proveedor. Una vez registrada la informacin ya queda almacenada en la base de datos. Este nuevo cdigo de proveedor queda creado de igual manera que si se hubiese ingresado desde el Mdulo Administrativo. Los datos aqu registrados sern almacenados en la ficha del proveedor. Se recomienda cargar todos los campos solicitados por el sistema en especial aquellos que contienen el punto azul campo de carcter obligatorio. c) Seleccin del depsito en seal de que es un
Ingrese el cdigo del depsito en donde se recibir la mercanca. Si no lo conoce, ubquelo haciendo clic en el Botn Informacin de
Depsito y seleccinelo. Nmero de orden de compra: Es el nmero del documento emitido, generado automticamente por el sistema. d) Seleccin del cdigo del producto
Para ingresar el cdigo del producto: Si conoce el cdigo escrbalo directamente Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn de Producto, seguidamente se mostrar la ventana con la lista de
todos los productos registrados en el sistema. Puede realizar la bsqueda por cdigo, descripcin, o referencia. La lnea azul resalta el producto sobre el cual est posicionado el cursor, puede hacer uso de las teclas de desplazamiento hasta ubicarlo y hacer clic en el Botn Seleccionar.
18
Es posible capturar el cdigo de barras registrado en el
campo referencia mediante un lector ptico o utilizar este campo para colocar el cdigo del fabricante. Para utilizar este campo como opcin de bsqueda y registro de los productos haga clic en Referencia seleccin. con el Si el producto no ha sido registrado en el sistema, haga el Botn
e ingrsela, o en su defecto, si est utilizando el
cdigo de barras exponga la etiqueta ante el lector para que realice la
clic en el Botn Nuevo, seguidamente el sistema realizar la conexin Mdulo Administrativo y le permitir ingresar el producto sin
necesidad de abortar la transaccin en curso. Al ubicar el cursor en el campo Cdigo de Producto se habilitan los siguientes botones:
Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de: servicios. Borrar: al hacer clic en este botn se elimina el producto Servicios: al hacer clic en este botn permite seleccionar
o servicio donde est ubicado el cursor. Informacin: despliega la informacin ampliada del
producto o servicio. Cantidad Ingrese la cantidad a ser solicitada y pulse la
tecla enter para continuar con la transaccin. Al ubicar el cursor en el campo Cantidad se habilitan los siguientes botones: 19
Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de acceder a: Informacin: despliega la informacin ampliada del
producto o servicio. Precio: permite cambiar el precio de venta del producto
aun cuando el costo no haya sido modificado. Este cambio se hace efectivo cuando ingresa el producto en inventario a travs del documento de compras. servicio. Descuento: permite asignar un descuento parcial sobre Detalle: permite ampliar la descripcin del producto o
el producto o servicio. e) Costo de la mercanca
El sistema muestra el costo del producto de la ltima compra registrada. Esta es una ventana que se muestra a modo informativo pero no tiene impacto sobre el costo, precio de venta y porcentaje de utilidad del producto. En este caso se mostrar la siguiente ventana:
20
Si desea interrumpir momentneamente la transaccin sin perder el trabajo ya realizado, haga clic en el Botn Guardar, el sistema puede ser
mantendr en espera la transaccin que posteriormente cargada y concluida. f) Totalizacin de rdenes de compra
Para totalizar las operaciones de rdenes de compras: Presione la tecla ESC. Haga clic en el Botn de Totalizar .
Campos que intervienen en la totalizacin Total operacin: campo calculado automticamente por
el sistema, el mismo representa la sumatoria total de los productos y servicios incluidos en el documento.
21
Primer descuento: espacio para ingresar el monto en
bolvares o porcentaje del primer descuento, si el proveedor no lo reflej en su documento, coloque 0. Segundo descuento: ingrese el monto en bolvares y/o
porcentaje del segundo descuento. Si el proveedor no lo reflej en su documento, coloque 0. 0. Base imponible: este campo es calculado por el sistema Flete: ingrese el monto que por concepto de flete o cero
en funcin del impuesto asignado al producto o servicio. Slo impacta este monto el impuesto correspondiente a los productos o servicios gravables. El monto de los servicios o productos exentos no forma parte de la base imponible. Impuestos: este monto tambin es calculado por el
sistema y corresponde a la aplicacin de la alcuota asignada en la ficha del producto o servicio, sobre el monto resultante del precio por la cantidad. Monto cancelado: coloque el monto reflejado en el
campo total general si la compra es de contado. Coloque 0 si la compra es a crdito y coloque la suma de los adelantos si se han entregado anticipos al proveedor. El sistema calcular el saldo pendiente correspondiente para cada caso. blanco. Tipo de Operacin: indique al sistema el cdigo de tipo Orden de Compra: indique el nmero de la orden de
compra en caso que exista una, en caso contrario deje este campo en
de operacin que configur para este tipo de transaccin. En caso de no haber configurado ninguno deje este campo en blanco.
22
Fecha de emisin: automticamente el sistema muestra
la fecha del da y puede ser modificada segn su conveniencia para recalcular la fecha de vencimiento. Das de vencimiento: el sistema muestra los das de
crdito que el proveedor otorga, los cuales se indican en la ficha del mismo al ser registrado en el sistema. Nmero de copias: el sistema muestra la cantidad de
copias reconfiguradas al momento de la instalacin del sistema. Se puede ajustar este nmero a la cantidad deseada. Comentarios: si lo desea puede ingresar hasta diez (10)
lneas de comentarios los cuales le pueden ser tiles para indicarle al proveedor informacin como el lugar y las condiciones de la entrega, entre otras cosas. Si los datos de la totalizacin son los correctos, haga clic en caso contrario presione el Botn
en el Botn Aceptar, Cancelar
y el sistema regresara a la pantalla anterior.
1.4) Cmo eliminar una rdenes de Compra?
La Orden de Compra y la Cotizacin son los nicos documentos del Mdulo de Compras que pueden ser borrados. Ingrese en el men rdenes de Compra Seleccione borrar operaciones de Compra
23
Seleccione el nmero o rango de las rdenes de Compra .
a ser eliminadas del sistema, haciendo clic en el Botn de Bsqueda
Slo se mostrarn en la ventana de bsqueda aquellas rdenes de Compra que no hayan sido convertidas en otros documentos. Presione el botn aceptar para eliminar.
1.5) Emisin de Notas de Entrega Es una opcin del Mdulo de Compras que permite ingresar la mercanca al inventario. Este documento debe contener elementos tales como: nmero de nota, datos del proveedor, fecha de emisin, descripcin, cantidad, precio de la mercanca y depsito o almacn de inventario. An cuando la nota de entrega no genera administrativamente una cuenta por pagar al proveedor, s afecta la existencia de la mercanca, haciendo un cargo en el inventario. Este documento puede ser convertido posteriormente en una compra, mientras tanto, la transaccin queda pendiente y no se cierra el ciclo de compra. Cundo es recomendable registrar una nota de entrega? Cuando se recibe la mercanca mediante entregas
parciales sin factura. Cuando se recibe la mercanca en un lugar diferente al
lugar donde se recibe la factura. a) Modo de acceso Haga clic en el Men de Compras. Seleccione notas de entrega.
24
A continuacin se muestra la ventana para la Recepcin de Notas de Entrega:
Para realizar la transaccin partiendo de un documento anterior, haga clic en el Botn Cargar , seguidamente el sistema mostrar
la ventana que le permitir seleccionar:
25
Realice las selecciones y haga clic en el Botn Aceptar , el sistema cargar directamente sobre el formulario de notas de entrega toda la informacin contenida en el documento de origen. Puede hacer las modificaciones necesarias en cantidad y precio, eliminar o incluir nuevos productos o servicios. b) Seleccin del Proveedor Ingrese el cdigo del proveedor que est enviando la nota de entrega. En el caso de no conocerlo, puede buscarlo haciendo clic en el Botn Informacin de Proveedores el cual se encuentra ubicado en el lado derecho de la etiqueta donde se ingresa dicho cdigo. Este botn despliega una ventana que contiene la informacin de todos los proveedores existentes dentro del sistema. Puede realizar bsquedas por el cdigo, la descripcin o la clase del proveedor. Otra forma de obtener informacin sobre los cdigos, es utilizando la tecla F1, la cual igualmente despliega la ventada de Informacin de Proveedores.
26
Ampliada del proveedor seleccionado. La informacin se refiere a RIF, clase, representante, telfono entre otros as como los das de crdito del cliente con el proveedor.
En el caso de que el cdigo del proveedor no exista dentro de la base de datos, se puede crear sin necesidad de abortar el proceso, haciendo clic en el Botn de Crear un nuevo proveedor para
ingresar nuevos cdigos de proveedor. Una vez registrada la informacin ya queda almacenada en la base de datos. Este nuevo cdigo de proveedor queda creado de igual manera que si se hubiese ingresado desde el Mdulo Administrativo. Los datos aqu registrados sern almacenados en la ficha del proveedor. Se recomienda cargar todos los campos solicitados por el sistema en especial aquellos que contienen el punto azul campo de carcter obligatorio. en seal de que es un
27
c) Seleccin del depsito Ingrese el cdigo del depsito en donde se recibir la mercanca. Si no lo conoce, ubquelo haciendo clic en el Botn Informacin de y seleccinelo.
Depsito
Nmero de nota de entrega Ingrese el nmero de la nota de entrega emitida por el proveedor. d) Seleccin del cdigo del producto Para ingresar el cdigo del producto: Producto Si conoce el cdigo escrbalo directamente Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn , seguidamente se mostrar la ventana con la lista
de todos los productos registrados en el sistema. Puede realizar la bsqueda por cdigo, descripcin, o referencia. La lnea azul resalta el producto sobre el cual est posicionado el cursor, puede hacer uso de las teclas de desplazamiento hasta ubicarlo y hacer clic en el Botn Seleccionar . Es posible capturar el cdigo de barras registrado en el
campo referencia mediante un lector ptico o utilizar este campo para colocar el cdigo del fabricante. Para utilizar este campo como opcin de bsqueda y registro de los productos haga clic en Referencia el Botn
cdigo de barras exponga la etiqueta ante el lector para que realice la seleccin. Si el producto no ha sido registrado en el sistema, haga , seguidamente el sistema realizar la
clic en el Botn Nuevo conexin con el
mdulo administrativo y le permitir ingresar el
producto sin necesidad de abortar la transaccin en curso.
28
Al ubicar el cursor en el campo Cdigo de Producto se habilitan los siguientes botones:
Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de: servicios. Borrar: al hacer clic en este botn se elimina el producto Servicios: al hacer clic en este botn permite seleccionar
o servicio donde est ubicado el cursor. Informacin: despliega la informacin ampliada del
producto o servicio.
Cantidad: Ingrese la cantidad recibida por producto y pulse la tecla enter para continuar con la transaccin. Al ubicar el cursor en el campo Cantidad se habilitan los siguientes botones:
Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de acceder a: Informacin: despliega la informacin ampliada del
producto o servicio.
29
Depsito: permite reasignar el depsito al producto
donde est ubicado el cursor. Precio: permite cambiar el precio de venta del producto
aun cuando el costo no haya sido modificado. Este cambio se hace efectivo cuando ingresa el producto en inventario a travs del documento de compras. servicio. Descuento: permite asignar un descuento parcial sobre Detalle: permite ampliar la descripcin del producto o
el producto o servicio. e) Costo de la mercanca El sistema muestra el costo del producto de la ltima compra registrada. Esta es una ventana que se muestra a modo informativo pero no tiene impacto sobre el costo, precio de venta y porcentaje de utilidad del producto. Si desea interrumpir momentneamente la transaccin sin perder el trabajo ya realizado, haga clic en el Botn Guardar , el sistema
mantendr en espera la transaccin que posteriormente puede ser cargada y concluida f) Totalizacin de nota de entrega
30
Para totalizar las operaciones: Presione la tecla ESC.
Haga click en el Botn de Totalizar
Campos que intervienen en la totalizacin Orden de Compra: indique el nmero de la orden de
compra de existir, en caso contrario deje este campo en blanco. Tipo de Operacin: indique al sistema el cdigo de tipo
de operacin que configur para este tipo de transaccin, en caso contrario deje este campo en blanco. Fecha factura compra: automticamente el sistema
muestra la fecha del da, sta puede ser modificada segn su conveniencia para recalcular la fecha de vencimiento. Das de vencimiento: el sistema muestra los das de
copias preconfiguradas al momento de la instalacin del sistema. Se puede ajustar este nmero a la cantidad deseada. Comentarios: si lo desea puede ingresar hasta diez (10)
lneas de comentarios los cuales le pueden ser tiles para indicarle al proveedor informacin como el lugar y las condiciones de la entrega, entre otras cosas. Si los datos de la totalizacin son los correctos, haga clic , en caso contrario presione el Botn y el sistema regresara a la pantalla anterior.
en el Botn Aceptar Cancelar
31
1.6) Registro de compras La compra es el documento que genera el ingreso de los productos en el inventario e implica compromisos administrativos con el proveedor. Este documento puede ser emitido a contado o a crdito de acuerdo a las condiciones acordadas con el proveedor. Una compra de contado es un documento con saldo igual a 0 que es cancelada totalmente en el momento de su emisin. Una compra a crdito es aquella cuyo saldo es diferente de 0 y que genera una cuenta por pagar. Este documento debe contener los siguientes datos ingresados por el usuario: nmero de factura, datos del proveedor, descripcin, cantidad, precio y depsito o almacn que recibe la mercanca. Adicionalmente debe contener la fecha de emisin que es asignada por el sistema. Nota importante: cabe destacar que el proceso de ingreso de mercanca al inventario puede ser realizado por medio de una nota de entrega o por proceso de compra propiamente dicho. Si el proceso se inici con la recepcin de una nota de entrega, para el momento de ejecutar la compra es importante cargar el documento original de nota de entrega a fin de evitar la duplicidad del ingreso de la mercanca al inventario. El documento de compra puede ser generado desde documentos emitidos previamente, tales como notas de entrega, cotizaciones, rdenes de compras y otras compras. El proceso de compras da ingreso al inventario, excepto para el caso de servicios, afecta el auxiliar de cuentas por pagar en caso de compras a crdito y actualiza el libro de compras que constituye un requerimiento fiscal. Modo de acceso
32
Haga clic en el men Compras. Seleccione compra.
La ventana de Compras se presenta a continuacin:
Para realizar la transaccin partiendo de un documento anterior, haga clic en el Botn Cargar, seguidamente el sistema mostrar la ventana que le permitir seleccionar:
33
Realice las selecciones y haga clic en el Botn Aceptar , el sistema cargar directamente sobre el formulario de rdenes de compras toda la informacin contenida en el documento de origen. Puede hacer las modificaciones necesarias en cantidad y precio, eliminar o incluir nuevos productos o servicios. a) Seleccin del Proveedor
Ingrese el cdigo del proveedor al cual le ser emitida la orden de compra. En el caso de no conocerlo, puede buscarlo haciendo clic en el Botn Informacin de Proveedores el cual se encuentra ubicado en
el lado derecho de la etiqueta donde se ingresa dicho cdigo. Este botn despliega una ventana que contiene la informacin de todos los proveedores existentes dentro del sistema. Puede realizar bsquedas por el cdigo, la descripcin o la clase del proveedor. Otra forma de obtener informacin sobre los cdigos, es utilizando la tecla F1, la cual igualmente despliega la ventada de Informacin de Proveedores.
34
Ampliada del proveedor seleccionado. La informacin se refiere a RIF, clase, representante, telfono entre otros as como los das de crdito del cliente con el proveedor.
En el caso de que el cdigo del proveedor no exista dentro de la base de datos, se puede crear sin necesidad de abortar el proceso, haciendo click en el Botn de Crear un nuevo proveedor para
ingresar nuevos cdigos de proveedores. Una vez registrada la informacin ya queda almacenada en la base de datos. Este nuevo cdigo de proveedor queda creado de igual manera que si se hubiese ingresado desde el Mdulo Administrativo. Los datos aqu registrados sern almacenados en la ficha del proveedor. Se recomienda cargar todos los campos solicitados por el sistema en 35
especial aquellos que contienen el punto azul campo de carcter obligatorio. b) Seleccin del depsito
en seal de que es un
Ingrese el cdigo del depsito en donde se recibir la mercanca. Si no lo conoce, ubquelo haciendo clic en el Botn Informacin de Depsito y seleccinelo. Nmero de la factura del proveedor Es el nmero del documento emitido, ingresado por el usuario. c)Seleccin del cdigo del producto Para ingresar el cdigo del producto: Producto Si conoce el cdigo escrbalo directamente Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn , seguidamente se mostrar la ventana con la lista
de todos los productos registrados en el sistema. Puede realizar la bsqueda por cdigo, descripcin o referencia. La lnea azul resalta el producto sobre el cual est posicionado el cursor, puede hacer uso de las teclas de desplazamiento hasta ubicarlo y hacer clic en el Botn Seleccionar . Es posible capturar el cdigo de barras registrado en el
campo referencia mediante un lector ptico o utilizar este campo para colocar el cdigo del fabricante. Para utilizar este campo como opcin de bsqueda y registro de los productos haga clic en Referencia el Botn
cdigo de barras exponga la etiqueta ante el lector para que realice la seleccin. Si el producto no ha sido registrado en el sistema, haga
clic en el Botn Nuevo, seguidamente el sistema realizar la conexin
36
con el
mdulo administrativo y le permitir ingresar el producto sin
necesidad de abortar la transaccin en curso. Al ubicar el cursor en el campo Cdigo de Producto se habilitan los siguientes botones:
Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de acceder a: servicios. Borrar: al hacer clic en este botn se elimina el producto o Servicios: al hacer clic en este botn permite seleccionar
servicio donde est ubicado el cursor. Informacin: despliega la informacin ampliada del
producto o servicio. Cantidad: Ingrese la cantidad a ser solicitada y pulse la tecla enter para continuar con la transaccin. Otras funciones disponibles
Al ubicar el cursor en el campo Cantidad se habilitan los siguientes botones:
Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de acceder a:
37
Informacin: despliega la informacin ampliada del
producto o servicio. Depsito: permite reasignar el depsito al producto
donde est ubicado el cursor. Lote: Muestra las caractersticas de el lote costo del lote,
crear un nuevo lote, precio del lote y la actualizacin del precio del lote. servicio. Descuento: permite asignar un descuento parcial sobre el producto o servicio. Detalle: permite ampliar la descripcin del producto o
d)
Costo de Productos Nacionales
El sistema muestra el costo del producto de la ltima compra registrada. Si el costo vara, el usuario puede conservar los mrgenes de utilidad para fijar los nuevos precios o manualmente aunque el costo no vare. e) Costo de Productos Importados o Liquidacin de actualizar los precios
Importaciones Cuando el producto ha sido registrado como importado en el momento de indicar la cantidad se mostrar la siguiente ventana:
38
Documento: identificador de la importacin. Fecha: es la fecha en la que se realiz la importacin. Factor de cambio: tasa referencial a la que la mercanca
ingres al pas segn la forma C del Ministerio de Hacienda. Valor F.O.B: se refiere al costo de la mercanca segn la
factura del proveedor. transportista. transportista. Valor C&F: es la sumatoria del valor F.O.B. ms el flete Costo del Seguro: es el seguro reflejado en la factura del Costo del Flete: es el flete reflejado en la factura del
ms el seguro. (Migdalia) Costo aduana: es la comisin del puerto de importacin. Gastos aduanales: es el pago por las gestiones realizadas por el descritos. Costo nacional: la multiplicacin del costo final por el agente aduanal. Costo arancel: es el pago de impuestos (Migdalia) Costo de nacionalizacin: es el pago de impuestos.
Costo final: es la sumatoria de los campos antes
factor de cambio. Precios 1, 2 y 3: son los precios en moneda extranjera
que el sistema calcula con base a los mrgenes de utilidad. Si desea interrumpir momentneamente la transaccin sin perder el trabajo ya realizado, haga clic en el Botn Guardar, el sistema mantendr en espera la transaccin que posteriormente puede ser cargada y concluida. 39
Para totalizar las operaciones de rdenes de compras: Presione la tecla ESC. Haga clic en el Botn de Totalizar .
Campos que intervienen en la totalizacin Total operacin: campo calculado automticamente por
el sistema que representa la sumatoria total de los productos y servicios incluidos en el documento. Primer descuento: espacio para ingresar el monto en
bolvares o porcentaje del primer descuento, si el proveedor no lo reflej en su documento, coloque 0. Segundo descuento: espacio para ingresar el monto en
bolvares y/o porcentaje del segundo descuento, si el proveedor no lo reflej en su documento, coloque 0. 0. Base imponible: este campo es calculado por el sistema Flete: ingrese el monto que por concepto de flete o cero
en funcin del impuesto asignado al producto o servicio. Slo impacta este monto el impuesto correspondiente a los productos o servicios gravables. El monto de los servicios o productos exentos no forma parte de la base imponible. Impuestos: este monto tambin es calculado por el
sistema, corresponde a la aplicacin de la alcuota asignada en la ficha del producto o servicio, sobre el monto resultante del precio por la cantidad. Total cancelado: Coloque el monto reflejado en el campo
total general, si la compra es de contado, coloque 0 si la compra es a crdito y coloque la suma de los adelantos si se han entregado anticipos
40
al proveedor, el sistema calcular el saldo pendiente correspondiente a cada caso. Otras cuentas: Permite incluir otros documentos de
proveedores relacionados con la compra que pueden o no afectar el costo de los productos o servicios incluidos en sta. Orden de Compra: Indique el nmero de la orden de
de operacin que configur para este tipo de transaccin, en caso contrario deje este campo en blanco. Fecha de emisin: Automticamente el sistema muestra
la fecha del da, sta puede ser modificada segn su conveniencia para recalcular la fecha de vencimiento. Das de vencimiento: El sistema muestra los das de
crdito que el proveedor otorga, los cuales se indican en la ficha del mismo al ser registrado en el sistema.
Nmero de copias: El sistema muestra la cantidad de
copias preconfiguradas al momento de la instalacin del sistema. Se puede ajustar este nmero a la cantidad deseada. Comentarios: si lo desea puede ingresar hasta diez (10)
lneas de comentarios los cuales le pueden ser tiles para indicarle al proveedor informacin como el lugar y las condiciones de la entrega, entre otras cosas. Si los datos de la totalizacin son los correctos, haga clic
en el Botn Aceptar, en caso contrario presione el Botn Cancelar y el sistema regresara a la pantalla anterior.
41
1.7) Devolucin de compra Genera una contraparte negativa al registro de compras
previamente realizado, disminuyendo las existencias en el inventario y afectando las compras del mes, el libro de IVA y las estadsticas de compras. La devolucin debe ser realizada en las mismas condiciones en que fue emitido el documento del proveedor, considerando el descuento otorgado inicialmente en la factura. La devolucin de las facturas a crdito debe generar adicionalmente una nota de dbito que sincere el saldo del proveedor. La devolucin de las facturas de contado refleja entrada de dinero en el movimiento de caja en la fecha de su elaboracin. a) Modos de acceso Haga clic en el men Compras. Seleccione devolucin de compra.
La ventana de Devoluciones en Compras se presenta a continuacin:
42
b)
Totalizacin de Devoluciones de Compras
Para totalizar las devoluciones de compras: Presione la tecla ESC.
Haga clic en el Botn de Totalizar c) Campos que intervienen en la totalizacin Total operacin: campo calculado automticamente por
el sistema, el mismo representa la sumatoria total de los productos y servicios incluidos en el documento. Total neto: Resultado o resultados despus de aplicar,
rebaja, descuentos o deducciones al monto. Fecha posteo: fecha en el momento que se registra la
factura en el sistema.
43
Nota de crdito: Documento mediante el cual la empresa
notifica haberle disminuido a su cuenta o aumentado al proveedor. Primer descuento: espacio para ingresar el monto en
bolvares o porcentaje del primer descuento, si el proveedor no lo reflej en su documento, coloque 0. Segundo descuento: espacio para ingresar el monto en
bolvares y/o porcentaje del segundo descuento, si el proveedor no lo reflej en su documento, coloque 0. 0. Base imponible: Este campo es calculado por el sistema Flete: ingrese el monto que por concepto de flete o cero
en funcin del impuesto asignado al producto o servicio, slo componen este monto el correspondiente a los productos o servicios gravables. El monto de los servicios o productos exentos no forma parte de la base imponible. Orden de Compra: indique el nmero de la orden de
de operacin que configur para este tipo de transaccin, en caso contrario deje este campo en blanco. Fecha de emisin: automticamente el sistema muestra
la fecha del da, sta puede ser modificada segn su conveniencia para recalcular la fecha de vencimiento. Das de vencimiento: el sistema muestra los das de
copias preconfiguradas al momento de la instalacin del sistema. Se puede ajustar este nmero a la cantidad deseada.
44
Comentarios: si lo desea puede ingresar hasta diez (10)
lneas de comentarios los cuales le pueden ser tiles para indicarle al proveedor informacin como el lugar y las condiciones de la entrega, entre otras cosas. Si los datos de la totalizacin son los correctos, haga clic
en el Botn Aceptar, en caso contrario presione el Botn Cancelar y el sistema regresara a la pantalla anterior. Emisin N/D al proveedor: si la factura del proveedor no
ha sido pagada y/o el proveedor tiene saldo distinto de 0, el sistema permite la emisin de una nota de dbito por el mismo monto de la devolucin para sincerar la cuenta del proveedor. Seleccin del documento: Haga doble clic en el documento seleccionado. Monto de la nota de dbito Ingrese manualmente el monto a ser debitado en la columna de cancelado. Descripcin de la transaccin Ingrese la descripcin o motivo de la nota de dbito. Comentarios: si lo desea puede ingresar hasta diez (10) lneas de comentarios los cuales le pueden ser tiles para indicarle al proveedor informacin como el lugar y las condiciones de la entrega, entre otras cosas. Tipo de operacin: Ingrese el cdigo asignado a este tipo de operacin. Imprimir nota de dbito Es recomendable que todas las notas de dbito sean impresas en el formato que cumpla con los requisitos exigidos por el SENIAT Nmero de copias Ingrese la cantidad de copias. Aceptar Hacer clic sobre este Botn Aceptar proceso de la emisin de la nota de debito. 45 para concluir el
1.8) Reportes relacionados a) rdenes de compra Para consultar o imprimir un reporte de las rdenes de compras puede ir al Mdulo Administrativo. Modo de acceso Entrar en el Mdulo Administrativo Hacer clic en el Men de Reportes Hacer clic en la opcin Reportes de Proveedores Clic en Transacciones pendientes Clic en rdenes de compra b) Notas de entrega Las notas de entrega se ven relacionadas en el Mdulo Administrativo: Modo de acceso Entrar en el Mdulo Administrativo Hacer clic en el Men de Reportes Hacer clic en la opcin Reportes de Proveedores Clic en Transacciones pendientes Clic en Notas de entrega c) Compras en espera Las compras en espera se ven relacionadas en el Mdulo de Reportes del sistema administrativo en: Modo de acceso Entrar en el Mdulo Administrativo Hacer clic en el Men de Reportes
46
Hacer clic en la opcin Reportes de Proveedores Clic en Transacciones pendientes Clic en Compras en espera d) Recepciones de Compra
Las recepciones de compra se ven relacionados en el Mdulo de Reportes del sistema administrativo en: Modo de acceso Entrar en el Mdulo Administrativo Hacer clic en el Men de Reportes Hacer clic en la opcin Reportes de Proveedores Compras Compras por Instancia Visualizacin de Compras
e) Devoluciones de Compra Las devoluciones de compra se ven relacionadas en el Mdulo de Reportes del sistema administrativo en: Modo de acceso Entrar en el Mdulo Administrativo Hacer clic en el Men de Reportes Reportes de Inventario Operaciones de Inventario Tipo de Operacin
47
48

Compras

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Compras

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

1.8) Reportes Relacionados

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

1.1) Estructura del Mdulo de Compras

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Qu hacer desde el Mdulo de Compras?

1.2) Registro de Cotizaciones del proveedor

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

anterior, haga click en el

Botn Cargar, seguidamente el sistema mostrar la ventana que le

Tipo de operacin a ser cargada Nmero de la operacin

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Seleccin del proveedor

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Una vez en de la ventana de bsqueda, utilice el Botn de Informacin

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Seleccin del depsito

exponga la etiqueta ante el lector para que realice la seleccin.

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Emisin de rdenes de Compra Es la solicitud o pedido formal de productos o servicios al

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

A continuacin se muestra la ventana para la emisin de rdenes de Compra:

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

mostrar la ventana que le permitir seleccionar:

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Es posible capturar el cdigo de barras registrado en el

e ingrsela, o en su defecto, si est utilizando el

cdigo de barras exponga la etiqueta ante el lector para que realice la

producto o servicio. Cantidad Ingrese la cantidad a ser solicitada y pulse la

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

producto o servicio. Precio: permite cambiar el precio de venta del producto

el producto o servicio. e) Costo de la mercanca

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Primer descuento: espacio para ingresar el monto en

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Fecha de emisin: automticamente el sistema muestra

en el Botn Aceptar, Cancelar

y el sistema regresara a la pantalla anterior.

1.4) Cmo eliminar una rdenes de Compra?

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Seleccione el nmero o rango de las rdenes de Compra .

a ser eliminadas del sistema, haciendo clic en el Botn de Bsqueda

parciales sin factura. Cuando se recibe la mercanca en un lugar diferente al

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

A continuacin se muestra la ventana para la Recepcin de Notas de Entrega:

la ventana que le permitir seleccionar:

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

Tipo de operacin a ser cargada Nmero de la operacin

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1

e ingrsela, o en su defecto, si est utilizando el

clic en el Botn Nuevo conexin con el

mdulo administrativo y le permitir ingresar el

producto sin necesidad de abortar la transaccin en curso.

SAINT Enterprise Administrativo Manual de Usuario v 1.0.1