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IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS:
De acuerdo con el marco de gestión de proyectos PMBOK (Project Management Body of
Knowledge), los procesos de gestión se clasifican en cinco grupos:
a) Procesos de inicio: son indispensables para comenzar el proyecto. Este grupo de
procesos incluye las actividades, habilidades y métodos necesarios para definir
perfectamente el inicio de un proyecto. Los objetivos son definir y dar lugar a un
proyecto, o una fase del mismo, de tal manera que los permisos, autorizaciones y
primeras órdenes de trabajo queden definidos, garantizando la secuenciación de
forma altamente lógica de las actividades del inicio del proyecto de tal forma de
poder hacerlo bien y sentar las bases del éxito del mismo en cualquiera de sus fases.
Algunos de los procesos adecuados para esta fase son:
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Acta que da fe de la existencia
del proyecto y le otorga al director del proyecto la facultad de aplicar recursos de la
organización a las actividades del proyecto. Dicha acta está compuesta por
información como ser los objetivos del proyecto, requisitos de alto nivel y riesgos
preliminares. Esta acta tiene que ser clara y comprensible ya que servirá como base
para la posterior gestión a través de todo el ciclo de vida del proyecto.
Identificación de los interesados: Proceso que identifica a todas las personas,
grupos u organizaciones que pueden afectar o verse afectados por el proyecto.
Conocer sus intereses, influencia y expectativas, permite dar respuesta a sus
necesidades en el resto de la vida del proyecto. La identificación en el inicio del
proyecto permite establecer canales de comunicación y compromisos explícitos
desde el principio del proyecto.
b) Proceso de Planificación: La forma de elaborar los procesos necesarios para
definir el alcance del proyecto, para planificar los planes estratégicos que permiten
maximizar el flujo de trabajo, para agendar listas de prioridades y para planificar las
necesidades del equipo. Así mismo, este grupo de procesos considera una
clarificación más estricta de los objetivos y expectativas del proyecto y la forma de
estructurar la infraestructura necesaria para alcanzar esos objetivos dentro de la
línea de tiempo y dentro de las limitaciones del presupuesto.
Algunos de los procesos adecuados para esta fase son
planificación del alcance: es un proceso que tiene mucha importancia en la gestión
del proyecto esto es debido a que define los límites y entregables del proyecto. Hay
que identificar y documentar todos los requisitos y expectativas de los interesados,
así se asegura que el proyecto cumpla los objetivos establecidos.
planificación del cronograma: Este proceso requiere identificar las actividades que
tienen que realizarse para alcanzar los objetivos del proyecto, estimar la duración de
cada actividad y establecer la secuencia debida de las actividades.
planificación de riesgos: Proceso clave para la planificación de proyectos, ya que
permite identificar, analizar y disminuir los problemas que pueden poner en riesgo
el éxito de un proyecto. Este proceso comienza con la identificación de los riesgos
potenciales que existen y que pueden irse produciendo a medida que se avanza en el
trabajo de un proyecto y acaba con la elaboración de estrategias de disminución de
los riesgos y planes de contingencia que ayudan a preparar al grupo de trabajo para
tratar una situación para la cual no estaba preparado.
c) Procesos de ejecución engloba la gestión efectiva de los grupos cuando se modelan
y gestionan las expectativas de los plazos y se cumplen los objetivos de referencia.
Los Project managers que manejan este conjunto de habilidades comprobarán una
gran habilidad organizativa y comunicativa cuando lleguen a tratar las
preocupaciones del equipo o cualquier otra situación compleja que puede ser
asociada con la forma en la que se hace el trabajo (a tiempo y en el presupuesto
Algunos de los procesos adecuados para esta fase son
Dirección y Gestión del Trabajo del Proyecto: un proceso que forma parte de la
ejecución y se enfoca en realizar el trabajo que forma parte del plan para cumplir
con los objetivos definidos. Este proceso incluye coordinar los recursos, supervisar
el trabajo realizado y realizar los cambios necesarios para corregir las desviaciones
respecto del plan para la ejecución.
Gestión de la calidad: Garantiza que los entregables del proyecto cumplan con
unos estándares y requisitos claramente definidos. Este proceso incluye la
planificación de la calidad, la ejecución de tareas de garantía y control de calidad, y
la mejora continua. Al hacer explícitos los criterios de calidad de los entregables y
hacer revisiones periódicas, es posible detectar y corregir problemas antes de que
acaben convirtiéndose en fallos significativos.
Gestión de los Recursos Humanos: Asegura la adquisición, desarrollo y
mantenimiento del equipo del proyecto en marcha y en conclusión. Este proceso
incluye la identificación de roles y obligaciones, la formación y el desarrollo de
habilidades, así como la promoción de la cooperación y un ambiente de trabajo
motivacional.
