Procesos de identificación, organización, ordenación y

clasificación documental aplicando la Regla Técnica

Nacional para la Organización y Mantenimiento de los
Archivos Públicos del Ecuador

Msc. Karina Logroño Santillán

 Se aplica a la gestión de • Todos los formatos o
soportes
documentos
• Creados o recibidos

Asignación de
responsabilidades • Políticas
NORMA dentro de la institución • Procedimientos
• Sistemas

ISO
Proporciona la gestión
15489-1 de documentos • Apoyo de un sistema
de calidad
• Cumplir con Norma
ISO 9001 y 14001

Regula el diseño• gestión

Implementar un sistema de
de documentos
 8. Diseño e
implementación del
Sistema de Gestión de
documentos
• 1. Objeto y campo de • 9. Procesos y controles
aplicación de la GD
• 2. Normas para • 5. Marco reglamentario • 10. Supervisión y
consulta • 6. Políticas y Auditoría
• 3. Términos y Responsabilidades • 11. Formación
definiciones • 7. Requisitos de la
Gestión de documentos
4. Beneficios de la (GD)
gestión de
documentos
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS

Esquema de Metadatos

Cuadro de clasificación

Reglas y permisos de acceso

Calendarios de conservación
 PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN

Los documentos
producidos por una
Principio de institución u
procedencia organismo no deben
mezclarse con los
Principios básicos de otros
de la Archivística
Respetar la
Principio de respeto clasificación dada a
al orden original los documentos en
su oficina de origen
¿Qué hago primero ORDENO o CLASIFICO?
Clasificación y Ordenación

• Clasificación = operación intelectual

• Ordenación = operación mecánica

• La clasificación supone establecimiento de clases, familias, agrupadas

estructural o jerárquicamente dentro de un Fondo. La ordenación es
alineamiento dentro de cada subconjunto.
• La clasificación es de dos tipos: funcional u orgánica
• Se ordenan Series se clasifican Fondos
 ¿CÓMO ORDENO LOS EXPEDIENTES?

• Ordenar es unir los elementos o unidades documentales de acuerdo

a un criterio uniforme y constante.
• La ordenación es la segunda operación de la organización
documental.
• Se aplica a cada serie, a cada expediente, a los documentos dentro
del expediente.
 ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS –
GENERACIÓN DE EXPEDIENTES
• Los documentos se agrupan por asuntos determinados por series
documentales. Ej.:
CERTIFICACIONES DOCUMENTALES
COMPRAS PÚBLICAS
RESOLUCIONES
• Una unidad administrativa no puede ser una serie documental, dado que
son generadoras de documentos.
• Los documentos dentro del expediente se clasifican de manera cronológica
de acuerdo al principio de orden.
• Una vez que los expedientes son completados, estos deben ser transferidos
al archivo central administrativo de la institución para que puedan ser
consultados y custodiados.
Los expedientes se forman a medida que se realizan los trámites de atención de un asunto, la
generación de documentos posee un orden natural según vayan elaborándose o receptando: Integración de
expedientes
Inicia con la petición del interesado o de oficio, posteriormente se agregarán de manera
sucesiva los documentos que se generen o reciban en el proceso de atención, si existiesen
anexos se colocarán junto al documento principal, en orden cronológico, bajo la lógica de
causa-efecto que los une y les da sentido orgánico.

Finaliza con el documento que cierra el proceso por resolución, desistimiento, o caducidad.

La unidad de conservación o contenedor, mantiene agrupados los documentos relacionados

con un mismo asunto pueden ser: carpeta de palanca, carpeta de cartulina o folder.
Forman parte del expediente de igual manera los anexos, pudiendo encontrarse los mismos
en distintos soportes y tipologías, ejemplos: Fotografías, unidades CD, DVD, flash memory.

En caso de que los anexos se encuentren en formatos que por tamaño no puedan mantenerse
junto al expediente, deberá constar una referencia que dirija a la ubicación topográfica
exacta. Ejemplo: planos.
 Recomendaciones para la conformación de los expedientes en los archivos de gestión: Integración de
expedientes
 Se debe abrir un expediente por cada asunto: por persona, por contrato, por sesión, entre
otros.
 Los documentos deben mantenerse ordenados siguiendo el curso de las actuaciones en su
tramitación.
 Procurar no dejar documentos fuera del expediente, la inserción de nuevos documentos
generados o recibidos, debe ser inmediata en el lugar que corresponde.
 Evitar la apertura y formación de múltiples expedientes de un mismo asunto, antes de
abrir uno, revise si ya existe.

Evitar el préstamo de documentos originales de los expedientes en proceso, en caso de ser

solicitados atender la petición con una copia.
 Integración de expedientes

Se deberá abrir un Se identificarán según el

expediente por asunto Cuadro Clasificación

Cada documento se integrará

al expediente desde su Se evitará la
producción o recepción Se describirán
desmembración

Se realizará el inventario Se evitará la duplicidad Se usarán contenedores

adecuados

Cumplirán el proceso Se prohíbe el empastado

establecido de expedientes
 Ordenación
documental
Se integran al expediente de manera secuencial, conforme
se generen o se reciban.

Los anexos, en cualquier tipo de soporte, que son parte del

asunto, también constituyen el expediente y se acompañan al
documento principal.

Los expedientes que tengan uno o más partes deberá indicarse

el número que le corresponda a cada uno de éstos; por
ejemplo: 1/3, 2/3, 3/3.

Los expedientes se ordenarán dentro de los archiveros

atendiendo al tipo de ordenamiento definido (alfabético o
numérico, según la caracterización de la serie).
 Documentos
electrónicos y
Forman parte del Sistema Institucional y del Sistema Nacional digitales
Se basa en la misma metodología técnica que se aplica para los documentos
impresos.

Documentos electrónicos y digitales

Características
Omniaccesible Interactivo Recuperable

Digitalización y desmaterialización de impresos

Requisitos
Cuadro General Tabla de Plazos Organizada, clasificada,
de Clasificación de Conservación expurgada, foliada e inventariada
FIRMA ELECTRÓNICA

[Link]
PROCESO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Norma ISO 1589-2016: Se debería determinar el alcance de la identificación y valoración

considerando las razones que las guían. Las razones para llevar a cabo la identificación y valoración
pueden incluir:
a) el establecimiento de una nueva organización;
b) la pérdida o dotación de funciones o actividades;
c) cambios en las prácticas o necesidades de negocio;
d) cambios en el entorno normativo;
e) la introducción de nuevas aplicaciones o la actualización de aplicaciones existentes;
f) cambios en la percepción de los riesgos o de las prioridades.
El alcance de la identificación y valoración se debería determinar también identificando las
funciones, actividades o procesos de trabajo afectados según las razones por las que se ha iniciado.
 Evaluación Conservar en forma permanente las series que
sobre bases evidencian el origen, el desarrollo y la desaparición
definidas de las unidades

Analizar cada tipo documental, tanto en sus

Análisis caracteres externos como internos, para definir las
Documental series

Consistente en analizar y describir las funciones de

CRITERIOS Evaluación gestión de la entidad u organismo que se revisa y, a
Y TEORIAS funcional partir de ese examen, evaluar los documentos
producidos
Plantea la existencia de distintas fases o etapas por
Evaluación las que pasan los documentos, en el transcurso de
progresiva las cuales sus valores administrativos, legales,
informativos, históricos
Un enfoque planeado, estratégico, holístico,
La Macro sistemático y comparativo para la investigación e
Evaluación identificación de las necesidades de la sociedad
respecto de los documentos
 MACRO EVALUACIÓN

• Definición • Objetivo

cambiar el viejo enfoque de la evaluación

“un enfoque planeado, estratégico, según el contenido de los documentos, por
holístico, sistemático y comparativo para uno nuevo, más amplio o macro, que
la investigación e identificación de las mostrase las funciones de los entes
necesidades de la sociedad respecto de los creadores, sus programas, acciones y
documentos.” negociaciones, es decir, acentuar la conexión
entre el documento y el motivo de su
Adrián Cunningham y Robyn Oswald creación.
 “Una combinación entre la teoría, la estrategia
y la metodología de la valoración de
documentos”. Terry Cook

• el archivero debe evaluar el universo funcional y estructural en que el organismo

crea y utiliza un documento
• la evaluación es un proceso inevitablemente subjetivo,
• los valores que la animan cambian con el tiempo, el lugar y la cultura
• el archivero construye el pasado que el futuro conocerá.
• Dado que al momento de decidir si un documento se conservará o se eliminará, se
está eligiendo qué debe recordarse y qué olvidarse, quién es visible en la sociedad y
quién invisible, sugiere a los archiveros ser “especialmente sensibles al carácter
político y filosófico de cada uno de los documentos”.
La valoración exige responsabilidad
 Calidad de los resultados
 Eficacia del proceso
 Asegurar que los documentos de acuerdo con sus plazo de retención quedan
identificados y pueden preservarse según adecuados requisitos de
autenticidad.
 Preservación durante el cumplimiento de su ciclo vital y mientras se les
necesite
 Manejar la cadena de preservación
 Valoración de los documentos para su preservación permanente
 Transferencia de archivos electrónicos
 Preservación de los archivos transferidos
 Eliminación al término de plazos de retención
 Dar acceso a los documentos de archivo
Actividades de valoración para la
conservación permanente e-doc.
Compilar la
información

Determinar la viabilidad Ponderar el valor de

de conservarlos los documentos

Tomar una decisión de

evaluación
 Compilar la información

Información extraída de la forma y contenido de

los documentos y de su contexto (jurídico-
Información: administrativo, de procedencia, procedimental,
Búsqueda de fuentes de información documental, tecnológico).
Personal puede aportar información
El productor información de primera La valoración debe basarse en una investigación
mano para ponderar el valor y la autenticidad de los
De los mismos documentos documentos e identificar los componentes
digitales que tienen que conservarse
 Ponderar el valor de los documentos
Ponderar el valor continuado
• Motivos para conservarlos (criterios técnicos-archivísticos, legislación, valor como
evidencia para la investigación etc.)

Ponderar la autenticidad
• Aplicar los requisitos de referencia para la presunción de autenticidad
(integridad, identidad)
• Reunir las evidencias para probar la autenticidad
Determinar el valor
• Evaluar lo que ha sucedido en el curso de su existencia (mientras está con el
productor)
• Conversión, migración: evaluar si es lo que existió originalmente.
• Comprobar si los cambios impiden su capacidad de evidencia. Puede decidirse no
conservarlos
Documento A Documento B
Norma
del
D.M.Q.
Determinar la viabilidad de conservarlos

Conocimiento acerca de la conservación de e-doc

Capacidad de hardware y software

Experiencia del personal

Recursos financieros

Capacidad para la conservación de elementos individuales del

contenido intelectual y la autenticidad
• Forma y contenido: superficie del documento o en metadatos
• Información sobre el contexto tecnológico de los documentos, para saber cómo se
generaron (hardware, software, sistema operativo, etc.)
Tomar una decisión de valoración

Valor y viabilidad de conservar determinan la decisión.

Contraste entre lo que se quiere conservar y lo que se es

capaz de conservar (motivos técnicos y alto costo)

Documentos muy importantes o disposición legal de conservar:

buscar alternativas

Para decidir la eliminación se necesita saber cómo y cuándo se

realizará.
Valoración definitiva

Decisiones de valoración necesitan ser revisadas en

intervalos regulares

Aplicable un tiempo antes de la transferencia de

documentos inactivos, por cambio tecnológico.

Información compilada: ‘paquete’ llevado en el curso del

monitoreo, transferencia, procesamiento, descripción,
preservación y subsecuente acceso.

La automatización de todos estos aspectos del trabajo

archivístico, incluyendo la valoración, facilita la mayor
información sobre el proceso.
Realidad actual Se continúa conservando documentos en
soporte de papel.

Mayor garantía de autenticidad,

certificación, validez y prueba.

La preservación de documentos a largo

plazo, la digitalización, los formatos PDF,
son elementos a considerar.
 Valor primario o
temporal
• Riesgos durante el uso,
acceso o transmisión
permanente, por ser
documentos en actividad.
• Plazos de retención no
siempre breves
• Confidencialidad
• Protección de datos
• Repositorio de nube
 Valor secundario o permanente

• Reto: mantener documentos auténticos y fiables.

• Prever: cambios en las estructuras organizativas,
procedimientos y comunicaciones.
• Interacción entre tecnología y organizaciones, tienen
una importante repercusión en la GD.
• El documento debe ser evidencia de acciones, tanto
en un punto del tiempo como a lo largo del mismo.
• Costos de preservación a largo plazo
 Algunas políticas de valoración (FIED)

 Documentar los procesos de evaluación, y avanzar en la homogeneización de este

procedimiento.
 Avanzar en los fundamentos, los criterios y los procedimientos para la reevaluación
de documentos según nuevos contextos de la sociedad o cambio de procedimientos
administrativos
 Estandardización de descripción de metadatos para preservación a largo plazo

 Identificación de metadatos para la evaluación y selección como paso previo a

automatización de procesos de disposición.
Transferencia de documentos digitales

• Plan de transferencia: Compartido entre el productor y el archivo receptor.

• Documentar el proceso de transferencia: datos de tiempo, personas que intervinieron, acceso,

etc
• Contemplar recursos: Hardware y software.

• Continuidad del entorno y el formato de conservación originales.

• Conservación sin más que agregar.
• Cambio de espacio de almacenamiento y soporte
• Añadir información sobre el espacio o el soporte al que se deberá realizar la transferencia.
• Cambio de formato y generación de un objeto de información de archivo.
• Más complejo, implica transformación del código fuente y la estructura del documento
original para general el objeto de información de archivo.
Efectuar la disposición: destrucción de los
documentos

 Documentos electrónicos: el borrado del servidor no es suficiente.

 Una medida extrema puede ser la total destrucción.

 Reescribiendo (con un código digital elegido al azar) suficientes veces hasta

eliminar el dato.
 Si se contrata un servicio para la destrucción hay que especificar claramente
los requerimientos.
 Debe garantizarse la seguridad de la destrucción, tan pronto ellos son
recibidos. Particularmente la confidencialidad.
 Certificar la confidencialidad de la destrucción.

 La documentación sobre la eliminación debería ser conservada

indefinidamente
Efectuar la disposición: destrucción de los
documentos

 Un mínimo de información debería incluir:

 Los detalles de sobreescritura o destrucción de buck-
ups.
 Los documentos electrónicos en un EDRMS, la ejecución
(con tablas de conservación) debe proveer detalles de
los documentos a ser preservados en un registro de
auditoría.
 De ser posible retener un código auxiliar de metadatos,
un conjunto mínimo de metadatos asociados a los
expedientes destruidos.
ESQUEMA GUBERNAMENTAL DE SEGURIDAD DE LA
INFORMACION EGSI

En el 2013 se emitió el Acuerdo Ministerial No. 166, en el que se dispone que las
entidades de la dependiente de la Función Ejecutiva, la implementación del Esquema
Gubernamental de Seguridad de la Información EGSI, basada en la Norma Técnica
Ecuatoriana INEN ISO/IEC 27002 “Código de Buenas Prácticas para la Gestión de la
Seguridad de la Información”.

En concordancia con el Plan Nacional de Gobierno Electrónico, reforzando el principio

de garantizar seguridad y confianza y como parte del Plan Estratégico de Seguridad y
Protección de Datos, el EGSI es un instrumento de vital importancia para todos los
actores del Plan Nacional: ciudadanos, servidores, empresas, y gobierno y otros actores
del estado.