ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE

TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL

El Plan de Trabajo debe contener:

•Objetivos
•Descripción de la situación actual (resumen de diagnóstico)
•Necesidades
•Metodología para la organización del fondo acumulado
•Actividades a realizar
•Personal idóneo requerido
•Logística
•Costos
•Cronograma (actividades, personal, tiempos)
•Bibliografía
 PLAN DE TRABAJO

Fecha inicio Valoración

Personal
Materiales
Volumen Insumos
Diagnostico
Realizado
Áreas de Trabajo

Procesos de Limpieza, Organización y Conservación Documental

Cronograma de Trabajo Presupuesto correspondiente

 PLAN DE TRABAJO
• Recurso humano: determinar personal requerido tanto para la
organización como para la conservación documental. Cada
proceso necesita de una planificación adecuada teniendo en
cuenta perfiles de competencias del personal que asumirá las
labores.

• Calcular tiempos: tiempos de ejecución de acuerdo con el nivel

de organización; determinar etapas de ejecución a corto,
mediano y largo plazos.

• Identificar los materiales necesarios para realmacenamiento e

identificación, unidades de conservación adecuados, rótulos,
equipos de cómputo y medidas de limpieza y desinfección para
los casos que se requiera.

• Dotación de seguridad industrial y salud ocupacional para el

personal.
• Espacios adecuados de trabajo y de almacenamiento.
• Mobiliario adecuado.
• Costos.
• Cronograma (actividades, personal, tiempos).
y….. después de unos años……
y se decide la organización…..
PASOS METODOLOGICOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
CARACTERISTICAS
INTERNAS:

TEMA: SERIE:
CONCEPTOS
SUBTEMA:
SUBSERIE:
Conceptos
Técnicos
 1. Primer paso : Clasificación
Documental

Clasifique y agrupe la documentación

que se refiere a un mismo asunto.(por
ejemplo: ACTAS, CONCEPTOS, CONTRATOS,
INFORMES etcétera) e identifique cada
uno de los grupos encontrados sin
olvidar el nombre al que corresponde.
SERIE (Tema) ACTAS

Subserie (subtema) (A. de Comité Interno)

 Organización de Archivos de Gestión (Acuerdo 42 de 2002)
2. Segundo paso: Identificación de
“Documentos de Apoyo”
Los documentos sobrantes que no
fueron clasificados en cada serie
documental (tema) y son
generados por otras dependencias,
son considerados documentos de
apoyo y NO se deben transferir al
archivo central (por ejemplo,
normas, informes de otras
dependencias..),pueden ser
eliminados cuando pierdan su
utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el
respectivo jefe de dependencia.
 3.Tercer paso: Ordenación
Documental
La Ordenación de los
expedientes debe realizarse
por carpetas, en forma de
libro; es decir, al abrir la
carpeta debe encontrarse
el primer documento que
generó el trámite y al final
de la carpeta la última
actuación del expediente,
de forma tal que se
evidencie el desarrollo de
los trámites.
 Cuarto paso: Selección Documental y
Retiro de material metálico
Consiste en retirar de las
carpetas, todos aquellos
documentos que no son de
archivo como por ejemplo:
documentos en blanco,
fotocopias, duplicados,, tarjetas
de invitación o felicitación, entre
otros.
La documentación deberá estar
libre de material metálico,
como: ganchos de cosedora,
clips, entre otros.
 Quinto paso: Foliación
•La foliación se realizara en el
momento en que se prepare la 3
4

documentación para ser transferida de 2

tal manera que se pueda evidenciar el 1
desarrollo de los trámites.
•La foliación es el acto de enumerar
los folios solo por su cara recta, cuya
numeración se aplica solamente a
esta.
•Debe efectuarse en el extremo
superior derecho de la hoja, con un
lápiz de mina negra y blanda (HB, B),
en forma legible y sin enmendaduras.
 Quinto paso: Foliación

5
5

Se debe numerar
de manera En la Cara RECTA,
consecutiva, es escribir el número en la
decir, sin omitir ni esquina superior
repetir números. derecha, en el mismo
sentido del texto.
 Quinto paso: Foliación
8
9
8

Si existen
8
7

errores en la 7
6

foliación, ésta 5

se anulará con
una línea
oblicua,
evitando
tachones
 NO SE DEBE HACER

Foliar con numerador

No se deben foliar las pastas ni las hojas-

guarda en blanco
 NO SE DEBE HACER

Omitir
números
Foliar sobre texto
9
8 5A
7
5

No se debe foliar utilizando números con

el suplemento A, B, C, ó bis.
 NO SE DEBE HACER

Foliar cara recta

4
en fotografías

Numerar folios
en blanco
 IDENTIFICACIÓN Y ROTULACIÓN DE
UNIDADES DE CONSERVACIÓN

En el proceso de
rotulación se debe
identificar la
documentación de
tal manera que
permita su acceso y
consulta de forma
rápida e oportuna.
UbicaciónORGANIZACIÓN
de Tipos Documentales
DE LOS
al interior de
ARCHIVOS DElas Carpetas,
GESTION en atención
SEGÚN LAS TRD.
al principio de orden original
 Transferencias Documentales
La transferencia documental, consiste en el traslado
ordenado y clasificado de los documentos que
cumplen su tiempo de retención (estipulado en la
TVD), previo diligenciamiento del formato de
inventario de documentos, según calendario de
transferencias previamente programado.

CLASIFICACIÓN Y INVENTARIO
ORDENACIÓN POR
DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA UBICACIÓN FISICA
EN EL A. CENTRAL
SERIES SEGÚN TRD
Inventario de Cajas y Carpetas
SEÑALIZACIÓN DE ESTANTERIA FIJA
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

FONDO DOCUMENTAL

PASADO FUTURO
PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
 Proceso de Consulta de
Documentos
Acceso a un
documento o grupo de
documentos con el fin
de conocer la
información que
contienen.
 LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS
 Gestión Electrónica de
Información

• La oficina “cero papeles”

• El documento cambia su valor 
conocimiento
• Cultura del Comercio electrónico de
información.
• Pasar de un “archivo” a un “Centro de
Administración Documental C.A.D ”
• Las áreas de archivo y correspondencia,
pasan a tener un rol protagónico en la
administración de la información
 Programa Gestión Documental

“Los archivos son instrumentos de control, se constituyen en centros

de información necesarios para el funcionamiento del Estado de
Derecho, fundamentales para el desarrollo de la Nación y forman parte
esencial de la memoria colectiva de un pueblo”
 IMPORTANCIA

En esencia sirven para Organizar los Archivos de

Gestión, Realizar Transferencias Documentales y
para la Disposición Final de los documentos

Documentos Semiactivos e
Inactivos
Documentos Activos
VALORACION SECUNDARIA

La valoración ante todo es un proceso

técnico de análisis intelectual de la
producción documental de la institución
que tiene como objeto identificar los
valores primarios y secundarios de los
documentos y de esta manera
establecer el tiempo que deben
permanecer tanto en el archivo de
oficina como en el Archivo Central y
señalar su disposición final.
 VALORACION SECUNDARIA

• Grupos de documentos de
características comunes

Dispositivos: Actos administrativos

generados por la entidad que llevan implícita
una orden, una determinación o decisión, una
regulación o normalización de procesos o
actividades; estos documentos permiten
conocer las disposiciones, las políticas y
directrices internas de cada entidad. Ejemplo
de estos son las Leyes, los Decretos, las
Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las
Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre
otros.
 VALORACION SECUNDARIA

• Grupos de documentos de
características comunes

Actividades: Documentos sobre

actividades realizadas en cumplimiento de
funciones administrativas. Informes de
Gestión, Informes de Actividades,
Proyectos, Convenios, Contratos, Planes,
Programas, Balances, Inventarios Muebles
e Inmuebles, Inventarios Documentales,
entre otros. Es posible que algunos de
estos documentos sean voluminosos y por
lo tanto requieran seleccionarse.
 VALORACION SECUNDARIA

CRITERIOS EN LA VALORACIÓN
DOCUMENTAL:
4 CRITERIO SOCIAL
– Relevancia y representación social.
5 CRITERIO CUALITATIVO
– Contenido informativo
– Confiabilidad de la información
6 CRITERIO CUANTITATIVO
– Numero de registros
– Valor de uso.
– La selección o eliminación.
 CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN
DOCUMENTAL

Para establecer Tiempos de Retención en Archivo de Gestión y Central:

• Tramite y Vigencia de los documentos
• Valores Primarios
 Administrativo
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico
• Uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su
producción.

•Tiempo promedio en Archivo de Gestión: entre 1 a 5 años y en Archivo Central

entre 5 a 20 años, algunas hasta 80 o 100 años, dependiendo las características de la
serie y/o subserie documental.
 CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN
DOCUMENTAL

• Valor Legal (Tiempo de Retención en Archivo de Gestión y Central)

Ejemplo: Contratos

LEY 80 de 1993. ARTICULO 55. DE LA PRESCRIPCION DE LAS ACCIONES DE

RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y
omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el
término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20)
años.
Ejemplo: Historia Clínica

Resolución 1995 de 1999. Articulo 15. RETENCIÓN Y TIEMPO DE

CONSERVACIÓN.
La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a
partir de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión
del prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central.
Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse.
 CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN
DOCUMENTAL

• Valor Legal (Tiempo de Retención en Archivo de Gestión y Central)

Ejemplo: Procesos Penales

Código Penal. Articulo 83. Termino de prescripción de la acción penal. La acción

penal prescribirá en un tiempo igual al máximo de la pena fijada en la ley, si fuere
privativa de la libertad, pero en ningún caso será inferior a cinco (5) años, ni
excederá de veinte (20), salvo lo dispuesto en el inciso siguiente de este artículo.

El término de prescripción para las conductas punibles de genocidio, desaparición

forzada, tortura y desplazamiento forzado, será de treinta (30) años.

Cuando se trate de delitos contra la libertad, integridad y formación sexuales, o el

delito consagrado en el artículo 237, cometidos en menores de edad, la acción penal
prescribirá en veinte (20) años contados a partir del momento en que la víctima
alcance la mayoría de edad.
 VALORACION

CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

Para determinar el destino final de la documentación:

Conservación Total, Selección o Eliminación.
Archivo
Documentos Dispositivos Histórico

Valores Secundarios

 Cultural
 Histórico
 Científico
Documentos Documentos
de Actividades Misionales
Selección

Eliminación