1

TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN AL MS. PROJECT 2021 ................................................................................4
Entorno de Trabajo .......................................................................................................4
Tipo de vistas ................................................................................................................7
1.2.1. Vista de Tareas .....................................................................................................7
1.2.2. Vistas de Recursos ..............................................................................................10
Calendario laboral ......................................................................................................11
2. ADMINISTRACIÓN DE TAREAS ............................................................................................20
2.1 Programación Manual y Automática ..........................................................................20
2.2 Tipos de Tareas ...........................................................................................................23
2.3 Tareas resumen y subtareas .......................................................................................24
2.3.1. Tarea resumen ....................................................................................................24
2.3.2 Subtareas ............................................................................................................24
2.3.3 Programar tareas ................................................................................................25
2.3.4 Ruta Critica .........................................................................................................27
3. BIBLIOGRAFÍA .....................................................................................................................30

2
Tema 06

INTRODUCCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE TAREAS Y RECURSOS EN MS.

PROJECT 2021

Si participa en la gestión de proyectos, sabrá que mantenerse organizado y al tanto de las tareas
es esencial para el éxito. Microsoft Project es un programa que puede ayudar a gestionar los
proyectos de una forma eficaz.

Un proyecto se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los paquetes de trabajo
que constituyen la programación. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida, pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificación temprana de los
problemas.

CAPACIDAD
Aplica inteligencia de Negocios con Power BI y programa proyectos con Ms Project 2021.

TEMÁTICA

 Introducción al Ms. Project 2021

 Administración de tareas

3
1. INTRODUCCIÓN AL MS. PROJECT 2021

Microsoft Project es un software de gestión de proyectos que permite a los usuarios crear,
gestionar y realizar un seguimiento de proyectos. Proporciona herramientas para la
planificación, programación y gestión de recursos, así como para la generación de informes y la
comunicación. Los proyectos implican numerosas tareas, plazos y recursos que deben
gestionarse de manera eficiente, para lo cual Microsoft Project puede ayudar a los gerentes de
proyectos brindándoles una plataforma centralizada para planificar, rastrear e informar sobre
sus proyectos.

Entorno de Trabajo
Para acceder al programa MS Project 2021, realice los siguientes pasos:

1. Clic sobre el icono de Windows que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la

pantalla.

2. En la opción de buscar escribir Project

3. Y dar clic en la opción Project

4
Al ingresar al programa puede empezar desde un proyecto existente o usar algunas de las
plantillas pre establecidas. En nuestro caso, seleccionaremos la opción de Proyecto en
blanco.

La interfaz del Ms Project está compuesta de la siguiente manera:

 Los botones de acceso rápido: se encuentra en la esquina superior izquierda de la

pantalla.

 Cintas de opciones o Pestañas: Se encuentra debajo de los botones de acceso rápido.

 Grupos: se encuentra formando parte de las cintas de opciones o pestañas.

5
 Escala temporal: es la banda que contiene la leyenda de la escala de tiempo en la parte
superior de las vistas Diagrama de Gantt, Gráfico de recursos, Uso de tareas, Uso de
recursos, entre otras vistas.

 Accesos directos: son iconos que activan en forma directa las vistas más utilizadas de
Microsoft Project: Diagrama de Gantt, Uso de Tareas, Organizador de Equipo, Hoja de
Recursos e Informe. Se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla al lado del
control del zoom

 La barra de estado: la barra de estado es la barra horizontal que aparece en la parte inferior
izquierda de la pantalla y que muestra información sobre el modo de programación de las
nuevas tareas (manual o automático).

 Barra de vistas: la barra de vistas aparece a lo largo del borde izquierdo de la ventana de
MS Project. Al hacer clic derecho sobre la barra podremos seleccionar una vista. Muestra
diferentes vistas entre las cuales destacan el Diagrama de Gantt, Uso de tareas, Hoja de
recursos, Uso de recursos, etc.

6
 Botón seleccionar todo: cuadrícula que se ubica en la parte superior izquierda de la tabla.
Al hacer clic derecho sobre la barra podremos seleccionar una nueva tabla. Por ejemplo,
para la vista diagrama de Gantt tenemos las tablas: Costo, Entrada, Resumen, Seguimiento,
etc

Tipo de vistas
Una vista es un formato en el que se puede introducir y visualizar información en Project.
La vista por omisión es la del diagrama de Gantt. Esta vista muestra la información del
proyecto de dos formas: el lado izquierdo muestra información en forma de hoja y el lado
derecho la muestra en forma de gráfico.

1.2.1. Vista de Tareas

Para poder acceder a la vista de tarea, se debe realizar los siguientes pasos:
1. Dar clic en la cinta de opciones o en la pestaña “Vista”.

2. Luego ir al grupo “Vistas de tarea”, el cual se encuentra ubicado al inicio de la cinta

de opciones “Vista”.

7
 Diagrama de Gantt
Muestra una lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra
tareas y duraciones en función del tiempo. Utilice esta vista de tareas para introducir
y programar una lista de tareas.

 Uso de tareas
Muestra una lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada
tarea. Utilice esta vista para ver qué recursos se encuentran asignados a tareas
específicas y para definir el perfil de los recursos.

8
 Diagrama de Red
Muestra las tareas y sus dependencias. Utilice la vista Diagrama de red descriptivo
para crear y ajustar la programación en un formato de diagrama de flujo.

 Calendario
Muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas
programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos.

9
1.2.2. Vistas de Recursos
Para poder acceder a la vista de recursos, se debe realizar los siguientes pasos:
1. Dar clic en la cinta de opciones o en la pestaña “Vista”.

2. Luego ir al grupo “Vistas de recursos”, el cual se encuentra ubicado después del grupo
“Vistas de tareas” de la cinta de opciones “Vista”.

 Hoja de recursos
Muestra una lista de recursos e información relacionada. Utilice esta vista de recurso
para introducir y modificar información acerca del recurso en un formato similar al de
una hoja de cálculo.

10
 Uso de recursos
Muestra una lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la información del
trabajo de cada recurso a través del tiempo. Utilice esta vista para mostrar
información acerca del costo y de la asignación de trabajo de cada recurso y para
definir el perfil de los recursos.

Calendario laboral
Aunque Project proporciona automáticamente la configuración del calendario
predeterminada (de lunes a viernes de 8:00 a 17:00), es posible que esos valores
predeterminados no sean adecuados para sus proyectos.
Hay cuatro tipos de calendario en Project: calendarios base, calendarios de proyecto,
calendarios de tareas y calendarios de recursos.

 Calendario Base:

Casi siempre se usan como plantilla para los calendarios de proyectos, tareas y
recursos. Definen el horario estándar laborable y no laborable de todos los proyectos

11
 de la organización. Especifican el horario laboral de cada día, los días laborables de
la semana y las excepciones, como los días festivos de la compañía. En Project se han
configurado de forma predeterminada tres calendarios base: Estándar, 24 horas y
Turno de noche.

 Calendarios de proyectos, recursos y tareas:

Usan un calendario base como plantilla y, después, se modifican para reflejar los días
y horas laborables específicos de proyectos, recursos o tareas individuales. Estos
calendarios específicos son especialmente útiles para realizar un seguimiento de
excedencias, turnos de trabajo o tareas que se completan con equipamiento que se
usa por las noches y durante los fines de semana.

Crear y Configurar un Calendario Base

Para crear un nuevo calendario base, se debe realizar los siguientes pasos:
1. Dar Clic en la pestaña o cinta de opciones “Proyecto”.

2. Haga clic en “Cambiar tiempo de trabajo” del grupo “Propiedades”.

3. En la ventana “Cambiar calendario laboral”, verifique que este seleccionado “Para

calendario: Estándar (Calendario del Proyecto)” y pulse el botón “Crear
Calendario…”, situado en el extremo superior derecho de la ventana.

12
4. En la ventana “Crear nuevo calendario base”, colocar como nombre del calendario
“Calendario Perú”. Seleccionar la opción “Hacer una copia del: Estándar” y dar clic en
el botón “Aceptar”.

5. En la parte media de la ventana “Cambiar calendario laboral”, seleccione la pestaña

“Excepciones” y proceda a ingresar los feriados cívicos y religiosos indicando sus
fechas de “Comienzo y Fin”.

13
 Quedando como resultado

6. Seleccione la fila del “Año Nuevo”, y dar Clic en el botón “Detalles”.

7. En la ventana “Detal les de Año Nuevo”, configure el “Patrón de repetición: Anual” y

en “Intervalo de repetición: terminar después de 4 veces”, y dar clic en el botón
“Aceptar”.

14
8. Realice el mismo procedimiento para todas las demás excepciones salvo “Semana
Santa” que tiene un patrón de repetición distinto oscilando entre el 22 de marzo al
25 de abril dependiendo del calendario lunar.

9. Al terminar de configurar los patrones de repetición para los días feriados, pulse la
pestaña “Semanas laborales” y seleccione la primera fila denominada
“[Predeterminado]” y haga clic en el botón “Detalles…”.

10. En la ventana “Detalles de [Predeterminado]”, en la opción “Seleccionar días”: dar

clic en “Lunes”, teniendo presionado la tecla Shift dar clic en “Viernes”, seleccione la
opción “Establecer dias(s) en estos periodos laborales especificos:”. Luego ingrese
el periodo laboral: 8:00 – 13:00 pm y de 14:00 – 17:00.

15
11. Luego seleccione los días “Domingo y Sábado” (haga clic en domingo, tenga
presionado la tecla Control y haga clic en sábado), seleccione la opción “Establecer
días como periodo no laborable” y dar clic en el botón “Aceptar”.

12. Para finalizar dar clic en el botón “Aceptar”.

16
13. Para asignar el “Calendario Perú” al proyecto, dar clic en la cinta de opciones o
pestaña “Proyecto”.

14. Ir al grupo “Propiedades”, y dar clic en “Información del Proyecto”.

15. En la ventana “Información del proyecto: Proyecto1”, en la opción “Fecha de

comienzo” seleccionar el “01/01/2024”, luego en la opción “Calendario” seleccione
“Calendario Perú”. Para finalizar dar clic en el botón “Aceptar”.

16. Para agregar el “Calendario Perú” a la Escala temporal, debemos ir a la vista del
Diagrama de Gantt

17
17. Dar clic derecho en las fechas que aparecen en la Escala Temporal y seleccionar
“Escala Temporal…”

18. Dar clic en la pestaña “Período no laborable”

19. En la opción calendarios seleccionar “Calendario Perú”.

20. Se puede escoger un color y tipo de trama para los periodos no laborales.

18
21. Para finalizar dar clic en el botón “Aceptar”.

19
2. ADMINISTRACIÓN DE TAREAS

Las tareas también conocidas como actividades o ítems, son elementos individuales que se
encuentran interrelacionado entre sí y que en conjunto conforman el proyecto.

Generalmente algunas tareas de un proyecto demandan una pausa en su ejecución para luego
de un cierto tiempo reanudar su ejecución, Ms Project 2021 nos permite programar esta pausa
mediante la opción dividir tareas. Para realizar la administración de tareas en Project 2021
debemos seleccionar su tipo de programación: manual o automática y definir el tipo de tareas
que requiera nuestro proyecto.

2.1 Programación Manual y Automática

Se puede programar manualmente o programar automáticamente todas las tareas a lo
largo de la vida de un proyecto. Por ejemplo, durante la fase de propuesta, es posible que
desee programar manualmente todas las tareas de su proyecto y luego cambiar a la
programación automática una vez que se haya aceptado la propuesta y el proyecto esté a
punto de comenzar.

La diferencia entre estos los dos tipos de programación es la siguiente:

 Programación Manual: Las fechas no se actualizan automáticamente.

 Programación Automática: Project calculará las fechas de las tareas.

Para configurar el tipo de programación de las tareas se debe realizar los siguientes pasos:

1. Dar clic en la cinta de opciones o pestaña “Archivo”.

20
2. En la ventana de “Archivo” haga clic en “Opciones”

3. En la ventana “Opciones de Project”, dar clic en la opción de “Programación”

4. En la sección de “Opciones de calendario para este proyecto”, en la opción “La

semana comienza en:” seleccionar el día “Lunes”, en la opción “Hora de comienzo
predeterminada:” seleccionar 8:00 y en la opción “Hora de fin predeterminada:”
seleccionar 17:00.

21
5. En la sección de “Opciones de Programación de este Proyecto”, en la opción “Nuevas
tareas creadas”, Se recomienda seleccionar el tipo “Programada automáticamente”.

22
 6. Para finalizar dar clic en el botón “Aceptar”.

2.2 Tipos de Tareas

Los tres tipos de tareas usados en Project son unidades fijas, trabajo fijo y duración fija.
Project usa unidades fijas de forma predeterminada.

 Tarea de Unidades Fijas:

Mantendrá fijo el porcentaje de asignación de los recursos a la tarea,
independientemente de la duración de la tarea. Se relaciona con el valor de la
columna “Unidades” en la asignación del recurso a la tarea.

 Tarea de Duración Fija:

Si la tarea es de “Duración fija”, se mantendrá fijo el tiempo necesario para la
realización de la tarea, independientemente de los recursos que tenga asignados. Se
relaciona con la columna “Duración”.

 Tarea de Trabajo Fijo:

Se mantiene fijo el trabajo de los recursos, independientemente de la duración de la
tarea. Se relaciona con la columna “Trabajo”. Este tipo de tarea está siempre
condicionada por el esfuerzo.

23
2.3 Tareas resumen y subtareas
2.3.1. Tarea resumen
Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas. La información;
duración, fecha de inicio y fin, etc., se obtendrá de sus subtareas.
Ingrese las siguientes Tareas resumen:
 Tarea Resumen 1: TRANSPORTE MAT ST
 Tarea Resumen 2: FRABRICACION ST.

Para agregar una Tarea Resumen, se debe realizar los siguientes pasos:
1. Dar Clic en la cinta de opciones o pestaña “Tarea”.

2. Luego dar clic en la celda que se encuentra debajo de la cabecera de la columna

“Nombre de Tarea”, ingrese la Tarea resumen 1: “TRANSPORTE MAT ST” y dar enter,
en la siguiente celda ingrese la Tarea resumen 2: “FRABRICACION ST”

2.3.2 Subtareas
Son tareas que compartan las mismas características o están dentro de la misma etapa
bajo una tarea de resumen.

Ingrese las siguientes Subtareas que pertenece a la Tarea Resumen “Fabricación ST”:
Subtarea 1: Fabricación T
Subtarea 2: Fabricación S
Subtarea 3: Transporte T
Subtarea 4: Transporte S
Subtarea 5: Montaje T

24
Subtarea 6: Montaje S

Para agregar una Subtarea, se debe realizar los siguientes pasos:

1. Dar Clic en la cinta de opciones o pestaña “Tarea”.

2. Dar clic en la celda que se encuentra debajo de la Tarea resumen “Fabricación ST” e
ingrese la subtarea “Fabricación T”, Luego ir al grupo “Programación” y dar clic en la
opción “Aplicar Sangría a la tarea”, realizar el mismo procedimiento para las demás
subtareas.

2.3.3 Programar tareas

 Asignar duraciones a las tareas
Tenga en cuenta que inicialmente asignamos todos los recursos disponibles en la empresa.
si desea registrar duraciones con unidades de tiempo diferente a día; escriba el valor
numérico seguido de m para los minutos o h para las horas, etc. Si desea agregar una
duración a la tarea de 10 horas ingrese el valor 10h y luego pulse enter.

Para programar una tarea, hay dos opciones:

25
 Primera opción:
1. Digitar directamente sobre la columna “Duración” el intervalo de tiempo que dure la
tarea resumen o la subtarea (puede ser horas, Días o Semanas), de cada una de las
tareas resumen o subtareas.

 Segunda opción:
1. Hacer doble clic sobre la tarea “TRANSPORTE MAT ST”.

2. En la ventana “Información de la tarea”, dar clic en la pestaña “General” y en la

opción “Duración” digitar el intervalo de tiempo (puede ser horas, Días o Semanas)
que va a durar la tarea resumen o subtarea y dar clic en el botón “Aceptar” para
finalizar.

26
 Establecer relaciones de precedencia a las tareas
Dar clic en la columna “Predecesoras” e indicar el identificador (id) o el número de
tarea(s) predecesora(s)

Finalmente, en la pestaña “Diagrama de Gantt Formato” active la casilla de

verificación “Tarea de resumen del proyecto”

 En la hoja de tareas se agregó una fila con numeración igual a 0; y que muestra el
nombre del archivo. Es decir, Project toma el nombre del archivo Proyecto de Ejemplo
como la tarea de resume del proyecto.

2.3.4 Ruta Critica

Es una serie de tareas (o, a veces, solo una tarea) que controla la fecha de inicio o de fin
calculada del proyecto. Las tareas que conforman la ruta crítica suelen estar
interrelacionadas por dependencias de tareas.

27
Al conocer y realizar un seguimiento de la ruta crítica del proyecto, así como los recursos
asignados a tareas críticas, puede determinar qué tareas pueden afectar a la fecha de
finalización del proyecto y si el proyecto finalizará a tiempo.

1. La secuencia superior de tareas no tiene ninguna demora (también denominada

"flotación") y, por lo tanto, impulsa la fecha de finalización del proyecto. Todas las
tareas de esta secuencia están en la ruta crítica y se denominan tareas críticas. En la
vista Gantt de detalles, las tareas críticas aparecen en rojo.

2. Imagen del botón La secuencia inferior de tareas no conduce a la fecha de finalización

del proyecto y, por lo tanto, las tareas no son críticas. En la vista Gantt de detalles, las
tareas no críticas aparecen en azul.

3. Imagen del botón holgura total (o flotación) es la cantidad de tiempo que esta
secuencia de tareas puede deslizarse antes de que afecte a la fecha de finalización del
proyecto. En la vista Detalle de Gantt, la demora total aparece como una línea teal
fina.

La vista Diagrama de Gantt probablemente sea la vista que más use para mostrar la ruta
crítica.
Para mostrar la Ruta critica del proyecto, se debe realizar los siguientes pasos:
1. Dar Clic en la cinta de opción o pestaña “Vista”.

28
2. Ir al Grupo “Vistas de tareas” y dar clic en la opción “Diagrama de Gantt”.

3. Dar Clic en la cinta de opción o pestaña “Diagrama de Gantt Formato”.

4. Ir al Grupo “Estilos de barra” y dar clic en la opción “Tareas críticas”.

5. Las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt de color rojo.

29
3. BIBLIOGRAFÍA

 https://scal--academy-com-
sg.translate.goog/courses/course_detail/254?_x_tr_sl=en&_x_tr_tl=es&_x_tr_hl=es&_x_tr
_pto=rq#:~:text=Task%20scheduling%20is%20critical%20in,tasks%2C%20timelines%2C%20
and%20dependencies.
 https://www.alpha-consultoria.com/que-es-microsoft-project-y-para-que-
sirve/#:~:text=Microsoft%20Project%20te%20permite%20ver,uso%20optimizado%20de%2
0estos%20recursos.
 https://proyectosgvr.com/wp-content/uploads/2022/07/MANUAL-DE-MS-PROJECT.pdf
 https://support.microsoft.com/es-es/office/trabajar-con-calendarios-en-project-323ff403-
a676-428c-be11-6942bfb7210c#ID0EBBD=Newer_versions
 https://support.microsoft.com/es-es/office/modo-de-tarea-campo-de-tareas-3b185518-
0e9a-4774-ba51-7b8d191bb84a
 https://www.calameo.com/read/004017653e1e10c0d33c8
 https://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/CURSOS-LIBRES/PB-2013/Semana%203/CB-
Programaci%C3%B3n-Recursos.pdf
 https://support.microsoft.com/es-es/office/administrar-la-ruta-cr%C3%ADtica-del-
proyecto-bc692e65-6245-45cf-86b7-f7115c965d2f

30
31