INSTITUCIÓN – “EL TECNOLÓGICO”

CURSO
Secretariado
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Ejecutivo
EL TECNOLÓGICO
 FOTO DEL DOCENTE
Magister en Gestión Pública y Políticas Públicas,
Maestría en Gerencia Social y RRHH.
Licenciado en Administración y Finanzas.
Licenciado en Comunicación Social

Mg. Lic. Alan Ruiz

Pinto

EL
TECNOLÓGICO
 TEMARIO DEL CURSO
01 SESIÓN 01
Recepción y manejo de información

01 SESIÓN 02

Auxiliar y asistente administrativo

01 SESIÓN 03

Gestión de Actividades Secretariales

01 SESIÓN 04

Asistencia de Dirección y Gerencia

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SESIÓN 01: Recepción y manejo de información

 Trámite Documentario
 Imagen Ejecutiva: Etiqueta y protocolo:
• Equipos de Oficina
• Comunicación Secretaria Empresa
• Digitación
• Técnicas de Comunicación
• Informática e Internet
• Cultura Física y deportes

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Etiqueta y protocolo en la Secretaria Ejecutiva
Toda organización necesita:

 Contar con personalidad propia

 Diferenciarse del resto de empresas o instituciones
 Complementar sus rasgos físicos, visuales (marca,
logotipo, etc.)

Estos principios van más allá de una preocupación no

solo por el progreso económico y una buena situación
social sino también por la correcta actuación social de
todos los miembros de la institución.

Lo que conlleva establecer unas normas de

comportamiento, desde los puestos de trabajo (desde
Dirección y Gerencia hasta los cargos más generales),
para ser aplicadas tanto en las relaciones externas como
internas

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 Toda institución o empresa actualmente cuenta con
servicios de protocolo.
 Representan su tarjeta de visita
 Permiten la comunicación interna en la actividad de los
negocios
 Así como, comunicación externa llamada a transmitir una
determinada imagen.

Se ha convertido en Denominándose
Protocolo de
un instrumento de PROTOCOLO
empresa o
comunicación EMPRESARIAL O
institución
corporativa INSTITUCIONAL

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 ¿Cómo responder una llamada telefónica?
Una llamada de empresa es diferente a una llamada personal. La
respuesta también debe estar acorde a los protocolos de la empresa o
institución.

Responder diciendo el nombre de la empresa, seguido por “dígame”,

“dígame usted” o “dígame, le atiende…”.

Por ejemplo:
• “Backus y Johnston buenas tardes, le saluda…” .
• “Buen día, Ministerio del Interior, departamento de logística, Es importante
dígame…”. sonreír al
hablar, incluso
Después de responder la llamada, se suele preguntar: durante la
llamada
“… ¿en qué puedo servirle?...”, “…¿en que puedo ayudarle?…” o “¿qué
desea?”.
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Si la persona que llama pregunta por
alguna otra persona de la empresa se Si se pregunta
debe responder: primero quién le
¿Quién le llama? o ¿De parte de llama diciendo en
quién? primer lugar “¿de
parte de quién?” y
CUIDADO CON EL ORDEN DE LAS
PALABRAS Y EL TONO DE VOZ luego le indica que
va a comprobar si
esta en la oficina,
PODRIA
INTERPRETARSE
QUE NO SE LE
La mejor opción es contestar: QUIERE PASAR LA
- “Un momento por favor, voy a ver si está
LLAMADA
en su despacho (u oficina), ¿de parte de
quien?” DEPENDIENDO
QUIEN LLAME

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 Aplicación del protocolo en el entorno laboral
Código de empresa:
 Incluye la forma adecuada de actuar en el entorno laboral
 Esta conformado por referencias éticas, usos habituales, modos y
comportamientos

El lenguaje:
 Los empleados se tutean o se hablan de usted.
 Se llaman por el nombre, apellido o por ambas.
 Tratar obligatoriamente de usted al cliente.
Las celebraciones:
 Normalmente hay costumbre de tomarse un café a media mañana, salir a
almorzar o algunos compañeros nos invitan a cumpleaños, bodas, baby
showers, etc.
Modos de vestir:
 Según el tipo de empresa u organización.
 Es un reflejo de la imagen que se desea transmitir al publico.

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 El perfume, la colonia, el aftershave, etc., si se usan deben
de ser buena calidad y permanecer extremadamente
sutiles.
 Una persona solo ha de advertirlo cuando da un abrazo.
 El empleado más próximo a la oficina no perciba desde su
asiento el olor a colonia que desprendemos.
 La fragancia que llevamos puesta no debe precedernos al
entrar en una estancia, ni quedar en el aire después de la
salida.
 Muchas personas son alérgicas a los perfumes, los cuales se
fabrican por lo regular con sustancias altamente alergénicas.
 Lo ideal en el trabajo es utilizar agua de colonia, cuyo aroma
perdura pero no molesta.
 En la ropa no es necesario rociar el perfume o la colonia.
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 Tiene que presentar en el entorno laboral una imagen
correcta y adecuada a su trabajo.
 La comodidad con elegancia debe ser la base de su
indumentaria.
 Está muy extendido en el mundo occidental el uso de traje y
las mujeres también pueden llevar camisas o blusas
femeninas y combinarlas con chaqueta.
 Sin embargo el uso de faldas conlleva el empleo de medias
para vestir las piernas.
 Durante el verano, abstenerse de escotes, espalda desnuda,
vestido de tirantes, etc.
 Un vestido de algodón con una chaqueta ligera es
suficiente.
 El uso de maquillaje, no es imprescindible pero debe
cuidarse que no sea excesivo.

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 Los pañuelos de seda para el cuello irán bien, siempre
y pueden añadir color y elegancia a la indumentaria.
 Las corbatas masculinas no son adecuadas.
 Prescindir de las alhajas de bisutería en la empresa.
Las joyas deben ser simples y elegantes. Mejor unos
buenos zapatos acorde con el bolso de
complementos.
 No llevar más de un pendiente en la oreja. Por
supuesto nada de piercing. Los pendientes deben ser
pequeños y discretos, no se deben llevar pendientes
largos.
 Las uñas no muy largas; el esmalte no debe estar
cayéndose.
 Suprimir mechones de cabello pintado de otro color,
pasadores de plástico y pinzas.
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 Recomendaciones para reuniones de trabajo
 Preparar con antelación la agenda de la
reunión y distribuirlo entre las personas
 Durante estas
asistentes días antes, indicando fecha,
reuniones se
hora y lugar.
conversa, negocia
 Escoger un restaurante o sala de
alrededor de una
reuniones amplios y silenciosos, para que
mesa.
no haya interrupciones y estén cómodos.
 El protocolo en los
 Ser breve en las intervenciones y
negocios, hace
respetar los tiempos de cada punto a
distinción en el arte
tratar.
de agasajar: Agasajos
 Si las personas asistentes no se conocen,
en los negocios,
realizar las presentaciones al inicio.
comidas y banquetes.
 La reunión debe comenzar y terminar
según la hora establecida.
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Agasajos en el trabajo

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