Microsoft access

MICROSOFT ACCESS.
Microsoft Access es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado
y modificado por Microsoft. Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases
de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de
información entraría dentro de la categoría de Gestión y no en la de Ofimática como
algunos creen.
GENERALIDADES.
Es un software de gran difusión
entre pequeñas empresas cuyas
bases de datos no requieren de
excesiva potencia, ya que se integra
perfectamente con el resto de
aplicaciones de Microsoft y permite
crear pequeñas aplicaciones con
unos pocos conocimientos del
Programa.
Permite crear formularios para
insertar y modificar datos fácilmente. También tiene un entorno gráfico para ver las
relaciones entra las diferentes tablas de la base de datos.
Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a
proyectos de programación de pequeños y medianos tamaños.

HISTORIA DE ACCESS.
Access versión 1.0 fue liberado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se
liberó Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e
incluir el lenguaje de programación de Access Basic.
Originalmente, el software
funcionó bien con bases de
datos relativamente
pequeños, pero las pruebas
mostraron algunas
circunstancias que
causaban la corrupción de
los datos. Por ejemplo, el
tamaño de los archivos de
más de 10 MB era
problemáticos (tenga en
cuenta que la mayoría de
los discos duros eran más
pequeños que 500 MB en ese entonces), y el manual de Cómo empezar advierte sobre
una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o
configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos.
Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de
la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la
fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño
como en número de usuarios.

Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office

Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación
de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido
liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97
(versión 8.0), Access 2000 (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003
(versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0)

En Access 2007, un nuevo formato de base de datos se introdujo: ACCDB. El ACCDB

soporta los tipos de datos más complejos, como archivos adjuntos y campos con
múltiples valores. Estos nuevos tipos de campos son esencialmente de registros y
permitir el almacenamiento de múltiples valores en un campo.
Antes del lanzamiento de Access, el mercado de base de datos de escritorio estaba
dominado por Borland con sus programas Paradox y dBase, y FoxPro. Microsoft
Access fue el primer programa en masa de base de datos para Windows. Con la compra
de FoxPro y la incorporación de sus rutinas de optimización Rushmore dentro de
Access, Microsoft Access se convirtió rápidamente en la principal base de datos para
Windows de manera efectiva eliminando la competencia que no daba transición en el
mundo MS-DOS.

Su nombre código fue Cirrus, el motor se llamó Ruby. Esto fue antes de Visual Basic,
Bill Gates los llamo así y decidió que el lenguaje BÁSIC debía ser co-desarrollado
como una aplicación ampliable, un proyecto denominado Thunder. Como los motores
eran incompatibles entre si, estos proyectos fueron desarrollados por separado, sin
embargo, estos se fusionaron de nuevo después de VBA.
 ACCESS
Microsoft Access es un programa creado para crear, manipular y modificar bases de
datos acerca de cualquier tema. A través de este programa se puede ordenar la
información de diferentes formas según la que le sea más conveniente al usuario.
Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la
manipulación y modificación de la información que contenga la base de datos. Este, útil,
programa lo podemos utilizar para conseguir información acerca de un tema, persona o
cualquier cosa que el usuario necesite de forma mas rápida y ordenada ya que puede
mostrarle al usuario cualquier dato solicitado por este que obtenga la base de datos.
¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?
Es un sistema que puede organizar o editar grandes cantidades de información, de forma
organizada, de manera que se hagan disponible para el momento en el que puedan ser
solicitada.

¿Como se forman las bases de datos?

Las bases de datos se forman mediante el software RDBMS (Sistema de administración
de bases de datos relacionales) que permite organizar y visualizar los datos de la tabla.
 ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS
a) Consultas: Es una solicitud de información al computador acerca de la base de
datos. Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta dinámica,
que es visualizada mediante una tabla o un Conjunto de tablas.

b) Formularios: Es el sitio en específico en el que se encuentran anotados la

información de unos de los datos de la base de datos. En los formularios se puede
colocar nombres, apellidos, edad, sexo, fechas, números, imágenes, música, videos,
etc. Los formularios bien realizados son los que ayudan a que el proceso de búsqueda
de información, en la base de datos, en el momento en que sea solicitada por el
usuario.

c) Informes: Gracias a los informes el usuario puede imprimir las bases de datos y así
poder tener estas bases de datos en una página. Los informes pueden mandar a
imprimir tablas, consultas o incluso formularios.

d) Macros: Se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de

un sistema.

e) Módulos: Es Utilizan para la creación de funciones más complejas y personalizadas

que las de los macros.

f) Controles: Son unos de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el
usuario. Los formularios y los informes son controles.
 TABLAS Y FORMULARIOS EN ACCES 2010
TABLAS EN ACCESS.
Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en
asuntos que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una
tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrónico
y números de teléfono.
Pasos para Crear tablas
1. Crea una base de datos en blanco. Al oprimir el botón de Crear

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo
de datos que tiene la columna.
2. Clic en ver y se desplegara una opción le damos en vista de diseño

Aparecerá la vista de diseño de la tabla

Si anteriormente no le dimos nombre

a la tabla, acces le ha asignado un
nombre por defecto Tabla1. Le
ponemos nombre y aparecerá la vista
de diseño qué esta al lado izquierdo.
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior Tenemos dos pestañas General y Búsqueda para definir las
propiedades del campo

Se escribe el nombre que escribe el tipo de dato que

desee colocarle a tu campo corresponde al campo

Por ejemplo; si tienes como nombre de campo “Dirección” el

tipo de campo que corresponde es “Texto”.

En la primera fila escribir el nombre del primer

campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de
datos, por defecto nos pone Texto como tipo de
dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer
clic sobre la flecha de la lista desplegable de la
derecha y elegir otro tipo

En Office 2010 se ha
incluido un nuevo tipo de
datos que no se encontraba
en versiones anteriores:
Calculado.
 CLAVE PRINCIPAL
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve
de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún
tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave
principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave
principal del grupo Herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave

indicándonos que dicho campo es la clave principal de la
tabla
 CONCLUSIÓN.
En conclusión, Microsoft Access es un programa que a sido diseñado para poder
manipular grandes cantidades de datos importantes o información mediante bases de
datos.
Microsoft Access contiene también muchas formas para poder mantener un orden con la
información como las tablas y los formularios al igual que también cuenta con
elementos que ayudan al usuario o usuaria como, por ejemplo, las consultas, utilizadas
para ubicar los datos, informes, utilizado para imprimir la información y la base de
datos, macros y módulos, utilizados para crear funciones que faciliten el trabajo, y los
controles, que facilitan la internas con el usuario.