CÓDIGO: FS.

167
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, VERSIÓN: 1
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA. FECHA: 23/02/2024

1. OBJETIVO

Definir los diferentes mecanismos de comunicación, participación y consulta entre los diferentes niveles y partes interesadas,
internas y externas, para difundir las acciones, resultados, e información pertinente en SST.

2. ALCANCE

Aplica a todos los trabajadores, contratistas y partes interesadas pertinentes.

3. DEFINICIONES.

Canal: Conducto físico por el que circula el mensaje

Comunicación Interna: Proceso a través del cual se generan acciones y programas que informan, divulgan, permiten establecer
relaciones y conllevan a la participación de los espacios de trabajo de la organización.
Desempeño de SST: Resultados medibles de la gestión de una organización en relación con sus riesgos de SST.
Documento: Información y su medio de soporte.
Lugar de trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la
organización.
Emisor: Persona que enuncia el mensaje en un acto de comunicación
Medio: Herramienta de comunicación a través de la cual se trasmitirá el mensaje deseado al público objetivo.
Objetivo de SST: Propósito en SST en términos del desempeño de SST que una organización se fija.
Política de SST: Intenciones y dirección generales de una organización, relacionadas con su desempeño de SST, expresadas
formalmente por la alta dirección.
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 Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado por el desempeño en SST de una
organización.
Receptor: Persona que recibe el mensaje.

4. ACTIVIDADES.

A continuación se describen los mecanismos de comunicación en SST (información a comunicar, emisor, canal, frecuencia y
receptor) de los diferentes aspectos a socializar, incluyendo la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la
organización; la comunicación con contratistas, visitantes y partes interesadas externas.

Marco legal:

 Resolución 2400 de 1979, requisito en el que se describen los lineamientos a tener en

cuenta para la vivienda, establecimientos y centros de trabajo en términos de higiene y seguridad

a fin de preservar y mantener la salud física y mental de los colaboradores al prevenir accidentes

y enfermedades laborales

 Ley 1562 de 2012, requisito en el que se modificó el sistema de riesgos laborales, se define la “salud ocupacional” que en adelante será
Seguridad y Salud en el Trabajo, el “Programa de salud ocupacional” como el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST, así como la afiliación y se establecen otras disposiciones.

 Resolución 2851 de 2015, requisito que modificó el artículo 3° de la Resolución 156 de

 2015 en donde el empleador o contratante deberá notificar a la eps, a la ARL y el Ministerio del

Trabajo el accidente o enfermedad laboral, y cuando aplique se le suministrará la copia del

informe al trabajador.

 Decreto 1072 de 2015, requisito que unificó los decretos del sector trabajo aplicables a

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 todas las empresas y la obligación de estas en implementar el sistema de seguridad y salud en el

 trabajo.

 Decreto 0472 de 2015, se definen las multas y/o sanciones por incumplimientos en las

normas de seguridad y salud en el trabajo, dentro de las que se encuentran la clausura de trabajo,

paralización o prohibición de trabajos cuando se ponga en peligro la integridad de los

trabajadores.

 Decreto 171 de 2016, trata acerca de los tiempos de transición que tendrán los

empleadores y contratantes para la implementación del sistema de gestión de seguridad y salud

en el trabajo (SG-SST), y del apoyo de la ARL con asesorías y asistencias técnicas.

 Decreto 052 de 2017, define la implementación y ejecución del sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo de manera progresiva, paulatina y sistemática, es decir por fases.

 Resolución 0312 de 2019, establece los estándares mínimos del sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo como requisitos de obligatorio cumplimiento para empleadores y

contratantes a partir de su capacidad técnico-administrativa, suficiencia patrimonial y financiera

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 MENSAJE EMISOR CANAL FRECUENCIA RECEPTOR
* Trabajadores
* Publicación escrita
* Cuando se generen cambios * Visitantes
Política del sistema de * Manual del SG-SST
Gerente * Cuando se realicen * Clientes
gestión SST Coordinador HSE
* Presentación en Inducciones / Re
Inducciones y re inducciones * Proveedores
inducciones * Contratistas
Informe de revisión Gerente Coordinador * Reunión de divulgación
* Anualmente * Trabajadores
Gerencial HSE * Informe escrito
* Cuando se presenten * Trabajadores
Objetivos de SST Gerente Coordinador * Manual del SG-SST cambios * Clientes
HSE * Reuniones * Anualmente * Proveedores
* Contratistas
 Trabajadores
Nombramiento del  Acta de nombramiento  Ingreso de un trabajador,
 Clientes
 Presentación en Inducciones / contratista
Representante de la Gerente  Proveedores
Reinducciones
dirección  Contratistas
 Organigrama

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Información relacionada al
SG-SST
Coordinador HSE
Requisitos legales y de otra
índole
 Trabajadores
 Visitantes
Coordinador HSE  Clientes
 Siempre que sea
 Manual del SG-SST  Proveedores
pertinente
 Contratistas
 Auditores
 Autoridades
 Cuando se generen o
 Matriz de identificación de
modifiquen aspectos  Trabajadores
requisitos legales
legales aplicables  Partes Interesadas
 Presentación en Inducciones / Re
 Cuando ingrese un Pertinentes
inducciones
 Procedimiento de acceso a
trabajador
 Cuando sea pertinente
Req. Legales
informar a alguna Parte
interesada
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  Guía de Funciones,
responsabilidades,
 Inducción / re inducción  Trabajadores
Gerente Coordinador competencia y autoridad en
Organigrama  Siempre que ingrese un  Partes Interesadas
HSE SST
trabajador Pertinentes
 Inducción/re inducción
 Manual del SG-SST
Funciones, Gerente  Guía de Funciones,
responsabilidades, responsabilidades,  Anualmente  Trabajadores
competencia, y autoridad en Coordinador HSE competencia y autoridad en  Siempre que ingrese un  Contratistas
SST SST trabajador / Contratista
 Inducción/re inducción
Aspectos de Formación y
 Procedimiento de  Trabajadores
entrenamiento en SST Coordinador HSE
Competencia, Formación y  Según programación  / Contratistas
(Programación. Fechas, Toma de Conciencia
Temas, etc.)
 Inducciones / Re
 Trabajadores
inducciones
 Matriz de identificación de  Contratistas
Peligros y sus Riesgos Coordinador HSE  Cuando Surjan Cambios
Peligros, Valoración de  Partes Interesadas
Relacionados de SST ( Procesos, Métodos de
Pertinentes
Riesgos y Determinación de 
trabajo, Instalaciones y
Controles  Autoridades
Equipos)
 Después de AT EL
Actos y Condiciones de
Todo el personal  COPASST  Cada vez que se  Gerente
Inseguras
Propio y Contratista  Formatos de Reporte HSE presenten  Supervisor HSE
 Cuando ingrese, retire, un
Ejecución de evaluaciones Coordinador HSE  Remisión Evaluaciones trabajador  Trabajadores
médicas Médicas  Anualmente  Gerente
 Post incapacidad
Diagnóstico de salud y
Proveedores de  Cuando se realicen  Coordinador
resultado de evaluaciones  Concepto de aptitud laboral
HSE
servicios médicos evaluaciones médicas 
médicas
Coordinador HSE  Trabajadores /
Riesgos en salud pública  Capacitaciones  Según programación
Contratistas
Secretaría de

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 Salud
Coordinador HSE
Procedimientos seguros de  Socialización de  Inducciones /  Trabajadores /
Supervisores de Patio
trabajo Procedimientos Escritos reinducciones Contratistas

Hojas de seguridad de  Capacitaciones

 Trabajadores /
productos químicos Coordinador HSE  Hojas de Seguridad de  Según programación
Contratistas
Productos Químicos
 Inducciones /  Trabajadores /
 Documento Plan de Reinducciones Contratistas
Plan de emergencias Coordinador HSE Emergencias  Al Ingreso a las  Partes interesadas
Brigadistas  Planos de evacuación instalaciones de la empresa pertinentes
 Visitantes
 Comunicación telefónica
 Gerente
Accidentes de trabajo y Coordinador HSE  Formato de Investigación de
 Cuando se presenten  Autoridades
enfermedades laborales incidentes / accidentes
 ARL Positiva
 Formato de reporte de ATEL
Informe de Auditorías Coordinador HSE  Informe de auditoría interna al  Anualmente  Gerente
internas al SG-SST Auditores sistema
 Supervisor HSE
Necesidades de compra Todo el personal  Orden de compra  Siempre que se requiera  Comité de Compras

Resultados de Acciones Coordinador HSE  Procedimiento de acciones  Todo el personal

correctivas y Preventivas correctivas, preventivas y de  Cuando surjan  Partes interesadas
mejora pertinentes
 Planes de acción
 Personal propio
Reuniones de COPASST Presidente de
 Contratistas
COPASST  Mensualmente
 Actas de Comité  Partes interesadas
Coordinador HSE pertinentes

Indicadores de Gestión en Coordinador HSE  Según periodicidad de

 Tablero de indicadores  Partes Interesadas
SST Informes a Gerencia indicadores
Gerente 

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Cambios en la Todo el personal
infraestructura, legislación,  Personal propio
personal, sistemas de  Procedimiento Gestión del  Contratistas
Cambio y sus registros  Cuando surjan  Partes interesadas
gestión, procesos,
actividades, uso de asociados pertinentes
materiales, etc.

Comunicaciones externas Partes Interesadas  Aspectos relevantes y  Cuando sean  Todo el personal
de Partes interesadas Externas relacionados con el SG-SST Comunicados

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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, VERSIÓN
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA. FECHA: 0

5. Participación.

Los trabajadores están representados por sus integrantes en el COPASST; que es el

organismo encargado de la vigilancia y control de las actividades de Seguridad y Salud en
el Trabajo. A través del comité, los trabajadores serán representados en todo lo relativo a
SST, quedando constancia en las actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

En los procesos de Inducción/re inducción se asegura que los trabajadores conozcan sus
representantes ante el COPASST. Adicionalmente también deben participar en la
identificación/reporte de peligros, riesgos, actos y condiciones Inseguras, sugerencias,
inquietudes, observaciones, investigación de incidentes, desarrollo y revisión de políticas y
objetivos en SST, a través de los formatos de reporte HSE, los cuales serán recibidos por la
coordinadora de salud ocupacional, quién llevará a cabo las actividades respectivas de
comunicación para asegurar que dichos reportes sean tenidos en cuenta.
Anualmente en las re inducciones, los trabajadores serán tenidos en cuenta para la revisión
de la política y objetivos en SST, dejando constancia de su participación.

6. Consulta.

La coordinadora de salud ocupacional consultará a los trabajadores y partes interesadas

pertinentes los cambios el SG-SST que les afecten y competan; de la misma forma los
trabajadores y las partes interesadas podrán realizar consultas al la coordinadora de salud
ocupacional en todo lo referente al sistema. También la Gerencia y los cargos Directivos
podrán hacerse consultas a entidades externas, informando al encargado de SST, cuando
haya inquietudes acerca de las actividades a desarrollar en el sistema. Algunos temas de
consulta pueden ser: Normatividad legal, hojas de seguridad de los productos químicos,
procedimientos operativos normalizados para las emergencias, respuesta de sugerencias de
acciones preventivas o de quejas y reclamos, nuevos peligros/riesgos identificados,
Cambios en procesos e infraestructura, métodos de trabajo, adquisición de nuevos equipos,
y demás aspectos que les competan. Se deben dejar registros de estas consultas, para
garantizar que las partes interesadas fueron consultadas y/o notificadas.

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VERSIÓN: 1
 FECHA: 23/02/
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA.

 Guía de Funciones, responsabilidades, competencia y autoridad en SST

 Manual del SG-SST

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

23-02-2024 Actualización de todo el procedimiento

8. APROBACIONES
ELABORO REVISO APROBÓ
Brayan stiven encargado SST