Tabla de Contenidos

1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ......................................................................................4

1.1 Definición, Ingreso y Asignación de Recursos ............................................................4
1.1.1 Definición .........................................................................................................4
1.1.2 Tipos de recursos ..............................................................................................5
1.1.3 Ingreso de recursos ...........................................................................................6
1.1.4 Asignación de recursos ......................................................................................7
1.1.5 Reemplazar un recurso .................................................................................... 10
1.1.6 Eliminar un recurso ......................................................................................... 11
1.2 Referencias e Hipervínculos ................................................................................... 12
1.2.1 Insertar un hipervínculo a una tarea ................................................................ 13
1.2.2 Cambiar o eliminar un hipervínculo ................................................................. 14
1.3 Análisis de costos y estadísticas.............................................................................. 14
1.3.1 Costos de un proyecto ..................................................................................... 14
1.3.2 Estadísticas de un proyecto ............................................................................. 16
1.4 Sobreasignación y Redistribución de Recursos ........................................................ 17
1.4.1 Sobreasignación de recursos ............................................................................ 17
1.4.1 Redistribución de recursos............................................................................... 18
1.5 Análisis de costos y Presupuestos de un Proyecto ................................................... 19
1.5.1 Presupuestos de un Proyecto........................................................................... 19
1.5.2 ¿Cómo crear un presupuesto en Microsoft Project? ......................................... 19
1.5.3 Manejo de Presupuestos ................................................................................. 20
1.6 Fondo de recursos.................................................................................................. 20
1.6.1 Compartir Recursos ......................................................................................... 20
1.6.2 Dejar de compartir recursos ............................................................................ 22
1.6.3 Desconectar el archivo de uso compartido de su grupo de recursos .................. 22
1.7 Asignación de calendario al recurso ........................................................................ 22
1.8 Tabla de Tasas de costos ........................................................................................ 23
1.8.1 Tasas de Costo (Campo de Tareas) ................................................................... 23
1.8.2 Tasas de Costo (Campo de Recursos)................................................................ 24
1.8.3 Tasas de Costo (Campo de Asignación) ............................................................. 24
1.8.4 Cambiar las tablas de tasas de costo en una asignación de recursos .................. 24
1.8.5 Introducir tasas de costo para un recurso de trabajo ........................................ 25

1
 1.8.6 Aplicar una nueva tasa de recurso ................................................................... 25
1.9 Programación de horas extras ................................................................................ 27
1.9.1 ¿Cómo se calculan las horas extras?................................................................. 28
2. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 30

2
TEMA 07

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

Una vez registradas las tareas del proyecto y establecidas sus relaciones de dependencia,
debemos precisar los recursos que se requieran para poder llevar a cabo estas tareas. Los
recursos son uno de los puntos más importantes que debes tener en cuenta en la planificación
de tu proyecto.

La administración de recursos consiste en el “manejo eficiente de estos medios, que pueden ser
tanto tangibles como intangibles. El objetivo de la administración de recursos es que éstos
permitan la satisfacción de los intereses.” (Perez & Merino, 2010)

CAPACIDAD
Administra y programa tareas y recursos para el seguimiento control de Proyectos.

TEMÁTICA

1. Administración de recursos

3
1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

1.1 Definición, Ingreso y Asignación de Recursos

1.1.1 Definición
Se denomina recurso a aquellos elementos como el personal, lo equipos, suministros;
todo aquello utilizado para completar las tareas de un proyecto.

Microsoft Project permite:

1. Asignar recursos a las tareas que permiten que la propagación contiene el personal
y el equipamiento adecuado.
2. Crear programaciones de trabajo para los recursos.

Una vez que haya introducido información de los recursos en el proyecto puede emplear
los mismos en otros proyectos. A continuación se describe los conceptos que
utilizaremos:

1. Recursos
El personal, los equipos y suministros utilizados para completar las tareas de un
proyecto.
2. Calendario de recursos
Un calendario que especifica el horario de trabajo y el periodo no laborable de un
recurso determinado. El calendario de recursos difiere del calendario base en que
éste especifica el horario de trabajo y el periodo no laborable de más de un recurso.
Es posible utilizar calendarios de recursos para definir excepciones únicas para
recursos particulares, como vacaciones, deiferentes días de traabjo o diferentes
turnos.
3. Unidades
El número de unidades o la cantidad de un recurso asignado a una tarea.
Por ejemplo, si tiene una tarea de pintura, podría asignarle dos unidades o pintores.
Si tiene un pintor, podría asignarle 5 unidades (la mitad del tiempo de un pintor). El
número máximo de unidades es el número máximo de unidades disponibles del
recurso.
Por ejemplo, si tiene tres pintores trabajando en un proyecto, el número mñaximo
de unidades es tres: tres pintores trabajando a tiempo total, Por defecto las unidades
de los recursos se muestran en porcentaje.
4. Sobre asignación
Es el resultado de asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar en el
horario de trabajo disponible. Microsoft Project determina que recursos están sobre
asignados basándose en los valores del trabajo y la duración de las tareas asignadas,

4
 el número máximo de unidades disponibles `para el recurso y el calendario utilizado
por los recursos.
5. Grupo de recursos
Una serie de recursos que comparten alguna característica, agrupados bajo un
nombre de grupo. Por ejemplo, es posible agrupar recursos ya sea por sus funciones
y utilizar nombres como pintores, expositores. También es posible agrupar los
recursos por tipo de contrato, lo que daría contratados y fijos.

1.1.2 Tipos de recursos

Un proyecto conlleva también un esfuerzo. Esto significa que para su consecución se
requieren una serie de recursos de personal, de equipamiento, de materiales; que son los
encargados de llevar a buen puerto el proyecto. Project trabaja con 3 tipos de recursos:

1. Recursos de trabajo
Son las personas o equipos que consumen el tiempo cuando trabajan en una tarea.
Al configurar los recursos de trabajo, se define la cantidad de tiempo que los recursos
tienen que invertir en un proyecto (100% es a tiempo completo). Del mismo modo,
cuando se asigna un recurso de trabajo a una tarea, se indica la cantidad de tiempo
que usa el recurso de trabajo en la tarea (100% es a tiempo completo).

Algunos ejemplos se muestran en la siguiente tabla:

Recursos de trabajo Ejemplo
Personas individuañes identificadas Carlos Pérez, Martha Beltrán
por su nombre y apellido.
Personas individuales identificadas por Gerente, jefe de personal,
su puesto o cargo. administrador
Grupos de personas que poseen Pintores, electricistas, carpinteros. Se
habilidades comunes. pueden intercambiar, no importa su
nombre, importa que tenga la misma
actividad.
Equipo Camioneta, torno, impresora láser.
Instalaciones Locales, salas de reunión requeridos
para realizar las tareas.

2. Recursos Materiales
Son los elementos que son consumidos al momento de trabajar en un proyecto. No
consumen tiempo como los recursos de trabajo.
Ejemplo: cemento, ladrillos, madera, gasolina.
3. Recursos de Costo
Estos recursos representan un gasto financiero asociado a una tarea del proyecto.
Usando un recurso de costo, puede agregar un costo fijo a una tarea sin que el costo
dependa del trabajo realizado.

5
 Ejemplo: Si una o más tareas en su proyecto requieren que alquile una unidad de
almacenamiento durante una parte del proyecto, puede configurar la unidad de
almacenamiento como un recurso de costo, puede asignar a las tareas, durante los
períodos adecuados, para contabilizar el costo de la unidad de almacenamiento
como parte de la tarea.

1.1.3 Ingreso de recursos

1. Haga clic en la ficha Vista.
2. Luego seleccione el comando Hoja de recursos.
3. Aparece la vista hoja de recursos.

4. Luego haga clic en el comando Tablas y verifique que este activa la tabla de Entrada.

5. Luego complete los siguientes campos:

a. Nombre de recurso: asigna la nomenclatura de los recursos.
b. Tipo: indica si el recurso es de tipo trabajo, material o costo.
c. Etiqueta de material: asigna la unidad de medida para un recurso de tipo
material.
d. Iniciales: es la abreviatura del nombre del recurso.
e. Grupo: permite establecer el nombre del grupo al que pertenece un recurso.
f. Capacidad: permite establecer el número de unidades en valores porcentuales
o decimales para los que un recursos está disponible.
g. Tasa estandar: establece la tasa de pago por trabajo normal de un recurso.

6
 h. Tasas horas extras: establece la tasa de pago por trabajo extraordinario, es decir,
fuera de la tasa estandar.
i. Costo/Uso: muestra el costo cada vez que se usa un recurso.
j. Acumulado: permite elegir el cómo y cuándo cargar los costos estandas y extra
de los recursos a una tarea.
k. Calendario: indica el calendario base para el calendario del recurso.

1.1.4 Asignación de recursos

La asignación de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso del
trabajo en la tarea. Si introduce información sobre los costos, Project calculará el costo
de la tarea y del recurso de manera automática.

Es posible asignar un recurso, un recurso a tiempo parcial, varios recursos o varias

unidades del mismo recurso a una tarea. Project mostrará el porcentaje del tiempo que
un recurso es asignado a una tarea y el número de los mismos, si se asignan varios, a
continuación del nombre del recurso en la barra de tareas del Diagrama de Gantt.

A continuación, se mencionan las formas de asignar un recurso a una tarea:

1. Desde el botón Asignar recursos

Ejemplo: Eliminar el recurso Operario en la tarea Limpieza de terreno manual.

a. Active la vista Diagrama de Gantt.

b. Haga clic en la tarea donde se desea asignar el recurso.
c. Seleccione la ficha Recursos y elija el botón Asignar recursos.
d. En el cuadro de dialogo que se muestra, haga clic en el recurso Operario.
e. Haga clic en el botón Asignar.

7
f. Si no hay otro recurso a asignar, haz clic en el botón Cerrar.

2. Desde la pestaña Vista

Ejemplo: Asignar el recurso peón a la tarea excavación manual de zanjas para cimientos
en terreno normal.

a. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

b. Seleccione la tarea Excavación manual de zanjas para cimientos en terreno normal,
luego acceda a la pestaña Vista y active la casilla de verificación Detalles
c. En la parte inferior, se muestra una ventana denominada Formulario de tareas. Haga
clic en la columna nombre del recurso y seleccione peón de la lista desplegable.

8
d. Pulse en el botón Aceptar.

Observación:

• El recurso Peón, fue asignado a la tarea excavación manual de zanjas para cimientos
en terreno normal y tiene una disponibilidad completa: Unidades=100%
(disponibilidad completa del recurso: 8 horas/día).
• Como la tarea excavación manual de zanjas para cimientos en terreno normal se
desarrollará en 3 días, entonces tendremos: 8 h/d x 3 d = 24 horas (columna Trabajo).
• Se recomienda después de haber asignado el recurso, desactivar la ventana de
Detalles (desactivarla en la ficha Vista)
3. Desde la ventana Información de tarea

Ejemplo: Asignar el recurso oficial a la tarea Cimientos corridos mezcla 1:10 cemento
hormigo 30 % PG.

a. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

b. En la columna Nombre de tarea, pulse doble clic encima de la tarea Cimientos
corridos mezcla 1:10 cemento hormigon 30 % PG.
c. Se abrirá la ventana Información de la tarea donde seleccionará la pestaña recurso.
d. Pulse en la primera fila de la columna Nombre del recurso y seleccione el ítem Oficial
de la lista desplegable.
e. Si lo requiere, podrá establecer la cantidad del recurso en la columna unidades.

9
f. Pulse el botón Aceptar.

1.1.5 Reemplazar un recurso

1. En la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada activa, seleccione la pestaña vista.
2. Active la opción Detalles.
3. En la parte inferior de la ventana se activará la vista Formulario de Tareas.
4. Pulse los botones Anterior o Siguiente hasta que la sección nombre muestre la Tarea
Disolver Pintura 1:10 cemento Barniz 30 % Prg.

5. En la columna Nombre del recurso, haga el reemplazo del recurso “Jefe de Planta”
por el de “Supervisor” y pulse Aceptar.
6. Desactive la casilla de verificación Detalles.

10
1.1.6 Eliminar un recurso
1. Desde el botón Asignar recursos

Ejemplo: Eliminar el recurso Operario en la tarea Limpieza de terreno manual.

a. Active la vista Diagrama de Gantt.

b. Haga clic en la tarea donde se desea asignar el recurso.
c. Seleccione la ficha Recursos y elija el botón Asignar recursos.
d. En el cuadro de dialogo que se muestra, haga clic en el recurso Operario.
e. Haga clic en el botón Quitar.
f. Si no hay otro recurso a eliminar, haz clic en el botón Cerrar.

2. Desde la pestaña Vista

Ejemplo: Eliminar el recurso peón a la tarea excavación manual de zanjas para cimientos
en terreno normal.

a. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

b. Seleccione la tarea Oxidación y Polimerización, luego acceda a la pestaña Vista y
active la casilla de verificación Detalles
c. En la parte inferior, se muestra una ventana denominada Formulario de tareas. Haga
clic en la fila que muestra la asignación del recurso Supervisor y luego pulse el botón
suprimir de su teclado.
d. Finalmente, pulse en el botón Aceptar.

11
 3. Desde la ventana Información de tarea

Ejemplo: Eliminar el recurso peón a la tarea Cimientos corridos mezcla 1:10 cemento
hormigo 30 % PG.

a. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

b. En la columna Nombre de tarea, pulse doble clic encima de la tarea Oxidación y
Polimerización.
c. Se abrirá la ventana Información de la tarea donde seleccionará la pestaña recurso.
d. Pulse en la primera fila de la columna Nombre del recurso seleccionando el ítem
Oficial.
e. Pulse Suprimir en su teclado y luego haga clic en Aceptar.

1.2 Referencias e Hipervínculos

El campo referencia de hipervínculo contiene la combinación o concatenación, de los
campos de dirección de hipervínculo y subdirección de hipervínculo asociados a una tarea,
recurso o asignación. Puede hacer clic en el nombre en el campo referencia de
hipervínculo para ir a ese sitio web en una intranet o World Wide Web.

En Microsoft Project 2019, puede vincular un proyecto a otro mediante el uso de un

hipervínculo. Un hipervínculo le permite saltar desde el documento que se muestra
actualmente a otro documento en el disco duro, una red informática o Internet. Esta
función es útil cuando, por ejemplo, desea su horario de proyecto para hacer referencia
a algunos datos de copia de seguridad almacenada en un documento de Word, una hoja
de cálculo de Excel, o incluso otro archivo de proyecto.

Al insertar un hipervínculo en un programa del proyecto, puede vincular una tarea

existente a otro proyecto o crear una nueva tarea que se puede utilizar para representar
el tiempo o gastos de otro proyecto. El hipervínculo contiene información acerca de la
ubicación física del otro archivo de proyecto, pero no contiene ninguna de la información

12
de tiempo o costo, por lo que hay que añadir que la información de la tarea formado por
el hipervínculo.

1.2.1 Insertar un hipervínculo a una tarea

Los hipervínculos son convenientes para que los usuarios vean otros documentos,
archivos o sitios web en Diagramas de Gantt, incluidos documentos, archivos,
aplicaciones, direcciones de Internet y carpetas actuales.

Los hipervínculos pueden vincular cualquiera de los siguientes:

1. Otra tarea en el documento actual

2. Un archivo o aplicación

3. Una carpeta

4. Una dirección Web

Agregar un hipervínculo a una tarea en el documento actual:

1. Selecciona una tarea a la que desees agregar un hipervínculo.

2. Haga clic en la ficha Tarea.

3. Luego haga clic en el comando vínculo o haga clic con el botón derecho en la tarea y
elige la opción Vínculo.

4. Seleccionar documento actual.

5. Para vincular a una tarea específica, puedes elegir la ID de la tarea de la lista de

tareas.

6. Haz clic en Nuevo para agregar más hipervínculos.

Si se agrega un hipervínculo a una tarea, la columna Hipervínculos aparecerá

automáticamente. La descripción del hipervínculo también aparecerá si colocas el mouse
sobre el icono del hipervínculo.

13
 1.2.2 Cambiar o eliminar un hipervínculo
1. Selecciona la tarea para cambiar o eliminar un hipervínculo de una tarea.

2. Haga clic en Vínculo.

3. Para cambiar un hipervínculo, selecciónalo en la lista de hipervínculos, realiza los

cambios que desees y luego haz clic en Aceptar.

4. Para eliminar un hipervínculo, selecciona el hipervínculo que deseas eliminar

a. Haga clic en la ficha Tarea.

b. Ubique el grupo Programación, luego haga clic en el comando Vínculo.
c. Selecciónalo en la lista de hipervínculos, haz clic en Eliminar en el cuadro de
diálogo Hipervínculo.
d. Presiona Eliminar en el teclado.

1.3 Análisis de costos y estadísticas

1.3.1 Costos de un proyecto
Ms Project cuenta con diversos tipos de costos:

1. Costo fijo (CF): muestra los gastos de tareas no relacionados con recursos. Se asigna
a una tarea, sin depender de la duración de la misma ni de los recurspos asignados a
ella.
2. Costo total (CT): es el costo programado o proyectado total de una tarea, un recursos
o una asignación, basado en los costos ya contraidos por el trabajo realizado por
recursos asignados a las tareas, ademas de los costos planeados para el trabajo
restante. Es igual a la sumatoria del costo real + costo restante.
3. Previsto (CP): es el costo de línea base, es decir es el costo total planeado de una
tarea, un recurso para todas las tareas asignadas o para el trabajo que debe realizar
un recursos en una determinada tarea. Contiene el mismo valor que el campo Costo
cuando se guarda la línea base.
Costo de línea base (tareas): El costo de línea base se calcula como la suma de los
costos planeados de todos los recursos asignados más cualquier costo fijo asociado
a la tarea. Es el mismo que el contenido del campo Costo cuando se guarda la línea
base.
Costo de línea base = (Trabajo * Tasa estándar) + (Trabajo de horas extra * Tasa de
horas extra) + Costo por uso del recurso + Costo fijo de la tarea

14
 Costo de línea base (recursos): El costo de línea base se calcula como la suma de los
costos planeados del recurso, incluidos el trabajo programado, las horas extra
programadas y los costos por uso de todo el trabajo asignado al recurso. El valor de
este campo es igual al del campo Costo cuando se guarda la línea base.

Costo de línea base = (Trabajo * Tasa estándar) + (Trabajo de horas extra * Tasa de
horas extra) + Costo por uso.

4. Variación (V): muestra la diferencia entre el costo de línea base y el costo total de
una tarea, un recurso o una asignación. Es igual a la resta del costo – costo de línea
base.
5. Real (CR): Son los costos contraídos por el trabajo ya realizado por los recursos en
sus tareas, junto con otros costos registrados asociados con la tarea.

Costo real (tarea): Hasta que se informa trabajo real en una tarea, el campo Costo
real será 0,00. Puede elegir que calcule todos los costos reales cuando los recursos
asignados a la tarea notifiquen el trabajo real. Este es el costo del trabajo real más
cualquier costo fijo de la tarea hasta la fecha. ¿Cómo y cuándo se calculan los costos
reales dependerá de la tasa estándar, tasa de horas extra, costo por uso y
acumulación de costos en el cuadro de diálogo Información del recurso.

Costo real = (Trabajo real * Tasa estándar) + (Trabajo real de horas extra * Tasa horas
extra) + Costos de recurso por uso + Costo fijo de tarea.

Costo real (recurso): Si el recurso aún no ha notificado ningún trabajo en las tareas
asignadas, el campo Costo real será 0,00. Cuando el recurso notifica trabajo real,
Project calcula la coste real. Este es el costo del trabajo real más los costos por uso
para el recurso. ¿Cómo y cuándo se calculan los costos reales dependen de trabajo
real y el trabajo real horas extras realizado y tasa estándar, tasa de horas extra, costo
por uso y configuración de acumulación de costos en el cuadro de diálogo
Información del recurso.

Costo real = (Trabajo real * Tasa estándar) + (Trabajo real de horas extra * Tasa horas
extra) + Costos por uso.

6. Restante (R): El gasto programado restante en que se incurrirá para completar el

trabajo programado restante.

15
1.3.2 Estadísticas de un proyecto
Existe una forma muy sencilla y rápida de obtener las estadísticas del proyecto en MS
Project. Para visualizar las estadísticas de un proyecto debes de realizar lo siguiente:

1. Haga clic en la ficha Proyecto.

2. Ubique el grupo Propiedades, luego haga clic en el comando Información de

proyecto.

3. Se abrirá una ventana, luego haga clic en el botón Estadísticas.

4. En esta pantalla se muestran los datos actuales, previstos, reales y restantes de la

duración, trabajo y coste del proyecto, información que podemos extraer del
proyecto de una forma rápida para informar del estado del proyecto.

16
1.4 Sobreasignación y Redistribución de Recursos

1.4.1 Sobreasignación de recursos

La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas más tareas
de las que puede llevar a cabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le
correspondan trabajar como el horario que tenga asignado. Cuando esto sucede, Project
nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores o en la Hoja de
recursos aparecerá el/los recursos sobre asignados en color rojo.

Para poder resolver las sobreasignaciones realice lo siguiente:

1. La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cuál está
asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.
2. También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros
recursos con el fin de no sobre asignarlos.
3. También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a
gusto ciertos parámetros.

En la imagen podemos observar que Pedro, el recurso que está en rojo (sobre asignado),
trabaja no sólo más horas de los establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas
en los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras,
cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que este
dispone.

Para identificar una tarea con recursos sobre asignados:

1. Activa la vista Diagrama de Gantt.
2. Observa que hay tareas que tiene en la columna indicadores el icono de una persona.

17
1.4.2 Redistribución de recursos
La redistribución de recursos es una herramienta de Project que realiza un análisis de los
recursos que este sobrecargados de trabajo y lo redistribuye.

Project puede redistribuir de dos maneras una es retrasar una tarea hasta que el recurso
tenga tiempo para trabajar en ella y dividir una tarea para se realice en el momento
planeado.

Si los usuarios de su proyecto trabajan en demasiadas asignaciones al mismo tiempo,

puede distribuir estas asignaciones de forma automática. Project las ajustará a una escala
de tiempo más realista.

1. Haga clic en la ficha Recurso.

2. Ubique el grupo redistribuir, luego haga clic en Redistribuir todo.

Para tener un mayor control, puede redistribuir las asignaciones seleccionadas o a

individuos específicos:

1. Seleccione las tareas con sobreasignación de recursos

2. Haga clic en la ficha Recurso.
3. Ubique el grupo redistribuir, luego haga clic en Redistribuir selección.

Para redistribuir la carga de trabajo de un individuo específico:

1. Haga clic en la ficha Recurso.

2. Ubique el grupo redistribuir, luego haga clic en Redistribuir recurso.

A continuación, se muestra una imagen con el antes y después de la redistribución.

18
1.5 Análisis de costos y Presupuestos de un Proyecto

1.5.1 Presupuestos de un Proyecto

El campo presupuesto se usa para ver o cambiar si un trabajo, material o recurso de costo
es un recurso de presupuesto, es decir, un recurso cuyo trabajo, material o costos debe
seguirse en el proyecto. De forma predeterminada, el campo presupuesto se establece
en No.

Identifique los recursos del presupuesto para los que desee realizar el seguimiento de
costos, material o trabajo de recurso del presupuesto frente a costos, material o trabajo
del recurso reales y planeados (de línea base).

Agregue la columna Presupuesto a la hoja de recursos cuando necesite identificar los

recursos del presupuesto y los que no sean del presupuesto en una sola vista. Esto puede
resultar útil cuando desee cambiar el estado de presupuesto de varios recursos al mismo
tiempo. También es útil si desea agrupar o filtrar recursos dependiendo de si son de
presupuesto o no.

También puede usar el cuadro de diálogo Información del recurso para identificar un
recurso como recurso del presupuesto:

1. Haga doble clic en el recurso para abrir el cuadro de diálogo Información del recurso.
2. En la pestaña General, active la casilla de verificación Presupuesto.

Ejemplo: Tiene un presupuesto de 100.000 $ para personal, materiales y viajes para un

proyecto de tres meses. Cuando configura el plan del proyecto, identifica como recursos
del presupuesto los recursos materiales, de costo y de trabajo que componen el
presupuesto que se asignó al proyecto. A medida que el trabajo en el proyecto continúa,
especifique la información de progreso real en el plan del proyecto. Después, compare las
variaciones entre el presupuesto y el progreso real para determinar si necesita realizar
ajustes.

1.5.2 ¿Cómo crear un presupuesto en Microsoft Project?

1. Haga clic en la ficha Vista.
2. Ubique el grupo Vista de Tareas.
3. Luego haga clic en el comando Diagrama de Gantt.
4. Haga clic en "Mostrar resumen del proyecto de trabajo" y presiona "Aceptar".
5. Haga clic en el resumen del proyecto que ahora se muestra en el espacio de trabajo
principal.
6. Haga clic en Asignación de Recursos. Selecciona un recurso y haz clic en Asignar.
Cierra el resumen del proyecto.

19
 7. Haga clic en la ficha Vista y selecciona Uso de recursos. Desde esta pantalla se
establece el presupuesto de recursos.
8. Haga clic en columna en la sección Insertar.
9. Añade un coste presupuestario y haz clic en Aceptar.
10. Repite este paso hasta que todos los costos sean ingresados para cada parte del
recurso del proyecto. Cierra la ventana de presupuesto. El presupuesto se ajusta al
proyecto.

1.5.3 Manejo de Presupuestos

En cuanto a los presupuestos, en Microsoft Project se pueden crear y supervisar desde
dos direcciones: mediante un método de estimación ascendente o estimación vertical.

En el método ascendente, se calculan las tasas base o los costos por uso de recursos, y los
costos fijos o recursos de costo de tarea individuales. Microsoft® Project® calcula el total
de costos de los recursos, las tareas y la totalidad del proyecto. Este método (denominado
también estimación ascendente) permite obtener resultados confiables y exactos.

Cuando disponga de un presupuesto, podrá comparar los gastos reales con los previstos
y realizar los ajustes necesarios para ceñirse al presupuesto. En la mayoría de los casos,
sólo tendrá que especificar los costos reales para cada tarea. Microsoft Project calculará
el costo de la tarea teniendo en cuenta la marcha del proyecto. Puede indicar también
costos específicos, si es necesario.

En el método descendente de estimación de presupuestos, se calcula el total de los costos

generales de recursos, tareas y proyectos en función de una experiencia anterior con
proyectos similares.

1.6 Fondo de recursos

Es el proyecto que contiene la lista de recursos programados para compartir. Cualquier
proyecto que contenga recursos puede ser un fondo de recursos para Project.

Un fondo de recursos facilita la administración de personas o equipos asignados a tareas

en más de un archivo de proyecto. El grupo de recursos centraliza la información de
recursos, como el nombre del recurso, el calendario usado, las unidades de recursos y las
tablas de tasas de costo.

1.6.1 Compartir Recursos

1. Abra el proyecto del grupo de recursos.

2. Abra el proyecto que compartirá recursos del grupo y haga clic en la ficha Recurso.

3. Ubique el grupo Asignaciones, luego haga clic en el comando Grupo de recursos.

20
4. En el menú contextual haga clic en Recursos compartidos.

5. Haga clic en Usar Recursos y, en el cuadro de, haga clic en el proyecto del grupo de
recursos que abrió en el paso 1.

6. Haga clic en el fondo de recursos tiene prioridad si desea que la información del
fondo de recursos invalide cualquier información en conflicto del proyecto
(compartidor).

Si desea que la información de su proyecto anule la información en conflicto del fondo de

recursos:

1. Haga clic en el compartidor tiene prioridad

2. Haga clic en Aceptar.

Ahora puede usar los recursos del proyecto. Los recursos del proyecto se agregan
automáticamente al grupo.

Para ver la lista de recursos compartidos:

1. Haga clic en la ficha Tarea.

2. Ubique el grupo Ver, luego haga clic en el comando diagrama de Gantt.

3. En el menú contextual haga clic en Hoja de recursos.

21
 1.6.2 Dejar de compartir recursos
Si su proyecto comparte recursos de un fondo de recursos o de otro archivo de proyecto,
puede desconectarlo de ese otro archivo. Los recursos con tareas en el archivo de
proyecto permanecen en el proyecto después de que el archivo se desconecte del grupo
de recursos o de otro archivo de proyecto, pero los demás recursos del fondo de recursos
o de otro archivo ya no estarán disponibles.

1.6.3 Desconectar el archivo de uso compartido de su grupo de recursos

Puede desconectar el archivo de proyecto activo del fondo de recursos o de otro archivo
con el que esté conectado y compartiendo recursos.

1. Abra el grupo de recursos que contiene los recursos que está compartiendo.

2. En el cuadro de diálogo abrir Grupo de recursos.

3. Haga clic en abrir el fondo de recursos en modo de lectura y escritura para poder
cambiar la información de los recursos. Tenga en cuenta que, al abrir el grupo con
permisos de lectura y escritura, otros usuarios no actualizarán el grupo con
información nueva.

4. Abra el proyecto, luego haga clic en la ficha Recurso.

5. Ubique el grupo Asignaciones, luego haga clic en el comando Grupo de recursos.

6. En el menú contextual haga clic en Recursos compartidos.

7. Haga clic en usar recursos propios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

8. Guarde los dos archivos del proyecto.

1.7 Asignación de calendario al recurso

Project calcula cuándo un recurso y una tarea están programados para trabajar mediante
calendarios en el siguiente orden: Calendario del proyecto, calendario de recursos y
calendario de tareas.

22
 Si una tarea no tiene recursos, ni calendario de tareas, se programa según el calendario
del proyecto. Si una tarea tiene recursos asignados y no tienen calendario de tareas, se
programa según el calendario de recursos del recurso. Si el recurso no tiene ningún
calendario de recursos, se utiliza el del proyecto. Para asignar un calendario a un recurso
realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la ficha Tarea.

2. Ubique el grupo Ver, luego haga clic en el comando Diagrama de Gantt.
3. En el menú contextual elija Hoja de recursos.
4. Luego seleccione el recurso al que desea asignar un calendario.
5. De la columna Calendario elegir su calendario.

1.8 Tabla de Tasas de costos

La Tabla de tasa de costos es la recopilación de información sobre las tasas de un recurso,
incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la fecha en la
que entra en vigor la tasa de pago. Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de
costo distintas para cada recurso.

Los campos Tabla de tasas de costo proporcionan opciones qué tabla de tasas de costo se
puede usar para los recursos asignados a una tarea. No se mostrará realmente ninguna
información en las versiones de tareas y recursos de este campo; únicamente pone a
disposición de las asignaciones la información de la Tabla de tasas de costo
correspondiente.

1.8.1 Tasas de Costo (Campo de Tareas)

Se pueden establecer diferentes tablas de tasas de costo con el fin de proporcionar
diferentes tasas de costo para una tarea determinada. Agregue el campo de tarea Tabla
de tasas de costo a una vista de tarea cuando desee ver el campo Tabla de tasas de costo
correspondiente de las asignaciones individuales de la tarea.

Ejemplo: Supongamos que está revisando y modificando las tablas de tasas de costo de
las asignaciones. Agregue el campo Tabla de tasas de costo a la vista Uso de tareas. No
aparecerá ninguna información en el campo Tabla de tasas de costo próximo a los
nombres de las tareas. Sin embargo, las tablas de tasas de costo de sus asignaciones
aparecerán en los campos de asignación Tabla de tasas de costo bajo el nombre de cada
tarea.

23
1.8.2 Tasas de Costo (Campo de Recursos)
Es posible establecer diferentes tablas de tasas de costo para un recurso con el fin de
proporcionar diferentes tasas de costo para cada tipo de asignación. Agregue el campo
Tabla de tasas de costo a la vista Uso de recursos cuando desee ver el campo Tabla de
tasas de costo correspondiente a las asignaciones individuales de un recurso.

Ejemplo: Supongamos que está revisando y modificando las tablas de tasas de costo de
las asignaciones. Agregue el campo de recursos Tabla de tasas de costo a la vista Uso de
recursos. No aparecerá ninguna información en el campo Tabla de tasas de costo próximo
a los nombres de los recursos. Sin embargo, las tablas de tasas de costo de sus
asignaciones aparecerán en los campos de asignación Tabla de tasas de costo bajo el
nombre de cada recurso.

1.8.3 Tasas de Costo (Campo de Asignación)

Se pueden establecer diferentes tablas de tasas de costo con el fin de proporcionar
diferentes tasas de costo para una asignación en particular. Agregue el campo Tabla de
tasas de costo a la parte de hoja de la vista Uso de tareas o Uso de recursos cuando desee
ver, filtrar o modificar las diferentes tablas de tasas de costo disponibles para una
asignación. A continuación, puede hacer clic en la tabla de tasas de costo que desee
aplicar a la asignación.

Ejemplo: Supongamos que uno de los recursos del proyecto es la imprenta local. Para
trabajos normales, aplican una tasa de costo, para trabajos urgentes otra y otra más para
trabajos que requieran un tratamiento especial. Agregue el campo Tabla de tasas de costo
a la vista Uso de recursos y seleccione la tasa de costo adecuada para cada una de las
tareas asignadas al recurso.

1.8.4 Cambiar las tablas de tasas de costo en una asignación de recursos

Si ha introducido tasas de costo diferentes para un recurso en las tablas de tasas de costo,
puede cambiar las tasas del recurso de una asignación aplicando una tabla de tasas de
costo diferente.

1 Haga clic en la ficha Vista.

2 Ubique el grupo Vistas de Tareas.
3 Luego haga clic en el comando Uso de tareas.
4 En el campo Nombre de tarea, seleccione una asignación de recursos.

Si las asignaciones de recursos están ocultas:

1. Haga clic en el símbolo de esquema de la tarea para mostrarlas.

2. Haga clic en Información de la asignación Imagen de botón.

24
A continuación:

1. Haga clic en la ficha General.

2. En el cuadro Tabla de tasas de costo, haga clic en la tabla que contenga la tasa que
desee aplicar.

1.8.5 Introducir tasas de costo para un recurso de trabajo

En la vista hoja de recursos podrá introducir los costos básicos de los recursos. Se
introducirá la tasa estándar, la de horas extras y el costo por uso. Para ello:

1. En la ficha Vista, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nuevo nombre
de recurso.
3. Seleccione el campo Tasa estándar y Tasa horas extras, escriba las tasas de los
recursos estándar y de horas extras.

También se puede aplicar tasas variables a los recursos. Utilizando tasas variables de
recursos, se pueden controlar los cambios en las tasas de los recursos a lo largo del
proyecto, incluyendo las fechas correspondientes, de modo que las nuevas tasas se
apliquen al proyecto en el momento adecuado.

1.8.6 Aplicar una nueva tasa de recurso

1. En la Hoja de recurso pulse doble clic en el nombre del recurso deseado.
2. En la ventana Información del recurso haga clic en la pestaña Costos.
3. Seleccione la segunda fila del campo Fecha efectiva.
4. Escriba la fecha efectiva a partir de la cual, será efectiva la nueva tasa de costo para
el recurso.

25
5. Pulse el botón Aceptar.

Asimismo, podemos asignar tablas de tasas de costo. Un recurso debe pode realizar
diferentes tipos de trabajo con tasas diferentes. Cada recurso puede tener hasta cinco
tasas de costo distintas, que se crean en el cuadro de dialogo Información del recurso,
seleccionando la pestaña Costos.

La tabla de costos por omisión es la tabla A y se pueden configurar las tablas adicionales
rotuladas de la B a la E.

La tabla de tasas de costo usada para calcular los costos de recursos de una tarea puede
ser una de las 5 tablas de costo disponible para cada recurso. Para lo cual realice lo
siguiente:

1. Haga clic en la ficha Vista.

2. Ubique en el grupo Vistas de tareas y haga clic en el comando Uso de tareas.

26
 En la vista Uso de tareas, seleccione dentro de la tarea correspondiente, haciendo doble
clic directamente sobre el recurso Obrero.

En el cuadro de dialogo Información de la asignación, haga clic en la pestaña General y

despliegue el cuadro Tabla de tasas de costo seleccionando la tabla deseada.

1.9 Programación de horas extras

Una hora extra en Project es la cantidad de trabajo programada fuera de la jornada normal
de trabajo de un recurso asignado, estas horas se cobran según la tasa de horas extra del
recurso. Las horas extras no representan un trabajo adicional en una tarea, sino que
representa la cantidad de tiempo que ha dedicado a una tarea fuera de la jornada normal.

27
Puede resolver un conflicto de recursos mediante la programación de las horas extras para
el recurso. Mediante la programación de horas extras, el recurso puede terminar la tarea
más rápido y por lo tanto eliminar el conflicto.

1.9.1 ¿Cómo se calculan las horas extras?

Las horas extras se pagan con un recargo a convenir del 25% adicional del valor hora para
las dos primeras horas y un 35% adicional del valor hora a partir de la tercera hora en
adelante.

A continuación, tenemos el siguiente ejemplo:

Remuneración mensual: S/. 1,000 nuevos soles.
Días: 30 días mes laboral.
Jornada de trabajo: 8 horas.
• 1,000/30/8=4.16 valor hora
• 4.16 (valor hora) + 1.04 (25% adicional primera hora extra) = S/. 5.20
• 4.16 (valor hora) + 1.04 (25% adicional segunda hora extra) =S/. 5.20
• 4.16 (valor hora) + 1.45 (35% adicional tercera hora extra) = S/.5.61

Siga estos pasos para programar horas extras:

1. Haga clic en la ficha Tarea, luego cambia a la vista

Diagrama de Gantt.
2. Haga clic en la parte inferior del comando
Diagrama de Gantt
3. En el menú contextual elija Más Vistas.
4. En el cuadro de diálogo que aparece, elija Entrada
de Tarea y seleccione Aplicar.
5. Haga clic en el Formulario de Tareas para
convertirlo en el panel activo.
6. Elija la ficha Formato, luego ubique el grupo
Detalles.
7. Haga clic en el comando Formulario de recurso.
En esta columna, 0h significa que todavía no ha
asignado las horas extras.

28
8. Seleccione la tarea en el panel superior a la que desea asignar las horas extras.
9. Valla al panel inferior y llene la cantidad de horas extras para el recurso apropiado.

29
2. BIBLIOGRAFÍA

• Camusso, M. (2012). PC 12 - MS Project 2010. Argentina: Universidad Fasta.

• Colmenar, A., Borge , D., Cruz, F. J., & Castro, M. (2014). Gestión de Proyectos con Microsoft
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PERTCPM: http://www.geocities.ws/mdmoli/archivos/ioi4/unidad4ioi.html

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2019

• Microsoft Corporation. (s.f.). Descripción General de las vistas de Project. Recuperado el 12

de marzo de 2019, de Office Support: Microsoft Office help and Tranning:
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Recuperado el 15 de marzo de 2019, de Office Support: Microsoft Office help and training:
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mexico.org/inicio/ampliacion-informacion/que-es-la-administracion-de-proyectos

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http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/OPENPROJECTV02/Unidad04/002.pdf

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