Firmado digitalmente por FERRER

CRUZ Elizabeth Magaly FAU

OFICINA DE 20556939781 soft
Motivo: Soy el autor del documento
PLANEAMIENTO Y Fecha: 15.12.2023 15:54:06 -05:00
PRESUPUESTO

"Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres"

"Año de la unidad, la paz y el desarrollo"

Lima, 15 de Diciembre del 2023

INFORME TECNICO N° 000015-2023-OPP-EFC-ACFFAA
Al : MERCEDES JUDITH ATOCHA HUAPAYA
JEFE (E) DE LA OFICINA DE PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

Asunto : Informar el avance de las actividades en materia del Sistema de

Gestión de la Calidad al segundo semestre 2023.

Referencia : Resolución de Secretaría General N° 036-2023-ACFFAA/SG

Tengo el agrado de dirigirme a usted, en atención al documento de la referencia,

mediante el cual se aprueba el Plan Operativo Institucional - POI Anual 2023 modificado
– Versión 3 de la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas, por lo que procedo a
informar lo siguiente:

I. Antecedentes

1.1. Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad.

1.2. Correo electrónico de la Especialista en Desarrollo Organizacional con fecha

11/12/2023

II. Análisis

2.1. La Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas cuenta con la certificación del
Sistema de Gestión de la Calidad – SGC y como parte de su mantenimiento, la
entidad debe llevar a cabo acciones que conlleve la mejora del sistema, sus
procesos, sus resultados y su capacidad de satisfacer los requisitos de los
clientes, así como mantener su SGC basado en la norma ISO 9001:2015.

Al respecto, el alcance de la certificación se encuentra orientada a los procesos

operativos de la ACFFAA, según el siguiente tenor:

“Contratación de bienes y servicios en el mercado extranjero, que

comprende los procesos de: Gestión de requerimientos, Gestión y desarrollo
del proceso de contratación, Gestión de la ejecución contractual, y Gestión y
soporte al proceso de contratación. Contratación de bienes, servicios y obras
en el mercado nacional, que comprende los procesos de: Gestión de
requerimientos, Gestión y desarrollo del proceso de contratación, Gestión de
la ejecución contractual, y Gestión y soporte al proceso de contratación”.

2.2. La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el responsable operativo del

Sistema de Gestión de la Calidad en la Agencia de Compras de las Fuerzas
Armadas.

2.3. Mediante el antecedente descrito en el numeral 1.2, se nos hizo de

conocimiento que se encuentran en la Etapa de evaluación del Gestión de

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Rendimiento por el periodo 11 al 15 diciembre.

2.4. El Plan Operativo Institucional es un instrumento de gestión institucional el cual

vincula el uso de los recursos financieros con las metas físicas mensuales a
ser alcanzados por las unidades de organización, a fin de medir el avance del
cumplimiento de los Objetivos Estratégicos Institucionales (OEI) y las Acciones
Estratégicas Institucionales (AEI) contenidas en el PEI 2021-2026 de la
ACFFAA. El mencionado instrumento de gestión el que establece como
actividad de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, lo siguiente:

AO1. Acciones de Planeamiento y Presupuesto

T1.5 Mantenimiento del SGC

2.5. En relación a lo descrito, se programaron un total de NUEVE (09) actividades

en el segundo semestre, de las cuales se ejecutaron SEIS (06) actividades que
corresponden el 67%, según el siguiente detalle:

2.5.1. Sensibilización del personal de la ACFFAA

Se programaron DOS (2) actividades, los cuales se ejecutaron al 100%. A

continuación, se detalla los correos de difusión remitidos a través de recursos
humanos, en materia del SGC:

a. Difusión de información

- Con fecha 11/07 se difundió la Política del SGC.

- Con fecha 13/07 se difundió la auditoría interna del SGC y el Plan
de auditoría.
- Con fecha 22/08 se difundió tema de aplicando conocimientos –
SGC.
- Con fecha 04/09 se difundió la herramienta de medición –
indicadores SGC.
- Con fecha 20/10 se difundió la carpeta de documentos normativos
de la ACFFAA.
- Con fecha 31/10 se difundió respecto a que la ACFFAA cuenta
con la ISO 9001:2015 SGC.
- Con fecha 10/11 se difundió un correo de felicitaciones por
mantener la certificación, como producto de la auditoria de
seguimiento 1.
- Con fecha 15/12 se difundió los principios del SGC.

b. Inducción del SGC

- La inducción se llevó a cabo al personal civil y militar que ingresó

a la ACFFAA, se cuenta con las Listas de asistencias con fecha
17 de julio, 17 y 23 de octubre, 06, 10 y 23 de octubre y 16 de
noviembre.

Cabe señalar que, para el segundo semestre no se ha llevado a cabo

capacitaciones especializadas, dado que, no se contaba con presupuesto;
sin embargo, se realizaron las siguientes acciones:

- Con Memorándum N° 0000396-2023-OPPACFFAA de fecha

20/06/2023, en respuesta a lo solicitado por la OGA-RRHH, OPP
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remitió la matriz de Plan de Desarrollo de Personas (PDP)
considerando un tema del sistema de Gestión de la Calidad.

- Con Informe Técnico N° 10-2023-OPP-EFC-ACFFAA de fecha

21/08/2023, se solicitó a la OPP evaluar la contratación del servicio
de capacitación en materia del SGC con los recursos de la OPP. En
su efecto, con Memorándum N° 102-2023-OPP-ACFFAA de fecha
25/08/2023, el Jefe de OPP informó que no había sido aprobado la
solicitud, debido que, se priorizo atender otros requerimientos.

2.5.2. Evaluación del desempeño del SGC

Se programaron CINCO (05) actividades, los cuales se ejecutaron DOS (02)

al 40%. A continuación, se detallan las actividades realizadas:

a. Evaluación de resultados de indicadores de SGC y servicios no

conformes (julio y 15 de diciembre)

Indicadores del SGC

o Mediante Informe Técnico N° 00009-2023-OPP-EFC-ACFFAA

(31/08/23) se informó a la Jefe (e) de OPP, los resultados de los
indicadores del Sistema de Gestión de la Calidad correspondiente
al primer semestre AF-2023.

Mediante Informe N° 00165-2023-OPP-ACFFAA (01/09/23) el

Jefe de OPP informó al Jefe de la ACFFAA, los resultados de los
indicadores del Sistema de Gestión de la Calidad correspondiente
al primer semestre AF-2023.

o Con respecto al Informe de evaluación de indicadores del SGC

no se ha podido culminar ya que nos falta la información de la
Dirección de Ejecución de Contratos.

Servicios no conformes

o Mediante Informe Técnico N° 00011-2023-OPP-EFC-ACFFAA

(31/08/23) se informó a la Jefe (e) de OPP, los resultados de los
servicios no conformes de acuerdo al Plan de Calidad
correspondiente al periodo enero a junio AF-2023.

Mediante INFORME N° 00166-2023-OPP-ACFFAA (04/09/23) el

Jefe de OPP informó al Jefe de la ACFFAA, los resultados de los
servicios no conformes de acuerdo al Plan de Calidad
correspondiente al periodo enero a junio AF-2023.

o Con respecto al Informe de evaluación de servicios no conformes

del SGC no se ha podido culminar ya que nos falta la información
de la Dirección de Procesos de Compras y la Dirección de
Estudios de Mercado.

b. Evaluación de la Satisfacción del Cliente Externo correspondiente a

los procesos consentidos AF 2023 (diciembre)

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o Mediante Informe Técnico N° 00013-2023-OPP-EFC-ACFFAA
(15/12/23) se informó al Jefe de OPP, los análisis de los
resultados de la encuesta de satisfacción correspondiente a los
procesos consentidos en el AF-2023.

c. Revisión por la Dirección del SGC (julio y diciembre)

o Con fecha 20/07 se llevó a cabo la tercera Revisión por la

Dirección y registrada mediante Acta N° 003/2023.
o Con fecha 20/10 se llevó a cabo la cuarta Revisión por la
Dirección y registrada mediante Acta N° 004/2023.
o Con fecha 20/10 se llevó a cabo la quinta Revisión por la
Dirección y registrada mediante Acta N° 005/2023.
o La revisión por la Dirección al segundo semestre se encuentra
pendiente por realizar, ya que todavía no se consolida la
información de Evaluación de Desempeño de los procesos
(Indicadores y servicios no conformes).

Es preciso señalar que, dentro de los acuerdos considerados en las

actas en mención, se informan la situación de los acuerdos
pendientes:

N° Acciones a implementar Responsables Fecha Situación

Acta
03 Fomentar las Lecciones Alta Dirección / Segundo En proceso
Aprendidas. OPP/ semestre AF La OPP se
Direcciones / 2023 encuentra
Oficinas analizando la
información para
emitir el Informe
a la Alta
Dirección, y
posterior
programar la
exposición que
tendrían que
realizar los Jefes
y Directores
03 Implementar los módulos de OI Programado En plazo
Ejecución de Contratos y para AF 2024
Encuestas de satisfacción.
04 Informar al MINDEF sobre la SG / OGA 2023 Pendiente de
problemática de no contar coordinación
con una sede institucional. para suscripción
de un nuevo
convenio
04 Evaluar la continuidad de SG / 2023 Ejecutado
personal militar de las Direcciones y Con Oficio N°
diversas áreas y solicitar a Oficinas 264-2023-DJ-
los Institutos Armados su ACFFAA
permanencia. (09nov23) se
solicitó al
MINDEF
asignación de
personal militar
para la ACFFAA

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2.5.3. Auditorías interna/externa del ISO 9001

Se programaron DOS (2) actividades, los cuales se ejecutaron al 100%. A

continuación, se detallan las actividades realizadas:

a. Auditoría externa

Mediante Informe de auditoría de la empresa Bureau Veritas S.A

remitido con fecha 23/11/23, se informó los resultados de la auditoría
de seguimiento 1 llevada a cabo los días 06 y 07 de noviembre, de
acuerdo al Plan de auditorías.

b. Ejecución de auditorías internas de calidad

En el mes de julio, se llevaron a cabo las auditorías internas por los

auditores internos designados por Resolución Jefatural N° 124-2022-
ACFFAA, en cumplimiento a lo dispuesto a los formatos FOR-SGI-
001 “Programa anual de auditorías” y los formatos FOR-SGI-002
“Plan de auditoría interna” realizada por cada proceso. A
continuación, se detallan los informes de auditorías realizados y la
fecha de auditoría:

N° Informe Fecha de
Proceso auditado
de auditoría auditoría
Gestión Estratégica (Alta Dirección y 25 y 26 de julio
1
Sistema de Gestión de la Calidad)
2 Gestión Logística 25 de julio
3 Gestión de requerimientos 25 de julio
4 Control Patrimonial 25 de julio
5 Gestión administrativa 25 y 31 de julio
Gestión y soporte al proceso de 26 de julio
6
contratación
7 Gestión de la ejecución contractual 26 de julio
8 Asesoría Jurídica 31 de julio
9 Recursos Humanos 31 de julio
Gestión y desarrollo del proceso de 31 de julio
10
contratación
11 Tecnología de la información 31 de julio

2.6. Por otro lado, como parte del Sistema de Gestión de la Calidad se cuenta con
actividades que no han sido consideradas en el Plan Operativo Institucional;
pero tienen igual de relevancia señalar las acciones pendientes hasta la fecha:

2.6.1. Actualización del procedimiento de Gestión de Riesgos

- Con Informe Técnico N° 07-2023-OPP-EFC-ACFFA de fecha

14/07/2023, la suscrita en coordinación con la Oficial de Cumplimiento
del Sistema de Gestión Antisoborno, solicitó la aprobación de la
modificación del procedimiento PRO-OPP-001 Gestión de Riesgos en la
ACFFAA, como resultado de la revisión del procedimiento se propuso
que el Oficial de Seguridad y Confianza Digital realice algunas
sugerencias al mencionado procedimiento.
- Con fecha 13/09/2023 se llevó a cabo una reunión virtual con

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representantes de cada sistema de gestión para revisar el proyecto de
procedimiento, mediante el siguiente enlace: https://meet.google.com/fjn-
yuey-cph
- Con PROVEIDO N° 475-2023-OPP-ACFFAA de fecha 13/09/2023, el
Jefe de OPP solicita las mejoras al proyecto del procedimiento de
acuerdo a los sistemas de gestión de calidad, Antisoborno y seguridad
de la información.
- Con correo electrónico de fecha 25/09/2023 la Oficial de Cumplimiento
del SGAS remitió al Oficial de Seguridad y Confianza Digital, el proyecto
de procedimiento para sus mejoras, reiterando la solicitud el 08/11/2023.
- Con correo electrónico de fecha 01/12/2023 el Oficial de Seguridad y
Confianza Digital remitió el proyecto del procedimiento. Actualmente, en
revisión de la Oficial de Cumplimiento del SGAS.

2.6.2. Estado del seguimiento de los Reportes de acciones de mejora

Como resultado de las auditorías internas, en el segundo semestre se ha

continuado con el seguimiento de las acciones consideradas en los Reportes
de acciones de mejora, en el cual en el Anexo 01 se muestra la situación de
cada una de las acciones pendientes.

2.6.3. Aportes en la auditoría externa

En relación a la auditoría externa realizada por la empresa Bureau Veritas

S.A el pasado 06 y 07 de noviembre, está quedando pendiente evaluar e
implementar los aportes realizado por el auditor de Bureau Veritas para el
próximo año:

a. Exclusiones en el certificado del SGC

- Actualizar el Manual del SGC, entre ellas, el numeral 6.3.2 Exclusiones

permitidas, en el cual se tendrá que consignar que la cláusula 8.3 Diseño
y desarrollo de los productos y servicios, aplica en la ACFFAA de manera
parcial, es decir, para las contrataciones en el mercado nacional. En el
caso de las contrataciones en el mercado extranjero, la ACFFAA si
diseña los documentos normativos. Otra modificación prevista es analizar
el capítulo 8.3 de la Norma ISO 9001:2015 y aplicarlo en un documento
normativo donde se precise el 8.3.2 Planificación del diseño y su
desarrollo, 8.3.3. Entradas para el diseño y desarrollo, 8.3.4 Controles
del diseño y desarrollo, 8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo, y 8.3.6
Cambios del diseño y desarrollo.

- Al momento de solicitar la contratación de la empresa certificadora para

la auditoría de seguimiento 2 de la Norma ISO 9001:2015, se tiene que
prever la modificación del alcance para ser considerado en un nuevo
certificado.

b. Mejoras en la matriz de riesgos

- Colocar columnas que se alineen con el contexto organizacional (FODA).

- Riesgos residuales (que se encuentra en implementación con la nueva
propuesta de procedimiento).

c. Gestión documentaria
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- En el literal d) de la Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la

Calidad, se precisa la “conservación y disposición de la información
documentada. Al respecto, se le hizo de conocimiento al auditor que se
contaba con un Plan Anual de Trabajo Archivístico de la Agencia de
Compras de las Fuerzas Armadas – Año 2024, mediante el cual se ha
considerado como actividad “Elaboración de la directiva de servicios
archivísticos de la ACFFAA a fin de establecer los canales adecuados
para poner a disposición la documentación e información a los usuarios
internos y externos”.

- Al respecto, es necesario que para la elaboración de la directiva

consideren el tiempo mínimo de retención (hasta que año debo custodiar
y/o eliminar la información documentaria que maneja la ACFFAA entre
expedientes, documentos normativos, oficios, memorándum, cartas
entre otros).

2.7. Con Informe Técnico N° 008-2023-OPP-EFC-ACFFAA de fecha 01/08/2023 se

informó el cumplimiento de las actividades al primer semestre, de las cual se
ejecutaron TRES (03) actividades programadas en el Plan Operativo
Institucional logrando el 100%, En adición, de acuerdo a lo descrito en el
numeral 2.5, se cuenta con NUEVE (09) actividades en el segundo semestre,
de las cuales se ejecutaron SEIS (06) actividades que corresponden el 67%.

A continuación, se detalla el porcentaje de ejecución de la tarea T1.5

Mantenimiento del SGC correspondiente a la actividad operativa AO1.
Acciones de Planeamiento y Presupuesto, hasta con fecha de corte 15 de
diciembre.

I II
TOTAL
Tareas SEMESTRE SEMESTRE
Programadas 3 9 12
Ejecutadas 3 6 9
% Ejecución 100% 67% 75%

Finalmente, es preciso señalar que las TRES (03) actividades pendientes, aún
se encuentra pendiente en realizar por la suscrita, ya que se programó para el
mes de diciembre AF-2023.

III. Conclusiones

3.1. Se concluye, que se ha cumplido con poner en conocimiento respecto a la

ejecución de cumplimiento de la tarea T1.5 Mantenimiento del SGC
correspondiente a la actividad operativa AO1. Acciones de Planeamiento y
Presupuesto del Plan Operativo Institucional, con corte al 15 de diciembre,
en vista a la etapa de evaluación de Gestión de Rendimiento.

Al respecto, se tuvo como resultado el 75% de ejecución de las acciones

planificadas del AF-2023, quedando pendiente realizar TRES (03)
actividades que se encuentra dentro del plazo. A continuación, se señala las
actividades pendientes por ejecutar en el presente mes:

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- Evaluación de resultados de indicadores del SGC (pendiente la
información de la Dirección de Ejecución de Contratos).
- Evaluación de servicios no conformes del SGC (pendiente la información
de la Dirección de Estudios de Mercado y la Dirección de Procesos de
Compras).
- Revisión por la Dirección del SGC (se requiere el insumo de los
indicadores y servicios no conformes al mes de noviembre).

IV. Recomendaciones

4.1. Se recomienda elevar el presente Informe a la Alta Dirección como parte del
involucramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

4.2. Se recomienda culminar con la modificación del procedimiento de Gestión

de Riesgos, previo a los aportes de la Oficial de Cumplimiento del SGAS, de
acuerdo a lo señalado en el numeral 2.6.1.

4.3. Se recomienda evaluar los aportes realizado por el auditor de la empresa

Bureau Veritas S.A. en el desarrollo de la auditoría, señaladas en el numeral
2.6.3.

4.4. Se recomienda, el cumplimiento de las actividades señaladas en el Anexo

01: Seguimiento de las acciones considerados en el reporte de acciones de
mejora

Atentamente,
Firmado Digitalmente
ELIZABETH MAGALY FERRER CRUZ
ANALISTA EN GESTIÓN DE LA CALIDAD
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ANEXO 01: SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CONSIDERADOS EN EL REPORTE DE ACCIONES DE MEJORA

N° de Fecha de
Proceso
Reporte de Acciones consideradas en los Reportes de acciones de mejora ejecución
asociado
AC programada
NC 33 Tecnología de la Considerar en el Plan Operativo Institucional (POI) Anual 2024 consistente con el Presupuesto Institucional de Diciembre 2023
Información Apertura (PIA) 2024 de la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas, los mantenimientos preventivos de los
equipos. Ejecución AF-
2024 en adelante
OM 01 Gestión Capacitaciones en materia del Sistema de Gestión de la Calidad especializada se informó a RRHH para ser AF-2024
Estratégica considerado en el PDP para el AF-2024 (sujeto a presupuesto)

OM 02 Gestión OPP elaboró la propuesta de la matriz de estrategias DAFO para ser considerada en el AF-2024 AF-2024
Estratégica
OB 05 Gestión Logística Programar la inducción al personal de la ACFFAA sobre la utilización de los términos de referencias y Pendiente
especificaciones técnicas con respecto a la actualización de la directiva DIR-OGA-006 Contratación de bienes y
servicios por montos iguales o inferiores a 08 UIT en la ACFFAA.

OB 06 Gestión Logística Gestión logística (almacén) AF-2024

Se disponga prever una cuenta específica para las compras puntuales que requiera servicios generales para los
mantenimientos de prioridad urgente.

OM 07 Gestión logística Elaborar el procedimiento de control previo Febrero 2024

(control previo)
OB 08 Gestión de Revisar y actualizar el procedimiento PRO DEM-002 “Lineamientos para realizar las indagaciones de mercado”. 20/01/2024
requerimientos
OM 09 Gestión de Evaluar incluir los plazos mencionados por el auditor que se encuentra en el literal h) del numeral 7.2 de la 20/01/2024
requerimientos Directiva DIR-DEM-002, denominada “Formulación, evaluación y aprobación de los expedientes de inicio
remitidos a la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas”

OB 10 Control En adelante cualquier solicitud o problemática de la oficina de manera formal, se informará a la Jefatura de la En adelante
Patrimonial OGA con copia a servicios generales para que tomen acción y realizar el seguimiento respectivo.

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OB 11 Gestión OGA-Servicios generales En adelante
administrativa - Informar al área usuaria la situación de su requerimiento.
- Realizar el seguimiento de las solicitudes de requerimiento de caja chica u otro servicio/compra a la Jefatura de
OGA.

OB 14 Gestión y soporte - Informar de manera periódica a las Instituciones Armadas para informar el avance del Plan de AF 2023 - 2024
al proceso de homogeneización y estandarización bienes y servicios del sector Defensa multianual 2023-2024.
contratación - Para el año fiscal 2024, se tiene previsto realizar la instalación de los Comités en el mes de febrero a la Febrero 2024
recepción de los datos de los nuevos integrantes.

OM 16 Recursos La OGA a través de RRHH ha solicitado la demanda adicional para el AF-2024 con respecto a la contratación de Diciembre 2023
Humanos un tercero para el tránsito de la entidad al régimen de la Ley Servir. (Ejecutado)
- Seguimiento a la demanda adicional AF - 2024
*Considerarlo en el POI AF-2024
- Contratación de un tercero para el tránsito de la entidad al régimen de la Ley Servir.

OM 17 Recursos - Actualizar la Directiva DIR-OGA-004 “Contratación de personal bajo la modalidad de Contrato Administrativo Diciembre 2023
Humanos de Servicios regulado en el Decreto Legislativo N°1057”.

OM 18 Gestión y - Que la Dirección de Procesos de Compras realice un cuadro demostrativo con los principales errores de forma Febrero 2024
desarrollo del que cometen los postores en la formulación de sus ofertas, que ocasionan la no admisión o descalificación de
proceso de sus ofertas.
contratación - Publicación en la página web de la ACFFAA, para el conocimiento de todo el público en general.

OB 19 Tecnología de la La Secretaría General disponga a los jefes y directores la utilización de equipos móviles de la entidad u otros En adelante
información servidores, en forma directa o a quien ellos designen por la naturaleza de sus funciones.

OB 20 Tecnología de la - En el caso se presente algún problema de infraestructura en la OI, informar a la OGA. En adelante
información - OGA-Servicios generales deberá coordinar previamente con los jefes y directores para el ingreso a la oficina y
realizar la supervisión quincenal, y realizar el seguimiento respectivo.
- OGA-Servicios generales Atender los requerimientos oportunamente y una supervisión más profunda a las
oficinas.

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OM 21 Tecnología de la Con Memorándum N° 100-2023-OI-ACFFAA de fecha 03/07/23 se solicitó considerar en la demanda adicional al Diciembre 2023
información MEFpara la contratación de personal especialista en diversas materias como el administrador de la red, gestor
de la base de datos, conocimiento de Linux y servidores; dichas actividades deberían ser cubiertas por un CAS. Ejecución AF-
Evaluar cuando el MEF brinde una respuesta y cruzar la información con el POI 2024 (Diciembre 2023) 2024
NC 22 Tecnología de la - Mantenimiento preventivo del aire acondicionado del Data Center (Noviembre – Diciembre) Ejecución AF-
información - Programar mantenimiento de los equipos de aire acondicionado en la ACFFAA para todos los años.(En 2024
adelante)
- Elaborar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos en la ACFFAA. (AF-2024)
- Contar con un procedimiento en el caso de emergencia en caso de sismos y respaldo de información. (OGA /
OI) AF-2024
- Evaluar una inversión que permita contar con un espacio con las condiciones adecuadas para el data center
(previo al requerimiento de necesidad de la OI) - AF-2024

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