Apunte del profesor

SEMANA 1:
El registro contable

Profesor: Francisco Orellana

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Índice

1. Introducción 3

2. La contabilidad y el ambiente de la empresa 3

3. Registro de la transacción de negocios 6

4. El proceso de la información contable 14

en el Estado de Resultados

5. Terminación del ciclo contable 23

6. Operaciones comerciales 25

7. Inventario de Mercaderías 28

8. Conclusión 37

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1. Introducción

Bienvenido a nuestra primera semana de trabajo, en la cual conoceremos el registro contable de

los hechos económicos y la función principal de la contabilidad, que corresponde a proporcionar
información estandarizada para la toma de decisiones.

Inicialmente veremos el contexto en el cual se desenvuelve la contabilidad, identificando su

utilidad para la toma de decisiones, y luego revisaremos el proceso contable dentro de un sistema
de información, poniendo énfasis en dos conceptos claves:

■■ La ecuación contable.
■■ El registro contable a través de la partida doble.

2. La contabilidad y el ambiente de la empresa

Para dar una descripción simplificada de la contabilidad, podríamos decir que es un sistema de
información que mide hechos económicos para la toma de decisiones.

Datos Informes Decisiones

Si revisamos el cuadro anterior, veremos que la contabilidad registra datos, los procesa de una
forma estandarizada y luego emite informes para la toma de decisiones.

Entonces, podemos definir un sistema de información como un tipo de lenguaje que busca
estandarizar la información que contienen las operaciones de una empresa, para así facilitar
ciertas decisiones.

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2.1. ¿Cuáles son esos datos que registra la contabilidad?

Los datos que registra la contabilidad son los hechos económicos. Veamos el siguiente cuadro
con hechos económicos y que encontramos con más frecuencia en un sistema de información
contable:

Entrada
Efectivo Compras Ventas

Salida
Datos Informes Decisiones
Efectivo

Gastos Deudas Sueldos

2.2. ¿Cuáles son los informes que prepara la contabilidad?

Los informes más importantes y que agrupan estos hechos económicos o transacciones, son:

■■ El Estado de Situación Financiera o Balance General:

Es un informe que muestra la situación financiera de la empresa a una fecha determinada,
expresando saldos de cuentas activos, pasivos y patrimonio. Por eso es estático (de un
momento determinado). En palabras simples, nos mostrará lo que la empresa tiene y lo que
la empresa debe al cierre de un período.

■■ El Estado de Resultados:
Es un informe que muestra el rendimiento o resultado de una empresa en un solo período,
detallando las gestiones en cuentas que dieron a la empresa un beneficio económico como
las ventas, y las que consumieron recursos como los gastos. Es un informe dinámico, pues
se refiere a resultados de un solo período, comenzando de cero en el ciclo siguiente.

Ambos informes los veremos en detalle más adelante.

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2.3. ¿Cuáles son las decisiones que se toman en base a la contabilidad?

Dentro de las más comunes, podemos encontrar:

■■ Establecimiento de metas y estrategias corporativas.

■■ Obtención de financiamiento.
■■ Realización de inversiones.
■■ Realización de operaciones.

2.4. ¿Qué características debe tener la contabilidad para cumplir su cometido

de ayudar en la toma de decisiones?

■■ Significativa
►►Verdadera.
►►Exacta.
►►Clara.
►►Referida a un nivel.
■■ Completa.
■■ Económica.
■■ Oportuna.

Ahora debemos preguntarnos: ¿para quiénes puede ser de utilidad toda la información que
genera la contabilidad? La respuesta es: para los usuarios de la información contable, entre
los cuales encontramos:

■■ Personas.
■■ Empresas.
■■ Inversionistas.
■■ Acreedores.
■■ Autoridades fiscales.

A partir de lo anterior, podemos decir que la Contabilidad se clasifica de la siguiente manera:

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 ■■ FINANCIERA / TRIBUTARIA → Usuarios externos
■■ ADMINISTRATIVA → Usuarios internos

Así entonces, la contabilidad financiera y tributaria estará orientada a usuarios externos, fuera
de la empresa, como por ejemplo: inversionistas, acreedores, autoridades fiscales, etc. Por tanto,
esta contabilidad estará regulada por normas contables que aseguren a los usuarios externos
que la información cumple con los requerimientos pertinentes.

En cambio, la contabilidad administrativa se enfoca en usuarios internos, dentro de la

organización, como las distintas gerencias de una empresa. Por este motivo no está normada ni
regulada, sino que se amolda a los requerimientos internos de la organización, dando origen a
conceptos como el control de gestión, contabilidad de costos y otros relacionados.

3. Registro de la transacción de negocios

3.1. La ecuación contable

La ecuación contable es la base de este lenguaje o sistema de información contable, y nos indica
que los activos deben ser equivalentes a los pasivos y patrimonio. Dicho de otra forma, lo que
tiene la empresa en bienes y derechos (activo) debe ser igual a lo que debe o a las obligaciones,
ya sea con terceros (pasivo) o con los dueños (patrimonio).

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO NETO

Por lo tanto:

INVERSIÓN = FINANCIAMIENTO

RECURSOS = FUENTE DE RECURSOS

RECURSOS = DERECHOS SOBRE LOS RECURSOS

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Esto quiere decir que si la empresa tiene $10 en sus recursos (activos), a alguien se lo debe,
pudiendo ser a terceros porque alguien se los prestó (pasivos), o a los dueños porque ellos
hicieron un aporte (patrimonio).

Lo anterior es similar al Balance General, que veremos más adelante, pues indica a grandes
rasgos lo que tiene y lo que debe una empresa en un determinado tiempo.

3.2. El sistema de cuentas

La cuenta es un nombre descriptivo que agrupa un hecho económico y que nos permite registrar
las diversas operaciones dentro del sistema de información contable.

+
Transacciones Cuentas

Activos
-
Pasivos
Patrimonio

Cumpliendo con la ecuación contable, las cuentas se agrupan activos, pasivos y patrimonio.

3.4. Principales cuentas de activo

■■ Efectivo.
■■ Valores negociables.
■■ Cuentas por cobrar comerciales (clientes).
■■ Documentos por cobrar.
■■ Intereses por cobrar.

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 ■■ Inventarios.
■■ Adelantos a proveedores.
■■ Arriendos pagados por anticipado.
■■ Seguros pagados por anticipado.
■■ Inversiones en valores.
■■ Terrenos.
■■ Inmuebles.
■■ Maquinarias.
■■ Muebles e instalaciones fijas.
■■ Depreciación acumulada.
■■ Patentes.
■■ Fondo de comercio.

Como podemos ver, son cuentas que incluyen bienes y derechos que tiene la empresa, recursos
que van a dar algún beneficio económico en el futuro. El orden de las cuentas es desde lo más
líquido (capacidad para transformarse en efectivo) a lo menos líquido.

3.5. Principales cuentas de pasivo

■■ Obligaciones financieras.
■■ Cuentas por pagar comerciales (proveedores).
■■ Documentos por pagar.
■■ Intereses por pagar.
■■ Impuesto a las ganancias por pagar.
■■ Adelantos de clientes o ingresos diferidos.
■■ Deuda a largo plazo.
■■ Bonos por pagar.

En este caso, encontramos las obligaciones que tiene la empresa con terceros. Aquí el órden de
las cuentas va desde la que tiene mayor grado de obligatoriedad a la que tiene menos.

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3.6. Principales cuentas de patrimonio

■■ Acciones comunes (nominal, al valor par) o capital social.

■■ Resultados acumulados, resultados retenidos o utilidades retenidas.

Las cuentas de patrimonio se refieren a deudas con los dueños. Primeramente los aportes, y
posteriormente las utilidades de períodos anteriores. El orden es según el grado de permanencia.

3.7. Proceso de registro dentro de un sistema de información contable

Ahora que ya hemos visto los diferentes tipos de cuentas, podemos comenzar a revisar cómo se
registran las operaciones:

Registro de
Copiado Preparación de
transacciones
(Traspaso) la Balanza de
en el
al Libro Mayor Comprobación
Libro Diario

3.8. Efectos duales de las transacciones

El efecto dual de una transacción se refiere a que en cada hecho económico hay dos cuentas que
se ven afectadas, ya sea aumentando o disminuyendo en cada operación. Veamos el siguiente
ejemplo:

Ejemplo 1

01 de enero Dueños de la empresa emiten 10.000 acciones comunes a un valor nominal de

$10 c/u por un total de $100.000 en efectivo.

05 de enero Pagan con fondos de la empresa, $12.000 en efectivo por maquinarias que se
utilizarán en la producción.

15 de enero Adquieren a crédito mercaderías a un costo de $15.000 de un proveedor.

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 21 de enero Se le paga al proveedor la cantidad de $8.000 en efectivo.

25 de enero Proveedor anterior acepta 700 nuevas acciones comunes de la empresa, por un
valor nominal como compensación por los $7.000 que aún se debían.

Veamos ahora el efecto de estas transacciones en la ecuación contable:

Ecuación Contable Cumple

Ecuación
Activos = Pasivos + Patrimonio
Dueños de la empresa emiten
01 de 10.000 acciones comunes a un
$100.000 = $0 + $100.000 Sí
enero valor nominal de $10 c/u por un
total de $100.000 en efectivo.

Pagan con fondos de la empresa

05 de $12.000 en efectivo por $12.000 = $0 + $100.000
enero maquinarias que se utilizarán en -$12.000 = $0 + $100.000
la producción. $100.000 = $0 + $100.000 Sí

Adquieren a crédito mercaderías

15 de $15.000 = $15.000 + $100.000
a un costo de $15.000 de un
enero $115.000 = $15.000 + $100.000 Sí
proveedor.

21 de Se le paga al proveedor la $-8.000 = $-8.000 + $100.000

enero cantidad de $8.000 en efectivo. $107.000 = $7.000 + $100.000 Sí

Proveedor anterior acepta 700

nuevas acciones comunes de la $0 = $-7.000 + $7.000
25 de
empresa, por un valor nominal
enero $107.000 = $0 + $107.000 Sí
como compensación por los
$7.000 que aún se debían.

3.9. Efectos duales de las transacciones usando la forma “T”

Según el ejemplo anterior, hay cuentas que disminuyen en determinadas transacciones. Por
ejemplo, si sacamos dinero del banco, la cuenta de activo “banco” debe disminuir. Sin embargo,
la contabilidad no puede registrarse en valores negativos. Aquí viene uno de los fundamentos de
la contabilidad, que es la PARTIDA DOBLE, que revisaremos a continuación y que nos permite
registrar tanto aumentos como disminuciones de cuentas, dependiendo de su clasificación.

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El débito y el crédito

NOMBRE CUENTA

(Lado izquierdo) (Lado derecho)

Cargo Abono
Débito Crédito
Debe Haber

El efecto va a depender del TIPO DE CUENTA, según lo siguiente:

ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO NETO

Incremento Decremento Decremento Incremento

+ - - +
Cargo Abono Cargo Abono
Débito Crédito Débito Crédito
Debe Haber Debe Haber

Esto quiere decir que un cargo o debe en una cuenta puede ser positivo o negativo dependiendo
del tipo de cuenta, pues si es un activo, será un aumento y si es un pasivo o patrimonio, será
una disminución.

3.10. Los registros o asientos contables en el Libro Diario

Como ya aprendimos en el curso anterior Fundamentos de Contabilidad, el Libro Diario es un

registro cronológico de todos los hechos económicos de una empresa:

Título cuenta debitada Monto cargo

Título cuenta acreditada Monto abono

Además, el Libro Diario deberá contar con una fecha, ya que es cronológico, y con una pequeña
glosa descriptiva, una especie de resumen de la transacción. Apliquemos ahora este formato a
las transacciones del ejemplo 1, visto anteriormente.

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Usaremos DEBE (cargo) y HABER (abono), y obviaremos la fecha y glosa para centrarnos en la
agrupación correcta:

Debe Haber Efecto

Efectivo 100.000 Activo+
Acciones Comunes 100.000 Pasivo+

Maquinarias 12.000 Activo+

Efectivo 12.000 Activo-

Mercaderías 15.000 Activo+

Cuentas por pagar comerciales 15.000 Pasivo+

Cuentas por pagar comerciales 8.000 Pasivo-

Efectivo 8.000 Activo-

Cuentas por pagar comerciales 7.000 Pasivo-

Acciones Comunes 7.000 Patrimonio+

De este modo, podemos comprobar que los Activos crecen al DEBE y disminuyen al HABER, en
cambio los Pasivos y Patrimonio, disminuyen al DEBE y aumentan al HABER.

3.11. Agrupación de asientos contables en las distintas cuentas:

El Libro Mayor

Ahora, con los datos del ejemplo anterior, procederemos a agrupar los asientos contables en
cada cuenta, en lo que se llama el Libro Mayor.

ACTIVOS PASIVOS

EFECTIVO CUENTAS POR PAGAR

(1) $100,000 $12,000 (2) (4) $8,000 $15,000 (3)

$8,000 (4) (5) $7,000
$80,000 $0

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 MERCADERÍAS

(3) $15,000
PATRIMONIO NETO
$15,000

ACCIONES COMUNES
MAQUINARIAS
$100,000 (1)
(2) $12,000
$7,000 (5)
$12,000
$107,000

Ahora, si presentamos sólo los saldos de cada cuenta podremos tener un Balance General:

Balance General

Activos Pasivos y Patrimonio Neto

Activos Corrientes Pasivos Corrientes
Efectivo $ 80,000 Cuentas por pagar $0
Mercaderías $ 15,000 Total Pasivos Corrientes $0
Total Activos Corrientes $ 95,000
Pasivos No Corrientes
Deuda a largo plazo $0
Total Pasivos No Corrientes $0
Activos No Corrientes
Inmuebles, Maquinarias y Equipos $ 12,000 Total Pasivos $0.0

Total Activos No Corrientes $ 12,000

Patrimonio Neto
Acciones comunes $107,000
Utilidades retenidas
Total Patrimonio Neto $107,000

Total Activos $107,000 Total Pasivos y Patrimonio Neto $107,000

Para verificar que el proceso de registro ha sido el correcto, se debe cumplir la ecuación contable
(activos = pasivos + patrimonio).

13
4. El proceso de la información contable
en el Estado de Resultados

Tal como estudiamos en el curso Fundamentos de Contabilidad, el Estado de Resultados es un

reporte dinámico, referido a un determinado período de tiempo, que nos indicará un resumen
de las actividades operacionales de la empresa, incluyendo ventas y gastos, para medir su
perfomance.

La ecuación contable nos indicaba que los activos deben ser iguales a los pasivos más el
patrimonio. Utilizamos cuentas del Balance General para ejemplarizar el proceso de registro de
la información contable.

Dentro del patrimonio vamos a encontrar los resultados anteriores, como ya revisamos en el curso
de Fundamentos de la Contabilidad. En la medida que la empresa tenga utilidades aumentará
su patrimonio; por lo tanto, le deberá más a los dueños (entendiendo que ellos aportaron en la
empresa para que aumente el patrimonio y así le deban cada vez más). En el caso de que tengan
pérdidas, le deberá menos, es decir, disminuirá su patrimonio en la empresa.

Según todo lo anterior, podemos decir que la razón de ser de una empresa es hacer crecer el
patrimonio. Así, por ejemplo, un aumento en el patrimonio hará que también crezcan los activos
de la empresa para que se siga cumpliendo la ecuación contable. Todo esto, entendiendo que
tener utilidad implica que las ventas fueron mayores a los gastos en un determinado período, y
tener pérdidas es todo lo contrario. Entonces, podemos decir que las ventas hacen crecer el
patrimonio y los gastos lo disminuyen.

Siendo tan relevantes los movimientos de ventas y gastos, se hace necesario tener información
por separado. A partir de ahí nace el Estado de Resultados. En este informe encontraremos
información de cómo le ha ido a la empresa en su razón de ser (aumentar el patrimonio). Por lo
tanto, le habrá ido “bien” si tuvo utilidades y “mal” si tuvo pérdidas. Todo en términos relativos,
pues siempre es necesario poder comparar con períodos anteriores o con la industria a la cual
pertenece, para ser más categóricos en el concepto de si “le fue bien o mal”.

Lo anterior es distinto a la información que entrega el Balance, donde encontramos datos de lo

que tiene o debe la empresa a la fecha de cierre de un determinado período contable. Por eso
los Balances se expresan como “Balance al 31 de diciembre de 2018”, porque es una fotografía
de la empresa en un momento determinado. En cambio, el Estado de Resultados entrega

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información solo de un período de tiempo; por ejemplo, del año 2018, no “a la fecha”. Por tal
razón se dice que éste incluye cuentas temporales, porque sólo se refieren a un periodo de
análisis. Así, por ejemplo, las “ventas del año 2018” son sólo las del 2018. Si el 2019 no vende,
la cuenta “ventas” será cero. No así las cuentas del Balance, que son de arrastre. De este
modo, por ejemplo, el saldo de una cuenta por pagar no quedará en cero al término del 2018,
sino que se mantendrá de un período a otro hasta que se pague. Por eso se les llama cuentas
“permanentes” a las del Balance, porque se mantienen de un período a otro.

4.1. Estructura común de un Estado de Resultados: Principales cuentas

■■ Ventas.
■■ Costo Ventas.
■■ Gastos administrativos y de ventas.
■■ Gastos por investigación y desarrollo.
■■ Gastos por publicidad.
■■ Gastos por intereses.
■■ Ingresos por intereses.
■■ Gastos por impuesto a las ganancias.

4.2. Modelo de Estado de Resultados

En el siguiente ejemplo podemos ver un modelo de un Estado de Resultados o de Ganancias y

Pérdidas, en el cual las ventas son positivas y los gastos negativos. Revisémoslo.

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 Estado de Ganancias y Pérdidas

2007 2006
Ventas $ 13.789,7 $ 12.237,7
Costo Ventas -$ 6.042,3 -$ 5.536,1
Utilidad Bruta $ 7.747,4 $ 6.701,6

Gastos Administrativos y de Ventas -$ 4.973,0 -$ 4.355,2

Otros (Ingresos) Gastos Netos -$ 121,3 -$ 185,9
Utilidad Operativa $ 2.653,1 $ 2.160,5

Gastos por Intereses, Neto -$ 156,6 -$ 158,7

Utilidad antes de Impuesto a las Ganancias $ 2.496,5 $ 2.001,8

Impuesto a las Ganancias -$ 759,1 -$ 648,4

Utilidad Neta $ 1.737,4 $ 1.353,4

En este ejemplo las ventas son mayores a los gastos, por eso la empresa tuvo utilidad. En el
Estado de Resultados, las cuentas se ordenan de los más relacionados a la actividad principal,
a los menos relacionados. Así entonces, lo más recurrente irá en primer lugar.

De acuerdo a lo anterior, los subtotales nos entregan distinta información. La utilidad bruta
es la utilidad sin descontar ningún gasto, sólo el costo de ventas, que es un gasto relacionado
directamente con una venta. La utilidad operativa u operacional está relacionada a las
operaciones habituales, descontando los gastos de administración y venta. La utilidad antes
de impuesto a las ganancias, es la utilidad antes de descontar el pago de impuestos a las
utilidades, llamado Impuesto Renta. Y la última, es la utilidad neta, que rebaja todos los gastos
necesarios para el funcionamiento de la empresa.

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4.3. Plan o catálogo de cuentas

Como hemos estudiado, conocer la naturaleza de cada cuenta es vital para reflejar correctamente
las transacciones en la contabilidad. Para ayudarnos en esta tarea encontramos el catálogo o
plan de cuentas que cada empresa utiliza para facilitar este proceso, asignándole un código a
cada cuenta.

Veamos un ejemplo:

■■ 101 → Activos: Clasificado desde lo más líquido, en orden descendente.

■■ 201 → Pasivos: Ordenado de acuerdo al grado de exigencia.

■■ 301 → Patrimonio Neto: En orden de antigüedad.

■■ 401 → Gastos: Desde lo más frecuente o relacionado al giro, en orden

descendente.

■■ 501 → Ingresos: Desde lo más frecuente o relacionado al giro, en orden

descendente.

4.4. Efectos duales de las transacciones en los mayores en T, incluyendo

cuentas del Estado de Resultados

Recordemos lo visto en el punto 3.9, pero ahora agregando cuentas del Estado de Resultados.

PASIVOS Y PATRIMONIO NETO

Decremento Incremento
- +
Cargo Abono
Débito Crédito
GASTOS INGRESOS
DIVIDENDOS AUMENTO DEL
CAPITAL SOCIAL

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¿Cómo deberíamos registrar entonces una venta, ya que ésta aumenta el patrimonio?

La cuenta ventas o ingresos por actividades ordinarias corresponde a un aumento en los recursos
de la empresa producto de una venta o servicio, y como el patrimonio aumenta al haber, las
ventas SIEMPRE se registran al haber.

¿Cómo deberíamos registrar un gasto?

Los gastos corresponden a un consumo de recursos y nos harán disminuir el patrimonio; por lo
tanto, se contabilizan al debe.

Agreguemos al ejemplo 1 que vimos anteriormente, transacciones del mes siguiente con cuentas
del Estado de Resultados (no consideraremos fecha ni glosa, para enfocarnos en el efecto en la
ecuación contable).

1. Se compran $25.000 adicionales en mercaderías a crédito.

2. Durante febrero vende mercaderías por un valor de $50.000. De éstas la mitad

son en efectivo y el saldo a crédito.

3. Los costos de adquisición de la mercadería vendida a cliente en la transacción

anterior equivalen a $20.000.

4. Los gastos de administración y ventas del mes alcanzan la cifra de $8.000.

5. Se cobran $15.000 en efectivo a clientes por concepto de ventas previamente

efectuadas.

6. Se efectúa un pago en efectivo de $12.000 a proveedores por mercaderías

previamente adquiridas.

7. La empresa declara y paga un dividendo a los accionistas por un monto de

$1.000.

8. Se reconoce un gasto por impuesto a las ganancias de $2.000.

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Desarrollo:

1) Inventarios $ 25,000 A+
Cuentas por pagar $ 25,000 P+

2) Efectivo $ 25,000 A+
Cuentas por cobrar $ 25,000 A+
Ventas $ 50,000 PAT+

3) Costo de Ventas $ 20,000 PAT-

Inventarios $ 20,000 A-

4) Gastos Administrativos y Ventas $ 8,000 PAT-

Efectivo $ 8,000 A-

5) Efectivo $ 15,000 A+
Cuentas por cobrar $ 15,000 A-

6) Cuentas por pagar $ 12,000 P-

Efectivo $ 12,000 A-

7) Utilidades retenidas $ 1,000 PAT-

Efectivo $ 1,000 A-

8) Impuesto a las ganancias $ 2,000 PAT-

Impuesto por pagar $ 2,000 P+

Las cuentas del Estado de Resultados afectan el patrimonio.

Si consideramos saldos del ejemplo 1, nuestro Libro Mayor quedará de la siguiente forma:

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 ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO NETO

EFECTIVO CUENTAS POR PAGAR ACCIONES COMUNES

Inic. $ 80,000 $ 8,000 4) 6) $ 12,000 $25,000 1) $ 107,000 Inic.
2) $ 25,000 $ 12,000 6) $ 13,000 $ 107,000
5) $ 15,000 $ 1,000 7)
$ 99,000

CUENTAS POR COBRAR IMPUESTO POR PAGAR UTILIDADES RETENIDAS

2) $ 25,000 $ 15,000 5) $ 2,000 8) 7) $ 1,000

$ 10,000 $ 2,000 $ 1,000

MERCADERÍAS VENTAS
Inic. $ 15,000 $ 20,000 3) $ 50,000 2)
1) $ 25,000 $ 50,000
$ 20,000

MAQUINARIAS COSTO DE VENTAS

Inic. $ 12,000 3) $ 20,000

$ 12,000 $ 20,000

GASTOS ADM. Y VENTAS

4) $ 8,000

$ 8,000

IMP. A LAS GANANCIAS

8) $ 2,000

$ 2,000

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4.5. La Balanza de Comprobación de Saldos

Posterior al término del Libro Diario y del Libro Mayor, una buena herramienta que nos sirve para
verificar que nuestros registros estén realizados correctamente, es la Balanza de Comprobación
de Saldos. En ella colocaremos los saldos de cada cuenta. Será saldo deudor cuando los cargos
(debes) son mayores a los abonos (haberes), y en caso contrario, cuando son mayores los
abonos, tendremos un saldo acreedor.

La suma de los saldos deudor debe ser igual a los saldos acreedor. Veamos la aplicación para el
ejemplo visto anteriormente:

Balanza de Comprobación de Saldos

Saldo

Cuenta Deudor Acreedor

Efectivo $ 99,000
Cuentas por cobrar $ 10,000
Mercaderías $ 20,000
Maquinarias $ 12,000
Cuentas por pagar $ 13,000
Impuesto por pagar $ 2,000
Acciones comunes $ 107,000
Utilidades retenidas $ 1,000
Ventas $ 50,000
Costo de ventas $ 20,000
Gastos de administración y ventas $ 8,000
Impuesto a las ganancias $ 2,000

Totales $ 172,000 $ 172,000

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4.6. Preparación de los Estados Financieros

Una vez que nuestra Balanza de Comprobación de Saldos está cuadrada, podemos preparar los
Estados Financieros principales:

■■ Estado de Situación Financiera o Balance Clasificado.

■■ Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas.

El Balance ahora se llama clasificado, pues clasifica los activos y pasivos en “corrientes” o “no
corrientes” dependiendo de si son de corto o largo plazo (más de un año).

Veamos cómo queda el ejemplo que hemos ido construyendo:

Balance General

Activos Febrero Enero Pasivos y Patrimonio Neto Febrero Enero

Activos Corrientes Pasivos Corrientes

Efectivo $99,000 $80,000 Cuentas por pagar $13,000 $0
Cuentas por cobrar $10,000 $0 Impuesto por pagar $2,000 $0
Mercaderías $20,000 $15,000 Total Pasivos Corrientes $15,000 $0
Total Activos Corrientes $141,000 $107,000
Pasivos No Corrientes
Deuda a largo plazo $0 $0
Total Pasivos No Corrientes $0 $0
Activos No Corrientes
Inmuebles, maquinarias y equipos $12,000 $12,000 Total Pasivos $15,000 $0
Total Activos No Corrientes $12,000 $12,000
Patrimonio Neto
Acciones comunes $107,000 $107,000
Utilidades retenidas $19,000 $0
Total Patrimonio Neto $126,000 $107,000

Total Activos $141,000 $107,000 Total Pasivos y Patrimonio Neto $107,000 $107,000

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 Estado de Ganancias y Pérdidas

Febrero
Ventas $ 50,000
Costo ventas -$ 20,000
Utilidad bruta $ 30,000

Gastos administrativos y de ventas -$ 8,000

Utilidad operativa $ 22,000

Gastos por intereses, neto $0

Utilidad antes de impuesto a las ganancias $ 22,000

Impuesto a las ganancias -$ 2,000

Utilidad neta $ 20,000

5. Terminación del ciclo contable

El proceso de terminación del ciclo contable, como estudiamos en el curso anterior, Fundamentos
de Contabilidad, es un proceso donde se termina un período contable y se comienza el otro. En
este proceso se eliminan las cuentas temporales del Estado de Resultados y se mantienen las
permanentes del Balance, como vimos en el punto 4.

Para facilitar este proceso podemos usar una cuenta puente llamada ganancias y pérdidas.
Veamos las características de este proceso:

■■ Cierre de cuentas
►►Ocurre al final del período.
►►Dejar cuentas preparadas para el próximo período.
►►Se igualan a cero tanto los ingresos como los gastos.
►►Busca medir en forma separada los resultados de cada período con respecto a los
demás períodos.

23
 ►►Concepto de cuentas temporales → Ingresos y gastos (del Estado de Resultados =
dinámico).
►►La cuenta de retiros también es temporal.
►►Concepto de cuentas permanentes → Activos, pasivos y capital (Balance → stock).

Los asientos de cierre transfieren los saldos de las cuentas de ingresos, gastos y retiros
a la cuenta de capital.

Primero, ingresos y gastos van a la cuenta “pérdidas y ganancias”. Luego, el saldo se transfiere
a la cuenta “capital”. La cuenta de retiros (para las Ltdas.) corresponde a recursos entregados a
los dueños de la empresa; por lo tanto, es una disminución del patrimonio dentro de un período y
también debe finalizarse en el cierre. Revisemos a continuación un ejemplo con datos anteriores.

Asientos contables:

Asientos de Ajuste Debe Haber

1 31-may Ingresos por Servicios 7.600

Pérdidas y Ganancias 7.600
2 31-may Pérdidas y Ganancias 3.900
Gasto por Renta 1.000
Gastos por Salarios 1.800
Gastos por Suministros 100
Gasto Depreciación Mobiliario 300
Gastos Servicios Generales 400
Gasto Depreciación Edificio 200
Gastos por Intereses 100
3 31-may Pérdidas y Ganancias (7.600 - 3.900) 3.700
Capital 3.700
4 31-may Capital 1.000
Retiros 1.000

Así, finalmente, podemos comenzar un nuevo período contable con las cuentas permanentes.

24
 Balanza comprobación posterior al cierre
31 de Mayo 2010

Debe Haber

Efectivo 4.800

Cuentas por cobrar 2.600

Suministros 600

Renta pagada por adelantado 2.000

Mobiliario 18.000

Edificio 48.000

Depreciación acumulada: mobiliario 300

Depreciación acumulada: edificio 200

Cuentas por pagar 18.200

Salarios por pagar 900

Intereses por pagar 100

Ingresos por servicios no devengados 400

Documentos por pagar 20.000

Capital 35.900

Total 76.000 76.000

6. Operaciones comerciales

Las operaciones comerciales consisten en la compra y venta de productos, en vez de servicios.

Partidas involucradas:

■■ Balance General → Inventarios (activo).

■■ Estado de Resultados → Ingresos por ventas.
Costos de los bienes vendidos (gasto).

25
Concepto de IVA

El significado de sus siglas es Impuesto al Valor Agregado y grava al valor añadido de un producto
al momento de comercializarse. Desde el punto de vista empresarial, se califica como añadido
porque es la diferencia que se cobra de más por un producto. Por ejemplo, si yo compro un
producto y lo vendo en el mismo precio, no pagaré IVA, pero si lo vendo en $1 más, comenzaré
a pagar IVA sobre ese peso de más que estoy cobrando. En Chile la tasa es del 19%.

El impuesto incorporado en las ventas se le llama débito fiscal y corresponde a un pasivo para
la empresa. En cambio, el incorporado a las compras se le llama crédito fiscal y corresponde a
un activo.

El débito fiscal se recauda en las ventas a los clientes y se devuelve al fisco, rebajando lo que
nosotros pagamos a nuestros proveedores. Finalmente, es un impuesto indirecto pues grava al
consumidor final, quien termina pagándolo directamente.

Veamos definiciones más formales:

El IVA es un impuesto que grava las ventas y servicios de bienes corporales muebles, bienes
corporales inmuebles (si se tiene la calidad de vendedor) y la prestación de servicios. Está
contenido en D.L. Nº 825: “Ley sobre impuestos a las ventas y servicios”.

Consideraciones importantes del Decreto Ley N° 825

sobre el Impuesto al Valor Agregado:

El impuesto es a beneficio fiscal con tasa de 19%, que se aplica sobre el valor neto de venta
o servicio, lo que configura el débito fiscal (D.F.). La empresa puede rebajar de este D.F. el
impuesto soportado en las compras (C.F.), lo que configura el monto definitivo a enterar en arcas
fiscales (pago). Es de cargo a los consumidores finales de los bienes y servicios.

Mensualmente se declara el IVA asociado a las compras y ventas, dentro de los doce primeros
días del mes siguiente al generado el impuesto (período tributario). Esta es la norma general,
puesto que existen otros plazos para declaración en situaciones especiales, respecto de algunos
contribuyentes y al tipo de declaración (formulario, por Internet, etc.).

26
Veamos el siguiente ejemplo:

$20

$100 $100
Finalmente, la empresa
debe pagar al Fisco $3.8
Compra Vende de IVA, que corresponden
$100 de $120 de al 19% sobre el mayor
mercadería mercadería valor de $20
($120 - $100 = $20)
IVA CF IVA DF
$19 $22,8

Para registrar operaciones relacionadas al IVA, debemos saber la diferencia entre valores netos
y brutos:

Neto I.V.A. Bruto

100 19 119

El valor neto es la venta, el valor que va al Estado de Resultados de la empresa, que no incluye
el IVA.

Este valor se multiplica por la tasa de impuesto del 19% y obtenemos el valor del IVA, y así la
suma de ambos nos da el valor bruto, que será el que nos pague el cliente.

Para pasar del neto al bruto, lo multiplicamos por 1,19 y para pasar del bruto al neto lo dividimos
por 1,19.

27
Documentación mercantil frecuente del IVA:

Documentos Emitidos por la empresa Recibidos por la empresa

Factura Aumenta IVA DF Aumenta IVA CF

Boleta Aumenta IVA DF No da derecho a IVA CF

Nota de débito Aumenta IVA DF Aumenta IVA CF

Nota de crédito Disminuye IVA DF Disminuye IVA CF

7. Inventario de mercaderías

La cuenta de mercaderías (también llamada inventario o existencias) tiene un tratamiento contable

distinto, dependiendo de si es una empresa comercial o una industrial.

7.1. Tratamiento de la cuenta inventario de una empresa comercial

En este tipo de empresas se compra y vende el mismo producto, no se transforma. Por lo tanto,
el registro en la contabilidad deberá incluir:

■■ Las unidades compradas: Las mercaderías compradas, almacenadas en bodega

como inventario para poder venderse.

■■ Las unidades vendidas: Las mercaderías que salen del inventario para venderse,
generando el costo de venta o costo de los bienes vendidos.

■■ La cantidad de inventario disponible: Las mercaderías que se compraron y que

aún no han sido vendidas, manteniéndose en bodega.

28
Veamos un ejemplo con una operación de compra de mercaderías:

Debe Haber

03-jun Inventario 1.500

IVA crédito fiscal 285

Cuentas por pagar comerciales 1.785
Compra a crédito

Veamos ahora un ejemplo con una operación de venta de mercaderías:

Debe Haber

09-jun Efectivo 3.570

IVA débito fiscal 570
Ingresos por ventas 3.000
Venta en efectivo

Se vendieron mercaderías; por lo tanto, debe hacer el siguiente asiento: Suponga que el costo
de los bienes es de $1.000:

Debe Haber

09-jun Costo de los bienes vendidos 1.000

Inventarios 1.000
Registro costo bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos se basa siempre en el costo de la entidad y no en el precio de

venta.

Inventarios Costo por ventas

Saldo anterior 1.500

09-jun 1.000 1.000

29
Ingresos por ventas, costos de los bienes vendidos y utilidad bruta:

Las ventas netas, los costos de los bienes vendidos y la utilidad bruta son elementos claves de
la rentabilidad. Ingresos por ventas netas menos costos de los bienes vendidos representan
utilidad bruta o margen bruto. Esta utilidad también se considera como ganancia sobre el
inventario.

VENTAS NETAS - COSTOS DE LOS BIENES VENDIDOS = UTILIDAD BRUTA

Métodos de costeo de inventarios:

Según el ejemplo anterior, nos quedaron 500 en la cuenta de inventarios por compras de
mercaderías que no fueron vendidas. Este registro debe llevarse en una nota explicativa o
también llamada análisis de cuenta, pues también debe incluir el número de unidades:

Inventario final = Número de unidades disponibles x costo unitario

Costo bienes vendidos = Número de unidades vendidas x costo unitario

■■ Número de unidades → A partir de los registros de inventario / conteo físico.

Costo de unidades:

Costo por unidad = Precio de compra - Descuento sobre compras + Fletes

El costo de cada unidad debe incluir todo lo necesario para poder venderse, por ejemplo, el costo
del transporte.

30
Registro de inventario, sólo cantidades
Artículo: DVD 0503

Cantidad Cantidad Cantidad

Fecha Costo
comprada vendida disponible
01-jul 40 1

05-jul 6 45 7

15-jul 4 80 3

26-jul 7 50 10

31-jul 8 80 2

Totales 13 12 N/A 2

Supongamos que se vendieron las unidades que compramos a $40:

Número de unidades Costo

Inventario final = x
disponibles unitario

80 = 2 x 40

Costo bienes Número de unidades Costo

= x
vendidos vendidas unitario
480 = 12 x 40

Pero, ¿por qué no se vendieron las que compramos en $50? La respuesta va a depender del
sistema de flujo de costo que se utilice. La medición del costo del inventario es fácil cuando los
precios no cambian.

Supuestos del flujo de costos:

1. Primera entrada, primera salida (PEPS) o (FIFO).

2. Promedio ponderado (PP).

3. Última entrada, primera salida (UEPS) o (LIFO) (no permitido en NIIF).

31
Sistemas de inventarios:

1. Método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS) (FIFO)

En este sistema las primeras mercaderías compradas determinan el costo de las primeras
que salen. Así entonces, en la primera venta el costo de las unidades que estoy retirando
para vender será el de las más antiguas.

Registro de inventario, sólo cantidades:

Artículo: DVD 0503

Compras Costo bienes vendidos Inventario disponible

Costo Costo Costo Costo Costo Costo

Fecha Cantidad Cantidad Cantidad
Unitario total unitario Total unitario total

01-jul 1 40 40

05-jul 6 45 270 1 40 40

6 45 270

15-jul 1 40 40

3 45 135 3 45 135

26-jul 7 50 350 3 45 135

7 50 350

31-jul 3 45 135 0

5 50 250 2 50 100

Totales 13 620 12 560 2 100

32
 Asientos Libro Diario para FIFO-PEPS Debe Haber

05-jul Inventarios (6*$45) 270

IVA crédito fiscal 51
Cuentas por pagar comerciales 321
Glosa: compra inventario a crédito

15-jul Deudores comerciales 381

Ventas (4*$80) 320
Ingreso por ventas 61
Glosa: venta inventario a crédito

15-jul Costo de ventas (1*$40 + 3*$45) 175

Inventarios 175
Glosa: Costo venta inventarios vendidos

26-jul Inventarios (7*$50) 350

IVA crédito fiscal 67
Cuentas por pagar comerciales 417
Glosa: compra inventario a crédito

31-jul Deudores comerciales 762

Ventas (8*$80) 640
Ingreso por ventas 122
Glosa: venta inventario a crédito

31-jul Costo de ventas (3*$45 + 5*$50) 385

Inventarios 385
Glosa: Costo venta inventarios vendidos

2. Método de costo promedio

Este método es más simple, pues las mercaderías vendidas dependen del promedio de
las compras previas a la venta.

33
Registro de inventario, sólo cantidades:
Artículo: DVD 0503

Compras Costo bienes vendidos Inventario disponible

Costo Costo Costo Costo Costo Costo

Fecha Cantidad Unitario Total Cantidad Unitario Total Cantidad Unitario Total

01-jul 1 40,0 40,0

05-jul 6 45 270 7 44,3 310,0

15-jul 4 44,3 177,2 3 44,3 132,9

26-jul 7 50 350 10 48,3 483,0

31-jul 8 48,3 386,4 2 48,3 96,6

Totales 13 620 12 563,6 2 96,6

Asientos Libro Diario para costo promedio Debe Haber

05-jul Inventarios (6*$45) 270
IVA crédito fiscal 51
Cuentas por pagar comerciales 321
Glosa: compra inventario a crédito

15-jul Deudores comerciales 381

Ventas (4*$80) 320
Ingreso por ventas 61
Glosa: venta inventario a crédito

15-jul Costo de ventas (4*$44,3) 177

Inventarios 177
Glosa: Costo venta inventarios vendidos

26-jul Inventarios (7*$50) 350

IVA crédito fiscal 67
Cuentas por pagar comerciales 417
Glosa: compra inventario a crédito

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 31-jul Deudores comerciales 762
Ventas (8*$80) 640
Ingreso por ventas 122
Glosa: venta inventario a crédito

31-jul Costo de ventas (8*$48,3) 386

Inventarios 386
Glosa: Costo venta inventarios vendidos

7.2. Tratamiento de la cuenta inventario de una empresa industrial

En este tipo de empresas se compra materia prima y luego se transforma en productos, en

procesos y productos terminados.

Empresas manufactureras: Elementos del costo.

1. Materiales directos (Materia prima MPD)

2. Mano de obra directa (MOD)
3. Costos generales de producción (CIF)

Se compran materias primas directas (MPD), se les aplica mano de obra directa (MOD) para
ser manufacturadas, y se les asignan costos indirectos de fabricación (CIF), que corresponden
a gastos generales que no pueden identificarse fácilmente a un producto, como mano de obra
directa o materia prima directa. Incluye mano de obra indirecta MOI (supervisores), materia prima
indirecta (MPI) y gastos generales de fabricación GGF (energía de un galpón).

Los inventarios incluyen:

El proceso de transformación de la materia prima puede pasar por tres procesos: Materias primas,
productos en proceso y productos terminados.

35
Visión general del proceso contable para una empresa manufacturera

a. Libro diario

Arriendo edificio: 12 meses

1 Arriendo pagado por anticipado $ 250.000
Efectivo $ 250.000

Compra de MP
2 Materias primas $ 25.000
Cuentas por pagar $ 25.000

Envío de MP a producción
3 Productos en proceso $ 20.000
Materias primas $ 20.000

Sueldos fábrica (40 ) y administración (20)

4 Productos en proceso $ 40.000
Gastos de sueldos $ 20.000
Efectivo $ 60.000

Gastos básicos producción (1.000) y administración (200)

5 Productos en proceso $ 1.000
Gastos servicios básicos $ 200
Efectivo $ 1.200

Devengo arriendo 70% producción y 30% administración

6 Productos en proceso $ 14.583
Gasto arriendo $ 6.250
Arriendo pagado por anticipado $ 20.833

Unidades terminadas
7 Productos terminados $ 48.500
Productos en proceso $ 48.500

Ventas a crédito y efectivo

8 Efectivo $ 50.000
Cuentas por cobrar $ 25.000
Ventas $ 75.000

Costo venta
9 Costo venta $ 42.600
Productos terminados $ 42.600

36
b. Libro Mayor

Materias primas Productos en proceso

2 $25.000 $20.000 3 3 $20.000 $48.500 7
4 $40.000
$5.000 5 $1.000
6 $14.583
$27.083

Productos terminados Costo de ventas

7 $48.500 $42.600 9 9 $42.600

$5.900 $42.600

8. Conclusión

En esta semana revisamos todos los procesos contables de un sistema de información, desde
el registro en el Libro Diario hasta los Estados Financieros finales. En las próximas semanas
veremos más en detalle algunas partidas que requieren de un estudio mayor.

Ahora te invitamos tanto a revisar la animación de la semana, que nos vuelve a introducir en
el registro contable, como a realizar las actividades formativas que te permitirán entender el
funcionamiento de la contabilidad y ejercitarte con ellas.

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