COMPETENCIA PARA LA EMPLEABIDAD N° 01: PRODUCCIÓN DE CULTIVO DE LA

SERRANIA PIURANA
UNIDAD DIDÁCTICA N° 13: COMUNICACIÓN EFECTIVA Y AFECTIVA I
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SESION N° 06:
REDACTANDO DOCUMENTOS FORMALES

I.- PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS FORMALES

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y

documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. La
producción documental involucra las siguientes tareas:

 Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad.

 Seleccionar los medios de elaboración, registro, impresión, el tipo de soporte que requiere la
producción del documento (papel, medio magnético, electrónico, otros) y el formato o tamaño.
 Elaboración del documento conforme formatos de uso general en la institución (notas internas,
memorando, carta, circular, circular interna, circular externa, actas, convocatorias, informes etc).
La elaboración considerará diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de
la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
 Producir el número de copias requeridas del documento elaborado en base a la necesidad de cada
institución para imprimir o grabar. El número de copias sugerido de cada documento que se
produzca en la dependencia es de 3 copias las mismas que tendrán los siguientes destinos.
Copia 1: Expediente
Copia 2: Archivo numérico
Copia 3: Entrega al destinatario
Además etiquetar o elaborar el rótulo del sobre, carpeta, caja según el soporte y adjuntar los anexos.
 Distribuir y enviar el documento ya sea interno o externo aplicando los procedimientos establecidos
por la institución.

II.- ELABORACIÓN DE SOLICITUD:

Concepto: es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que
se considera que puede ser atendido. El derecho a petición en caso de Perú está amparado por el Art.2º
inciso.20,de la actual Constitución Política que manifiesta que toda persona tiene derecho a
formular peticiones ,individual o colectivamente ,por escrito ante la autoridad competente, la que está
obligada a dar al interesado una respuesta también por escrito dentro del plazo legal, bajo
responsabilidad.

2.1.- CARACTERÍSTICAS

La Solicitud, en cuanto a los aspectos formales, responde a las mismas directrices que la carta de
presentación, pero se suele dejar un margen izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho
del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones
marginales que considere oportunas.

2.2.- PARTES DE LA SOLICITUD

Encabezamiento.- Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar
y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y datos opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.).

Exposición de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de
manera sistemática y esquemática; se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las
disposiciones legales en que esté basada la solicitud.

Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresión
"por ello". Si es el caso, se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que
acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de documentos incorporados a la solicitud.

El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del
receptor, la segunda persona del plural (os) o bien una fórmula impersonal. En ocasiones, cuando la

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instancia va dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a la misma (V.E.,
V.M.E., V.I., etc.)

Petición o exposición de la solicitud. Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos.
Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjunción
que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien SOLICITO: Que se acepte esta petición
de……

La despedida debe indicar: Fecha: lugar, día, mes y año. Firma de quien presenta la instancia Nombre
del organismo, institución, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia; estos nombres deben ir
escritos todos en mayúsculas.

2.3.- MODELO DE SOLICITUD.

“AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL DESARROLLO”

SOLICITO: CONSTANCIA DE ESTUDIOS

SEÑOR : WAGNER EFRAIN OJEDA PACHECO

DIRECTOR DEL I.E.S.T - HUARMACA

Yo; Juan Reyes Tineo, identificado con DNI N° 47657679 Domiciliado en la Calle Antonio
Raymondi s/n, Distrito de Huarmaca, Provincia de Huancabamba, región Piura. Muy respetuosamente
me dirijo ante Ud. para saldarlo cordialmente a la vez felicitar su labor como director de esta intuición; al
mismo tiempo hacer de su conocimiento lo siguiente:

Que, en la fecha 20 de diciembre del 2019 concluí mis estudios superiores de la carrera
profesional de Enfermería Técnica en la institución el cual Ud. representa, presento este documento
ante su digno despacho solicitando una constancia de estudios, dicho documento me permitirá validar
mis estudios superiores al momento de presentarme a concursar a un puesto de trabajo y poder obtener
un puesto laboral para cubrir mis gastos de titulación. Conocedor de su generosidad; estoy seguro que
contare su apoyo.

POR TANTO:

Ruego a usted Señor Director General acceder a mi petición por ser de justicia alcanzar.

Huarmaca, 19 de Mayo del 2023

Atentamente:

_________________________________
Juan Reyes Tineo
DNI N° 47657679

III.- ELABORACIÓN DE OFICIO.

3.1.- DEFINICIÓN.-

El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector público y por
extensión, en algunas instituciones educativas culturas, sociales y deportivas que no dependen del
Estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta
jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar,
remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.
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3.2.- PARTES DEL OFICIO

Membrete: Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
Nombre Del Año: Nombre que se le da al año actual.
Lugar Y Fecha: Es donde se escribe el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año.
Numeración: En esta parte se escribe tres datos como el memorándum.
Destinatario: Aquí se escribe el nombre completo, el cargo y el lugar a quien se dirige.
Asunto: Se indica con claridad el mensaje del texto que se aplica en el cuerpo.
Referencia: Esta palabra también se escribe con mayúsculas y de bajo del asunto.
Cuerpo O Texto: En esta parte del documento se da a conocer se da a conocer el mensaje de la
comunicación en forma clara y precisa y muy breve.
Despedida: Es donde debemos mostrar amabilidad y cortesía.
Firma Y Posfirma: Se coloca el nombre y el apellido de la persona que firma el documento y su cargo
ala vez y el sello.
Iniciales: Se escribe con letras mayúsculas y minúsculas las de las de la persona.
Anexo: Es una pagina que constituye a un tipo de información relacionada con artículos.
Distribución: Se usa generalmente en los oficios múltiples aquí se menciona el nombre de la persona y
a quienes va dirigido.

3.3.- MODELO DE OFICIO

“AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL DESARROLLO”

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB

Huarmaca 19 de Mayo de 2023

Señor : Ovildoro Lara Tineo

: Alcalde de la Municipalidad Distrital de Huarmaca

Asunto : Invitación a participar de campeonato deportivo

Referencia : Aniversario de I.E.S.T – Huarmaca

Tengo el grato honor de dirigirme ante su digna persona en primer lugar para hacerle llegar
nuestro más sincero y afectuoso saludo. Como es de costumbre cada año nuestra casa superior de
estudios celebra su aniversario de creación institucional. Por tal razón hemos creído por conveniente
invitar a su club deportivo de futbol de la Institución el cual Ud. representa a participar en un gran
encuentro futbolístico en donde compartiremos lazos de amistad con todos los presentes. Dicho evento
se llevará a cabo el día 20 de junio del presente año a horas 10:00 en la plataforma de nuestra Institución
donde se estará jugando fabulosas apuestas. Todo esto lo hacemos con la finalidad de dar mayor realce
a nuestro aniversario.

Es propicia la ocasión para reiterarle muestras de mi especial consideración y estima personal.

___________________________________________
Wagner Efraín Ojeda Pacheco
Director del I.E.S.T.P HUARMACA

IV.- MEMORÁNDUM

Un memorándum es un documento en el cual se dan indicaciones o se informa sobre un

determinado tema de forma directa y concisa. Esto, en el marco, por ejemplo, de una organización
empresarial.

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Es decir, un memorándum permite informar a los miembros de un departamento, o de toda la
organización, sobre un asunto específico, por ejemplo, un evento que va a efectuarse en los
próximos días o una decisión de la gerencia. Se trata de un instrumento de comunicación
organizacional interna.
Debemos tener en cuenta que un memorándum es un documento formal, por lo que el lenguaje
utilizado en su redacción también debe ser formal.
La palabra memorándum proviene del verbo latín memorare, que significa recordar.

Otra característica de este tipo de documento es que suele estar numerado. Así, recibe un
determinado código.
El memorándum, además, suele ser un tipo de comunicación unidireccional. Es decir, se informa
sobre un hecho, pero no se espera una respuesta, como sí sucede con una carta, por ejemplo.
Vale mencionar, también, que hablamos de un tipo de documento usado en el campo diplomático,
donde se comunica algún hecho de alta importancia. Asimismo, se llama memorándum a aquel
cuaderno donde una persona apunta lo que considere que debe recordar en un futuro no lejano.

4.1.- PARTES DE UN MEMORÁNDUM

Las partes que componen un memorando son, generalmente, las siguientes:
 Membrete de la organización, o encabezado oficial y formal, en el que se detalla a quién se
dirige y de parte de quién.
 Una numeración interna, junto a la fecha y otros datos variables referentes al momento de la
emisión de la información (hora, lugar, etc.).
 La denominación del documento, es decir, el título que explica de qué se trata lo comunicado.
 El texto de aquello comunicado, junto con una despedida y la firma del funcionario o la
autoridad oficial detrás del memorando.

4.2.- CARACTERÍSTICAS DE UN MEMORÁNDUM

En líneas generales, un memorándum se caracteriza por lo siguiente:
 Es una comunicación escrita y de tinte formal, por lo que suele estar impresa en un papel
con distintivos, o a lo sumo contar con un encabezamiento oficial.
 Suele ser breve, al grano (sin rodeos), y comunicar un requerimiento, notificar una decisión o
instruir una orden a quien lo recibe.
 Normalmente es emitido por una instancia oficial y está dirigido a sus subordinados o
agentes adscritos, o a las personas que pudieran estar interesadas en la información que
contiene.
 Suelen estar serializados o numerados, y una vez emitidos suelen archivarse copias del
mismo como parte de la historia burocrática de la organización.
 No suelen recibir ningún tipo de respuesta, ni esperarla. Son comunicaciones
unidireccionales.

REFERENCIAS:

PARA EL DOCENTE
https://economipedia.com/definiciones/memorandum.html
https://concepto.de/memorandum/#ixzz7ThHf0eYJ

PARA EL ESTUDIANTE
http://nuestraenciclopedia.blogspot.com/2009/10/la-solicitud-concepto-caracteristicas.html
https://creacionliteraria.net/2012/05/la-solicitudconceptopartes-y-modelos/
https://www.ejemplode.com/11-escritos/1244-ejemplo_de_oficio.html

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