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Procedimiento de Proceso Disciplinario a Nivel Latam Código: PRO-RH-RL-

001

Emite: Revisa: Autoriza:


Analista Profesional de Talento Generalista de Personas y Presidente de Junta Directiva
Humano Colombia Cultura
Coordinador de Personas y Cultura
Ecu, Mx, Pr.

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01/04/2024 01/04/2025

Tabla de Contenido

1. Objetivo.........................................................................................................................................................................
2. Alcance..........................................................................................................................................................................
4. Procedimientos.............................................................................................................................................................
5. Responsabilidades en el Cumplimiento y Sanciones...............................................................................................
6. Archivo..........................................................................................................................................................................
7. Control de Cambios......................................................................................................................................................
8. Anexos...........................................................................................................................................................................
9. Firmas............................................................................................................................................................................

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1. Objetivo

Garantizar el debido proceso disciplinario y de investigación frente a una posible situación de


incumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo o Contrato Laboral por parte de los
colaboradores.

2. Alcance
Este procedimiento aplica para todos los trabajadores con cualquier tipo de vínculo laboral, el
proceso inicia una vez hay un reporte por parte del líder inmediato de una presunta falta por
parte de un colaborador al área de Personas y Cultura y una vez finalizada la investigación
pertinente se resuelve a través de una absolución o una sanción.

3. Definiciones Claves

○ Proceso disciplinario: proceso mediante el cual se determina si un trabajador


incumplió o no el reglamento interno del trabajo o contrato laboral vigente.
○ RIT: Reglamento interno de trabajo.
○ Sanción: decisión final del proceso disciplinario según lo estipulado en las escalas
del reglamento interno de trabajo.
○ Absolución: decisión final en donde se llega a consenso de que el trabajador no
incumplió ninguna cláusula del reglamento interno del trabajo o contrato laboral.
○ Investigación: proceso de recolección de evidencias para identificar lo que
realmente sucedió en la situación reportada.

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4. Procedimientos

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Actividad Descripción de la actividad Evidencia de Responsable


control

El Jefe Inmediato o Control Interno, envÍa a través de correo


1. Notificación por electrónico la solicitud de iniciar proceso disciplinario al
parte del Jefe Generalista de Personas y cultura y analista profesional de
Inmediato o talento humano Co, para el caso de los paìses de EX, PR, MX
Control Interno se envìa al Coordinador de Personas y Cultura, para la
del presunto revisión, validaciòn y análisis del monto de la sanción.
incumplimiento
C01: El Generalista de Personas y cultura o analista
profesional de talento humano Co, cada vez que le reporten Generalista de
Correo electrónico, con
por parte del Jefe Inmediato o de Control Interno una Personas y Cultura Co.
Informe y pruebas de la
presunta falta por correo electrónico, aseguran que adjunten Coordinador de
posible falta para Co
el informe con los hechos y proceden con el análisis del Personas y Cultura EC,
proceso disciplinario, enviando por parte de la Generalista PR, MX.
de Personas y Cultura el resultado del proceso disciplinario, Informe técnico de Analista profesional de
dejando como evidencia del control notificaciòn del sanciones disciplinarios talento humano Co
resultado al jefe inmediato o control interno y resguardando Ec, Pr, Mx
el proceso en la hv del colaborador.

Para el caso de los Países de EC, MX, PR, el coordinador de


personas y cultura cada vez que le reporten por parte del
jefe inmediato o de control interno una presunta falta envía
el “Informe técnico de sanciones disciplinarios”, para su
diligenciamiento, enviando por parte del Coordinador de
Personas y cultura el resultado del proceso disciplinario,
dejando como evidencia del control notificaciòn del
resultado al jefe inmediato o control interno y resguardando
el proceso en la hv del colaborador.

El analista profesional de talento humano Co y Coordinador


2. Entendido y de personas y cultura para EC, PR, MX, envía respuesta al Coordinador de
correo de notificación indicando el recibido con un plazo Personas y Cultura EC,
aceptado de la PR, MX.
máximo de 24 horas, informado el proceso a revisar y
notificación notificaciòn que en 3 días hábiles se informará el proceso a Analista profesional de
Correo electrónico al talento humano Co.
seguir de la posible falta informada.
Jefe Inmediato

El analista profesional de talento humano Co y el


3. Notifica al jefe coordinador de personas y cultura EC, MX, PR, una vez
recibido el informe de la posible falta, realiza una verificación
inmediato para
de los hechos de acuerdo con el RIT de cada país,
la informando al Jefe inmediato o Control Interno el resultado.
retroalimentaci Jefe Inmediato
ón y Analista profesional de
El analista profesional de talento humano Co y coordinador
compromisos Formato de talento humano Co.
de personas y cultura EC, MX, PR cada vez que revisen las
retroalimentación Coordinador de
por escrito presuntas faltas informadas por los Jefes inmediatos y en el
compromisos de mejora Personas y Cultura EC,
análisis no procede como llamado de atención escrito, ni
PR, MX
proceso disciplinario, se le notifica al jefe por medio de LATAMFOR-RH-
correo electrónico que el manejo del mismo es su RL-019 /Formato
responsabilidad y que se debe de hacer retroalimentación,
compromiso y seguimiento a través del formato de
“Retroalimentaciòn”. retroalimentación
compromisos de
mejora
LATAM.xlsx

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Para Co, Mx, Pr, y Ecu, el jefe inmediato debe tener un


4. El jefe inmediato espacio de retroalimentación con el trabajador, en donde se
realiza el diligenciará el acta con compromisos establecidos y se debe
proceso de firmar por ambos, a estos compromisos se les debe realizar Formato de
retroalimentación seguimiento, en caso de que no se cumplan se inicia retroalimentación
nuevamente con la actividad 1 “Notificación por parte del Jefe Inmediato.
y se firma el acta compromisos de mejora Analista profesional de
Jefe Inmediato o Control Interno del presunto
LATAMFOR-RH- talento humano Co
incumplimiento” con soportes del proceso.
RL-019 /Formato
CO2: El Jefe Inmediato cada vez que realice una de
retroalimentación con compromisos con sus trabajadores
debe diligenciar el Formato de Acta de Compromiso dejando retroalimentación
como evidencia del control correo electrónico al para el área compromisos de
de personas y cultura con el formato diligenciado y mejora
debidamente firmado para archivo en la HV del colaborador,
dejándolo como evidencia de control para revisión de la LATAM.xlsx
Generalista de Personas y Cultura CO.

El Analista Profesional de Talento Humano Co, El


5. Citación a la coordinador de Talento Humano Ecu, Pr, Mx y el Analista de
diligencia de Talento Humano Mx, se comunica de manera formal y por Formato de citación a
descargos por escrito al trabajador al que se le imputan las conductas, de
descargos CO.FOR-
escrito al la apertura del proceso disciplinario. En esta comunicación
trabajador se debe citar la formulación por escrito de los cargos RH-RL-008 /
imputados, las faltas disciplinarias a que esas conductas Formato de
dan lugar y la calificación provisional (Leve, grave o
gravísima) de las conductas. En dicho documento se deberá Citación a Analista profesional de
indicar la fecha y hora en que se llevará a cabo en la reunión Descargos talento humano Co.
de descargos donde el acusado pueda entregar las pruebas Colombia.docx El coordinador de
que considere necesarias para sustentar su defensa y Talento Humano Ecu,
presentar testigos si así lo desea. Pr.
Analista de Talento
Formato de citación a
CO3: El Analista Profesional de Talento Humano Co, El Humano Mx.
descargos MX.
coordinador de Talento Humano Ecu, Pr, Mx y el Analista de
Talento Humano Mx, cada vez que sea necesario, debe
diligenciar el formato de citación a descargos para notificar
al trabajador, indicando la fecha y hora en que se llevará a
cabo la reunión de descargos. La citación se debe notificar Formato de citación a
con por lo menos 24h de anticipación a la fecha de los descargos ECU.
descargos. Este documento lo debe regresar el trabajador
firmado dando constancia del recibido y debe ser archivado
en la hoja de vida del colaborador, dejándolo como evidencia
de Control para revisión de la Generalista de Personas y
Cultura CO. Formato de citación a
descargos Perú.

El Analista Profesional de Talento Humano Co, El


6. Diligencia de coordinador de Talento Humano Ecu, Pr, Mx y el Analista de
descargos Talento Humano Mx, realiza una reunión con el trabajador
para que pueda dar sus argumentos frente a lo sucedido y
presentar pruebas si así lo desea. Llegada la hora y fecha
señalada para escuchar al trabajador el procesador

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disciplinario dará inicio a la reunión, informando al trabajador


el pliego de cargos que se le imputa haciendo un breve Acta de diligencia de
recuento de los hechos, seguido a esto, el trabajador descargos Co. Analista profesional de
presentará sus descargos por escrito y aportará las pruebas talento humano Co
que considere necesarias, así mismo, si el procesador FOR-RH-RL-
disciplinario lo considera, realizará un cuestionario al 006 / Formato de
trabajador buscando certeza que fundamente y soporte la Acta de
toma de decisión. El acta deberá ser firmada por todos los
intervinientes. Descargos
Colombia.docx
Nota: Para México el colaborador deberá entregar a puño y
letra la narración de los hechos, firmar al final de la hoja,
junto con el acta de diligencia de descargos. Acta de diligencia de
descargos MX.
CO4: El Analista Profesional de Talento Humano Co, El FOR-RH-RL-
coordinador de Talento Humano Ecu, Pr, Mx y el Analista de
Talento Humano Mx, deben diligenciar el acta de descargos 015 / Formato de
en donde reposarán los cargos imputados, el cuestionario Acta de
realizado por el procesador disciplinario con las respuestas
exactas que haya brindado el trabajador, también se
Descargos
adjuntan las pruebas presentadas para la defensa y esta México.docx
acta debe quedar firmada por el analista, el trabajador y los
testigos, el documento debe ser archivado en la hoja de vida
del colaborador, dejándolo como evidencia de control para Acta de diligencia de
revisión de la Generalista de Personas y Cultura CO. descargos ECU.
FOR-RH-RL-
016 / Formato de
Acta de
Descargos
Ecuador.docx

Acta de diligencia de
descargos Perú.
FOR-RH-RL-
017 / Formato de
Acta de
Descargos
Perú.docx

Se realiza revisión de las pruebas y de las respuestas


7. Análisis de entregadas en el cuestionario de descargos, identificando
que falta es de acuerdo a lo dispuesto en el reglamento Generalista de
pruebas interno de trabajo, para determinar la sanción respectiva si
Matriz de procesos Personas y Cultura CO.
da lugar. Analista profesional de
disciplinarios Co.
Matriz de procesos talento humano Co.
CO5: La generalista de Personas y Cultura CO y El Coordinador de Talento
Coordinador de Talento Humano Ecu, Pr, Mx cada vez que disciplinarios Pr.
Matriz de procesos Humano Ecu, Pr, Mx.
sea necesario tiene un reunión con el Analista Profesional Analista de Talento
de Talento Humano Co y Analista de Talento Humano Mx, disciplinarios Ecu.
Matriz de procesos Humano Mx
en donde se analizan el acta de descargos con las
respectivas pruebas y se toma la decisión de la sanción que disciplinarios Mx
se le aplicará al colaborador, dejando como evidencia de
control la matriz de procesos disciplinarios y la carpeta de
colaborador.

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8. Se emite la Conforme a los atenuantes y agravantes de la falta


sanción y se disciplinaria y una vez analizadas las pruebas, el analista
informa al profesional de talento humano Co emitirá, por escrito, el
trabajador pronunciamiento definitivo de la sanción proporcional a los Carta de decisión de
hechos que la motivaron y conforme a los máximos proceso disciplinario Co.
permitidos en el RIT. Si en la respuesta de los descargos FOR-RH-RL-007 / Generalista de
demuestra que la falta reportada no se dio, no se procede Personas y Cultura Co.
con ninguna sanción. Formato de Analista profesional de
Notificación talento humano Co.
CO6: El analista profesional de talento humano Co y Diligencia de Coordinador de
Coordinador de Talento Humano Ecu, Mx, Pr, cada vez que Talento Humano Ecu,
sea necesario, deberá diligenciar el formato de notificación
Descargos - Mx, Pr.
de proceso disciplinario en donde se le da respuesta de la Suspención /
decisión tomada frente al caso al trabajador. Esta carta de Colombia.docx
decisión de proceso disciplinario debe ser firmada por el
trabajador y Generalista de Personas y Cultura Co /
Carta de decisión de
Coordinador de Talento Humano Ecu, Mx, Pr, dejando como
proceso disciplinario Ecu,
evidencia de control el correo con la carta al Jefe Inmediato
Pr, Mx.
y Generalista de Personas y Cultura Co, Coordinador de
Talento Humano Ecu, Mx, Pr, y Control Interno para su FOR-RH-RL-010 /
seguimiento, y archivo en su hoja de vida del colaborador. Formato
Amonestación
Escrita.docx
FOR-RH-RL-011 /
Formato
Amonestación
Verbal.docx
FOR-RH-RL-012 /
Formato Sanción
Pecuniaria.docx

9. Cerrar el proceso Conforme a los atenuantes y agravantes de la falta


sin sanción disciplinaria y una vez analizadas las pruebas, el analista
profesional de talento humano Co / Coordinador de Talento
Humano Ecu, Mx, Pr, emitirán por escrito, el
pronunciamiento definitivo de la NO sanción proporcional a
los hechos que la motivaron y conforme a los máximos Generalista de
permitidos en el RIT. Personas y Cultura Co.
Analista profesional de
talento humano Co.
CO6: El analista profesional de talento humano Co y Coordinador de
Coordinador de Talento Humano Ecu, Mx, Pr, cada vez que Talento Humano Ecu,
sea necesario, deberá diligenciar el formato de notificación Carta de decisión de Mx, Pr.
de proceso disciplinario en donde se le da respuesta de la no proceso disciplinario Co.
sanción al trabajador. Esta carta de decisión de proceso
disciplinario debe ser firmada por el trabajador y Generalista
FOR-RH-RL-007 /
de Personas y Cultura Co / Coordinador de Talento Humano Formato de
Ecu, Mx, Pr, dejando como evidencia de control el correo Notificación
con la carta al Jefe Inmediato y Generalista de Personas y
Cultura Co, Coordinador de Talento Humano Ecu, Mx, Pr, y
Diligencia de
Control Interno para su seguimiento, y archivo en su hoja de Descargos -
vida del colaborador. Suspención
Colombia.docx
Carta de decisión de

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proceso disciplinario Ecu,


Pr, Mx.
FOR-RH-RL-020 /
Formato de
Notificación
Diligencia de
Descargos
Ecuador-Mexico-
Peru.docx

Si el colaborador no está de acuerdo con la decisión del


10. Inicia proceso de proceso de descargos inicial, debe solicitar por correo,
segunda adjuntando una carta formal firmada mencionando la
instancia con aplicación de la segunda instancia en donde la Generalista
Jefe inmediato de Personas y Cultura Colombia deberá realizar el análisis
del caso nuevamente desde la actividad #5 “Citación a la Generalista de
del procesador Personas y Cultura CO
de descargos diligencia de descargos por escrito al trabajador”, La Carta formal firmada
Generalista de Personas y Cultura Colombia podrá revocar, mencionando la aplicación
confirmar o modificar la decisión siempre y cuando la de la segunda instancia.
decisión de segunda instancia no sea más desfavorable que
la primera. Agotada esta etapa, o si el trabajador no
interpone recursos, la decisión del proceso disciplinario
quedará en firme.

Nota: Para Ecuador, Perú y México, no aplica segunda


instancia.

5. Responsabilidades en el Cumplimiento y Sanciones

Área Descripción de la actividad y control Evidencia de control

Generalista de Velar por que se cumpla el debido Procedimiento de Proceso Disciplinario


Personas y Cultura a Nivel para Colombia, bajo el marco legal y el RIT, de acuerdo a un Documentación del proceso disciplinario
CO / Coordinador de análisis objetivo de todas las pruebas presentadas para definir la sanción. en HV del colaborador.
Talento Humano Mx, El incumplimiento a este procedimiento se considera como falta leve, grave
Pr, Ecu. o gravísima y conlleva a un proceso disciplinario o llamado de atención.

Velar por que se cumpla el debido Procedimiento de Proceso Disciplinario


Analista Profesional Documentación del proceso disciplinario
a Nivel LATAM, bajo el marco legal y el RIT, de acuerdo a un análisis
de Talento Humano en HV del colaborador.
objetivo de todas las pruebas presentadas para definir la sanción.
Co / Analista de
El incumplimiento a este procedimiento se considera como falta leve, grave
Talento Humano Mx
o gravísima y conlleva a un proceso disciplinario o llamado de atención.

Generalista de
Personas y Cultura
CO / Coordinador de Velar por que las áreas de la compañía cumplan el debido Procedimiento Correo electronico informando el
Talento Humano Mx, de Proceso Disciplinario a Nivel LATAM, informando a Presidencia / control

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Pr, Ecu / Analista Interno en caso de incumplimiento. insumplimiento del procedimiento.


Profesional de
Talento Humano
Co / Analista de
Talento Humano Mx

6. Archivo
Información General del archivo creado para la descripción del procedimiento.

Identificación del Modo de archivo Responsable de custodia Tiempo de


registro/Documento conservación

PRO-RH-RL-001 Digital Personas y Cultura. 1 año


Control Interno

7. Control de Cambios

En este apartado se incluirán las actualizaciones o modificaciones introducidas en el procedimiento,


previa aprobación del personal autorizado.

Fecha de actualización Nº de revisiòn Descripción del cambio Aprobación

17/04/2024 001 Creación del procedimiento y diseño de


controles Diana Corchuelo

8. Anexos

Incluir documentos, formatos que complementan el procedimiento.

Nombre Identificación del registro Documento anexo

Formato de retroalimentación compromisos de FOR-RH-RL-019 FOR-RH-RL-019 /Formato de


mejora LATAM
retroalimentación compromisos de
mejora LATAM.xlsx

Formato de citación a descargos CO. FOR-RH-RL-008 FOR-RH-RL-008 / Formato de


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01/04/2024 01/04/2025

Citación a Descargos
Colombia.docx

Formato de citación a descargos MX.

Formato de citación a descargos ECU.

Formato de citación a descargos Perú.

Acta de diligencia de descargos Co. FOR-RH-RL-006 FOR-RH-RL-006 / Formato de


Acta de Descargos Colombia.docx

Acta de diligencia de descargos MX. FOR-RH-RL-015 FOR-RH-RL-015 / Formato de


Acta de Descargos México.docx

Acta de diligencia de descargos ECU. FOR-RH-RL-016 FOR-RH-RL-016 / Formato de


Acta de Descargos Ecuador.docx

Acta de diligencia de descargos Perú. FOR-RH-RL-017 FOR-RH-RL-017 / Formato de


Acta de Descargos Perú.docx

Carta de decisión de proceso disciplinario Co. FOR-RH-RL-007 FOR-RH-RL-007 / Formato de


Notificación Diligencia de
Descargos - Suspención
Colombia.docx

FOR-RH-RL-010 FOR-RH-RL-010 / Formato


Formato Amonestación Escrita Ecu, Pr, Mx
Amonestación Escrita.docx

FOR-RH-RL-011 FOR-RH-RL-011 / Formato


Formato Amonestación Verbal Ecu, Pr, Mx
Amonestación Verbal.docx

FOR-RH-RL-012 FOR-RH-RL-012 / Formato


Formato Sanción Pecuniaria Ecu, Pr, Mx
Sanción Pecuniaria.docx

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01/04/2024 01/04/2025

Carta de decisión de proceso disciplinario Ecu, Pr, FOR-RH-RL-020 FOR-RH-RL-020 / Formato de


Mx.
Notificación Diligencia de
Descargos Ecuador-Mexico-
Peru.docx

9. Firmas

Firmas de aprobación y revisión del procedimiento por parte de todas las áreas involucradas.

SECCIÓN DE FIRMAS

TIPO DE REVISOR FECHA PUESTO NOMBRE Y FIRMA

Revisión del procedimiento y 17/04/2024


Controles Generalista de Personas y
Cultura
Diana Corchuelo

Revisión del procedimiento y 17/04/2024 Analista Profesional de Talento


Controles Humano Colombia

David Salazar

Revisión del procedimiento y 17/04/2024 Coordinador de Personas y


Controles Cultura Ecu, Mx, Pr.

Byron Maza

Revisión del procedimiento y 17/04/2024


Controles Lider de Control Interno

Danelly Sarmiento

Revisión del procedimiento y 17/04/2024


Controles Analista de Procesos Junior
Daniela Guerrero

EMITIÓ AUTORIZÓ AUTORIZÓ

Lider de Control Interno Generalista de Personas y Presidente de Junta


Cargo Directiva
Cultura

Fecha 14/042024 14/042024 14/042024

Nombre y Firma Enrique Torres


Danelly Sarmiento Diana Corchuelo

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