Excel

1. Libros y hojas de cálculo

En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos.
Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de
información relacionada en un único archivo.

Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los
datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos
basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede
colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.

Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja
de cálculo. Para moverse de una hoja a otra, haga clic en las etiquetas de las hojas. El
nombre de la hoja activa aparecerá en negrita.

Nota Si se abre un libro creado con una versión anterior de Microsoft Excel, Microsoft
Excel 97 guardará las hojas de macro y las hojas de diálogo y convertirá las hojas de
módulo en módulos del proyecto Visual Basic del libro. En Microsoft Excel 97, pueden
ejecutarse y modificarse las macros de la versión 4.0 de Microsoft Excel y las hojas de
diálogo de las versiones 5.0 y 7.0; también pueden agregarse hojas de macro y hojas de
diálogo nuevas haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una etiqueta de
hoja y, a continuación, haciendo clic en Insertar en el menú de método abreviado. Sin
embargo, es aconsejable crear nuevas macros y nuevos cuadros de diálogo en el editor de
Visual Basic. Para ver o modificar las hojas del módulo de Visual Basic o para crear nuevas
macros y nuevos cuadros de diálogo, seleccione Macro en el menú Herramientas y, a
continuación, haga clic en Editor de Visual Basic.

Elementos de la hoja que pueden protegerse

Si se protege una hoja de cálculo mediante el comando Proteger hoja de cálculo (menú
Herramientas, submenú Proteger), puede limitarse el acceso a la hoja de cálculo como se
indica a continuación: para quitar estas restricciones, los usuarios deberán quitar la
protección de la hoja de cálculo mediante el comando Desproteger hoja de cálculo (menú
Herramientas, submenú Proteger) y solamente podrán hacerlo si conocen la contraseña. Si
se define una contraseña para proteger ciertos elementos, ésta deberá conocerse para quitar
la protección.

Si se ejecuta una macro que incluya una operación que no puede ejecutarse en una hoja de
cálculo protegida, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse.
Si activa la casilla de verificación Contenido en el cuadro de diálogo Proteger hoja de
cálculo, los usuarios no podrán:

· Hacer cambios en las celdas, a menos que se desbloqueen éstas antes de proteger la
hoja de cálculo. Por ejemplo, si se utiliza una hoja de cálculo como un formulario, puede
dejar las celdas que contengan rótulos e instrucciones bloqueadas, pero no deben
bloquearse los campos en que se introducen datos para que otros usuarios puedan
rellenarlos. Los usuarios pueden presionar la tecla TAB para moverse entre las celdas
desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.

· Ver filas o columnas que se hayan ocultado antes de proteger la hoja de cálculo.

· Ver las fórmulas de las celdas que se ocultaron antes de proteger la hoja de cálculo.

· En las hojas de gráficos, hacer cambios en los elementos de la hoja, como series de
datos, ejes y leyendas. El gráfico continuará reflejando los cambios que se hayan hecho en
los datos de origen.

Si activa la casilla de verificación Objetos en el cuadro de diálogo Proteger hoja de cálculo,

los usuarios no podrán:

· Hacer cambios en los objetos gráficos, incluidos los mapas que se hayan creado
mediante la característica de generación de mapas de Microsoft Excel, los gráficos
incrustados, las figuras y los cuadros de texto, a menos que se desbloqueen los objetos
antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que
ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no podrá borrar
el botón.

· Hacer cambios, como el formato, en un gráfico incrustado. Sin embargo, si protege

un gráfico incrustado, el gráfico continuará actualizándose si se cambian los datos de
origen.

· Actualizar un mapa, si el mapa está protegido.

· Agregar o modificar comentarios.

· En hojas de gráficos, hacer cambios en los objetos gráficos como cuadros de texto,
que se hayan agregado al gráfico, a menos que se desbloqueen los objetos antes de proteger
la hoja de cálculo.

Si activa la casilla de verificación Escenarios en el cuadro de diálogo Proteger hoja de

cálculo, los usuarios no podrán:

· Ver los escenarios que se hayan ocultado.

· Hacer cambios en los escenarios que se hayan protegido contra cambios o eliminar
los escenarios. Los usuarios pueden modificar los valores de las celdas cambiantes, si las
celdas están protegidas y agregar escenarios nuevos.

Nota En el Editor de Visual Basic, los programadores pueden utilizar la propiedad

Habilitar selección de Visual Basic para aplicaciones para proteger las celdas para que los
usuarios no puedan seleccionarlas. Para obtener más información, consulte la Ayuda del
Editor de Visual Basic.

Elementos del libro que pueden protegerse

Si se protege un libro mediante el comando Proteger libro (menú Herramientas, submenú

Proteger) puede limitar el acceso al libro como se indica a continuación: para quitar estas
restricciones, los usuarios deberán quitar la protección del libro mediante el comando
Desproteger libro (menú Herramientas,

submenú Proteger). Si se define una contraseña para los elementos que se protejan, para
quitar la protección deberá conocerse la contraseña.

Si activa la casilla de verificación Estructura en el cuadro de diálogo Proteger libro, los

usuarios no podrán:

· Ver las hojas de cálculo que estén ocultas.

· Mover, eliminar, ocultar o cambiar de nombre a las hojas de cálculo.

· Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráficos. Los usuarios pueden agregar
gráficos incrustados a las hojas de cálculo existentes mediante el Asistente para gráficos.

· Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.

· En las Tablas dinámicas, presentar los datos de origen de una celda en el área de
datos o presentar páginas de campo de página en hojas de cálculo separadas.

· En los escenarios, crear un informe de resumen mediante el Administrador de

escenarios.

· En Herramientas para análisis, utilice las herramientas de análisis que colocan los
resultados en una hoja de cálculo nueva.

· Registrar nuevas macros. Si se ejecuta una macro que incluya una operación que no
puede ejecutarse en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de
ejecutarse.

Si activa la casilla de verificación Ventanas en el cuadro de diálogo Proteger libro, los

usuarios no podrán:
· Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abra.

· Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. Sin embargo, pueden ocultarse o
mostrarse las ventanas.

Nota En el Editor de Visual Basic los programadores pueden proteger las macros para que
los usuarios no puedan verlas ni cambiarlas. Los programadores pueden proteger las
macros mediante la ficha Proteger del cuadro de diálogo Propiedades del proyecto en el
Editor de Visual Basic (comando Propiedades del proyecto, menú Herramientas). Para
obtener más información, consulte la Ayuda del Editor de Visual Basic.

Que son filas y columnas

Filas: (Row)

Representadas por los números del 1 al 16384, con un alto de fila de 409 puntos (píxeles)
como máximo. Cada fila esta configurada con el alto estándar que es 15 píxeles, este alto se
ajusta automáticamente según sea la configuración de la fuente, y también como las
columnas, puede ser ajustada manualmente

Columna: (Column)

Representada por las letras de la A hasta la Z y de la AA hasta la IV, siendo un total de 256
Columnas, con un ancho máximo de 225 caracteres de texto. Si lo que desea escribir es una
formula, el máximo de caracteres que es posible ingresar es de 1024 caracteres. Cada
columna esta configurada con el ancho estándar de 11 caracteres, este ancho puede ser
modificado

Cambiar el ancho de columna y el alto de fila

Puede adaptarse el ancho de las columnas y el alto de las filas. También puede definirse un
ancho de columna predeterminado para una hoja de cálculo. Cuando se define un ancho de
columna predeterminado, todas las columnas adoptarán esa medida, excepto las que se
hayan cambiado previamente.

Que es una celda

Celda: (Cell)

Intersección de una fila con una columna. También se puede definir como la unidad básica
para almacenar cualquier tipo de dato. La dirección de esta esta conformada por: Columna
C y en la fila 8, la celda es identificada así : C8.
4. Como formatear una celda con los sig valores: Monedas, signo decimal, Notación
cinética, valores de hora, valores de fecha, alineados de texto verticales horizontales, bordes
y rellenos.

Primero se selecciona el valora que se desea emplear, se selecciona las celdas en las cuales
va a ser aplicadas, y luego se busca que es el valor a ser puesto en la hoja de calculo, y así
se obtendrá el resultado deseado por el usuario.

¿Qué es una gráfica?

Las gráficas proporcionan mejor efecto visual que una hoja con datos. Excel le permite
insertar o agregar graficas ya sea dentro de la hoja de datos o agregando una hoja de
graficas al libro de trabajo.

Las gráficas son generadas a partir de una serie de datos, los cuales debe seleccionar para
que la grafica sea generada. Si los datos de esta serie de datos cambian o son actualizados
por alguna razón, la grafica o graficas relacionadas son actualizadas automáticamente.

Crear un gráfico

Puede presentar los datos de Microsoft Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los
datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos.

Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También puede crear gráficos
a partir de tablas dinámicas.

Agregar datos a un gráfico

El método más sencillo para agregar datos a una hoja de gráfico consiste en copiar y pegar
los datos de la hoja de cálculo al gráfico.

El método más sencillo para agregar datos a un gráfico incrustado creado a partir de celdas
de hoja de cálculo adyacentes, consiste en utilizar rangos de color codificados en la hoja de
cálculo. También puede agregar datos en un gráfico incrustado si los arrastra desde la hoja
de cálculo. Si el gráfico incrustado se creó a partir de selecciones no adyacentes, utilice el
procedimiento de cortar y pegar.

Dar formato a una hoja para utilizarla como formulario

Mediante el uso de las técnicas de formato comunes, puede crearse un formulario que sea
atractivo y fácil de rellenar. Por ejemplo, para establecer un marco de organización en el
formulario, puede variarse la cuadrícula de la hoja de cálculo, modificando el ancho de
columna, el alto de fila y combinando las celdas. Utilice bordes y sombreado de celda para
destacar las celdas en que desea que los usuarios introduzcan datos. Puede utilizarse un
formulario estándar como modelo para crear un diseño personalizado.
Cambiar la imagen o el texto de un botón o de un comando de menú de una barra de
herramientas

Puede cambiarse la imagen de cualquier botón o comando de la barra de herramientas,

excepto los botones que presenten una lista o menú. Puede copiarse una imagen en otro
botón o comando de menú de la barra de herramientas y pueden crearse y cambiarse
imágenes en un programa de gráficos. También puede presentarse texto en un botón de la
barra de herramientas o cambiarse la posibilidad de que un comando muestre un icono.

Crear imágenes de celdas, gráficos y otros objetos

Pueden crearse imágenes de los datos de la hoja de cálculo, gráficos y otros objetos y
utilizarlos como ilustraciones en una hoja de cálculo o en un documento creado en otro
programa. Una imagen puede cambiarse de tamaño, moverse y modificarse como cualquier
otro objeto de dibujo.

Para actualizar una imagen de las celdas de la hoja de cálculo si cambian los datos
originales, deberá vincularse a la hoja de cálculo de origen. Por ejemplo, si se agregan
números a las celdas originales que se han copiado, la imagen vinculada se actualizará
automáticamente para que incluya los nuevos números.

No puede vincularse una imagen de un gráfico. Para que un gráfico refleje de forma
automática los cambios que se realicen en sus datos de origen, copie el gráfico y pegue un
objeto gráfico vinculado en el archivo de destino. Para obtener más información, haga clic
en .

Puede copiarse una imagen con formato de imagen o con formato de mapa de bits. El
formato de imagen utiliza menos memoria y espacio en disco que el formato de mapa de
bits y permite a Microsoft Excel presentar la imagen con más rapidez. Las imágenes con
formato de imagen tienen buen aspecto en cualquier resolución y dan un buen resultado
cuando se necesita una calidad de impresión o presentación alta, como un gráfico para una
presentación.

¿Qué tipos de gráficas hay?

Los tipos de gráficas que hay son.

- Gráficos 3d

- Gráficos cilíndricos

- Gráficos circulares

- Gráficos combinados

- Gráficos cónicos
 - Gráficos anillos

- Gráficos de área

- Gráficos de barras

- Gráficos de burbujas

- Gráficos de cotizaciones

- Gráficos de líneas

- Gráficos de semáforos y tablas

- Gráficos de superficie

- Gráficos de Incrustador

- Gráficos de pirámides

- Gráficos radiales

- Graficas XY (Dispersión)

- Graficas XY

¿Qué es un rango de Y?

Los Rangos son los conjuntos de celdas, por lo tanto un rango de Y es el ancho de las
columnas de una hoja de calculo en Excel.

¿Qué es un rango de X?

Es el ancho de las filas de las hojas de Excel, es el conjunto de las filas.

¿Qué es un Macro?

Macros: automatización de tareas de uso frecuente

Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una
macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un
módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea.
Una macro se graba igual que se graba música en un casete. A continuación, se ejecuta la
macro para que repita los comandos.
Antes de grabar o escribir una macro, planifique los pasos y los comandos que desea que
ejecute la macro. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se grabarán
las correcciones que se realicen. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en
un nuevo módulo adjunto a un libro.

Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en
otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los módulos que
almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros.

Como grabar un macro:

1 Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Grabar.

Mostrar

2 En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres pueden
ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de
macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras.

3 Para ejecutar la macro presionando un método abreviado, escriba una letra en el

cuadro Tecla de método abreviado. Puede utilizarse CONTROL+ letra (para letras
minúsculas) o CONTROL+ MAYÚS + letra (para letras mayúsculas), donde letra es
cualquier tecla del teclado. La tecla de método abreviado que se utilice no puede ser ni un
número ni un carácter especial. La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla
de método abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que
contiene la macro.

4 En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea almacenar la
macro.

Si desea que la macro esté disponible siempre que se utilice Microsoft Excel, almacene la
macro en el libro de macros personales en la carpeta INICIAR. Para incluir una
descripción de la macro, escriba la descripción en el cuadro Descripción.

5 Haga clic en Aceptar.

Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una macro, ésta seleccionará las
mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya
que graba referencias absolutas de celda. Si desea tener una macro para seleccionar celdas
independientemente de la posición que tenga la celda activa cuando se ejecute la macro,
configure el grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra
de herramientas Detener grabación, haga clic en Referencia . Microsoft Excel continuará
grabando macros con referencias relativas hasta que termine la sesión con Microsoft Excel
o hasta que haga clic otra vez en Referencias relativas .
6 Ejecute las acciones que desee grabar.

7 En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en Detener grabación .

Sugerencia Si desea tener una macro para seleccionar una celda determinada, ejecute una
acción y seleccione otra celda relativa a la celda activa; cuando se grabe una macro, pueden
mezclarse referencias relativas y absolutas. Para grabar una macro utilizando referencias,
compruebe que está activada la opción Referencias relativas . Para grabar una macro
utilizando referencias absolutas, compruebe que la opción Referencias relativas no está
habilitada.