EXCEL BASICO

Guillermo Lerda
Ing.guillermo.lerda@gmail.com
 EXCEL
¿Qué es Excel?
Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se
trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus
funciones desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de
cálculo.

Un poco de Historia

La primera incursión de Microsoft en el mundo de CURIOSIDADES DE EXCEL

las hojas de cálculo (que permiten manipular datos
numéricos en tablas formadas por la unión de filas y
columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación
de Multiplan. Tres años más tarde (1985) llegaría la
primera versión de Excel.
Microsoft presenta en 1989 su primera versión de
Office, la suite ofimática (conjunto de programas
que son útiles en las tareas de oficina) que incluía
Excel, Word (un procesador de textos) y
PowerPoint.
Cabe destacar que Excel es un programa comercial,
esto es hay que pagar una licencia para poder
instalarlo. Existen otras opciones, de código abierto
(“open source“, en inglés), que pueden instalarse o
ejecutarse sin cargo y que también permiten
administrar hojas de cálculo, tales como
OpenOffice.org Calc y Google Docs.
Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus
usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de
cálculo mediante la programación de funciones
propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a
las necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A
grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en las mismas celdas de la planilla
en cuestión, o bien utilizar el módulo de desarrollo en Visual Basic.
Ante la demanda de una compañía
que ya comercializaba un programa
con el nombre de Excel, Microsoft
fue obligada a presentar su producto
como Microsoft Excel en todos sus
comunicados oficiales y documentos
jurídicos.
Otra: Microsoft Excel presentó, a lo
largo de su historia, diversos
problemas con las operaciones
realizadas en la hoja de cálculo. Uno
de los más importantes ha sido la
imposibilidad de trabajar con fechas
anteriores al año 1900, al menos
utilizando el formato de fecha propio
de la aplicación; una forma de
atravesar dicho obstáculo consiste
en crear campos personalizados, con
formatos numéricos, combinados
con fórmulas inteligentes que los
traten como datos cronológicos.

P á g i n a 1 | 17
 EXCEL
Entorno de trabajo de Excel
Todo el trabajo con Excel se realiza dentro de la ventana denominada Microsoft
Excel o ventana del programa.

La ventana de Excel contiene un gran número de elementos distintos. Los elementos

de la ventana de la aplicación Microsoft Excel 2010 son los siguientes (véase la figura):

1. Menú de Control o Menú Ventana. Permite cerrar la ventana, cambiarla de

tamaño y pasar a otra ventana.
2. Barra de Títulos. Indica el
nombre del programa
(Excel) y el libro con el que
se está trabajando.
3. Botón minimizar. Reduce
la ventana a un botón que
aparece en la Barra de
tareas del escritorio de
Windows. Para convertir
una ventana de aplicación
en un botón hacer clic en
el botón Minimizar.
4. Botón
maximizar/restaurar. Amplía la ventana al tamaño máximo o la restaura a su
tamaño original.
5. Barra de herramientas de acceso rápido. Por defecto, tenemos disponibles en
ella los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer, aunque se puede personalizar
para añadir a ella los que deseemos.
6. Menú Archivo. En él podemos encontrar la mayoría de comandos para el
trabajo con documentos (libros de cálculo), como abrir, guardar, imprimir,
obtener una vista preliminar, etc. Al hacer clic sobre él se despliega un menú con
todas sus opciones y sub-menús.
7. Fichas. Las fichas contienen botones y controles agrupados en categorías. La
estructuración en fichas es la conjunción de dos formas de acceso a las
herramientas que hasta la versión 2003 de Office eran independientes: los
menús y las barras de herramientas.
8. Grupo de herramientas. Las herramientas de las fichas están organizadas en
grupos de herramientas formando una cierta unidad lógica. En muchas
ocasiones, en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas
encontramos una flechita que da acceso al cuadro de diálogo asociado a esa
categoría de herramientas.
9. Cinta de opciones. Es el espacio en el que se despliegan los botones, menús y
controles de cada una de las fichas. Para aumentar el espacio destinado a la hoja
de cálculo, puede minimizarse haciendo clic con el botón derecho sobre
cualquiera de los nombres de las fichas y activando la casilla de verificación
Minimizar cinta de opciones. También puede emplear el botón etiquetado
como 10 en la figura 1. 1 para efectuar esta misma tarea.

P á g i n a 2 | 17
 EXCEL
10. Minimizar cinta de opciones. Pulse este botón para ocultar y mostrar la cinta
de opciones.
11. Ayuda. Al hacer clic sobre este botón se activa la ayuda de Microsoft Excel.
12. Barra de fórmulas. En ella se introduce y edita la información en las hojas de
Excel. Está situada bajo la cinta de opciones y, si esta se encuentra minimizada,
bajo los nombres de las fichas. Para visualizarla u ocultarla, se activa o desactiva
la casilla Barra de fórmulas en la ficha Vista (grupo de herramientas Mostrar).
Los diferentes elementos de la barra de fórmulas son:
o En el primer recuadro es el Cuadro de nombres, muestra la dirección
de la celda activa.
o Botones de Cancelar e Introducir de la entrada actual (aparecerán
sólo al editar el contenido de una celda).
o El botón Insertar Función, para abrir el cuadro de diálogo Insertar
función.
o Área de edición, donde se introduce y edita la información de la celda
activa.
13. Encabezados de las columnas (A-XFD). Permiten la selección de la(s)
columna(s).
14. Encabezados de las filas (1-1.048.576). Permite la selección de la(s) fila(s).
15. Botón de selección de la hoja completa. Al hacer clic sobre dicho botón
seleccionará toda la hoja de cálculo.
16. Botón de división vertical/horizontal de la pantalla. Divide la ventana de la
hoja de cálculo en varias ventanas, pudiendo con ello ver diferentes partes de
una hoja.
17. Barras, flechas y botones de desplazamiento. Permiten desplazarse por la
hoja.
18. Área de trabajo. Es el espacio interior de la ventana, donde el usuario realizará
su trabajo con las hojas.
19. Etiquetas de la hoja. Muestra los nombres de las distintas hojas de un libro de
trabajo y los botones para desplazarse por las hojas.
20. Barra de estado. Situada en la parte inferior de la pantalla, en su configuración
por defecto nos mostrará información sobre:
o El indicador de modo para señalar qué está haciendo Excel.
o En el recuadro central mostrará el resultado de las operaciones
Promedio, Cuenta y Suma.
o En la parte derecha, información sobre el tipo de visualización activo
(Normal, Diseño de página, etc.).
o En la esquina derecha, el control de zoom, que permite ajustar la
escala de visualización del documento.

Haciendo clic con el botón derecho sobre la barra de estado se activa el menú
contextual para configurarla

P á g i n a 3 | 17
 EXCEL
Tipos de datos en Excel
Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más
de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros
datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar
en cada una de las celdas de Excel.

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres
tipos de datos: Valores numéricos / Texto / Fórmulas

Valores numéricos en Excel

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales
representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor
numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es

decir, Excel puede desplegar el valor numérico de
diferentes maneras.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar

que las columnas B y C tienen los mismos valores
numéricos que la columna A pero son desplegados de
una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el

valor desplegado por la celda.

En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor, pero son
desplegados de manera diferente
debido al formato aplicado a la
celda el cual modifica la apariencia,
pero no su valor.

Para este ejemplo el formato de las

columnas B y C fue aplicado
utilizando la lista de formatos que
se encuentra en la pestaña Inicio,
dentro del grupo Número.

P á g i n a 4 | 17
 EXCEL
Las fechas en Excel son números

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden
desplegarse de diferentes maneras.

En la siguiente imagen puedes observar

diferentes formatos que Excel puede aplicar
a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de

fecha diferente, en realidad todas las celdas
tienen el mismo valor. Una manera de
conocer el valor numérico de una fecha es
cambiando el formato de la celda al formato
general.

En la siguiente imagen se muestran los mismos valores de la columna A en la columna

B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor

numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la
cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900.

Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el
número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará
el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

P á g i n a 5 | 17
 EXCEL
La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre
fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel
obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una
simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son
un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la
herramienta.

Precisión de los valores numéricos

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15
dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos.

Por ejemplo, si ingresamos el número 123456789012345 en una celda, Excel lo

guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos,
pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico
1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor
1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios
de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores
numéricos que requieran más de 15 dígitos.

Texto en Excel

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en

nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como
los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar
significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres
alfanuméricos y/o símbolos especiales.

Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque
dicho valor se alineará de manera
automática a la izquierda.

Inclusive, un valor que comience

por un número seguido de algunas
letras es considerado texto y por lo
tanto estará alineado a la izquierda
de cualquier celda. A continuación,
puedes observar algunos ejemplos
de celdas que contienen texto:

P á g i n a 6 | 17
 EXCEL

Formulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una
fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores
numéricos o texto y nos devolverán un resultado. Las fórmulas pueden hacer uso de las
funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más
de una función para lograr su objetivo.

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo.
Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento
creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar
cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los
datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código
realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que
mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de
fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla
que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).

Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el

resultado calculado por Excel y el cual será
mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el

símbolo igual al inicio de una fórmula de lo
contrario Excel tratará el texto introducido
como si fuera cualquier otro texto.

Observa lo que sucede en la celda B1 al no

especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa

celda muestra el resultado de la operación,
mientras que la otra celda solamente
muestra el texto de la ecuación, pero no
realiza ningún cálculo.

P á g i n a 7 | 17
 EXCEL
Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una

constante es el valor 7. Un texto también
puede ser utilizado dentro de una fórmula,
pero siempre deberá estar encerrado por
dobles comillas como “Marzo”.

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas,

podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que
queremos incluir en nuestra fórmula

• Operadores. Los operadores utilizados

en Excel son los mismos operadores
matemáticos que conocemos como el
símbolo + para la suma o el símbolo * para
la multiplicación.

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel.
Un ejemplo de una función de
Excel es la función SUMA la
cual podemos incluir como
parte de una fórmula.

P á g i n a 8 | 17
 EXCEL
Constantes y referencias de celda

Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente
debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel
calculará el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de fórmula
que utiliza solamente números:

Estos números son constantes, lo

que significa que su valor nunca
cambiará y la fórmula siempre
regresará el mismo resultado
mientras tanto y no modifiquemos
los números.

Sin embargo, una de las ventajas más grandes al utilizar fórmulas en Excel es que
podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.

Referencias de celda en fórmulas

Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras

fórmulas. Considera el siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3.

En la celda D2 crearé la siguiente fórmula =A2+B2+C2

y al pulsar la tecla
Entrar obtendré el
resultado de la
operación:

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una

fórmula con referencias de celda dependerá del valor de otras celdas. Si el valor de
cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la fórmula
también será actualizado.

Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá dos
actualizaciones en la hoja de cálculo. En primer lugar se actualizará el valor de la celda
B2 y en segundo
lugar el resultado
de la fórmula de la
celda D2 también
será actualizado.

P á g i n a 9 | 17
 EXCEL

Observa que el resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos

son siempre constantes.

De esta manera puedes

observar la flexibilidad que
ofrece el utilizar referencias
de celda dentro de nuestras
fórmulas ya que podemos
controlar su resultado sin la
necesidad de editar la fórmula.

P á g i n a 10 | 17
 EXCEL
REFERENCIAS

El símbolo $ en una fórmula de Excel

Cuando comenzamos nuestra experiencia y aprendizaje de Excel, pronto nos damos
cuenta de que algunas fórmulas utilizan el símbolo $, pero no sabemos por qué. Se trata
de la utilización de referencias.

¿Qué son las referencias?

Antes de explicar el uso de este símbolo, quiero asegurarme de que tienes claro el
concepto de referencias en Excel.

Una referencia es la dirección de una celda dentro de una hoja.

Las referencias nos ayudan a identificar fácilmente la posición de una celda porque nos
indicarán su columna y fila. La siguiente imagen
muestra que la celda actualmente seleccionada
está en la columna C y en la fila 5 y por lo tanto su
referencia es C5.

También puedes ver esta referencia en el cuadro de

nombres que se encuentra a la izquierda de la barra
de fórmulas.

Referencias en las fórmulas

Cuando copiamos una fórmula de una celda a otra, Excel modificará cualquier
referencia dentro de dicha fórmula. Ese cambio estará basado en las posiciones de
desplazamiento de la fórmula, es decir que, si hemos copiado la fórmula 3 columnas a
la derecha, entonces la nueva referencia será modificada con un incremento de 3
columnas.

Esto lo entenderás mejor con un ejemplo.

P á g i n a 11 | 17
 EXCEL
En la siguiente imagen se observa que la celda A1 tiene el valor 2017 y la celda B2 tiene
una referencia a la celda A1:

La celda B2 es una copia de la celda A1 porque la fórmula es simplemente una referencia

a dicha celda. Si copio la fórmula de la celda B2 y la pego en las celdas de la derecha
hasta llegar a la celda F2, Excel modificará automáticamente la referencia. La siguiente
imagen muestra la fórmula de la celda F2 después de haber pegado la fórmula.

Hemos copiado la fórmula cuatro columnas a la derecha y por lo tanto, la referencia de

la fórmula se ha desplazado también cuatro columnas para quedar como E1.

Algo similar sucede cuando copiamos la fórmula hacia abajo. Por ejemplo, al copiar la
fórmula de la celda B2 y pegarla hasta la celda B6, la nueva referencia permanece con
la misma columna, pero se agregan cuatro filas para dejarla como A5:

P á g i n a 12 | 17
 EXCEL
Podemos concluir que, al copiar una fórmula a otra celda sobre la misma fila, se
modificará la columna en las referencias de la fórmula. Por el contrario, si copiamos la
fórmula sobre la misma columna, Excel modificará automáticamente la fila de las
referencias.

Si copiamos la fórmula a una celda que tenga una columna y una fila diferente, entonces
Excel modificará tanto la columna como la fila en las referencias. En la siguiente imagen
puedes ver el resultado de copiar la fórmula de la celda B2 hasta llegar a la celda F6.

La referencia que originalmente era A1, se ha convertido en E5, agregando cuatro

columnas y cuatro filas a la referencia original.

A este tipo de referencias se les conoce como referencias relativas porque serán
modificadas automáticamente por Excel al momento de copiar una fórmula.

La modificación que sufrirá la referencia será relativa al desplazamiento de las celdas.

Fijar la columna en una referencia

Cuando vamos a copiar una fórmula, pero no queremos que Excel modifique las
referencias, entonces utilizamos el símbolo “$” para fijar la columna, la fila o ambas
cosas.

Para fijar una columna, colocamos el símbolo de dólar en la referencia justo antes de la
letra de la columna.

La siguiente imagen muestra la

fórmula de la celda B2 utilizando el
símbolo $ para fijar la columna.

P á g i n a 13 | 17
 EXCEL
Esto dirá a Excel que, aún después de copiar la fórmula a otra celda, deberá dejar fija la
columna A.

Observa el resultado de copiar la fórmula sobre la fila 2 y hasta la columna F.

En este caso, la referencia de la fórmula ha quedado intacta y todas las celdas de la fila
muestran el mismo valor.

Fijar la fila en una referencia

Por el contrario, si queremos fijar la fila en una referencia, debemos colocar el símbolo
de moneda antes del número de fila como se muestra en la siguiente imagen:

Al copiar la fórmula hacia

abajo, Excel dejará intacto el
número de fila y tendremos un
resultado como el siguiente:

P á g i n a 14 | 17
 EXCEL
Fijar columnas y filas

Si vamos a copiar una fórmula hacia una celda donde habrá una variación de la columna,
así como de la fila, entonces nos conviene fijar ambas cosas anteponiendo el símbolo
de dólar a la columna y la fila en la referencia.

Aquí ya no importará la ubicación a donde copiemos esta fórmula, Excel siempre dejará
fijas la columna y fila de la referencia.

Todas las celdas a donde hemos copiado la fórmula mantienen la referencia $A$1. A
este tipo de referencia se le conoce como referencia absoluta porque no sufrirá
modificación alguna al copiarla a otra celda de la hoja.

P á g i n a 15 | 17
 EXCEL
Ejemplo práctico con el símbolo $

Para mostrar la utilidad del símbolo $, haremos un ejemplo sencillo donde queremos
copiar una fórmula para aplicar el impuesto a una lista de productos.

Ya que el impuesto es el mismo para todos los productos, lo vamos a colocar en una
celda e incluiremos ese valor en nuestras fórmulas.

La siguiente imagen muestra el cálculo para el primer producto:

Considera que la referencia E2 es relativa, es decir, no utiliza el símbolo $ y por lo tanto,

al copiar la fórmula hacia abajo, tenemos el siguiente resultado:

La fórmula no devuelve el resultado esperado porque Excel modificó la referencia al

momento de copiar la fórmula hacia abajo.

P á g i n a 16 | 17
 EXCEL
La fórmula de la celda C10 hace referencia a la celda E10, cuando en realidad queremos
que mantenga la referencia a la celda E2.

Para solucionar este problema, debemos fijar la fila dentro de nuestra fórmula como se
observa en la siguiente imagen:

De esta manera, al copiar la fórmula hacia abajo, la referencia a la celda E2 se

mantendrá fija.

El resultado lo puedes ver en la siguiente imagen:

P á g i n a 17 | 17