¿Cuál es la función de la barra de herramientas de Excel?

En la barra de herramientas de Excel se encuentran los iconos más

importantes de la aplicación y los que los usuarios utilizan con mayor
frecuencia. Se le conoce también con el nombre de barra de botones y
desde ella podemos realizar todo tipo de acciones sobre el archivo que
estemos editando.
A continuación vamos a ver cuáles son cada una de las partes que
conforman la barra de herramientas de Excel.

Barra de Inicio
La primera opción que aparece en la barra de herramientas de Excel es
la barra de Inicio. Dentro de esta barra, encontraremos los elementos que
se indican a continuación:

Portapapeles: desde aquí podremos pegar contenidos del

portapapeles, cortar una parte del documento, copiarlo e incluso copiar
un formato determinado.
Fuente: esta opción nos permite modificar el estilo de la fuente que
utilices así como aplicar todo tipo de efectos ya sean negritas, cursiva,
subrayados, aumento y disminución del tamaño o el tipo de letra. Dentro
de esta misma opción existe la posibilidad de poner un borde a las
celdas que seleccionemos, e incluso poner un color de relleno o un color
a la fuente que estemos utilizando.
Número: podremos elegir la forma en la que queremos que se muestren
los números o valores de una celda, el porcentaje o moneda y la
fecha/hora.

Estilos: este apartado nos permite definir el estilo que queremos para
las celdas, podremos resaltar las más importantes, crear una tabla o
copiar el estilo de una celda determinada a otro conjunto de celdas.

Celdas: desde aquí podremos insertar columnas, pestañas, eliminarlas,

e incluso definir el tamaño de las filas o columnas.
Modificar: en este apartado podremos ver la suma total de un conjunto
de celdas, copiar fórmulas, borrar datos, organizar un conjunto de datos
o seleccionar un texto determinado.

Barra de insertar
La barra de insertar es una opción de la barra de herramientas de
Excel desde la que podremos ver las alternativas que nos permiten
insertar pequeños gráficos, imágenes, tablas entre otros muchos
elementos. Los apartados que la componen son los siguientes:
Tablas: podremos crear tablas dinámicas para hacer un resumen de los
datos o bien crear otro tipo de tabla que sirva para analizar una serie de
datos determinados.
Ilustraciones: esta opción nos permite insertar imágenes, imágenes ya
prediseñadas, formas como flechas, triángulos o círculos así como
SmartArt, que son una serie de gráficos muy visuales para ofrecer
información más fácilmente.
Vínculos: esta opción de la barra de herramientas es necesaria para
poder crear hipervínculos directamente de una página web, así como
una imagen determinada o cualquier otro tipo de datos.
Texto: en esta parte podremos insertar cuadros de teto, crear un
encabezado o pie de página, crear textos decorativos, insertar una línea
de firma, un objeto o un símbolo.

Barra diseño de página

Desde la barra de diseño de página podremos modificar todo lo
relacionado con márgenes, orientación de la página, saltos de página y
otras muchas opciones. Los elementos que conforman esta parte de la
barra de herramientas son los siguientes:

Temas: desde aquí es posible cambiar el formato de todo el documento

incluyendo fuentes y efectos, así como los colores.
Configurar página: podremos establecer el tamaño de los márgenes,
cambiar la orientación de la página, elegir un fondo o especificar saltos
de página.
Ajustar área de impresión: esta opción es válida cuando necesitamos
imprimir una parte determinada del documento. También para ajustar la
escala de impresión.
Opciones de la hoja: desde esta opción es posible ver unas líneas
determinadas, establecer cuáles son las que queremos imprimir de
forma específica, ver los encabezados e incluso imprimirlos tanto de filas
como de columnas.

Organizar: esta opción permite traer al frente o enviar al fondo un teto o

imagen , alinear los bordes de varios objetos, agruparlos o girarlos.

FORMULAS
1. INSERTAR FUNCIÓN. Inserta o edita en la celda seleccionada una
función mediante el asistente de funciones.
2. AUTOSUMA. Muestra el resultado de la suma de las celdas superiores
a la seleccionada. Si pulsamos sobre la flecha mostrará las funciones
básicas: promedio, contar números, máx, min o el asistente de funciones.

3. RECIENTES. Muestra una lista con las funciones utilizadas

recientemente para seleccionar la deseada.
4. FINANCIERAS. Muestra una lista con las funciones financieras para
seleccionar la deseada.
5. LÓGICAS Botón funciones lógicas. Muestra una lista con las funciones
lógicas para seleccionar la deseada.
6. TEXTO. Muestra una lista con las funciones de texto para seleccionar la
deseada.
7. FECHA Y HORA. Muestra una lista con las funciones de fecha y hora
para seleccionar la deseada.
8. BÚSQUEDA Y REFERENCIA. Muestra una lista con las funciones de
búsqueda y referencia para seleccionar la deseada.

9. MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS. Muestra una lista con las

funciones de matemáticas y trigonometría para seleccionar la deseada.

10. MÁS FUNCIONES. Muestra una lista con otras categorías de

funciones: estadística, ingeniería, cubo, información, compatibilidad con
versiones anteriores y web.

DATOS
1.DESDE ACCESS. Importa datos de una base de datos de Microsoft
Access.
2 DESDE WEB. Importa datos desde una página Web.
3. DESDE TEXTO. Importa datos desde un archivo de texto.
4. DE OTRAS FUENTES. Importa datos desde otros orígenes de datos.

5. CONEXIONES EXISTENTES. Conecta a un origen de datos externo

seleccionado de una lista de origen de datos.

GRUPO: ORDENAR Y FILTRAR

El grupo de ORDENAR Y FILTRAR incluye los comandos para ordenar y filtrar la
información de nuestra hoja.

1. ORDENAR DE A a Z. Ordena los datos seleccionados de manera ascendente.

2. ORDENAR DE Z a A. Ordena los datos seleccionados de manera descendente.

3. ORDENAR. Muestra el cuadro de diálogo de ordenar, para ordenar los datos por
varios criterios.
4. FILTRO. Activa el filtrado a la selección, permitiendo buscar información por
múltiples criterios.
5. BORRAR. Borra el filtro u el ordenado del rango.
6. VOLVER A APLICAR. Vuelve a aplicar el filtro y la ordenación en el intervalo
actual.
7. AVANZADAS. Especifica criterios complejos para limitar los registros que se
incluirán en los resultados de una consulta.

GRUPO: HERRAMIENTAS DE DATOS

El grupo de HERRAMIENTAS DE DATOS incluye los comandos para tratar los datos.

1. TEXTO EN COLUMNAS. Divide el contenido de una celda en varias columnas.

2. RELLENO RÁPIDO. Rellena automáticamente valores.
3. QUITAR DUPLICADOS. Elimina las filas duplicadas en una hoja.
4. VALIDACIÓN DE DATOS. Impide la escritura de datos no válidos en las celdas.
5. CONSOLIDAR. Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.
6. RELACIONES. Crea o edita las relaciones entre tablas para mostrar los datos
relacionados de distintas tablas del mismo informe.
7. ADMINISTRAR MODELO DE DATOS. Agrega el modelo de datos a
PowerPivot.

GRUPO: PREVISIÓN

El grupo de PREVISIÓN incluye los comandos para permitir utilizar datos históricos para
crear una hoja de cálculo de pronóstico visual sobre las tendencias futuras.

1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS. Incluye diferentes herramientas.

- Administrador de escenarios. Permite crear y guardar los grupos de valores para
cambiar entre ellos.
- Buscar objetivo. Permite resolver ecuaciones buscando la entrada correcta de un valor
dando un resultado que conocemos.
- Tabla de datos. Permite ver los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo
tiempo.
2. PREVISIÓN. Crea una nueva hoja para predecir la tendencia de datos.

GRUPO: ESQUEMA
El grupo de ESQUEMAS incluye los comandos para trabajar con agrupaciones y
esquemas.

1. AGRUPAR. Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas.

2. DESAGRUPAR. Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.
3. SUBTOTAL. Permite calcular automáticamente valores de subtotales y de totales
generales en una lista.
4. MOSTRAR DETALLE. Expande un rango de celdas contraído.
5. OCULTAR DETALLE. Contrae un rango de celdas.
6. ESQUEMA. Muestra el cuadro de diálogo de esquema.

GRUPO: ANÁLISIS

El grupo de ANÁLISIS incluye las herramientas de Análisis de datos y Solver que se

instalan como complemento, desde las opciones de Excel.

1. ANÁLISIS DE DATOS.  Muestra las herramientas de análisis de datos científicos y

financieros.
2. SOLVER. Es una herramienta para resolver y optimizar ecuaciones mediante el uso
de métodos numéricos.

GRUPO: REVISAR

En esta entrada, conoceremos la Pestaña Revisar, es una pestaña muy

importante, que está para ayudarnos con ciertos errores en nuesta hoja de
cálculo, pero, no son errores matemáticos, no, son aquellos errores
gramaticales, todos somos humanos y podemos confundirnos, saltarnos
una tílde o confundir el uso de algunas letras, es totalmente normal.

Con esta opción, Excel nos tiende una mano, para ayudarnos a evitar ese
momento vergonzoso.
Empecemos con “Revisión”:
Compuesta por dos ítems de ayuda, que sería la corrección de ortografía y los
sinónimos.

Ortografía:
Pues, no hay mucho que explicar en ésta parte, ya que Excel te revisará
automáticamente todo el texto contenido en el libro y te dará las
sugerencias o revisiones en las palabras mal escritas.

Sinónimos:
No es fácil evitar el repetir las palabras y caer en redundancia, Excel, nos
tiende una mano amiga, para buscar los sinónimos de la palabra deseada
y así evitar algún tipo de error en la redacción.

Búsqueda Inteligente:

Excel nos ofrece esta excelente herramienta, es como un “MiniGoogle” (un

buscador, dentro del Excel), que nos permite encontrar imágenes,
conceptos, deficiniciones, usos y entre otras cosas sobre la palabra o frase
seleccionada, a través de Internet.
Idioma:
Traducir:
También podemos traducir nuestros textos de nuestro idioma a cualquier
otro o viceversa.
Comentarios:
Excel nos permite dejar comentarios en nuestras celdas, son como
pequeñas etiquetas para recordarnos cosas o advertirnos sobre alguna
celda que pudiera contener algún error, es una herramienta perfecta, para
cuando trabajas con varias personas y necesitan comentar sobre el
contenido de una tabla, por ejemplo.

El comentario simplemente aparecerá al darle Click a la Celda que lo

contenga, ahora, ¿Cómo sabemos que una celda contiene un
comentario?, sencillo, cada celda que tenga una pequeña marca roja en la
esquina superior derecha, quiere decir que contiene un comentario.

Para agregar un “Nuevo Comentario”, en una celda cualquiera,

simplemente vamos al botón de “Nuevo Comentario”.

Luego, de haber creado nuestro comentario, podemos Editarlo, por si hay

algún error o inclusive borrarlo, por si ya no lo necesitamos más.
Anterior y Siguiente: 

Si una hoja de cálculo de Excel, contiene varios comentarios, podemos

utilizar esta opción, Excel nos llevará automáticamente al comentario
siguiente o al anterior, para así poder observarlo, es importante destacar
que, Excel nos llevará en el orden en el cual fueron creados los
comentarios.
También tenemos este grupos de tres opciones más, que nos permite,
como sus nombres indican, nos muestran u ocultan los comentarios, nos
puede mostrar todos los comentarios al mismo tiempo.
Cambios:
La sección “Cambios”, no se refiere necesariamente a que tu cambies la
hoja de trabajo, sino, es para proteger el documento y autorizar a otras
personas a realizar Cambios dentro del mismo.

Proteger Hoja:

Como su nombre indica, protege la hoja y el contenido de cada una de las

celdas utilizadas dentro del libro de Excel. Podemos proteger nuestra hoja,
utilizando una contraseña (cualquier que desees, puedes crearla en el
primer recuadro), y nos da todas las opciones o permisos que le vamos a
permitir a terceros, si la persona no ingresa la contraseña, sólo podrá (en
este caso) seleccionar las celdas bloquedas y las desbloquedas, pero, no
podrá modificarles contenido ni agregar contenido en celdas nuevas, a
menos que, introduzca la contraseña.

Proteger Libro:
No tan sólo podemos bloquear y proteger una sola hoja, podemos también
proteger el libro completo, bajo el mismo modelo que en el ítem anterior,
esto evitará que terceros, ingresen nuevas hojas de cálculos, creen
columnas o filas y entre otras cosas y, bajo la misma metodología, una
persona que no posea la contraseña, no podrá hacerle ninguna
modificación al documento.

Compartir Libro:

Como su nombre nos indica, nos permite compartir libros con otras
personas que estén conectadas en la misma red, dando prioridad de
“Exclusividad” al autor del libro, nuevamente, una persona sin contraseña
y, mucho menos si no está autorizada, no podrá ingresar en el libro.

Proteger y compartir libro:

Esto es básicamente la segunda y tercera función, combinadas en una

sola, debido a que, no todos los libros que quieras proteger, no
necesariamente signifique que los quieras compartir y viceversa, pero, si
necesitas o deseas compartir y proteger tu libro, en ésta herramienta
podrás hacerlo en un solo paso.

Permitir a usuarios modificar rangos:

Esta opción, permite a cada usuario, modificar una serie de rangos o
elementos, en los que el autor les haya dado permiso, puede modificar
partes de la hoja o del libro, más no todo el contenido del mismo, a menos
que, el autor le haya permitido modificarlo todo. Es importante saber que,
para activar esta opción, hay que ir a la parte de “Proteger Hoja”, para
activar esta función.

Control de Cambios:
Esta herramienta, te permite supervisar, revisar, observar los cambios
realizados en el libro u hoja de Excel, te da la opción para resaltar todos
los cambios y así observarlos y ubicarlos de manera rápida.

También puedes “Aceptar o rechazar cambios”, es la función que

permite que los cambios realizados anteriormente, se queden fijos o, si los
rechazas, el documento vuelve a su punto de partida original, como si no
se fuera realizado ningún cambio.

VISTA
La pestaña Vista, nos permite como su nombre indica, ver de una manera
“mejor” o más cómoda nuesta hoja de trabajo.
Empezaremos con “Vistas de Libro”. Acá nos ofrecen cuatro formatos de
hoja para ver dentro de nuestro libro, estos formatos, no alterarán el
contenido de la misma, sino que, será más cómodos visualmente para
quién esté trabajando.
Normal:
Esta es la opción que viene predeterminada, veremos nuestra hoja de
Excel tal cual como es, como viene al abrir el Excel.

Ver Saltos de Página (Ver salt. Pág):

Esta opción (en mi opinión personal) es muy agradable y de gran ayuda,
ya que nos muestra cuando inicia una hoja y cuando termina, al decir esto,
me refiero al momento de imprimir, podremos saber qué irá en cada hoja.
Se verán limitadas por unas líneas punteadas que son las que indican
cada hoja (en papel) que va a ocupar la información.

Diseño de Página:
Nos permite ver las páginas separadas una por una, agregar un
encabezado (nombre de la empresa, por ejemplo) o un pie de página (una
firma comercial, un mensaje reflexivo, por ejemplo).

Vistas Personalizadas:
Como su nombre indica, Excel también nos da la opción de crear nuestra
propia vista, dependiendo de nuestras necesidades. Nos aparecerá un
cuadro de diálogo así:
Damos en “Agregar” y podemos crear nuestra nueva vista personalizada.
La vista se hará de acuerdo a los dos ítems que selecciones en este nuevo
cuadro.
Podemos agregar más de un tipo de vista personalizada, todas las que
necesites.
Mostrar:
Esta pequeña opción no merece mucha explicación, ya que los nombres
hablan por sí solos, todas vienen “activadas” porque es como Excel
considera que es más cómodo trabajar.

Líneas de Cuadrícula:
Son todas esas líneas que se encuentran en la hoja de cálculo, las que
van de forma horizontal y vertical, que al interceptarse, crean una celda,
esto no quiere decir que, si desactivas “Líneas de Cuadrícula” las celdas
dejarán de existir, no, sino que simplemente no serán visibles. Un ejemplo
de esta opción desactivada:
Barra de Fórmulas:
Elimina la barra que se encuentra arriba, entre las letras que nos indican
las columnas y las pestañas.
Encabezados:
Elimina los encabezados de la hoja, los números (1,2,3,4…..N) y las letras
(A,B,C….N) han desaparecido, siguen estando allí pero, no son visibles.
Zoom:
Su nombre habla por sí sola, nos permite hacer un acercamiento o
alejarnos de la hoja de trabajo.
Zoom:
Nos aparecerá una ventana de diálogo, donde nos indica que ampliación
deseaamos aplicar, cabe destacar que, el Zoom Máximo es de 400% y
el Mínimo es de 10%
100%:
Este pequeño “botón” nos lleva al 100% predeterminadamente.

Ampliar Selección:
Nos amplía solamente el rango de celdas seleccionado, esta ampliación
dependerá de cuántas celdas has incluído dentro del rango.

Barra de Zoom Manual:

Esta pequeña barrita, está ubicada en la esquina inferior derecha del

Excel, nos permite hacer el Zoom de manera manual.

Ventana:
Esta herramienta nos permite abrir, modificar, borrar, crear, inmovilizar y
organizar nuevas ventanas, entiendase ventanas, como nuevas hojas de
cálculo, sin cerrar la anterior.
Nueva Ventana:
Es la herramienta que nos abrirá un nuevo libro de Excel, manteniendo el
anterior, el número encerrado en el recuadro azul, indica el número de la
ventana del libro.

Organizar Todo:
Nos permite ordenar las ventanas, al darle click aquí, nos saldrán varias
opciones de como deseamos ordenar las ventanas.

Escogí (de manera aleatoria), organizarlas de forma vertical, acá podemos

observar las dos ventanas, una al lado de la otra. Esto es con la finalidad
de observar las dos situaciones y poder hacer comparaciones.

Inmovilizar:
Como su nombre indica, evita que una parte de la hoja de cálculo no se
mueva, siempre esté allí, vamos a mostrar a través de las imágenes,
cuales son las opciones de inmovilización que nos dan.
Inmovilizar paneles:

Para “bloquear” o Inmovilizar paneles, lo primero que debemos hacer es

seleccionar un rango deseado.
Como se puede observar, en ésta imagen, las filas saltan desde la Nº12
hasta la Nº49, eso es debido a que los paneles inmovilizados, son los del
rango del 1 al 12.

Para desbloquear o movilizar los paneles, vamos a la opción de “Movilizar

Paneles” que se habilita únicamente, cuando hay algún panel inmovilizado.

Inmovilizar Fila Superior:

Esta opción SOLAMENTE inmoviliza la fila Nº1. Para poder movilizarla,
simplemente vamos a la misma opción anterior “Movilizar Paneles”
Inmovilizar primera Columna:
Como su nombre indica, inmoviliza toda la Columna “A”. Para movilizarla,
vamos a la opción anterior de “Movilizar Paneles”.

Dividir, Ocultar y Mostar:

Dividir:
Divide nuestra hoja de cálculo en cuatro fragmentos o fracciones, para
trabajar y observar cambios que vayamos realizando.
Ocultar:
Oculta todos nuestros libros de trabajo.
Mostrar:
Nos da la opcion de mostrar el libro de trabajo que deseemos, ésta opción
sólo se habilita luego de haber ocultado algún libro.

Ver en Paralelo, Desplazamiento Sincrónico y Restablecer Posición de

la Ventana:

Ver en paralelo:Te deja ver las dos ventanas al mismo tiempo, y los
cambios que realices en una de las ventanas, se harán automáticamente
en la otra.

Desplazamiento Sincrónico: Esta opción se puede activar/desactivar, si

está activada, significa que cuando te muevas en una de las ventanas,
subiendo o bajando a través de las filas, se moverá automáticamente la
otra ventana, también si te mueves de izquierda a derecha a través de las
columnas, ocurrirá lo mismo, se moverán al mismo tiempo.

Restablecer posición de la ventana: Si haces más pequeña o grande

cualquiera de las ventanas, puedes utilizar esta opción para volverla al
tamaño predeterminado, éste tamaño será en propoción al tamaño de tu
monitor y de cuántas ventanas hay abiertas, para dejarlas todas del mismo
tamaño.

Cambiar Ventanas:
Esta opción se habilita cuando tienes varias ventanas creadas, esto opción
nos muestra un pequeño menú de todas nuestras ventanas, de manera
resumida, sin necesidad de tener que buscarlas poco a poco en la barra de
tareas.
Macros:

Una herramienta MUY importante, más adelante la utilizaremos y

aprenderemos a manejarla con ejercicios, mientras tanto, basta con saber
que es una herramienta que te permite “grabar” procedimientos,
supongamos que mensualmente te ves en la obligación de realizar una
tabla con un salario cambiante de trabajadores, pero, que éstos tienen
unas bonificaciones constantes, utilizando macros, sólo tendrás que hacer
la tabla con los cálculos una sola vez, luego, gracias a la macros, las
demás tablas se realizarán de manera prácticamente automática.
La barra de herramientas de Excel es el
lugar en el que se concentran todos los
iconos más importantes de la
herramienta. Se encuentra en la parte
superior del programa y desde aquí se
pueden seleccionar diversas tareas
como por ejemplo la edición de un
archivo, el cálculo o los gráficos que se
deseen insertar entre otras muchas
funciones. A continuación
comprobamos sus funciones
principales y para qué sirven cada uno
de los elementos.