MANUEL DE TABLA DINÁMICA Y MACROS EN EXCEL

Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo

Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos
que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.

Crear una tabla dinámica

1. Seleccione las celdas a partir de las que quiera crear una tabla dinámica.

Nota: Los datos no deben tener filas o columnas vacías. Debe tener un encabezado de
solo una fila.

2. Seleccione Insertar > Tabla dinámica.

3. En Seleccione los datos que desea analizar, haga clic en Seleccionar una tabla o
rango.
4. En Tabla o rango, compruebe el rango de celdas.

5. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione Nueva hoja
de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u Hoja de
cálculo existente y, después, seleccione la ubicación en la que quiera que aparezca la
tabla dinámica.

6. Seleccione Aceptar.

Crear una tabla dinámica

1. Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la casilla del nombre del campo en el
panel Campos de tabla dinámica.

Nota: Los campos seleccionados se agregan a sus áreas predeterminadas: los campos no
numéricos se agregan a Filas, las jerarquías de fecha y hora se agregan a Columnas y
los campos numéricos se agregan a Valores.
2. Para mover un campo de un área a otra, arrastre el campo al área de destino.

El propósito de la tabla dinámica es ordenar mejor los datos que hemos añadido a una
hoja de cálculo, además de poder filtrar grandes cantidades de
información ocultando temporalmente aquello que no necesitamos ver en ese
momento.
De ahí que, para crear una tabla dinámica, partimos de datos previos a partir de los que
se crearán campos de tabla dinámica que se pueden activar o desactivar.
Como decía más arriba, una vez hemos seleccionado las celdas o la tabla a usar,
creamos la tabla desde Insertar > Tabla dinámica. Más adelante podremos
elegir Tablas dinámicas recomendadas para ver una selección de tablas que encajen
con los datos que facilitamos.
En el menú que veremos a continuación, el campo Seleccione una tabla o rango se
rellenará automáticamente con las celdas o columnas que hemos seleccionado
previamente, si bien podemos hacer una nueva selección.
Para mantener la tabla previa, elegimos la opción Nueva hoja de cálculo.

Obtendremos una tabla en blanco y, a mano derecha, un panel para configurar la tabla
dinámica añadiendo los campos que nos interesa manejar.
En función de los campos que activemos, los datos se relacionarán entre sí obteniendo
combinaciones más prácticas para procesar mejor esa información.
Además, la tabla va cambiando automáticamente, algo que con una tabla corriente
deberíamos hacer manualmente.
Por otro lado, la tabla dinámica está asociada a la original, de manera que, si cambiamos
o añadimos datos, podemos actualizar nuestra tabla dinámica para que incorpore esos
cambios.
Para ello, seleccionando cualquier celda, vamos a Analizar > Actualizar y se
incorporarán los datos nuevos de la tabla original.
Personalizar la tabla dinámica

Otras cosas que podemos hacer son, además de activar y desactivar

campos, configurarlos como fila o columna manualmente. Y en el caso de datos
numéricos, arrastrándolos a Valores obtendremos operaciones habituales como sumar
todos los datos de una lista.
Jugando con estos elementos, de una única tabla obtendremos distintas
combinaciones según qué respuesta queremos satisfacer con la información que vemos
en pantalla.

Al terminar, podemos ocultar el panel derecho pulsando la X correspondiente y

recuperarlo cuando lo necesitemos desde Mostrar > Lista de campos.
Por lo demás, es posible cambiar el formato o diseño de las celdas y de los datos como
en una tabla cualquiera.
Por ejemplo, desde el menú contextual (clic con el botón derecho del ratón)
encontraremos Configuración de campo de valor… para adaptar los números a un
formato adecuado u Opciones de tabla dinámica… para alterar el aspecto de toda la
tabla.
Agrupar datos

Es posible que tengamos demasiados campos y que, algunos de ellos, sean más útiles
combinados. De ahí que las tablas dinámicas nos permitan agrupar datos.

Haciendo clic derecho en una celda de la columna a agrupar, veremos las dos
opciones: Agrupar… y Desagrupar…. Obviamente, no podemos agrupar según qué
datos, ya que deben ser equivalentes, como, por ejemplo, los relacionados con periodos
de tiempo.

En caso de no quedar satisfechos, siempre podemos acudir a Desagrupar… y obtener

el resultado opuesto según la configuración que le demos.

Segmentar datos

Si manejamos una gran cantidad de datos en nuestra tabla dinámica, nos será más útil
filtrar esa información mediante segmentaciones.

Desde Analizar > Insertar una segmentación de datos seleccionamos los campos
donde necesitamos esas segmentaciones o filtros para manejar mejor muchos datos.

Las segmentaciones se mostrarán en forma de cuadros flotantes mostrando los

elementos asociados a los filtros y podemos colocarnos donde queramos.
Con las segmentaciones podremos ocultar toda la información de que disponemos
salvo aquella relacionada con el elemento que marquemos, pudiendo realizar dos o más
selecciones al pulsar el botón Selección múltiple. También es posible desactivar el
filtro pulsando en el botón Borrar filtro del cuadro flotante.
Si queremos prescindir de esos filtros, haciendo clic derecho veremos la
opción Quitar y el nombre del filtro.

Gráficos dinámicos

Aunque las tablas dinámicas ayudan mucho a comprender y analizar datos, no puede
faltar la opción de crear gráficos para mostrar visualmente esos datos.
En el caso de las tablas dinámicas es posible crear gráficos dinámicos desde Analizar >
Gráfico dinámico. Se nos mostrarán todos los tipos de gráficos
disponibles organizados por categoría, como columna, radial, circular, barra, etc.

Los gráficos dinámicos se configuran igual que las tablas, desde el panel lateral derecho
que, si está oculto, podemos recuperar desde Mostrar > Lista de campos.
Cambiando valores, filas y columnas alteraremos los elementos que representa el
gráfico.

Hoja de cálculo con controles de formulario

Para aumentar la flexibilidad, puede agregar controles y otros objetos de dibujo al lienzo
de dibujo de una hoja de cálculo, y combinarlos y coordinarlos con las celdas de la hoja
de cálculo. Por ejemplo, puede usar un control de cuadro de lista para facilitar la
selección por parte del usuario de un elemento de una lista, o usar un control de número
para facilitar la escritura de un número por parte de un usuario.
Dado que los controles y objetos se almacenan en el lienzo de dibujo, puede mostrarlos
o verlos a lo largo de texto asociado que es independiente de los límites de fila y
columna sin cambiar el diseño de una cuadrícula o tabla de datos en la hoja de cálculo.
La mayor parte del tiempo, muchos de estos controles también pueden vincularse con
celdas de la hoja de cálculo y no requieren código de VBA para hacer que funcionen.
Puede establecer propiedades que determinan si un control flota libremente o se mueve
y cambia de tamaño junto con una celda. Por ejemplo, probablemente tenga una casilla
que desee mover junto con su celda subyacente cuando se ordene el intervalo. No
obstante, si tiene un cuadro de lista que desee mantener en una ubicación específica en
todo momento, probablemente no desee que se mueva con dicha celda.

Excel tiene dos tipos de controles: de formulario y ActiveX. Además de estos conjuntos
de controles, también puede agregar objetos desde las Herramientas de dibujo, como
Autoformas, WordArt, elementos gráficos SmartArt y cuadros de texto.

Las siguientes secciones describen estos objetos de dibujo y controles, y explican en

más detalle cómo trabajar con estos controles y objetos.

Controles de formulario

Los controles de formulario son controles originales que son compatibles con versiones
anteriores de Excel, a partir de la versión 5.0. Los controles de formulario también están
diseñados para usarse en hojas de macros XML.

Los controles de formulario se usan cuando se desea hacer referencia e interactuar

fácilmente con datos de celda sin usar código de VBA y cuando se quieren agregar
controles a hojas de gráfico. Por ejemplo, después de agregar un control de cuadro de
lista a una hoja de cálculo y vincularlo con una celda, puede devolver un valor numérico
para la posición actual del elemento seleccionado en el control. Después, puede usar
dicho valor numérico junto con la función INDICE para seleccionar elementos
diferentes de la lista.

También puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una
macro existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un
usuario del formulario hace clic en el control, este ejecuta la macro.

No obstante, estos controles no se pueden agregar a formularios del usuario, usarse para
controlar eventos, ni modificarse para que ejecuten scripts web en páginas web.

Resumen de controles de formulario

Nombre
del Ejemplo Descripción
botón
Identifica el propósito de
una celda o un cuadro de
texto, o muestra texto
Etiqueta
descriptivo (como títulos,
leyendas, imágenes) o
breves instrucciones.
Nombre
del Ejemplo Descripción
botón
Agrupa controles
relacionados en una
unidad visual en un
rectángulo con una
Cuadro de etiqueta opcional.
grupo Generalmente, se agrupan
botones de opción,
casillas de verificación o
contenido estrechamente
relacionado.
Ejecuta una macro que
realiza una acción cuando
un usuario hace clic en él.
Botón
Los botones también se
conocen como botones de
comando.
Activa o desactiva un
valor que representa una
selección inequívoca
entre opuestos. Puede
seleccionar más de una
casilla en una hoja de
cálculo o en un cuadro de
Casilla grupo. Una casilla puede
tener uno de tres estados:
activada, desactivada y
mixta, lo que significa
una combinación de los
estados activada y
desactivada (como en una
selección múltiple).
Permite una única
elección dentro de un
conjunto limitado de
opciones que se excluyen
mutuamente; un botón de
opción generalmente está
contenido en un cuadro
Botón de
de grupo o un marco. Un
opción
botón de opción puede
tener uno de tres estados:
activado, desactivado y
mixto, lo que significa
una combinación de los
estados activado y
desactivado (como en una
Nombre
del Ejemplo Descripción
botón
selección múltiple). Los
botones de opción
también se conocen como
botones de radio.
Muestra una lista de uno
o más elementos de texto
de entre los cuales puede
elegir el usuario. Use un
cuadro de lista para
mostrar grandes
cantidades de opciones
que varían en número o
contenido. Existen tres
tipos de cuadros de lista:

• Un cuadro de lista
de selección única
permite solamente
una elección. En
este caso, un
cuadro de lista se
asemeja a un
grupo de botones
de opción, a
excepción de que
Cuadro de lista
un cuadro de lista
puede controlar
un gran número
de elementos de
manera más
eficiente.
• Un cuadro de lista
de selección
múltiple permite
una elección o
elecciones
contiguas
(adyacentes).
• Un cuadro de lista
de selección
extendida permite
una elección,
elecciones y no
contiguas, o
inconexas.
Nombre
del Ejemplo Descripción
botón
Combina un cuadro de
texto con un cuadro de
lista para crear un cuadro
de lista desplegable. Un
cuadro combinado es más
compacto que un cuadro
de lista pero requiere que
el usuario haga clic en la
flecha abajo para mostrar
una lista de elementos.
Cuadro
Use un cuadro
combinado
combinado para permitir
que un usuario escriba
una entrada o elija
solamente un elemento de
la lista. El control
muestra el valor actual en
el cuadro de texto, sin
importar el modo en que
dicho valor se haya
proporcionado.
Se desplaza por un
intervalo de valores
cuando el usuario hace
clic en las flechas de
desplazamiento o arrastra
el cuadro de
desplazamiento. Además,
se puede mover por una
página (en un intervalo
preestablecido) de
Barra de
valores haciendo clic en
desplazamiento
el área entre el cuadro de
desplazamiento y
cualquiera de las flechas
de desplazamiento.
Generalmente, el usuario
también puede escribir un
valor de texto
directamente en un
cuadro de texto o una
celda asociados.
Nombre
del Ejemplo Descripción
botón
Aumenta o disminuye un
valor, como un
incremento numérico,
una hora o una fecha.
Para incrementar el valor,
es necesario hacer clic en
la flecha arriba; para
Control de
disminuirlo, se debe
número
hacer clic en la flecha
abajo. Generalmente, el
usuario también puede
escribir un valor de texto
directamente en un
cuadro de texto o una
celda asociados.

La función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como

VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula
=SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos") devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10
y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10.

Sintaxis
SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])

La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos:

✓ Prueba_lógica Obligatorio. Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse

como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica;
si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como
VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento
puede utilizar cualquier operador de comparación.

✓ Valor_si_verdadero Opcional. El valor que desea que se devuelva si el

argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO. Por ejemplo, si el
valor de este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el
argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI
muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica se
 evalúa como VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero se omite (es
decir, después de prueba_lógica solamente hay un punto y coma), la función SI
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico
VERDADERO para el argumento valor_si_verdadero.

✓ Valor_si_falso Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento

prueba_lógica se evalúa como FALSO. Por ejemplo, si el valor de este
argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI devuelve el texto
"Presupuesto excedido". Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y el
argumento valor_si_falso se omite (es decir, después del argumento
valor_si_verdadero no hay un punto y coma), la función SI devuelve el valor
lógico FALSO. Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y se omite el valor
del argumento valor_si_falso (es decir, en la función SI no hay un punto y coma
después del argumento valor_si_verdadero), la función SI devuelve el valor 0
(cero).

Observación

✓ Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y

valor_si_falso para crear pruebas más complicadas (vea el ejemplo 3 para ver
una muestra de funciones SI anidadas). Como alternativa, para comprobar
muchas condiciones, plantéese usar las funciones BUSCAR, BUSCARV,
BUSCARH o ELEGIR (vea el ejemplo 4 para obtener una muestra de la
función BUSCAR).

✓ Si cualquiera de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de

la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

✓ Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los
datos en función de una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces
que una cadena de texto o un número aparecen dentro de un rango de celdas,
utilice las funciones de hoja de cálculo CONTAR.SI o
CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basándose en una cadena de
texto o un número de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI o
SUMAR.SI.CONJUNTO.
EJEMPLO 1

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

¿Cómo copio un ejemplo?

1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

IMPORTANTE No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

2. Presione CTRL+C.
3. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
IMPORTANTE Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la
celda A1 de la hoja de cálculo.
5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los
resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de
fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

A B C

1 Datos

2 50 23

3 Fórmula Descripción Resultado

=SI(A2<=100;"Dentro de Si el número en la celda A2 es Dentro de

presupuesto";"Presupuest igual o menor que 100, la fórmula presupuest
o excedido") devuelve "Dentro de presupuesto". o
4 De lo contrario, la función
devuelve "Presupuesto excedido".

=SI(A2=100;A2+B2;"") Si el número en la celda A2 es Texto

igual a 100, se calcula y devuelve vacío ("")
5 la suma A2 + B2. En caso
contrario, se devuelve texto vacío
("").
EJEMPLO 2

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

¿Cómo copio un ejemplo?

1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

IMPORTANTE No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

2. Presione CTRL+C.
3. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
IMPORTANTE Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la
celda A1 de la hoja de cálculo.
5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los
resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de
fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

A B C

1 Gastos reales Gastos previstos

2 1500 900

3 500 900

4 500 925

5 Fórmula Descripción Resultado

=SI(A2>B2;"Presupuesto Comprueba si los gastos en la Presupuesto

6 excedido";"Aceptar") fila 2 sobrepasan el excedido
presupuesto.

7 =SI(A3>B3;"Presupuesto Comprueba si los gastos en la Aceptar

excedido";"Aceptar") fila 3 sobrepasan el
presupuesto.
EJEMPLO 3

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

¿Cómo copio un ejemplo?

1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

IMPORTANTE No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

2. Presione CTRL+C.

3. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.

4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

IMPORTANTE Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la

celda A1 de la hoja de cálculo.

5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los

resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de

fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

 A B C

1 Puntuación

2 45

3 90

4 78

5 Fórmula Descripción Result

ado

6 =SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;" Asigna una letra a F

C";SI(A2>59;"D";"F")))) la puntuación
contenida en la
7 celda A2.

=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;" Asigna una letra a A

8 C";SI(A3>59;"D";"F")))) la puntuación
contenida en la
celda A3.

=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;" Asigna una letra a C

C";SI(A4>59;"D";"F")))) la puntuación
contenida en la
celda A4.

En el ejemplo anterior se muestra cómo se pueden anidar instrucciones SI. En cada

fórmula, la cuarta instrucción SI también es el argumento valor_si_falso de la tercera
instrucción SI. Asimismo, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la
segunda instrucción SI y la segunda instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la
primera instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica
(Promedio>89) se evalúa como VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer
argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI,
y así sucesivamente. Puede usar también otras funciones como argumentos.
Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.

Si la La función
puntuación es devuelve

Mayor que 89 A

De 80 a 89 B

De 70 a 79 C

De 60 a 69 D

Menor que 60 F

Función BUSCAR
Use BUSCARV, una de las funciones de búsqueda y referencia, cuando necesite
encontrar elementos en una tabla o en un rango por filas. Por ejemplo, busque los
apellidos de un empleado por su número de empleado, o encuentre su número de teléfono
mediante la búsqueda de sus apellidos (como en un listín telefónico).
El secreto de BUSCARV es organizar los datos de manera que el valor que busque
(apellidos del empleado) esté a la izquierda del valor devuelto que desea buscar (número
de teléfono del empleado).
Sintaxis
BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])
Por ejemplo:
• =BUSCARV(105,A2:C7,2,VERDADERO)

• =BUSCARV("López",B2:E7,2,FALSO)

Nombre del
Descripción
argumento
El valor que desea buscar. El valor que se desea buscar debe estar en la primera
columna del rango de celdas que especifique en matriz_buscar_en.
valor_buscado
(requerido) Por ejemplo, si matriz_buscar_en toma las celdas B2:D7, valor_buscado debe estar
en la columna B. Consulte el siguiente gráfico. valor_buscado puede ser un valor
o una referencia a una celda.
El rango de celdas en las que BUSCARV buscará valor_buscado y el valor
matriz_tabla devuelto.
(obligatorio)
La primera columna en el rango de celdas debe contener valor_buscado (por
ejemplo, Apellidos en el siguiente gráfico). El rango de celdas también debe incluir
 el valor devuelto que desea encontrar (por ejemplo, Nombre en el siguiente
gráfico).
Obtenga información sobre cómo seleccionar rangos en una hoja.
indicador_colu
El número de columna (a partir de 1 para la columna situada más a la izquierda de
mnas
matriz_tabla) que contiene el valor devuelto.
(requerido)
Un valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta
o aproximada:

ordenado • VERDADERO da por sentado que la primera columna está ordenada, ya

(opcional) sea alfabéticamente o numéricamente, y busca el valor más próximo. Este
es el método predeterminado si no especifica uno.

• FALSO busca el valor exacto en la primera columna.

Validación de Datos

¿Qué es la validación de datos?

✓ La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones
respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de
datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si
lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y
advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para
indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para
ayudar a los usuarios a corregir los errores.
✓ Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir
únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la
celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

✓ Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la

celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de
error específico.
✓ En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para
calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en
otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la
celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y
bonificaciones.

✓ Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7

también aumentaría o se reduciría automáticamente.
✓ Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo
Herramientas de datos.

✓ La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

¿Cuándo es útil la validación de datos?
✓ La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros
miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos
y coherentes.
✓ Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:
✓ Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede
limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y
TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas
que se encuentren en otra parte del libro.

✓ Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por

ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número
de hijos en una celda específica.
✓ Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo
específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha
actual y los 3 días siguientes.
✓ Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por
ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora
en que abre el restaurante y cinco horas después.
✓ Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto
permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer
la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de
un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.
✓ Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la
validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y
bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los
usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje
de validación.
✓ Principio de página
✓ Mensajes de validación de datos
✓ Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo
se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de
entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse
para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe especificarse
en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover
este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.
✓ También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el
usuario escriba datos no válidos.

✓ Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icon
Tipo Se usa para
o

Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje
Detener
de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no
Adverten les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los
cia usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.

Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no
Informaci les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible.
ón Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer
clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

✓ Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no
hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.
Ejecutar una macro de Excel
Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la
declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en
inglés de este artículo aquí.

Excel ofrece varias maneras de ejecutar una macro. Una macro es una acción o un
conjunto de acciones que permiten automatizar tareas. Para ejecutar una macro, puede
hacer lo siguiente:

• Vaya a la pestaña Programador y, en el grupo Código, haga clic en Macros

• Presione Ctrl más una tecla de método abreviado, según la configuración de
ejecución de la macro.
• Haga clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido o en un
grupo personalizado de la cinta.
• Haga clic en un área de un objeto, gráfico o control.
• Ejecute automáticamente una macro cuando se abre un libro.

¿Qué desea hacer?

Ejecutar una macro de Excel

Ejecutar una macro de Excel presionando Ctrl más una tecla de método
abreviado

Ejecutar una macro de Excel mediante un botón de la barra de herramientas de

acceso rápido

Ejecutar una macro de Excel mediante un botón de un grupo personalizado de la

cinta de opciones

Ejecutar una macro de Excel, haga clic en un área de un objeto gráfico

Configurar una macro para que se ejecute al abrir un libro de Excel

Ejecutar una macro de Excel

Antes de ejecutar macros

Es posible que deba modificar algunas opciones de configuración de Excel para poder
ejecutar macros:

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

a. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga
clic en la categoría Personalizar cinta de opciones.
b. En la lista Pestañas principales, active la casilla Programador y haga
clic en Aceptar.
2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas
temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:
 a. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en
Seguridad de macros.

b. En la categoría Configuración de macros, en Configuración de

macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado;
puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente

peligroso, vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan
todas las macros cuando termine de trabajar con macros.

Ejecutar la macro

1. Abra el libro que contiene la macro.

2. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.

4. Siga uno de estos procedimientos:

o Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.
Sugerencia también puede presionar Ctrl + F8 para ejecutar la macro.
Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando Esc.
o Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones (VBA), haga clic en Editar y, en el menú Ejecutar, haga
clic en Ejecutar Sub/UserFormo presione F5.

Parte superior de la página

Ejecutar una macro de Excel presionando Ctrl más una tecla de método abreviado

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

a. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y después haga clic en
la categoría Personalizar cinta de opciones.
b. En la lista Pestañas principales, seleccione la casilla Programador y
después haga clic en Aceptar.
2. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro a la que desea asignar
una combinación de teclas con Ctrl.
 4. Haga clic en Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de la macro.
5. En el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra minúscula o
mayúscula que desee usar con la tecla Ctrl.

Nota La tecla de método abreviado invalidará cualquier tecla de método

abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que
contiene la macro.

6. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.

7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y, a continuación, en Cancelar
para cerrar el cuadro de diálogo Macro.

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Ejecutar una macro de Excel mediante un botón de la barra de herramientas de

acceso rápido

Para ejecutar una macro desde un botón de la barra de herramientas de acceso rápido,
primero debe agregar el botón a la barra de herramientas. Para ello:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones y haga clic en Barra de

herramientas de acceso rápido.
2. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros.
3. En la lista, haga clic en la macro que creó y, a continuación, en Agregar.
4. Para cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro en el cuadro
al que la agregó y haga clic en Modificar.
5. En Símbolo, haga clic en la imagen de botón que desea.
6. Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el
botón, escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar.
7. Haga clic en Aceptar para agregar el botón de la macro a la barra de
herramientas de acceso rápido.
8. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón de la
macro que acaba de agregar.

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Ejecutar una macro de Excel mediante un botón de un grupo personalizado de la

cinta de opciones

Si aprovecha la capacidad de personalización de la cinta de opciones, puede crear un

grupo personalizado que aparezca en una pestaña de la cinta de opciones y, a
continuación, asignar una macro a un botón de ese grupo. Por ejemplo, puede agregar
un grupo personalizado denominado "Mis macros" a la pestaña Programador, y
agregar una macro al nuevo grupo que aparece como un botón.

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Ejecutar una macro de Excel, haga clic en un área de un objeto gráfico

Puede crear una zona activa en un gráfico donde los usuarios pueden hacer clic para
ejecutar una macro.

1. En la hoja de cálculo, inserte un objeto gráfico, como una imagen, una imagen
prediseñada, una forma o un gráfico SmartArt.
2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la pestaña Insertar, en el
grupo Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea usar y,
a continuación, dibuje dicha forma en el objeto existente.

3. Haga clic con el botón secundario en la zona activa que ha creado y, a

continuación, elija Asignar macro.
4. Seleccione la macro que desee usar y haga clic en Aceptar.
5. Vuelva a hacer clic con el botón secundario en la forma y haga clic en Formato
de forma.

Aparece el panel de tareas Formato de forma.

6. En Relleno, haga clic en Sin relleno y en Línea, seleccione Sin línea.

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Configurar una macro para que se ejecute al abrir un libro de Excel

Si graba una macro y la guarda con el nombre "Auto_abrir", la macro se ejecutará cada
vez que se abra el libro que contiene la macro. Otra forma de ejecutar automáticamente
una macro al abrir un libro es escribir un procedimiento de VBA en el evento Open del
libro usando el Editor de Visual Basic. El evento Open es un evento de libro integrado
que ejecuta su código de macro cada vez que se abre el libro.

Crear una macro Auto_abrir

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

a. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Opciones.
b. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Pestañas principales,
active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2. Si recibe un mensaje de advertencia sobre macros, necesitará establecer el nivel
de seguridad temporalmente para habilitar todas las macros.
 a. En la ficha Programador, en el grupo código, haga clic en seguridad
de macros.

b. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de

macros, haga clic en Habilitar todas las macros (puede ejecutarse
código posiblemente peligroso y no se recomienda) y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
Note Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente
peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones
que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con macros.
3. Si desea guardar la macro con un libro determinado, abra primero ese libro.
4. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.
5. En el cuadro Nombre de macro, escriba Abrir_automáticamente.
6. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la
macro.
Sugerencia si desea que una macro esté disponible siempre que utilice Excel,
seleccione Libro de macros Personal. Al seleccionar esta opción, Excel crea un
libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si aún no existe y guarda la
macro allí.

En Windows 7, Personal.xlsb se guarda en C:\Users\nombre de

usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLStart. En Windows Vista, este libro se
guarda en la carpeta de name\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart C:\Users\user. Si
no lo encuentra allí, se puede que haya guardado en la subcarpeta móviles en lugar de
Local. Libros en la carpeta XLStart se abren automáticamente cada vez que inicie
Excel.

Si desea que se inicie automáticamente una macro del libro de macros personal en otro
libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros
se abran cuando se inicie Excel.

1. Haga clic en Aceptar y realice las acciones que desea grabar.

2. Una vez que haya grabado todas las acciones, en la ficha Programador, en el
grupo código, haga clic en Detener grabación .
Sugerencia también puede hacer clic en Detener grabación en el lado
izquierdo de la barra de estado.
Notas

• Si en el paso 6 eligió guardar la macro en Este libro o en Libro nuevo, guarde o

mueva el libro a la carpeta XLStart del PC.
• La grabación de una macro Auto_abrir tiene las limitaciones siguientes:
Si el libro en donde se guarda la macro Auto_abrir ya contiene un
procedimiento de VBA en su evento Open, el procedimiento de VBA
del evento Open invalidará todas las acciones contenidas en la macro
Auto_abrir.
Las macros Auto_abrir se omiten cuando se abren libros mediante
programación utilizando el método Open.
Una macro Auto_abrir se ejecuta antes de que se abra cualquier otro
libro. Por lo tanto, si graba acciones que desea que realice Excel en el
libro predeterminado Libro1 o en un libro cargado desde la carpeta
XLStart, la macro Auto_abrir producirá un error cuando reinicie Excel
porque la macro se ejecuta antes de abrir los libros de inicio y el
predeterminado.

Si encuentra estas limitaciones, en lugar de grabar una macro Auto_abrir,

debe crear un procedimiento de VBA para el evento Open como se
describe en la siguiente sección de este artículo.
• Si desea iniciar Excel sin ejecutar una macro Auto_abrir, mantenga presionada
la tecla Mayús al abrir el programa.

Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro

El ejemplo siguiente utiliza el evento Open para ejecutar una macro al abrir el libro.

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

a. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Opciones.
b. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Pestañas principales,
active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2. Si recibe un mensaje de advertencia sobre macros, necesitará establecer el nivel
de seguridad temporalmente para habilitar todas las macros.
a. En la ficha Programador, en el grupo código, haga clic en seguridad
de macros.

.
b. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de
macros, haga clic en Habilitar todas las macros (puede ejecutarse
código posiblemente peligroso y no se recomienda) y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
Note Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente
peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones
que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con macros.
3. Guarde y cierre todos los libros abiertos.
4. Abra el libro donde desea agregar la macro o cree un nuevo libro.
5. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic.
6. En la ventana Explorador de proyectos, haga clic en el objeto ThisWorkbook y,
a continuación, haga clic en Ver código.

Sugerencia si la ventana Explorador de proyectos no está visible, en el menú

Ver, haga clic en Explorador de proyectos.
7. En la lista de objeto encima de la ventana de código (la palabra General ),
seleccione libro. Esto crea automáticamente un procedimiento vacío para el
evento Open , como esta:

Workbook_Open (Private Sub)

End Sub
8. Agregue las líneas de código siguientes al procedimiento:

Workbook_Open (Private Sub)

fecha CuadroMsj
Worksheets("Sheet1"). Range("a1"). Valor = fecha

End Sub
9. Cambie a Excel y guarde el libro como libro habilitado para macros (.xlsm).
10. Cierre y vuelva a abrir el libro. Al abrir de nuevo el libro, Excel ejecuta el
procedimiento Private Sub Workbook_Open, que muestra la fecha actual en un
cuadro de mensaje.
11. En el cuadro de mensaje, haga clic en Aceptar.

Observe que la celda A1 de la Hoja1 también contiene la fecha, como resultado

de ejecutar el procedimiento Private Sub Workbook_Open.