PER-440-18-003

PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE HOMOLOGACIÓN DE SHOUGANG HIERRO PERU

CATEGORÍA “D”- Proveedores de Suministros (No ingresa a unidad minera)

La homologación tiene como objetivo evaluar y calificar las actividades, capacidades y recursos de su empresa
de acuerdo con los requisitos establecidos por SHOUGANG HIERRO PERU a fin de determinar su idoneidad
para abastecer bienes y/o servicios de Calidad.

El proceso le ofrecerá beneficios, tales como:

• Otorga confianza a sus clientes al demostrar capacidad para cumplir con el suministro de bienes o
servicios de calidad.
• Convertirse en proveedor preferente y aliado de la compañía.
• Permite conocer mejor sus fortalezas y debilidades para generar programas de mejora.
• Marcar la diferencia frente a proveedores que no cuenten con la homologación.

Importante:

Tener en cuenta que una vez realizado el pago usted está aceptando iniciar con el servicio de homologación y
cumplir con las condiciones establecidas por Bureau Veritas. Cualquier desistimiento posterior será bajo su
responsabilidad sin derecho a solicitar devolución alguna. Por tal motivo se solicita la lectura de este
procedimiento en cada una de sus etapas para que pueda conocer de las condiciones, plazos y
penalidades del servicio.

Asimismo, al iniciar el proceso, está autorizando a Bureau Veritas entregar SHOUGANG HIERRO PERÚ cuando
lo requieran, toda documentación que le fue solicitada para la auditoria.

En caso de pertenecer a un Holding, Casa Matriz, Grupo Empresarial, Consorcio, etc. recordar que todos los
sustentos deben pertenecer únicamente a la razón social que solicitará la Homologación, la misma que debe
estar constituida en Perú. No se tomará en cuenta los documentos de otras empresas pertenecientes al grupo
(casa matriz y/o sucursales)

DIAGRAMA DEL PROCESO

Duración aproximada desde que realiza el pago hasta la entrega de los resultados: 4 semanas.

A continuación, se detalla el procedimiento, costos y penalidades del servicio:

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1 REALIZAR EL PAGO

Una vez realizado el pago de S/.750.00 + IGV por la evaluación de la actividad principal (una sola actividad)
deberá enviar el comprobante de pago junto con la ficha de registro (Excel) a los siguientes correos:
jose.terrones@bureauveritas.com; lley-anderson.munoz@bureauveritas.com
bv.homologaciones@bureauveritas.com

Si desea ampliar el alcance o incluir más actividades a homologar deberá hacer un pago adicional de S/. 400 +
IGV por cada actividad que se está incluyendo.

Una vez verificado el abono, en un plazo de 48 horas se les hará llegar vía correo electrónico el usuario y
contraseña con el cual podrán ingresar al cuestionario de evaluación.

COSTO UNITARIO (*)

EN SOLES
TIPO DE SERVICIO
(Precio por la evaluación de una sola actividad o línea de
negocio)

HOMOLOGACION REMOTA S/.750.00 + IGV = S/ 885.00

IMPORTANTE:

(*) En caso el proveedor tenga más de una actividad que le brinde al cliente, puede solicitar la inclusión de una
línea adicional asumiendo un costo de S/ 400.00 + IGV por cada una, esto debido a que la segunda línea a
homologar va a requerir un tiempo adicional para su revisión y tambien puede implicar la asignación de un
cuestionario diferente.

Por ejemplo: Si además de “Comercializacion de equipos eléctricos” realiza “Mantenimiento de

instalaciones eléctricas de media y baja tensión”

CUENTAS BANCARIAS: BUREAU VERITAS DEL PERU S.A - RUC: 20101087566

BANCO DE CRÉDITO DEL PERÚ – SOLES BANCO DE LA NACIÓN – DETRACCIÓN
CTA.CTE: 193-1127179-0-45 SOLES Cta. Cte. 00-000-385611
CCI: 002-193-001127179045-10

El 88% del total debe ser abonado a la cuenta en Soles del Banco de Crédito del Perú. Luego,
El 12% restante, una vez recibida su factura electrónica, deberá abonarlo a la cuenta del Banco de la Nación
para el pago de la Detracción. (códigos: Operación 01 y 022 otros servicios empresariales)

2 ENVIO DEL CUESTIONARIO

Una vez entregado el USUARIO Y CONTRASEÑA a los correos indicados en la ficha de registro, el proveedor
tendrá un plazo máximo de 15 días calendario (incluye sábados y domingos) para completar el cuestionario
en su totalidad y cargar los documentos que se requieren por medio de nuestra plataforma de homologacion,
deberá ingresar a cada categoría que contiene su cuestionario y marcar o completar según corresponda,
asimismo deberá ADJUNTAR todos los documentos solicitados que le permita sustentar las respuestas
afirmativas que han consignado en el cuestionario.

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IMPORTANTE: En caso el proveedor NO complete el cuestionario y NO adjunte toda la información

obligatoria dentro del plazo máximo establecido se anula el proceso de homologación y con ello pierde
el 100% del pago efectuado bajo responsabilidad del proveedor, manteniendo el derecho de iniciar
nuevamente el proceso de homologación.

Consideraciones para tener en cuenta:

En caso el proveedor considere que algún documento solicitado sea no aplicable (NA), el proveedor
debe adjuntar una declaración jurada simple firmada por el representante legal, quien sustentará la no
aplicabilidad de dicho documento. La declaración jurada será evaluada por el auditor, quien decidirá si es
o no aplicable dicho documento.

Es recomendable que conforme se registre la información en el cuestionario, esto debe ser guardado
para ello seleccionar la opción “Guardar”. Al finalizar el registro de todo el cuestionario, seleccionar la
opción “Finalizar” la cual solo aparecerá en la parte inferior una vez que todas las categorías hayan sido
completadas en su totalidad

Es importante mencionar que, una vez enviada la información, el proveedor no podrá modificar dicha
información.

El registro errado de alguna de las preguntas del cuestionario no implica tener un puntaje en contra o
impida que el proveedor rectifique lo declarado en la auditoría, pues todas las preguntas del cuestionario
serán evaluadas en conjunto con el auditor el día de la auditoría.

La información consignada tendrá carácter de declaración jurada, por lo que dicha información debe ser
veraz.

3 PROGRAMACION DE LA AUDITORIA

Una vez que se verifica el cumplimiento del proveedor en la plataforma: cuestionario completo y documentos
adjuntos, BUREAU VERITAS en un plazo de 48 horas hábiles notificará la fecha de auditoria propuesta mediante
un correo electrónico. El Proveedor deberá confirmar la fecha propuesta dentro de los siguientes 2 días útiles ya
sea vía mail o vía telefónica, para ello se enviará recordatorios vía mail o se realizará contacto telefónico o vía
whatsapp buscando la respuesta del proveedor dentro del lapso de tiempo establecido, si a pesar de ello no se
recibe respuesta, el proceso se cancela bajo responsabilidad del proveedor y con ello pierde el 100% del abono
realizado.

El proveedor que cancela la fecha de auditora confirmada y aceptada y desea reprogramarla debe asumir
el pago de una penalidad que asciende al 50% del costo del servicio el cual deberá ser abonado en un
lapso de 48 horas útiles si se desea continuar con su proceso, caso contrario se cancela definitivamente.

La reprogramación se hará como máximo dentro de los 15 días calendario después de haber realizado el pago
de la penalidad y de acuerdo con nuestra disponibilidad de agenda. La nueva fecha de revisión documentaria y/o
visita técnica no podrá ser reprogramada por segunda vez.

Por lo tanto, el servicio será cancelado bajo responsabilidad del proveedor por los siguientes casos:

▪ El proveedor no confirme la fecha de revisión documentaria propuesta dentro del plazo establecido.
▪ El proveedor cancele su servicio confirmado y aceptado y no asuma el pago de la penalidad por
reprogramación.
▪ No continuar con el proceso de homologación por motivos ajenos a BUREAU VERITAS.

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Coordinaciones para la auditoria:

a. La empresa evaluada es la encargada de enviar al auditor asignado la invitación a la reunión virtual en el

día y horario programado, teniendo la potestad de elegir la plataforma que utilice con mayor frecuencia
(Teems, Google meets, Zoom, etc.). Esta invitación deberá ser enviada como mínimo 30 minutos antes
de empezar la evaluación.
b. La persona designada por el proveedor, que representara a la empresa durante la evaluacion, debe
formar parte de la organización con un mínimo de tres meses, para ello deberá presentar el T-registro
(planilla electrónica - Plame) y DNI al auditor al empezar la evaluación asimismo deberá contar con
la autoridad y conocimiento necesario para que pueda resolver alguna duda adicional durante la auditoría,
y además pueda ser un interlocutor entre el auditor y los responsables de cada proceso del proveedor.

NOTA 1: En caso la empresa subcontrate los servicios de seguridad y salud en el trabajo, este aspecto podrá ser
sustentado por la persona que brinde dicho servicio, previa acreditación de vínculo con la empresa evaluada.

NOTA 2: Si el proveedor recibe asesoría de un consultor/asesor, éste podrá estar presente como observador más
NO podrá participar ni sustentar las evidencias durante la auditoria.

NOTA 3: De tener un horario laboral diferente al que comunicamos para la evaluación debe comunicarlo
previamente.

c. Es importante que la auditoría se inicie con puntualidad (en el horario previamente establecido) y el
proveedor muestre los documentos sustentatorios de acuerdo con las preguntas del cuestionario.
d. Para iniciar la reunión de apertura, el auditor y el encargado del proceso de homologación de la empresa
evaluada deberán encender las cámaras de sus dispositivos electrónicos (laptop, celular, entre otros)
como mínimo durante la reunión de apertura y la reunión de cierre. El auditor tomara un registro
fotográfico como evidencia.
e. El orden de revisión es de acuerdo con el orden de las categorías del formulario que visualizo en
plataforma o en su formulario en Excel. (Nuestra propuesta de servicio de homologacion no incluye
la elaboración de un plan de auditoria)
f. El proveedor, de igual forma debe contar con toda la documentación relacionada al formulario de
evaluación ORDENADA Y DISPONIBLE ya sea en físico o digital, para cuando el auditor lo requiera, es
decir, cada respuesta afirmativa que se dio en el formulario de evaluación debe tener la evidencia que la
respalde. Recuerde que la documentación enviada debe sustentar todos los alcances que se están
evaluando. Asimismo, si no envió (adjunto) alguno de los documentos requeridos, durante la evaluacion
tiene como última oportunidad poder presentarlos al requerimiento del auditor. Lo mismo aplica para los
documentos que puedan considerar confidenciales. La falta de tiempo para culminar la revisión de todo
el formulario en el tiempo estimado queda bajo su responsabilidad si no se cumple lo indicado
previamente. Posterior a la evaluación NO se reciben documentos adicionales.
g. La documentacion que se confirme durante la evaluacion que es adulterada o inconsistente ocasiona
que se cancele la evaluación y con ello pierde el importe abonado. Se emitirá el informe hasta donde se
encontró la evidencia adulterada y en la parte que corresponde a observaciones se colocara la evidencia
de lo encontrado.
h. La evaluación no pude ser grabada por ser un proceso de confianza entre ambas partes.
i. El auditor no puede adelantar juicios, opinión, calificación ni puntajes durante la evaluación, éstos serán
evidenciados en detalle cuando se les envíe el respectivo informe de evaluación.

Cualquier duda sobre la revisión documentaria, deberá comunicarse con Karen.jacinto@bureauveritas.com

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4 ENTREGABLES

Posterior a la evaluación y en un plazo no mayor de 07 días útiles, Bureau Veritas remite al proveedor una versión
digital del informe y Certificado de Homologación, este último aplicable sólo cuando el puntaje obtenido es
aprobatorio. BUREAU VERITAS enviará un correo electrónico de notificación para que puedan acceder al informe
de la auditoría y certificado de homologación, de ser el caso.

Para aprobar el proceso y recibir el certificado digital con vigencia de 01 año con el cliente SHOUGANG HIERRO
PERÚ, el proveedor debe cumplir con 2 condiciones: haber alcanzado el puntaje mínimo requerido 70% por cada
capítulo o área evaluada y haber obtenido el 70% del cumplimiento total,

En el informe de la auditoría se describe los hallazgos de las preguntas que no cumplieron los requisitos durante
la auditoría y que representan “Oportunidades de mejora” para el proveedor, asimismo, se menciona los hallazgos
de las preguntas que son consideradas como “No aplicables” (NA). Al final del informe de la auditoría se muestra
la “Calificación” de los aspectos evaluados con su respectivo puntaje de acuerdo a la ponderación establecida
por Bureau Veritas. Posteriormente, se muestra un listado de las preguntas del cuestionario que representan las
“Oportunidades de mejora” y las “Fortalezas” del proveedor encontradas durante la auditoría. El hallazgo de las
preguntas “No aplicables” se encuentran en el contenido del informe de la auditoría.

En el siguiente recuadro podrá visualizar los niveles de calificación.

NIVEL RANGO DE RESULTADO

CALIFICACIÓN %

A 90-100 CERTIFICADO - 1 AÑO

B 80-89 CERTIFICADO - 1 AÑO
C 70-79 CERTIFICADO - 1 AÑO
D MENOR A 70% DESAPROBADO
DEBE RECALIFICAR.

NOTA: LOS PROVEEDORES DEBEN ALCANZAR COMO MÍNIMO 70% POR CADA CAPÍTULO O ÁREA EVALUADA,
CASO CONTRARIO NO APRUEBA LA HOMOLOGACIÓN. DICHA CONDICIÓN APLICA A PESAR DE QUE PUEDA
OBTENER 70% DEL CUMPLIMIENTO TOTAL.

De tener algún pendiente de pago a la fecha de la entrega de los resultados, esto le será notificado vía correo
electrónico para que haga las regularizaciones del caso. Deberá enviar la evidencia de pago para que se le pueda
enviar los resultados de su evaluacion.

LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES (RECALIFICACION)

A partir de los resultados obtenidos en el Informe de homologación, el proveedor puede emprender programas
de acción que le permitan diseñar e implementar los requisitos restantes en conformidad con el Cuestionario de
Evaluación de Proveedores. Asimismo, podrá solicitar una segunda revisión documentaria previo abono a fin
mejorar la calificación obtenida, para ello debe tener en cuenta lo siguiente:

− Debe solicitar el servicio como máximo dentro de los 60 días siguientes de haber recibido sus resultados
de evaluación.

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− Sólo aplica una vez por cada servicio de homologación.
− La recalificación aplica si la nota final es igual o mayor a 50%, caso contrario deberá asumir un nuevo
proceso de evaluación.
− Para los casos de ampliación de puntaje, el proveedor mantendrá la fecha de emisión del certificado
emitido.

TIPO DE SERVICIO COSTO UNITARIO *

EN SOLES
Por la evaluación de una actividad o línea de negocio.
LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES
S/ 400.00 +IGV
(RECALIFICACION)

LISTADO REFERENCIAL DE DOCUMENTOS REQUERIDOS

IMPORTANTE: El listado en mención es solo una guía para el proveedor, por lo cual NO debe considerar que
sean los únicos documentos que revisar. La totalidad de documentos requeridos los visualizara al iniciar el
proceso de homologacion.

Lo mostrado por el proveedor debe ser vigente consistente con la naturaleza de sus actividades y estar
implementado. Esta evidencia no debe tener más de un año de vigencia.

CAPITULO DOCUMENTO

I Organigrama
Formato TR5: Datos laborales de trabajadores (principales y complementarios)

Formato R12: Prestadores de servicios- Cuarta categoría

Si es subcontratación: sus recibos por honorarios, cheque (copia de los cheques), abonos
efectivos. Se verificará las transferencias mensuales.
II Carátula e Índice de Manual de Funciones
Mapa de Procesos o reseña de los procesos y sus interrelaciones
III Acta de Constitución de la empresa
Partida electrónica de inscripción en registros públicos
Acta (Registros Publicos - SUNARP, Nombre de la empresa, capital inicial, tipo de empresa,
giro, duración, representante legal, accionistas) vigencia de 6 meses mínimo
Poderes de los Representantes.
Licencia de funcionamiento vigente en el año calendario y/o Registro de Autorización de la
entidad gubernamental relacionada al servicio prestado (si aplica) por ejemplo: EPS-RS
Ficha de Registro RUC
PDT (Formato 621): Pago del IGV e Impuesto a la Renta (obligaciones tributarias)

Planilla del personal, liquidaciones de los 6 últimos meses (boletas y constancia del pago de
planilla)
Essalud y AFP, seis últimos pagos realizados.
Pago de SCTR según riesgo de la actividad
Abono al banco de CTS
Misión de la empresa
Visión de la empresa
Planeamiento a corto plazo (1 año)

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Planeamiento a mediano plazo (2 años)
Planeamiento a largo plazo (3 años)

IV Declaración jurada de pago de autoevalúo / Contrato de alquiler de locales (de ser aplicable)
Programa de Mantenimiento Preventivo de maquinarias y equipos.
V Manual de organización y funciones (MOF) o similar
Perfil de puestos o similar
Procedimientos de selección y evaluación del personal
Programas de capacitación
VI Comprobantes de pago de las Licencias de los software y aplicaciones
VII Balance y Estados Financieros auditados de los últimos dos años
Estado de adeudos y extracto de pagos a Sunat
VIII Programa de mantenimiento preventivo de equipos y estado de avance
IX a). Certificado del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001 de la organización
Actas de las últimas 6 reuniones ordinarias del comité de seguridad
Registro de las competencias del responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo
Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo aprobado y vigente
Política Seguridad y Salud en el Trabajo
Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo
Relación de normas legales vigentes
Registros de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (IPER o similar)
Registro (Informe) de Auditorías Interna al Sistema de Gestión SSO realizada en el último año
Consolidado de exámenes médicos efectuados (antes, durante y al término de la relación
laboral)
Estadística anual de incidentes y accidentes de la empresa
Programa anual de simulacros y registros de los simulacros durante los últimos seis meses
Registro de Estadísticas de seguridad (último año); número de atenciones médicas, número
de fatalidades, Tiempo perdido por accidentes, Número de Horas – Hombre
IX b). Política Ambiental vigente
Certificado del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 de la organización
Registro de las competencias del responsable de medio ambiente
Relación vigente de normas legales ambientales
Registros de Identificación de Aspectos Ambientales (IAAS o similar)
Monitoreos Ambientales y/o indicadores de desempeño ambiental
Registro (Informe) de las auditorías internas realizadas en el año transcurrido al Sistema de
Gestión Ambiental
X Certificado de Sistema de Gestión de Calidad.
Registro de las competencias del representante de la Calidad
Política del Sistema de Gestión de la Calidad
Registro de las últimas auditorías internas realizadas en el año transcurrido al Sistema de
gestión de calidad
Documento con especificaciones de producto / servicio ofrecido
Registros del Manejo de No conformidades en la gestión u operación
Programa de calibración de equipos
Procedimiento de recepción y almacenamiento de materiales
Manual del Sistema de Gestión de la Calidad
Programas de Responsabilidad Social Corporativa
Relación de Procedimientos de gestión y de operación
XI Procedimiento de Atención a pedidos
Procedimiento de atención de quejas y reclamos
XII Política de Pago de Proveedores o similar
Registro de evaluación a sus proveedores
Procedimiento de Compras

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BENEFICIOS ADICIONALES POR ELEGIR A BUREAU VERITAS

25% de descuento en los cursos open ofrecidos por la división de capacitaciones de Bureau Veritas.

Hacer uso del logo corporativo de “Empresa verificada por Bureau Veritas” (en caso apruebe la
evaluación

CONTACTOS BUREAU VERITAS

Area Comercial:

Jose.terrones@bureauveritas.com

lley-anderson.munoz@bureauveritas.com

Giusseppe-paolo.felippe@bureauveritas.com

Puede hacer sus consultas dentro de nuestro horario laboral de lunes a viernes de 9:00 am. A 5:30 pm. ¡Gracias!

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