RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA PARA EL PR

FUNDAMENTOS

Las recomendaciones deben tener relación con los hallazgos y riesgos identificados en la ejecución de las auditorías. Son el v
normas internacionales, COSO 2013 y la experiencia del auditor.

Las recomendaciones propuestas por el auditor están sujetas al dinamismo de las operaciones de la organización, cambios e

OBJETIVO

El DEA y el equipo de auditoría definen recomendaciones que permitan fortalecer el sistema de control interno de la organiz
deben estar alineadas con los riesgos identificados y la causa raíz del hallazgo u oportunidad de mejora.

USUARIOS

La dirección del área evaluada recibe las recomendaciones propuestas por el equipo de auditoría y evalúa su adopción en el
implementación y define acciones de mejora alineadas a las recomendaciones, y los riesgos identificados para mitigarlos y fo

SUGERENCIA

** Los ejemplos de las recomendaciones aquí enunciadas no pretenden abarcar todas las situaciones, por lo que es necesari
exposición de la entidad en los diferentes procesos, de acuerdo con la naturaleza del negocio.

No. SUBPROCESO

2
3

5 1. Lineamientos del proceso de

mantenimiento de maquinaría

10 2. Definición y seguimiento de la
planeación de mantenimiento

11
11

12

13

14 3. Ejecución del mantenimiento

15

16

17

4. Costos de mantenimiento
18
 4. Costos de mantenimiento

19

20

21

22

23

5. Gestión del inventario de repuestos

24

25

26

27

Este documento es de uso exclusivo para los socios de Auditool y se prohíbe su repro
 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA PARA EL PROCESO DE MANTENIMIENTO

FUNDAMENTOS

n con los hallazgos y riesgos identificados en la ejecución de las auditorías. Son el valor agregado que se le entrega a nuestros clientes bas
xperiencia del auditor.

uditor están sujetas al dinamismo de las operaciones de la organización, cambios estructurales y procesos, y deben propender a mitigar lo

OBJETIVO

comendaciones que permitan fortalecer el sistema de control interno de la organización, procesos de gobierno, gestión de riesgos y contr
ntificados y la causa raíz del hallazgo u oportunidad de mejora.

USUARIOS

ecomendaciones propuestas por el equipo de auditoría y evalúa su adopción en el proceso, las inversiones o proyectos que se deben cons
ora alineadas a las recomendaciones, y los riesgos identificados para mitigarlos y fortalecer el sistema de control interno de la organizació

SUGERENCIA

aquí enunciadas no pretenden abarcar todas las situaciones, por lo que es necesario realizar un análisis específico en cada caso particular
procesos, de acuerdo con la naturaleza del negocio.

RIESGOS RECOMENDACIONES

i. Definir lineamientos administrativos de alto niv

con el proceso de mantenimiento de maquinaria, al
la compañía.

ii. Las políticas deben ser autorizadas y/o avaladas

la compañía (Junta Directiva y/o Asamblea) y los pr
dueño del proceso y representante legal.
 iii. La compañía debe contar con un repositorio de
el cual permita su divulgación, adicionalmente se d
de su administración, monitoreo y actualización.

iv. Las políticas y procedimientos son dinámicos d

operaciones de la compañía, estos lineamientos se
periódicamente y mantener un registro y/o trazabil
modificaciones.

v. Las actividades realizadas en el proceso, deben

a) Actividades no autorizadas para el proceso de con los lineamentos definidos por la administración
mantenimiento cumplimiento.

vi. Se pueden recomendar controles manuales o a

proceso no considera ni en sus lineamientos ni en la
los cuales permitan mitigar los riesgos identificados
prácticas y al sector. De igual manera se debe hacer
cumplimiento de los lineamientos administrativos.

vii. Los procedimientos deben identificar el objeti

(actividades de inicio y fin), detallar las actividades d
secuencia lógica, el responsable de las actividades d
de la compañía, términos relacionados con el proce
explicación detallada, sistemas de tecnología que so
documentos soportes, niveles de autorización e ind
proceso debe estar alineado a su política.

viii. Los funcionarios responsables del proceso deb

de funciones y responsabilidades en el cual se defin
jefe directo e indicadores de desempeño.

i. Identificar la maquinaria existente y establecer un

máquina, identificando placas numéricas de contro
adquisición, manual de uso, tipo y marca de repues
mantenimientos realizados, costo e histórico de dep

ii. Definir un plan anual de mantenimiento, conside

maquinaria, históricos de mantenimiento, capacida
a) Pérdidas económicas por interrupción del proceso de producción y recomendaciones del proveedor, planeación de la p
afectación de la continuidad del negocio donde se establezcan los mantenimientos preventiv
tercerizados (contratados).

iii. Implementar un mecanismo que permita realiza

manual o automático de la ejecución del plan de ma
importante realizar reuniones periódicas con el área
validar el impacto de la planeación de mantenimien
 iii. Implementar un mecanismo que permita realiza
manual o automático de la ejecución del plan de ma
importante realizar reuniones periódicas con el área
validar el impacto de la planeación de mantenimien

i. La ejecución de mantenimientos se debe administ

de mantenimiento, las cuales deben indicar consecu
del mantenimiento, tipo de mantenimiento (preven
correctivo), motivo del mantenimiento, hora, cantid
a inspeccionar, tiempo de inspección, repuestos req
mantenimiento (interno o externo), nombre del fun
realizar el mantenimiento.

ii. Verificar la adecuada segregación de funciones p

y cierre de órdenes de mantenimiento, estas funcio
realizadas por el responsable del almacén de repue

iii. El jefe de mantenimiento debe verificar que el m

a) Pérdidas económicas por ejecución de mantenimientos programado se llevó a cabo de acuerdo al requerim
no autorizados ejecutado a satisfacción, avalando el cierre de la ord
con su firma. Se debe llevar un control diario de los
programados, ejecutados, abiertos y cerrados.

iv. La compañía debe contar con un área de metrol

funcionario encargado de realizar las calibraciones d
manera periódica manteniendo un control actualiza
activos.

v. Los mantenimientos que deben ser realizados po

deben administrar por medio de órdenes de mante
Jefe de mantenimiento debe
verificar que el servicios se prestó a satisfacción, firm
de mantenimiento. De igual manera debe solicitar a
del servicio prestado, garantías y recomendaciones

i. Las órdenes de mantenimiento deben identificar

de obra, identificando las horas hombre utilizadas e
así como el consumo de lubricantes y repuestos uti

a) Pérdidas económicas por costos ficticios e información no confiable

por debilidad en el reconocimiento de costos de mantenimiento ii. El área de mantenimiento debe tener un adecuad
de las horas extras y recargos nocturnos.
 a) Pérdidas económicas por costos ficticios e información no confiable
por debilidad en el reconocimiento de costos de mantenimiento

iii. El sistema de información debe validar que la

mantenimiento cerradas consideren la totalidad de
mantenimiento.

i. Realizar un monitoreo periódico de los funcionar

registrar entradas, salidas y ajustes del inventario d
a) Pérdidas económicas por salidas de repuestos no bodegas físicas y virtuales (sistemas de información
autorizados
ii. Sin excepción los ajustes de inventario deben se
responsable del proceso.

iii. El acceso al almacén físico del inventario de rep

restringido a funcionarios que no pertenezcan al alm
de su administración.

iv. El sistema de información que soporta el proce

inventario de repuestos debe contar con log de aud
tener trazabilidad de las transacciones realizadas, fe
funcionario responsable.

v. Identificar en las bodegas de almacenamiento fí

información, el inventario no conforme (mal estado
rotación.

b) Fraude por debilidad en el control del inventario de repuestos e

información financiera no confiable vi. Ejecutar tomas físicas de inventario mínimo dos
para la totalidad del inventario, identificando desvia
existencias físicas y la información del kardex de inv
se deben realizar inventarios cíclicos y sorpresivos,
deben ser autorizados por el responsable del proce
de inventarios.

vii. Las tomas físicas de inventario deben ser realiz

diferentes a los encargados de la custodia y adminis
repuestos.

viii. Los repuestos que son cambiados y/o dañados

ser devueltos al almacén y de manera formal se deb
su disposición.

te documento es de uso exclusivo para los socios de Auditool y se prohíbe su reproducción y/o comercialización parcial o total. © COPYR
ANTENIMIENTO

se le entrega a nuestros clientes basado en buenas prácticas,

esos, y deben propender a mitigar los riesgos identificados.

gobierno, gestión de riesgos y control. Las recomendaciones

iones o proyectos que se deben considerar para su

de control interno de la organización.

is específico en cada caso particular y determinar el nivel de

RECOMENDACIONES

amientos administrativos de alto nivel (Políticas) relacionados

de mantenimiento de maquinaria, alineados a la estrategia de

s deben ser autorizadas y/o avaladas por el máximo órgano de

unta Directiva y/o Asamblea) y los procedimientos por el
eso y representante legal.
ñía debe contar con un repositorio de lineamientos,
su divulgación, adicionalmente se definir un área encargada
ración, monitoreo y actualización.

as y procedimientos son dinámicos de acuerdo a las

e la compañía, estos lineamientos se deben actualizar
e y mantener un registro y/o trazabilidad de las
.

ades realizadas en el proceso, deben ajustarse y/o coincidir

entos definidos por la administración y deben ser de estricto

n recomendar controles manuales o automáticos que el

nsidera ni en sus lineamientos ni en la operatividad del proceso,
mitan mitigar los riesgos identificados, de acuerdo a las buenas
ector. De igual manera se debe hacer énfasis en el
de los lineamientos administrativos.

edimientos deben identificar el objetivo del proceso, alcance

inicio y fin), detallar las actividades del proceso con una
a, el responsable de las actividades de acuerdo a la estructura
, términos relacionados con el proceso que requieran una
allada, sistemas de tecnología que soportan el proceso,
oportes, niveles de autorización e indicadores de gestión, el
estar alineado a su política.

onarios responsables del proceso deben contar con un manual

responsabilidades en el cual se definan sus responsabilidades,
ndicadores de desempeño.

maquinaria existente y establecer una hoja de vida por

tificando placas numéricas de control, ubicación, fecha de
anual de uso, tipo y marca de repuestos asociados,
os realizados, costo e histórico de depreciación.

an anual de mantenimiento, considerando la criticidad de la

stóricos de mantenimiento, capacidad operativa, antigüedad,
nes del proveedor, planeación de la producción, entre otros, en
blezcan los mantenimientos preventivos, y detectivos internos y
ontratados).

r un mecanismo que permita realizar un control

mático de la ejecución del plan de mantenimiento, es
lizar reuniones periódicas con el área de producción para
cto de la planeación de mantenimiento en su proceso.
 r un mecanismo que permita realizar un control
mático de la ejecución del plan de mantenimiento, es
lizar reuniones periódicas con el área de producción para
cto de la planeación de mantenimiento en su proceso.

de mantenimientos se debe administrar por medio de órdenes

nto, las cuales deben indicar consecutivo de la orden, fecha
ento, tipo de mantenimiento (preventivo, detectivo,
otivo del mantenimiento, hora, cantidad de operarios, maquina
tiempo de inspección, repuestos requeridos, responsable del
o (interno o externo), nombre del funcionario encargado de
tenimiento.

decuada segregación de funciones para la creación, ejecución

enes de mantenimiento, estas funciones no pueden ser
el responsable del almacén de repuestos.

antenimiento debe verificar que el mantenimiento

llevó a cabo de acuerdo al requerimiento y que el trabajo fue
tisfacción, avalando el cierre de la orden de mantenimiento
e debe llevar un control diario de los mantenimientos
ejecutados, abiertos y cerrados.

a debe contar con un área de metrología y/o

cargado de realizar las calibraciones de básculas y/o pesas de
ica manteniendo un control actualizado del estado de estos

mientos que deben ser realizados por proveedores externos, se

trar por medio de órdenes de mantenimiento y/o servicio y el
nimiento debe
servicios se prestó a satisfacción, firmando la orden
nto. De igual manera debe solicitar al proveedor un informe
stado, garantías y recomendaciones.

de mantenimiento deben identificar y asociar el costo de mano

ficando las horas hombre utilizadas en cada mantenimiento,
nsumo de lubricantes y repuestos utilizados.

antenimiento debe tener un adecuado control y/o planeación

tras y recargos nocturnos.
a de información debe validar que las órdenes de
o cerradas consideren la totalidad de los costos asociados al
o.

monitoreo periódico de los funcionarios que tienen acceso a

das, salidas y ajustes del inventario de repuestos en las
y virtuales (sistemas de información).

ón los ajustes de inventario deben ser autorizados por el

el proceso.

l almacén físico del inventario de repuestos debe ser

uncionarios que no pertenezcan al almacén y/o responsables
ración.

de información que soporta el proceso de administración del

epuestos debe contar con log de auditoria, el cual permita
dad de las transacciones realizadas, fecha de movimiento y
ponsable.

en las bodegas de almacenamiento físicas y en el sistema de

l inventario no conforme (mal estado), obsoleto y de baja

mas físicas de inventario mínimo dos veces al año

d del inventario, identificando desviaciones entre las
cas y la información del kardex de inventario. De igual manera
ar inventarios cíclicos y sorpresivos, los ajustes de inventario
rizados por el responsable del proceso

físicas de inventario deben ser realizadas por funcionarios

s encargados de la custodia y administración del almacén de

stos que son cambiados y/o dañados de la maquinaria, deben

l almacén y de manera formal se debe definir

rcialización parcial o total. © COPYRIGHT