Introducción

En una tienda de zapatos, todos los días hay entradas de mercaderías y

salidas con las ventas realizadas a clientes.
¿Qué deberá hacer la encargada de la tienda para no quedarse sin existencias
y dejar desabastecidos a sus clientes?
EN ESTA UNIDAD ESTUDIARÁS
1.Las existencias y su clasificación
2.Envases y embalajes
3.Procedimientos administrativos para la gestión de existencias
4.Clases de stocks
5.Evolución de las existencias en el almacén
Y SERÁS CAPAZ DE
Controlar las existencias reconociendo y aplicando sistemas de gestión de
almacén.

1.Las existencias y su clasificación

Las existencias, también denominadas stocks, son el conjunto de materiales o
artículos que se almacenan tanto para la venta como para atender al proceso
productivo de la empresa.

Los tipos de existencias de la empresa serán diferentes en función de las

características de la empresa; puede haber stocks de materias primas,
productos terminados, semiterminados, recambios, envases y embalajes,
residuos, etc.

1.1.Tipos de existencias
En el Plan General de Contabilidad, las existencias se clasifican tal y como
muestra la Tabla 8.1.

Clases de existencias
 Bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin
Mercaderías
transformación.
Las que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar
Materias primas
parte de los productos fabricados.
Elementos y Los fabricados normalmente fuera de la empresa y adquiridos por
conjuntos esta para incorporarlos a la producción sin someterlos a
incorporables transformación.
Piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o
Repuestos
máquinas en sustitución de otras semejantes.
Materiales Otras materias de consumo que no han de incorporarse al producto
diversos fabricado.
Combustibles Materias energéticas susceptibles de almacenamiento.
Cubiertas o envolturas generalmente destinadas a resguardar
Embalajes
productos o mercancías que han de transportarse.
Recipientes o vasijas normalmente destinados a la venta junto con el
Envases
producto que contienen.
Material de
Es el destinado a la finalidad que indica su denominación.
oficina
Productos en Bienes o servicios que se encuentran en la fase de formación o
curso transformación al cierre del ejercicio.
Los fabricados por la empresa y no destinados normalmente a su
Productos
venta hasta que sean objeto de elaboración, incorporación o
semiterminados
transformación posterior.
Productos Los fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a su
terminados utilización por otras empresas.
Subproductos Los de carácter secundario o accesorio de la fabricación principal.
Los obtenidos inevitablemente al mismo tiempo que los productos o
Residuos subproductos, siempre que tengan valor intrínseco y que puedan ser
utilizados o vendidos.
Materiales Los que, por tener valor intrínseco, entran nuevamente en el almacén
recuperables después de haber sido utilizados en el proceso productivo.

Tabla 8.1. Clasificación de las existencias según el Plan General de

Contabilidad.

CASO PRÁCTICO 1. TIPOS DE EXISTENCIAS

En una empresa que se dedica a construir casas prefabricadas de madera, así
como ventanas y puertas de madera, han decidido poner en práctica una
modificación del sistema que estaban utilizando para clasificar las existencias.
Han pedido al director del departamento de contabilidad que realice un
inventario de las existencias en este momento para clasificarlas de acuerdo con
el Plan General de Contabilidad.

Solución:

Siguiendo la Tabla 8.1, las existencias se pueden clasificar de la siguiente

manera: materias primas (madera para la construcción y lamas de madera),
productos terminados (refugio prefabricado de madera y ventanas de madera),
embalajes (envolturas para proteger los productos terminados), material
recuperable (palés), material de oficina (folios y bolígrafos), residuos (virutas) y
productos semielaborados (puertas sin barnizar).

1.Las existencias y su clasificación

1.2.Las existencias según la actividad de la
empresa
Tal y como hemos visto en el epígrafe anterior, las existencias pueden ser de
muy diversa índole según la actividad a la que se dedique la empresa, tal y
como se indica en la Tabla 8.2:

Adquieren productos
para revenderlos
posteriormente sin Por ejemplo, la
ser transformados. En adquisición
estas empresas, las de muebles, forjados
existencias se metálicos o zapatos a
Empresas
denominan fabricantes para
comerciales
mercaderías, que se revenderlos a
definen como minoristas, y estos
«bienes adquiridos los revenderán a los
por la empresa y consumidores finales.
destinados a la venta
sin transformación».
Por ejemplo, la
Adquieren materias adquisición
primas y otros de madera y hierro
productos para ser para transformarlos
trasformados en el en muebles o
Empresas proceso productivo y forjados, el curtido de
industriales obtener productos bovino, ovino (con o
terminados que sin lana), caprino,
venderán en el conejo, reptiles, etc.,
mercado; también para transformarlo en
tienen existencias de zapatos, bolsos o
productos en curso, abrigos, etc.
 subproductos,
residuos, etc.
Por ejemplo, los
Prestan servicios que transportes,
se ofrecen para las comunicaciones,
satisfacer las las finanzas, el
necesidades de turismo, la hostelería,
Empresas de la población. En este el ocio, la cultura, los
prestación de tipo de empresas, no espectáculos, la
servicios hay que controlar las sanidad, la
existencias, pero sí educación, la energía
gestionar los eléctrica, el gas
servicios que se natural, la telefonía,
prestan. los servicios de
limpieza, etc.

Tabla 8.2. Existencias según la actividad de la empresa.

2.Envases y embalajes
La Ley 11/1997, de 24 de abril, de Envases y Residuos de Envases los define
como: «todo producto fabricado con materiales de cualquier naturaleza y que
se utilice para contener, proteger, manipular, distribuir y presentar mercancías,
desde materias primas hasta artículos acabados, en cualquier fase de la
cadena de fabricación, distribución y consumo. Se consideran también envases
todos los artículos desechables utilizados con este mismo fin».
Comercialmente, se considera el envase como la unidad de venta y
el embalaje como la unidad de transporte. El tipo de uno y de otro irá en
función del producto y del medio de transporte utilizado.

2.1.Clasificación de los envases

El envase, además de proteger el artículo que contiene, sirve para informar a
través del etiquetado sobre las características del producto, su uso, la
normativa legal, etc. También hay que tener en cuenta que en el envase
confluyen factores técnicos y psicológicos que forman parte del producto y lo
complementan.
Cuando se estudian las funciones de un envase o un embalaje hay que
considerar el producto que contiene: no es lo mismo un producto lácteo (que
tiene fecha de caducidad) que un mueble, así como el número de cajas que se
pueden apilar, etc. Entre los distintos tipos de envases, podemos señalar los de
un solo uso, de cartón, plástico, vidrio, metal, reciclable o no, etc. Las
empresas utilizan el envase para conferir una imagen determinada a un
producto.

A.Envase primario
Es la envoltura que protege, sostiene y conserva la mercancía; está en
contacto directo con el producto. Por ejemplo, un frasco de jarabe (Figura 8.1).

Fig. 8.1. Ejemplos de envases primarios.

B.Envase secundario
Generalmente, protegen al envase primario. Ejemplos de envases secundarios
son las cajas de cartón que protegen los envases primarios (las botellas).
Informan del producto a través del etiquetado, tanto en el frasco como en la
propia caja, que es lo que se conoce como «unidad de consumo» (Figura 8.2).

Fig. 8.2. Ejemplos de envases secundarios.

C.Envase terciario
Puede existir un tercer tipo de envase: el palé (Figura 8.3, derecha), que es un
armazón de madera, plástico u otros materiales empleado en el movimiento de
carga, ya que facilita el levantamiento y el manejo con carretillas elevadoras.
Lleva el código de referencia del producto y el número de envases primarios
que contiene cada caja.
Una carga paletizada puede llegar a pesar hasta 500 kilos y sus dimensiones
pueden variar en función de la mercancía, ya sean latas de cerveza, ladrillos de
obra, briks de leche, etc. Para su manipulación y almacenamiento, se utilizan
dispositivos eléctricos.
Para las tareas agrícolas, se utiliza la caja de madera (Figura 8.3, izquierda).

2.2.Ecoembalajes España
Ecoembalajes España SA (Ecoembes) es una sociedad sin ánimo de lucro
cuyo objetivo social es la creación y organización de sistemas que permitan la
recogida selectiva y la recuperación de residuos de envases y embalajes para
su posterior tratamiento y valorización, en cumplimiento de las normas
legislativas estatales y autonómicas sobre envases y residuos de envases.
Las empresas adheridas a Ecoembes SA identifican sus envases con el
símbolo del «punto verde», propiedad de dicha sociedad para todo el territorio
nacional.

Fig. 8.3. Ejemplos de envases terciarios.

3.Procedimientos administrativos para la

gestión de existencias
Los procedimientos administrativos relativos a la gestión de existencias
abarcan la recepción, el almacenamiento, la distribución interna y la expedición
de la mercancía.

El aprovisionamiento comprende tres importantes funciones de la gestión

empresarial: compras, almacenamiento y gestión de stocks. Es decir, todas las
actividades que se desarrollan habitualmente en las empresas para gestionar
sus mercancías o stocks.

En la Tabla 8.3 puedes ver las distintas funciones del aprovisionamiento:

 Estudiar las posibilidades del mercado.

Solicitar presupuestos y recibir ofertas de los

proveedores.

Seleccionar los proveedores más adecuados.

Compras
Realizar los pedidos.

Hacer el seguimiento de las ofertas y los pedidos.

Efectuar reclamaciones, devoluciones o anulaciones de

pedidos.
Recepción de las mercancías.

Colocación de las mercaderías en el almacén.

Almacenamiento
Cuidados para evitar deterioros.

Gestionar las salidas de mercaderías del almacén.

Determinar las cantidades óptimas a pedir para la
constitución y la renovación de los stocks.
Gestión de stocks
Determinar la periodicidad óptima para realizar los
pedidos.

Tabla 8.3. Clases de envases.

3.1.El ciclo de aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el periodo de tiempo que transcurre desde la
realización de la compra a los proveedores hasta el momento en que son
enviados los productos terminados a los clientes.

Este ciclo es diferente en las empresas industriales y en las empresas

comerciales.

El ciclo de aprovisionamiento en las empresas industriales

El ciclo (Figura 8.4) comienza con la compra de los materiales necesarios para
la producción, que son almacenados hasta su utilización (existencias de
materias primas, componentes...). Una vez fabricados, los productos han de
ser almacenados hasta su venta (existencias de productos terminados).
Fig. 8.4. Representación del ciclo de aprovisionamiento en una empresa
industrial.

El ciclo de aprovisionamiento en las empresas comerciales

En estas empresas, el ciclo de aprovisionamiento (Figura 8.5) se reduce a dos
movimientos: las entradas de las compras y las salidas de existencias del
almacén.

Fig. 8.5. Representación del ciclo de aprovisionamiento en una empresa

comercial.

3.Procedimientos administrativos para la

gestión de existencias
3.2.El almacenamiento
La empresa precisa de un espacio físico donde guardar sus productos. Este
lugar se denomina almacén y se puede definir como el «espacio físico donde
se reciben los artículos comprados o fabricados, se ordenan, se conservan y se
expiden, dentro de la cadena de suministros».

A.Organización del almacén

Una vez verificada la entrada en el almacén de mercaderías, y para poder
localizarlas con facilidad, se deben codificar, es decir, asignarle un código a
cada producto. Esta codificación debe mostrar las características del producto,
y el código debe ser único para cada producto.
Existen varios sistemas de codificación. Uno de los más empleados es el
conocido como «código EAN-13», que consta de 13 dígitos, que se dividen en
cuatro apartados (Figura 8.6): los dos primeros indican el país de procedencia
de la codificación (para España es el 84), los cinco siguientes indican el
nombre de la empresa creadora del producto, los cinco que van a continuación
identifican las características del producto según los criterios de la empresa y
el último dígito corresponde al de control. En España, el organismo encargado
de asignar los códigos y dictar las normas de uso es la Asociación Española de
Codificación Comercial (AECOC).
Fig. 8.6. Código de un producto español.

CASO PRÁCTICO 3
B. Distribución interna de los productos
C.Distribución externa de los productos
Cuando se dispone del producto fabricado (empresa industrial) o adquirido
(empresa comercial), se debe diseñar una cadena de distribución para poder
llegar hasta los consumidores finales.
Las opciones van desde el proveedor hasta el fabricante y desde el fabricante
al cliente final; para cualquiera de los casos, los gerentes de la empresa deben
tomar dos decisiones al diseñar una red de distribución, teniendo en cuenta:
a)Si el producto se entregará en la dirección del cliente o será entregado en
otro lugar.
b)Si el producto irá a través de un intermediario.
En función de la industria a la que pertenece la compañía y de las decisiones
adoptadas anteriormente (a o b), se realizará un diseño de distribución para
llevar los productos de una fábrica al cliente.
En los sectores en los que se trabaje con alimentos, piensos o animales
destinados a la producción de alimentos, debe existir asimismo un sistema que
relacione el producto final con el origen de este y con los procesos por los que
ha atravesado.
Además, existen disposiciones que contemplan obligaciones relativas a
la trazabilidad (Figura 8.10 de la página siguiente), que afectan a los siguientes
productos:
La carne de vacuno.
La leche y los productos lácteos.
La pesca y los productos de la pesca.
Los huevos.
Los productos modificados genéticamente.
 4.Tipos de stocks
Desde el punto de vista de la gestión y el control del almacén, las mercancías
o stocks se pueden clasificar según los criterios que se esquematizan en la
Figura 8.12:

Fig. 8.12. Clasificación de los stocks.

5.Evolución de las existencias en el almacén

El nivel de stocks no siempre es el mismo, sino que va cambiando en función
de las compras y ventas de mercancías. Uno de los principales problemas que
surge al gestionar los stocks es determinar el volumen de existencias que la
empresa ha de tener almacenadas para, con el menor coste posible, hacer
frente a la demanda de los clientes. Para entender mejor la gestión
de stocks, vamos a representar gráficamente varios modelos que explican
cómo evoluciona el volumen de las mercancías en el almacén.

A. Modelo de previsión perfecta

Se fundamenta en que el ritmo de la demanda de mercancías es constante y
prevé el momento en que se van a agotar las existencias y, además, supone
que la reposición de las mercancías es inmediata.
Como se puede observar en la Figura 8.13, las mercancías almacenadas
oscilan entre un stock máximo y un stock mínimo. Cuando las existencias
llegan al nivel mínimo, se produce un reaprovisionamiento.
El reaprovisionamiento se representa mediante una recta vertical. A medida
que se repite el ciclo, la represtación del movimiento del stock en el almacén
adquiere forma de «dientes de sierra».

Fig. 8.13. Modelo de previsión cuando las ventas son constantes.

B.Rotura de stocks
Existe rotura de stocks cuando en un almacén no hay existencias suficientes
para atender los pedidos de los clientes.
Las empresas se pueden quedar sin existencias cuando surge un pedido
imprevisto superior a lo esperado o cuando los proveedores tardan más tiempo
del habitual en reponer las mercancías. En estos casos, surge la rotura
de stocks, cuya representación aparece en la Figura 8.14.

Fig. 8.14. Representación de la rotura de stocks.

Como se puede observar en la Figura 8.14, se produce un retraso en la entrega
de un pedido; durante ese periodo, se siguen recibiendo pedidos, por lo cual se
produce una rotura de stocks y no se puede hacer frente a los pedidos de los
clientes. Una conclusión que se puede obtener del estudio de la Figura 8.14 es
que un factor que incide directamente en la rotura de stocks son los plazos de
entrega de los proveedores. Debido a ello, se han de conocer muy bien los
plazos de entrega de cada proveedor para saber el momento justo en que se
debe hacer un pedido y evitar que se produzcan roturas de stocks.

C.Stock de seguridad
Se constituye para evitar las roturas de stocks. Es complementario
del stock activo y sirve para hacer frente a las demandas anómalas de los
clientes, a las demoras en el plazo de entrega de los proveedores o a
circunstancias imprevistas.
Cuando existe stock de seguridad, la rotura de stocks no constituye un
problema, puesto que con el stock de seguridad se puede abastecer a los
clientes de forma inmediata sin que se produzca perjuicio ni deterioro de la
imagen de la empresa. La representación del stock de seguridad aparece en la
Figura 8.15.

Fig. 8.15. Representación del stock de seguridad y de la rotura de stocks.

Como se puede observar en el gráfico, se produce un retraso en la entrega del
proveedor; durante ese periodo, los clientes siguen haciendo pedidos y, por
tanto, el nivel de stock sigue descendiendo; no obstante, se puede hacer frente
a los pedidos de los clientes mediante el stock de seguridad.
Cuando los artículos llegan al almacén, el nivel de stock debe subir lo suficiente
como para alcanzar de nuevo un nivel óptimo, que debe coincidir al menos con
la suma del stock de seguridad más el stock activo.

CASO PRÁCTICO 4. ÍNDICE DE ROTACIÓN

CASO PRÁCTICO 5. REPRESENTACIÓN GRÁFICA

D.Punto de pedido
Se denomina punto de pedido al número de unidades de mercaderías que nos
indica cuándo se debe realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos
desabastecidos y que se produzca una rotura de stocks.
El punto de pedido avisa del momento en que se debe realizar un pedido, ya
que, en caso contrario, se pueden producir problemas en el suministro a los
clientes.
También se puede definir el punto de pedido como el número de unidades
necesarias para cubrir la previsión de ventas durante el plazo de entrega del
proveedor.
Cada pedido se ha de hacer con el tiempo suficiente para que el proveedor
reponga antes de que se produzca una rotura de stocks. Durante este plazo de
entrega, se sigue consumiendo; este consumo será igual al consumo medio
multiplicado por los días del plazo de entrega. El punto de pedido se calcula de
la siguiente forma:
Punto de pedido = (plazo de entrega x demanda media prevista durante
el plazo de entrega) + stock de seguridad.

CASO PRÁCTICO 6. LANZAMIENTO DE UN PEDIDO