BOTICA XXXXX INV-PRO-09

DISTR. PROV. DPTO BOT. XXX - LUGAR

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Botica XXXXX PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA
INVENTARIO DE PRODUCTOS VIGENCIA
FARMACEUTICOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y Desde Hasta
PRODUCTOS SANITARIOS. 01/07/2022 01/07/2024

PROCEDIMIENTO INVENTARIO PARA

DE PRODUCTOS
FARMACEUTICOS, DISPOSITIVOS
MEDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS.

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OBJETIVOS

Establecer los pasos a seguir la responsabilidad y la oportunidad durante el inventario de productos

farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, para verificar la existencia física de los
productos farmacéuticos y afines existentes en los almacenes.

ALCANCE

El presente procedimiento se aplica a todos los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y

productos sanitarios que ingresen a la botica y son aprobados por la parte técnica para su posterior
comercialización.
.

RESPONSABILIDAD

Director Técnico. -Es responsable de ejecutar en lo que corresponda y supervisar el cumplimiento del
presente procedimiento.

Personal Técnico. -Ejecutar en lo que corresponda el cumplimiento del presente procedimiento

DEFINICIONES

Estabilidad. - Aptitud de un principio activo o de un producto para mantener sus propiedades originales
dentro de las especificaciones relativas a su identidad concentración o potencia calidad pureza y
apariencia física.

Inventario. - Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que pertenecen a una persona,
empresa o institución.

REFERENCIA

-Ley Nº 26842 Ley General de Salud

-Manual de buenas prácticas de almacenamiento de productos farmacéuticos y afines, aprobado con R.
M Nº 585-99 SA/DMdel 27-11-.99
-Ley Nª 29459 ley de los Productos Farmacéuticos Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios del 26
noviembre del 2009
-Decreto Supremo Nº 014-2011 Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos del 27 julio 2011
-Decreto Supremo Nº 016-2011 Reglamento para el registro Control y Vigilancia Sanitaria de los
Productos farmacéuticos Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios del 27 julio 2011
-Decreto Supremo Nº002-2012 Modifican el reglamento de Establecimientos Farmacéuticos del 22 de
enero del 2012

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- Decreto Supremo Nº001-2012 Modifican el reglamento para el registro Control y Vigilancia Sanitaria
de los Productos farmacéuticos Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios del 22 de
enero del 2012

PROCEDIMIENTO

5.2 Procedimiento de Inventario

5.2.1 Recolección y Verificación

a) El equipo de verificación debe contar y verificar las características y propiedades de los
productos farmacéuticos y afines: nombre, concentración, forma farmacéutica,
presentación (dimensión, peso, volumen) de todos los productos farmacéuticos y afines
realizando la verificación con las tarjetas de control visible (TCV)
b) En la verificación física en los establecimientos se debe de considerar los productos
farmacéuticos y afines que se encuentren ubicados en situación de baja. Si estos
productos ya fueron retirados de las TCV, del aplicativo y/o entregados documentariamente
a la Dirección de Logística para la baja correspondiente, serán inventariados en un formato
adicional indicando que son productos preparados para la baja.

5.2.2 Registro

a) El verificador registrará la cantidad verificada (stock físico), lote y fecha de vencimiento

b) Para el registro de las existencias se tomará en cuenta las pautas de la guía para el
llenado del Formato Nº1, anexo al presente documento.
c) El verificador cerrará la Tarjeta de Control Visible después del último registro y anotará la
palabra INVFIS, la fecha del inventario, la cantidad verificada y firmará en la columna de
destino.
d) Finalmente, firmarán los formatos de conteo físico de inventario conjuntamente con el
responsable del almacén.
e) El reporte de Inventario Físico Conciliado, consolidado y detallado, los formatos de conteo
físico y el reporte de sobrantes y faltantes, son entregados al responsable de Inventario,
para que proceda a remitirlo al Área de Información de Logística, para su valorización.

5.2.3 Valorización

a. El método de valuación de existencias es el del Costo Promedio

b. El personal del Área de Información (Kardista) realizará la valorización del inventario del
Almacén, tomando como referente la información que consigna la tarjeta de existencia
valorada y con el valor que aparece en el último registro de la columna Costo Promedio.

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c. Si identificada la procedencia del bien no se cuenta con registro que permita valorizar el
inventario, se tomará como valor el del documento con el cual se registró el último ingreso:
Orden de Compra, Nota de Entrada, Pedido Comprobante de Salida.
d. Si el ingreso del bien se realizó de manera simultanea con Orden de Compra, Nota de
Entrada y Pedido Comprobante de Salida, se valorizará el inventario mediante el cálculo
del costo promedio ponderado, el cual se determinará dividiendo el total del valor
monetario entre cantidad total, previa sumatoria por separado de ambas unidades.
e. Valorizado el Inventario, se remitirá al Equipo de Análisis, las hojas del inventario
valorizadas, adjuntando las tarjetas de existencias valoradas y documentos fuentes.

5.2.4 Análisis

a. El analista cerrará la tarjeta de existencia valorada de Almacén KARDEX después del

último registro y anotará la fecha del inventario físico, cantidad verificada y firmará en señal
de conformidad.
b. Si en el proceso de análisis se establece bienes sobrantes se procederá de la siguiente
manera:
c.1 Determinar su origen en las siguientes posibles causas:
 Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias
Valoradas.
 Bienes entregados en mayor cantidad a la autorizada en el
respectivo Comprobante de Salida.
 Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
 Otras causas
c.2 En el caso que el origen de los sobrantes del Almacén se deba a las dos primeras
causas indicadas en el literal anterior, estos se incorporaran en los registros de
existencias.
c.3 Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del
sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante, debe figurar como faltante
en bien similar entregado.

c.4 Si se determina sobrantes y estos se encuentran vencidos o deteriorados se

realizará el mismo trámite del acápite anterior: Una vez regularizado se realizará el
trámite respectivo para la baja.

c. Si en el proceso de análisis se determinan bienes faltantes, se determinará las causas de

las mismas y en su informe final mencionarán las medidas pertinentes del caso con
respecto a estos, tomando en cuenta la regularización documentaria, de los KARDEX, TCV
y del aplicativo informático de los faltantes determinados.
- Faltante por robo o sustracción; organizará un expediente de las investigaciones realizadas
acompañadas de la denuncia policial correspondiente.

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- Faltante por merma: tratándose de bienes sólidos o líquidos, que por naturaleza se
volatilizan o alteran, será aceptada siempre y cuando este dentro de la tolerancia
establecida en la norma técnica respectiva.
- Faltante por negligencia: el jefe del almacén y el servidor o servidores a cargo de la
custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la perdida

………………………………………. ………………………………………. ………………………………………

ELABORADO REVISADO .
DIRECTOR TECNICO DIRECTOR TECNICO APROBADO
REPRESENTATE LEGAL

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GUIA PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 1

CONTEO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES DEL SISMED

Este formato le servirá de guía para realizar el conteo físico en los establecimientos de salud a la
comisión de toma de inventarios 2009. Para ello se debe tener en cuenta ciertas consideraciones:

1. La Dirección de Medicamentos proporcionará a la Comisión de Toma de Inventario los formatos de

conteo físico.

2. Dichos formatos podrán ser impresos a través del sistema SISMEDV2.01 en el cual se consignará
preimpreso el código y la descripción de los productos, según los ítems que maneja cada
establecimiento de salud con la finalidad de facilitar el conteo físico.

3. Dicho formato consta de 3 partes:

 En la primera parte se ingresa el código SISMED del producto farmacéutico y afín y su respectiva
descripción del producto en Denominación Común Internacional (DCI). Estas dos columnas
deberán estar impresas para facilitar el conteo a la comisión. De no ser el caso la Dirección de
Medicamentos o quien haga sus veces facilitará a la comisión el Catalogo del SISMED con sus
códigos y descripciones completas de los productos farmacéuticos y afines.
En la siguiente columna se registrará el conteo físico total (incluye productos farmacéuticos y afines
no vencidos, vencidos y alterados/rotos.

NOMBRE DEL PRODUCTO CONTEO

COD_MED (DENOMINACION COMUN INTERNACIONAL) FISICO
TOTAL

00808 AMOXICILINA 500MG TABLETAS 1000

 En la segunda parte se registrará el detalle del conteo físico, las cantidades con todos sus lotes,
registros sanitarios y fechas de vencimientos respectivos. Este registro incluye los productos
vencidos los cuales serán determinados por el sistema SISMEDV.01 al momento de ingresar el
inventario físico a dicho sistema. Siguiendo el ejemplo anterior de conteo físico de 1000 tabletas de
Amoxicilina 500mg tabletas

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CONTEO LOTE FECHA DE REGISTRO CONTEO LOTE FECHA DE REGISTRO

FISICO VENCIMIENTO SANITARIO FISICO VENCIMIENTO SANITARIO
500 00JKT 89 31/12/2013 NG-4254 250 LPR987 31/12/2009 NG-1947

 En la tercera parte se registrará el detalle del conteo físico, de las cantidades que se hayan
encontrado alterados, rotos, deteriorados, con su lote y fecha de vencimiento respectivo. Siguiendo
el ejemplo anterior de conteo físico de 1000 tabletas de Amoxicilina 500mg tabletas.