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BOTICA Agosto - 2020 Agosto - 2020 Agosto - 2020

CRESFARMA PROCEDIMIENTO
010 Edición: 01
Vigencia: Página:
Agosto - 2022 1/7

Título: Toma de Inventario Físico en el Establecimiento Farmacéutico

1. OBJETIVOS
Determinar la existencia física de productos farmacéuticos, dispositivos médicos y
productos sanitarios que se encuentran en el establecimiento farmacéutico,
almacenados y/o ubicados en las diferentes áreas del establecimiento y ser
contrastada con las existencias que figuran en los registros electrónicos del mismo.

Planificar la realización del inventario físico en el establecimiento farmacéutico.

Organizar la toma de inventario físico de tal manera que el mismo se lleve a cabo
utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economía.

2. CAMPO DE APLICACIÓN
Se aplica en el establecimiento farmacéutico.

3. REFERENCIAS

Documento Descripción
Ley Nº 26842 Ley General de Salud
Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos
Ley N° 29459
Médicos y Productos Sanitarios.
Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento
Resolución Ministerial Nº 585- 99-SA/DM
de Productos Farmacéuticos y Afines
Incorporan Disposiciones Complementarias
Transitorias a la R.M. N° 132-2015/MINSA, que
Resolución Ministerial N° 233- aprobó el Documento Técnico: Manual de Buenas
2015/MINSA Prácticas de Almacenamiento de Productos
Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos
Sanitarios en Laboratorios, Droguerías, Almacenes
Especializados y Almacenes Aduaneros
Decreto Supremo Nº 014-2011-SA y sus Aprueban Reglamento de Establecimientos
modificatorias Farmacéuticos.
Aprueban Reglamento para el Registro, Control y
Decreto Supremo Nº 016-2011-SA y sus
Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos,
modificatorias
Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios.

4. DEFINICIONES
Inventario físico del establecimiento farmacéutico
a) Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia real de
productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, apreciar su
estado de conservación y condiciones de seguridad.

En el establecimiento se realiza el siguiente inventario:

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Q.F. Cristian Saúl Tamara Monago Jhon Eliseo Crespo Jhon Eliseo Crespo
C.Q.F.P. 28252 Ninamancco Ninamancco
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 Inventario mensual
Es el conteo de las existencias en el establecimiento farmacéutico de forma mensual,
contrastándolo con el stock que arroje el programa electrónico, con la finalidad de
determinar los sobrantes o faltantes, tendrá una duración de tres (03) días como
máximo.

• Inventario general
Denominado también inventario total, incluye a todos los productos farmacéuticos,
dispositivos médicos y productos sanitarios almacenados en las diferentes áreas del
establecimiento y sirve de sustento para los estados financieros de la entidad. Este
inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos dos veces al
año, en los meses de Junio y Diciembre. El inventario general normalmente se
efectúa cerrando las operaciones y movimientos propios del establecimiento por un
día o el tiempo que demande el mismo.

5. PROCEDIMIENTOS
5.1 Inventario Mensual:
- Se realizará la última semana de cada mes, no podrá durar más de tres (3)
días.
- No es necesario suspender las actividades comerciales del establecimiento
farmacéutico.
- Para esta actividad, el Director Técnico designará al Técnico de Farmacia las
áreas que estarán a su cargo, los mismos que serán responsables de la entrega
de la información de forma oportuna y para dar conformidad colocará su
nombre completo, fecha y su firma.
- El Director Técnico brindará el listado con información correspondiente a los
productos, para facilitar el conteo (Anexo 01).
- Luego de Recepcionar la información, el Director Técnico procederá a
contrastar con el stock que figura en el sistema.
- De encontrar diferencias, el Director Técnico, realizará la verificación y el
seguimiento en el sistema, sobre fechas de venta, personas que vendieron,
cantidades solicitadas, etc. para determinar qué acción originó la misma.
- Si se determina que el error fue originado por mal expendio, el monto de la
diferencia o faltante será asumido por la persona responsable del error.
- En caso de sobrante, la cantidad será reingresada al sistema por el Gerente
General, luego del informe del Director Técnico; para efectos de informe, será
válida la presentación de las hojas de inventario y reportes del sistema que
demuestren las diferencias.

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5.2 Inventario General:

- El Gerente General es el encargado de disponer y programar la oportunidad en
que deban realizarse los Inventarios Generales del establecimiento
farmacéutico.

- El Director Técnico es el responsable de la toma del Inventario General de

existencias del establecimiento, el mismo que se encargará del cumplimiento
de las normas y procedimientos de inventario a que se refiere la presente.

5.2.1 PROGRAMACION DEL INVENTARIO

a. El Gerente General dispondrá la oportunidad en que deba realizarse el
Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse en la segunda
quincena de los meses de Julio y Diciembre de cada año.

b. El Gerente General, en función al plazo establecido, fijará el cronograma

de inventarios para el establecimiento farmacéutico.

5.2.2 PREPARACION DE INVENTARIO

a. El Gerente General comunicará al D.T. la ejecución del inventario con
indicación de la fecha y hora, así como las demás instrucciones que se
consideren necesarias.

b. El Director Técnico procederá a:

• Disponer se preparen las áreas de almacenamiento y aquellas donde
se encuentren productos para la toma de inventario poniendo
especial énfasis en el orden y limpieza.
• Designará al personal que formará parte del equipo de inventario.
• Adoptará las acciones pertinentes para contar con medios adecuados
para la realización eficiente del inventario, como: lapiceros, lápices,
reglas, tableros, cantidad suficiente de hojas, borradores,
calculadoras, etc.
• Coordinar la entrega, al personal de inventario el formato de toma de
Inventario (Ver Anexo 01).
• Coordinar la entrega de útiles de inventario y otros elementos
necesarios para efectuar la labor.
• Asumir la responsabilidad y liderazgo del equipo que realizará la
toma de inventario en el establecimiento, para lo cual se le
denominará como jefe de equipo para estos casos.
• Verificará que los productos del establecimiento, que estén
registrados en el sistema, se encuentren debidamente al día, lo que
permitirá verificar la existencia de los ítems según registros.
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• Deberá coordinar con el Gerente General el ingreso, al sistema, de los

productos que estén pendientes, por lo menos 12 horas antes de
iniciar el inventario, de no haberse realizado, los productos deberán
colocarse en un lugar distinto y con un rótulo de “NO CONTAR”.
• Al personal que efectuará la toma de inventario se reunirá y explicará
los mecanismos, procedimientos y demás instrucciones necesarias
para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que pudieran
existir. En esta reunión previa se determinará la estrategia y forma de
efectuar la labor.

c. Es responsabilidad del Gerente General brindar un refrigerio al personal

designado para el inventario, su composición será definido en
coordinación con el Director Técnico, teniendo en cuenta la cantidad de
horas y el horario del inventario.

5.2.3 EJECUCIÓN DE INVENTARIO

• En el día y hora señalados se reunirá el personal, para brindarles las
instrucciones necesarias sobre el movimiento de algunos productos con el
objeto de poder efectuar la labor sin ningún tipo de complicaciones. En
este paso, el establecimiento debe estar cerrado y no prestar atención
alguna al público que desvirtúe el stock del establecimiento, para lo cual
se colocará con anticipación un comunicado en un lugar visible del
establecimiento del día y hora que se realizará este proceso.

• El D.T. debe realizar el corte documentario físico, es decir deberá verificar

que los productos recién recepcionados hayan sido ingresados al stock del
establecimiento y que no haya pendientes de ubicación en los estantes.

• Una vez concluido el corte documentario físico, el personal inventariador

procederá a ubicarse en los anaqueles o zonas asignadas procediendo el
conteo de los productos de acuerdo a lo indicado.

• El inventario será al “ barrer “, donde se contará y apuntará en las hojas

de trabajo en filas debidamente ordenadas consignando el nombre del
inventariador y la fecha en cada una de las hojas. Al término del conteo se
entregarán las hojas de trabajo al D.T. quien las custodiará.

• En caso de productos refrigerados, se tendrá que tener cajas de tecknopor

con su respectivo refrigerante (mantener la cadena de frío), para poder
inventariar - si es que lo requiera-.

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• Una vez concluida la labor de conteo de los productos el personal
inventariador suscribirá todas las hojas de trabajo procediendo a entregar
al D.T. dichos documentos, este último realizará la centralización de datos.
• El D.T. procederá al traslado de los datos contenidos en las hojas de
trabajo al listado de control de inventario en el sistema siguiendo el
procedimiento que se detalla:

a) Se ingresarán las cantidades en la opción inventario, para luego obtener

el cuadro de diferencias.
b) En caso de encontrarse diferencias, inmediatamente se efectuará el
reconteo en presencia del D.T.
c) De persistir la diferencia esta será refrendada por el D.T. y el personal
que realizó el conteo inicial en la línea correspondiente del listado.

• Terminada la labor de verificación, al final de los listados, el D.T. deberá

hacer un resumen de los faltantes y sobrantes.

• Al finalizar el proceso de inventario físico el equipo de inventariadores

entregarán al D.T. el material de trabajo, quien a su vez lo entregará al
Gerente General. Toda la documentación de trabajo que servirá como
base de constatación del inventario, será archivada.

5.2.4 RESULTADOS DEL INVENTARIO

• El D.T. procederá a procesar las diferencias de inventario.

• El Gerente General, en función al resultado de inventario, solicitará

al Director Técnico un informe que determine las causas de las
variaciones. Deberá tener en cuenta los criterios que se detallan a
continuación:

Sobrantes de Inventario.- Determinar su origen, principalmente por

las siguientes causas:
a) Documento fuente no registrado.
b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el
respectivo comprobante de salida.
c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como
sobrante (Cruce de productos).

• Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien

similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del
bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado.
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En este caso se procederá a realizar el ajuste correspondiente el

mismo que será verificado por el Gerente General.

Faltantes de inventario.- En este caso se determinará lo siguiente:

a) Faltantes por merma: Tratándose de productos que por su
naturaleza son propensos a deterioro, será aceptada siempre
y cuando esté dentro de la tolerancia establecida.
b) Faltantes por negligencia o sustracción: El personal técnico a
cargo de la custodia es responsable tanto pecuniaria como
administrativamente de la pérdida.

• En razón a los informes mencionados y a otros elementos de juicio que considere

conveniente procederá a determinar el destino de las diferencias.

6. ANEXOS
Anexo 01: “Formato de Toma de Inventario”.

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Anexo 01: “Formato de Toma de Inventario”.

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