IPT-SOL-PR-01 Procedimiento General de Relaciones Comunitarias 12 de Abril

DocuSign Envelope ID: 2AC2E1B9-91EA-497A-9338-2AC84967EAC9
TÍTULO: PROCEDIMIENTO GENERAL DE RELACIONES

COMUNITARIAS
INTERNET PARA TODOS S.A.C
REEMPLAZAD TIPO DE ELAB: Documento específico

REEMPLAZA A VER. VER.
O POR
- - - - LUGAR: LIMA – PERÚ
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD
INTELECTUAL DE INTERNET PARA TODOS
S.A.C QUIEN SALVAGUARDARÁ SUS INTERNET PARA
DERECHOS CONFORME A LAS PREVISIONES TODOS S.A.C
DE LA LEY.
DOCUMENTO: SISTEMA DE GESTIÓN
SOCIAL
NÚMERO DE ELABORADO INTERNO: ESCALA ELABORACIÓN
S/E
IPT-SOL-PR-01
1
HOJA Nº
1 de 12
Elaborado por: Rosmery Escudero Soto
Revisado por: Evelin Santillán Puerta
Aprobado por: Teresa Gomes de Almeida
Fecha de última actualización: abril 2024
INTERNET PARA TODOS S.A.C. Código: IPT-SOL-PR-01

PROCEDIMIENTO GENERAL DE RELACIONES Fecha: 12/04/2024
COMUNITARIAS Versión: 01
Paginas: 2/12
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Autor (es) Versión Descripción del Cambio
11/04/24 Rosmery Escudero Soto 01 Emisión del Documento
APROBACIONES
Nombre Cargo Firma Versión Fecha
Teresa Gomes de Almeida Gerente General 01 12/04/24
Queda prohibido la alteración o reproducción total o parcial sin la autorización de la Gerencia General de IPT.
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INDICE
1. PROPÓSITO. ............................................................................................................................................ 4
2. ALCANCE................................................................................................................................................. 4
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. ............................................................................................................... 4
4. DEFINICIONES. ........................................................................................................................................ 4
5. DESARROLLO. .......................................................................................................................................... 6
5.1 Contrataciones CAPEX: ..................................................................................................................... 6
5.1.1 Contratista ............................................................................................................................... 8
5.1.2 Área de Despliegue de IPT. ........................................................................................................ 8
5.1.3 Área de Operación y Mantenimiento de IPT. ............................................................................... 9
5.1.4 Área Social de IPT. ..................................................................................................................... 9
5.1.5 Área Legal de IPT....................................................................................................................... 9
5.1.6 Área de Finanzas de IPT. .......................................................................................................... 10
5.1.7 Compliance. ........................................................................................................................... 10
5.1.8 PMO. ..................................................................................................................................... 10
5.2 Contrataciones OPEX: ..................................................................................................................... 10
5.3 Proyectos B2B: ............................................................................................................................... 11
6. Colaboración con la comunidad: ............................................................................................................. 11
7. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................. 12
8. FORMATOS ........................................................................................................................................... 12
9. ANEXOS ................................................................................................................................................ 12
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1. PROPÓSITO.
Definir los lineamientos a seguir para la ejecución de las actividades de relaciones comunitarias, a fin
de mantener buenas relaciones con los centros poblados donde desarrollamos nuestro trabajo.
2. ALCANCE.
El presente procedimiento aplica a todos los procesos, actividades, productos y servicios de INTERNET
PARA TODOS S.A.C. (en adelante, IPT), contratistas y proveedores.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
- Política de sostenibilidad
- Política de derechos humanos
- Ley N° 24656, Ley General de Comunidades Campesinas
- Ley N° 22175, Ley de Comunidades Nativas
4. DEFINICIONES.
 Relaciones comunitarias: Son las interacciones que tiene IPT con las comunidades que se
encuentran en el área de influencia de los sitios donde se tiene alguna infraestructura de
telecomunicaciones.
 Infraestructura de telecomunicaciones: Son elementos que permiten la transmisión de

información y datos a través de medios electrónicos, como las antenas, torres, tendido de
fibra óptica, etc.
 Área de influencia: Centro poblado que se encuentra asentada aledaño a la infraestructura

de telecomunicaciones, independientemente de su tipo de organización como comunidad,
anexo, caserío, sector u otro.
 Centro poblado: Espacio geográfico donde hay población asentada, independientemente

del tipo de organización que tenga, como comunidad campesina o nativa, anexo, sector o
caserío.
 Sensibilización: Es el proceso de crear conciencia y empatía sobre determinado tema, con

el objetivo de lograr un cambio de percepción y actitud, o mantener una percepción
positiva sobre determinado tema. De manera específica, se refiere a las charlas, talleres,
capacitaciones u otras acciones orientadas a mostrar los beneficios de la infraestructura de
telecomunicaciones, esclarecer las dudas respecto a los impactos negativos que pueda
generar, disipar los miedos y lograr la aprobación del proyecto por parte de la población
del área de influencia.
 Contingencia social: Es un evento social inesperado que impide o dificulta la continuidad

de las actividades de despliegue u operación y mantenimiento. Estas son acciones que
pueden emprender los pobladores u autoridades, motivados por algún desacuerdo o temor
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respecto a la construcción de la infraestructura de telecomunicaciones, como, por ejemplo:

 Negativa a la construcción de la estación de base celular.
 Intenciones de paralizar los trabajos de construcción.
 Impedimento de los trabajos por temores de afectación a la salud de las personas, de
los animales, cultivos, entre otros.
 Problemas internos del centro poblado que retrasa u obstaculiza el avance de la
gestión de los permisos.
 Pedidos de reubicación de las antenas por temas sociales.
Las siguientes casuísticas no son contingencias sociales:

 Retrasos en la ejecución de las asambleas1.
 Quejas o reclamos de los arrendatarios (pagos, culminación de contrato, afectación
de su propiedad o bienes, solicitudes de reubicación, etc.)2.
 Riesgo social: probabilidad de que ocurra algún malestar, diferencia o discrepancia de

parte o con algún grupo de interés del área de influencia de los proyectos de IPT.
 Grupo de interés: personas u organizaciones que pueden influir positiva o negativamente

en la gestión de los proyectos de IPT.
 Estación de Base Celular (EBC): Son torres de telefonía móvil que permiten establecer
enlace entre dispositivos móviles (teléfonos móviles, tabletas u ordenadores) y la red
central de la operadora.
 Contratista: Persona o empresa que presta servicios remunerados a un empleador, con

especificaciones, plazos y condiciones convenidas.
 Torrera: Empresa de telecomunicaciones que alquila su infraestructura de

telecomunicaciones a IPT.
 TSS: Primera visita en campo para evaluar las condiciones geográficas y técnicas del sitio, a
fin de determinar si cuenta con las condiciones para continuar con las siguientes etapas.
 Búsqueda y saneamiento: Segunda visita de campo, con la finalidad de evaluar los posibles
candidatos y definir la mejor ubicación de la antena.
 Construcción: Es la edificación de la torre y la antena.
 Implementación: Instalación de los equipos que van a permitir el funcionamiento de la

antena y ponerlo a servicio.
1
El área social podrá apoyar a la contratista en la gestión de las asambleas u otras actividades que requiera. Ello se
realizará previo análisis y coordinación con la contratista, a fin de alcanzar la finalidad deseada por IPT.
2
Estos casos serán derivados al área de finanzas para su revisión y búsqueda de solución. Legal intervendrá en caso
sea necesario activar alguna acción legal. Asimismo, el área social brindará apoyo, según la necesidad.
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5. DESARROLLO.
La instalación de infraestructura de telecomunicaciones para cobertura de internet en los centros
poblados de las zonas rurales es algo positivo y muy valorado por la población. No obstante, durante
nuestra experiencia hemos visto situaciones que pueden ser considerados como algo negativo por
parte de la población y representan un riego para la continuidad de nuestras actividades. En ese
sentido, hemos realizado un análisis de dichas situaciones y propuesto medidas para prevenir su
ocurrencia y gestionarlos oportunamente en caso llegarán a ocurrir.
El detalle de este se encuentra en la matriz de análisis y gestión de riesgos sociales, código IPT-SOL-
MT-01, en base al cual se diseñado el presente procedimiento (Anexo 1). Esta matriz puede ser
actualizada ante la identificación de nuevos riesgos sociales, así como también puede tener un mayor
desarrollo por cada proyecto específico.
En tal sentido, se propone las siguientes medidas de prevención, mitigación y gestión de los riesgos
sociales identificados, por tipo de contrataciones que tenemos para el desarrollo de los diferentes
proyectos que asumimos.
5.1 Contrataciones CAPEX:

La gestión de relaciones comunitarias es transversal a todas las etapas de despliegue y operación de
cada estación de base celular, la cual se dará según el siguiente flujo de proceso.
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Figura N°01.- Flujo de proceso contratos CAPEX
La interacción con los centros poblados del área de influencia se dará acorde al protocolo de
relacionamiento comunitario, que contiene los lineamientos e indicaciones específicas a seguir en las
diferentes etapas de cada sitio, desde la llegada al lugar, la permanencia y el retiro al final de sus
actividades. El objetivo es lograr una adecuada presentación del personal al llegar al centro poblado,
mantener una relación cordial y respetuosa durante su permanencia y culminar apropiadamente sus
actividades.
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Todo personal que ingrese a campo deberá cumplir con dicho protocolo. Para ello, IPT capacitará al
personal técnico de las contratistas que desarrollan trabajos en campo, al inicio de cada etapa, así
como de manera periódica, a fin de transmitir las indicaciones, hacer una retroalimentación de los
lineamientos, difundir las lecciones aprendidas y promover las oportunidades de mejora.
En los casos donde se observe condiciones sociales complejas, se desarrolla un mapeo de grupos de
interés, código IPT-SOL-PR-01-F1, como herramienta de gestión que facilite la ejecución de las
actividades de las diferentes áreas involucradas.
Dentro de dicho marco general, se desarrollarán las siguientes actividades:
5.1.1 Contratista
La contratista deberá hacer su ingreso a campo conforme a los lineamientos establecidos en el
protocolo de relacionamiento comunitario y desarrollar las siguientes actividades:
 En caso así lo establezca IPT, entregar una carta de presentación a la autoridad
representativa de la localidad que visite, al inicio de cada etapa, según los formatos que
determine IPT. El cargo de dicha entrega deberá ser subido a la carpeta del sitio en el
sharepoint de IPT.
 Implementar charlas o talleres de sensibilización en la etapa de búsqueda y/o construcción
del sitio. Este será desarrollado según el instructivo que entregue IPT. El informe de
ejecución también deberá ser subido a la carpeta del sitio en el sharepoint de IPT.
 En caso de recibir en campo alguna petición, queja o reclamos del(a) arrendatario(a),
autoridades o población, deberá tomar nota de ello y subirlo a la plataforma del SGSST
(sección de peticiones, quejas y reclamos).
 En caso de generarse o advertirse alguna posible contingencia social, conforme a lo descrito
en numeral 4 (definiciones); el Contratista deberá reportarlo de forma inmediata a IPT;
remitiendo un informe detallado con toda la información que haya recopilado, lo cual
incluye la cronología de los hechos ocurridos, la identificación de la contingencia y los datos
de contacto (nombre y celular). Asimismo, este deberá ser cargado en la carpeta del sitio
en el sharepoint de IPT y a la plataforma del SGSST (sección de peticiones, quejas y
reclamos).
5.1.2 Área de Despliegue de IPT.

 Control de la entrega de las cartas de presentación.
 Control de la ejecución de las charlas o talleres de sensibilización.
 Recibir los reportes de contingencias y derivarlo al área social.
 Solicitar a la contratista que suban dicho reporte en la plataforma del SGSST (sección de
peticiones, quejas y reclamos).
 En los casos que no se resuelvan las contingencias sociales, revisar los informes que emita
el área social.
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5.1.3 Área de Operación y Mantenimiento de IPT.

 Recibir los reportes de contingencias sociales.
 Solicitar a la contratista que suban dicho reporte en la plataforma del SGSST (sección de
peticiones, quejas y reclamos).
 Comunicar al área social para la atención de las contingencias sociales.
 Participar en la atención de las quejas y reclamos que se susciten en los sitios, brindando
la información técnica que se requiera para la gestión de cada caso, así como los datos que
se requieran verificar en campo.
 En caso haya quejas o reclamos que se originen por fallas técnicas, gestionar la atención de
dicho caso, con el apoyo de las áreas involucradas.
5.1.4 Área Social de IPT.

 Seguimiento de la entrega de las cartas de presentación.
 Seguimiento de la ejecución de las charlas o talleres de sensibilización.
 Seguimiento a las contratistas en la gestión de asambleas comunales, en los casos donde
haya antecedentes de contingencia, que tengan dificultad para concretar fecha o la fecha
gestionada sea demasiado larga.
 Acompañar las sensibilizaciones que desarrollen las contratistas, en los casos donde se
adviertan riesgos sociales.
 Gestion de las contingencias sociales que reporten las contratistas. Para ello, debe analizar
cada caso y proponer un plan de atención al área usuaria interesada (Despliegue, O&M u
otro).
La atención de cada caso se desarrollará en las siguientes etapas:
a) Análisis y diagnóstico de la problemática (de ser posible en gabinete, con información
alcanzada por la contratista (descripción de los hechos y comunicación con contactos
telefónicos brindados) y consulta de fuentes de información secundaría, pero de no ser
suficiente, se tendrá que visitar el centro poblado).
b) Plantear propuesta de solución y validación para su implementación.
c) Diálogo y/o negociación con los actores involucrados
En caso no se resuelva la contingencia social, elaborará el informe del caso, la cual será
revisado por el área de despliegue y legal, y validado por el PMO para su envío al cliente.
 Supervisar y evaluar las actividades de las contratistas (descritas en el numeral 5.1).
 De ser necesario, facilitar las coordinaciones que realiza el área legal, finanzas y O&M con
los arrendatarios, autoridades y población.
 Responsable de la gestión de la plataforma de peticiones, quejas y reclamos, evaluando los
casos, derivando a los responsables y facilitando las coordinaciones.
5.1.5 Área Legal de IPT.

 Participar en la gestión de contingencias sociales, que involucren temas legales.
 Acompañar a las áreas responsables en las situaciones de controversia y/o diferencia
respecto a los contratos de arriendo u otro documento legal, que no sea una contingencia
social (según lo descrito en el numeral 4), y que no pueda ser solucionado en primera línea
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por el área responsable.

 En los casos que no se resuelva la contingencia social, verificar el informe que se envíe al
cliente.
5.1.6 Área de Finanzas de IPT.

 Participar en los casos donde la contingencia social involucre temas financieros
(negociación).
 Atender las quejas y reclamos ocasionados por falta de pago o retraso de arriendo y/o
energía, temas contractuales o posibles daños a los arrendatarios.
5.1.7 Compliance.
 Brindar opinión respecto a las propuestas de solución en la gestión de las contingencias
sociales u otros casos de diferencia/controversia, a fin de que estas se den dentro de lo
establecido en la política anticorrupción y el código de ética.
5.1.8 PMO.
 En los casos que no se resuelva la contingencia social, validar el informe que se envíe al
cliente.
5.2 Contrataciones OPEX:

En línea con nuestra política de sostenibilidad, requerimos a nuestros proveedores (torreras) que,
tomen acciones que permitan desarrollar sus labores dentro del marco de una relación cordial con
los centros poblados de su área de influencia.
En ese sentido, se recomienda tener en cuenta nuestro protocolo de relacionamiento comunitario,
las cartas de presentación y sensibilización. Pueden tomar los formatos o materiales que cuenta IPT
o emplear los suyos, priorizando siempre el buen relacionamiento con la comunidad del área de
influencia.
Del mismo modo, en caso tengan contingencias sociales, IPT puede brindar un acompañamiento y
apoyo en la gestión, sin dejar de tener responsabilidad directa la Torrera.
Para tales efectos, se presenta el siguiente flujo de proceso.
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Figura N°02.- Flujo de proceso contratos OPEX
Nota: En caso no se resuelva la contingencia social, la torrera elaborará el informe del caso,
la cual deberá ser revisado por el área social, despliegue y legal, posteriormente debe ser
validado por el PMO para su envío al cliente.
5.3 Proyectos B2B:

Se planteará al cliente el presente procedimiento, y en caso tengan requerimientos adicionales, se
harán adaptaciones para cubrir sus necesidades.
6. Colaboración con la comunidad:

En la experiencia de IPT trabajando en diferentes zonas rurales del país y en la interacción que hemos
tenido con las comunidades, hemos identificado una cultura de colaboración y de reciprocidad de la
población, cuyo valor reconocemos y con la finalidad de contribuir con dicha práctica, hemos
establecido la posibilidad de compartir con las comunidades, haciendo entrega de artículos
relacionados con sus actividades cotidianas o de primera necesidad, como herramientas de
agricultura, semillas, productos ganaderos, canastas de víveres, entre otros, según sea el caso.
El monto de la entrega es acorde a lo establecido en la Guía para Regalos y Hospitalidad (IPT-COM-
IS-02), el cual debe ser documentado y registrado en la plataforma gift & hospitaly.
En caso superen el monto establecido en la guía, la propuesta de entrega deberá ser presentado al
área de Compliance y Finanzas, para su evaluación y aprobación.
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7. RESPONSABILIDADES
 Área Social
 Difundir el presente documento
 Verificar el cumplimiento
 Área social, despliegue, O&M, legal, finanzas, compliance y PMO.

 Cumplir con lo establecido en el presente documento.
 Contratistas
 Cumplir con lo establecido en el presente documento.
 Torrera
 Considerar el cumplimiento con lo establecido en el presente documento.
8. FORMATOS
 IPT-SOL-PR-01-F1; Mapeo de grupos de interés
9. ANEXOS
 IPT-SOL-MT-01; Matriz de análisis y gestión de riesgos sociales
 IPT-SOL-IS-01; Protocolo de relacionamiento comunitario
 IPT-SOL-IS-02; Instructivo de sensibilización
 IPT-SOL-IS-03; Instructivo de gestión de contingencias sociales
 IPT-SOL-IS-04; Instructivo de atención de peticiones, quejas y reclamos
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TÍTULO: PROCEDIMIENTO GENERAL DE RELACIONES

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Fecha Autor (es) Versión Descripción del Cambio

11/04/24 Rosmery Escudero Soto 01 Emisión del Documento

Teresa Gomes de Almeida Gerente General 01 12/04/24

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INTERNET PARA TODOS S.A.C. Código: IPT-SOL-PR-01

 Infraestructura de telecomunicaciones: Son elementos que permiten la transmisión de

 Área de influencia: Centro poblado que se encuentra asentada aledaño a la infraestructura

 Centro poblado: Espacio geográfico donde hay población asentada, independientemente

 Sensibilización: Es el proceso de crear conciencia y empatía sobre determinado tema, con

 Contingencia social: Es un evento social inesperado que impide o dificulta la continuidad

INTERNET PARA TODOS S.A.C. Código: IPT-SOL-PR-01

respecto a la construcción de la infraestructura de telecomunicaciones, como, por ejemplo:

Las siguientes casuísticas no son contingencias sociales:

 Riesgo social: probabilidad de que ocurra algún malestar, diferencia o discrepancia de

 Grupo de interés: personas u organizaciones que pueden influir positiva o negativamente

 Contratista: Persona o empresa que presta servicios remunerados a un empleador, con

 Torrera: Empresa de telecomunicaciones que alquila su infraestructura de

 Construcción: Es la edificación de la torre y la antena.

 Implementación: Instalación de los equipos que van a permitir el funcionamiento de la

INTERNET PARA TODOS S.A.C. Código: IPT-SOL-PR-01

5.1 Contrataciones CAPEX:

INTERNET PARA TODOS S.A.C. Código: IPT-SOL-PR-01

Figura N°01.- Flujo de proceso contratos CAPEX

INTERNET PARA TODOS S.A.C. Código: IPT-SOL-PR-01

Dentro de dicho marco general, se desarrollarán las siguientes actividades:

5.1.2 Área de Despliegue de IPT.

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5.1.3 Área de Operación y Mantenimiento de IPT.

5.1.4 Área Social de IPT.

5.1.5 Área Legal de IPT.

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por el área responsable.

5.1.6 Área de Finanzas de IPT.

5.2 Contrataciones OPEX:

INTERNET PARA TODOS S.A.C. Código: IPT-SOL-PR-01

Figura N°02.- Flujo de proceso contratos OPEX

5.3 Proyectos B2B:

6. Colaboración con la comunidad:

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 Área social, despliegue, O&M, legal, finanzas, compliance y PMO.

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