Sistema Integrados de Gestión

Fundación Universitaria Compensar Facultad de Administración de Empresas

ACTIVIDAD 1

Presentar la solución al estudio de caso denominado “Distribuidora Alhumber”; documento

donde describa la situación del escenario que debe resolver

ESTUDIO DE CASO: Distribuidora Alhumber

Alhumber es una distribuidora de plásticos familiar creada por dos hermanos: Alfonso y
Humberto quienes vieron en el plástico una buena oportunidad de negocio.

Comenzaron en el barrio El Restrepo en Bogotá en un local de 2x2 mts vendiendo todo lo

referente a plástico: envases, loza, baldes, pelotas, materos, etc.

Con el tiempo se fue creando la necesidad en el barrio y los locales comerciales

(restaurantes), incluyó servilleteros, saleros, pimenteros, bandejas, palilleros y demás para
suplir esta demanda.

Al cabo de dos años, el local donde estaban ubicados era bastante pequeño para toda la
mercancía que circulaba diariamente, por tal motivo decidieron trasladarse a un local más
grande y mejor ubicado.

La gente ya reconocía la marca y el almacén, tanto así, que su traslado le trajo muchos más
negocios porque la zona estaba ubicada a media cuadra de los restaurantes de la zona.

Además de esto, el hermano decidió renunciar a la sociedad y viajar a Estados Unidos a

radicarse allí, por lo tanto, Alfonso ya no podía solo hacer todo en el local, y trajo consigo
a trabajar a su otro hermano José quien era el encargado de la caja y de permanecer en el
almacén mientras Alfonso salía a comprar mercancía.

Se quería diversificar en el negocio y se abrió una nueva línea de venta de cepillos

industriales, que ocupaba un pequeño espacio dentro del almacén.

Los fines de semana tenía mucho flujo de personas y contrataban a un ayudante que se
encargara de atender a los clientes, José se encargaba de la caja y Alfonso de atender los
clientes y la caja.

Las ganancias eran buenas, pero había mucho inventario que estaba esparcido por todo el
almacén y los de fines de semana se presentaban robos, no era fácil controlar el flujo de
gente y no se tenía un adecuado control del inventario. Había meses con picos de ventas y
contrataban personal externo para atención de clientes y caja, pero como no había controles
adecuados se perdía mucho dinero.

Por estos dos últimos motivos, Alfonso fue perdiendo dinero y como pedía mucho inventario
a los proveedores, en ocasiones no alcanzaba a pagarles las facturas (a 45 días) porque
no había dinero para ello, debido a esto muchos proveedores le quitaron el crédito y al no
poder pagar de contado, tuvo que bajar el inventario, lo que generó que
cuando los clientes iban a comprar no encontraban de todo lo necesario y se iban a comprar
a los almacenes cerca (Éxito, almacenes de barrio).

Desafortunadamente, después de 18 años de trabajo, tocó cerrar la Distribuidora Alhumber,

entregar el poco inventario que se tenía a los proveedores como forma de pago y liquidar
la empresa.

Después de analizar el caso antes mencionado, responda las siguientes preguntas:

1. Usted es Consultor de SGI, Alfonso lo busca (antes de liquidar) para que le haga
una propuesta y le ayude a mejorar su empresa. ¿Qué sugerencia le haría?
Justifique su respuesta.

Yesica Alejandra Zabala Culma

Respuesta: La propuesta que haría al señor Alfonso, sería que me generar un

estado de cuentas de cómo está la empresa en ese momento y con que inventario
cuenta en el instante, para analizar en que proceso está la empresa y como
asociarme a ella para apoyarla financieramente pero donde se implemente algún
sistema de gestión de calidad de los procesos que se realiza.

2. ¿Cuáles cree que fueron los principales problemas que tenía Distribuidora Alhumber?
¿Cómo los solucionaría? Justifique su respuesta.

Repuesta: Los problemas que tuvo la Distribuidora Alhumber fue que el momento
de crearse la empresa no pensaron en generar un sistema de gestión para orientar
a la organización en los diferentes procesos que se iban a desarrollar, por lo tanto,
esto produjo que la empresa no tuviera un inventario adecuado, no hubiera un
control adecuado del dinero y una verificación de los pagos a los proveedores.

En este caso implementaría algún sistema integrado de gestión para controlar y

verificar que todos los requisitos se cumplan acorde a lo establecido en la norma;
También realizaría una supervisión trimestral en la empresa para analizar cómo van
las actividades a desarrollar.

Tener en cuenta para el desarrollo de la actividad:

El crucigrama de los Sistemas Integrados de Gestión

Deberán realizar un crucigrama asociado a los Sistemas Integrados de Gestión, con el

objetivo de repasar los términos más importantes abordados dentro de esta sección del
curso. Debe tener mínimo 10 palabras horizontales y 10 palabras verticales.

Pistas horizontales:

1. Se realiza las actividades planificadas y se logran los resultados proyectados (Eficacia)

2. Relación entre los recursos utilizados y el resultado alcanzado (Eficiencia)
3. Cumplimiento de las expectativas de los clientes (Satisfacción del cliente)
4. Cuantos sistemas integrados de gestión son más comunes (Tres)
5. Que norma se puede integrar en el sistema integrado de gestión (ISO 445001)
6. Gestión de calidad orientada a proporcionar confianza y dar cumplimiento
(Aseguramiento de calidad)
7. Conjunto de características inherentes de un objetivo que cumple con los requisitos
(Calidad)
8. Individuo que podría recibir o que recibe un producto o un servicio destinado a la
organización (Cliente)
9. Realiza funciones propias con responsabilidad, autoridad y relaciones para el logro de
los objetivos (Organización)
10. Proceso de actividades relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un
resultado (Proceso)

Pistas verticales:

1. Es una parte que orienta al cumplimiento de los requisitos de calidad (Control de calidad)
2. Se realiza con frecuencia para evaluar el mejoramiento del desempeño (Mejora continua)
3. Organización que proporciona un producto o servicio (Proveedor)
4. Es una federación mundial de organismo nacionales que normalización que desarrolla
normas para que las empresas mejoren sus resultados (La ISO)
5. Las normas están formadas por conjuntos de (Requisitos) que cualquier organización
pueda cumplir de manera voluntaria.
6. Es una norma internacional que permite el aseguramiento, la confidencialidad e
integridad de los datos y de la información de las organizaciones (ISO 27001)
7. Norma que estandariza internacional que mide la calidad de una empresa centrado en
la satisfacción del cliente y en la capacidad de ofrecer productos y servicios que cumplan
con las exigencias internas y externas de la organización (ISO 9001)
8. En un conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar un negocio o
una empresa. (Gestión)
9. Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad. (Actividad)
10. Es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para lograr un mismo objetivo.
(Sistema)
• Usted es Consultor de SGI, Alfonso lo busca (antes de liquidar) para que le
haga una propuesta y le ayude a mejorar su empresa. ¿Qué sugerencia le
haría? Justifique su respuesta.
Edwin Alexander Ruiz Escobar

1. RTA: En esta ocasión debemos recurrir a las cuentas que tiene el señor Alfonso
correspondiente a su empresa, verificar todos los insumos que tenía cuando
empezó liderar su empresa solo hasta este momento donde está pensando en
liquidar su empresa, ya teniendo todo la información pertinente que estamos
buscando podemos desarrollar un plan de desarrollo para poder solucionar
inconvenientes de la empresa y hacer que esta empresa vuelva a tener un desarrollo
óptimo.
• ¿Cuáles cree que fueron los principales problemas que tenía Distribuidora Alhumber?
¿Cómo los solucionaría? Justifique su respuesta.

• 2. RTA: Desde un principio debemos manejar cuentas de los productos que entran
y salen de nuestra empresa.
• Manejo de supervisión dentro y fuera de nuestras empresas para asegurar que
nuestros productos y trabajadores estén desarrollando buenos procesos en la
empresa.
• Debemos mantener un buen personal para que este en supervisión de nuestro local
y no se pierdan productos como le pasa al señor Alfonso.
• Prevenir inconvenientes con nuestros proveedores y hacer pagos en la fecha que
son.

Tener en cuenta para el desarrollo de la actividad:

El crucigrama de los Sistemas Integrados de Gestión

Deberán realizar un crucigrama asociado a los Sistemas Integrados de Gestión, con

el objetivo de repasar los términos más importantes abordados dentro de esta
sección del curso. Debe tener mínimo 10 palabras horizontales y 10 palabras
verticales.
• Usted es Consultor de SGI, Alfonso lo busca (antes de liquidar) para que le
haga una propuesta y le ayude a mejorar su empresa. ¿Qué sugerencia le
haría? Justifique su respuesta.
Jackeline Wilches Herrera

• Rta1:
Lo principal que realizaría es un plan de acción en donde se identificaría el problema
y vamos a proveer las herramientas para encontrar soluciones, lo que nos va a llevar
a la creación de un sistema integrado de gestión.
Resolviendo el tema financiero, lo ideal sería un préstamo en donde se le lograra
cancelar a sus proveedores y tener un capital adecuado para un nuevo inventario.

• ¿Cuáles cree que fueron los principales problemas que tenía Distribuidora
Alhumber?
¿Cómo los solucionaría? Justifique su respuesta.

Rta:2
El principal problema fue la falta de organización en su mercancía, ya que genero
robos y problemas de rotación en su inventario, también la falta de personal idóneo,
para atender los clientes y cuidar el patrimonio.

Con el principal problema, realizaría una clasificación del inventario con el método
ABC, en donde le daríamos importancia al inventario según su utilización, rotación
y valor. Se lograría un mayor control de stock y sería más exhaustivo en los
productos de categoría A, que a su vez serán los que tengan un mayor peso en el
inventario total.
Con esto evitaríamos la duplicación de esfuerzos (contratación de más personal),
también lograríamos un uso más eficiente de los recursos porque nos centraríamos
en los productos prioritarios que permitirán una mejora notable del servicio, mejores
plazos de entrega, más agilidad en la preparación de pedidos y un nuevo comienzo
para la Distribuidora Alhumber.

Referente al personal, se debe escoger un perfil en donde tengan toda la capacidad

y conocimiento en el tema. También una elección con parámetros de seguridad
evitaría contratar gente deshonesta.

Tener en cuenta para el desarrollo de la actividad:

El crucigrama de los Sistemas Integrados de Gestión

Deberán realizar un crucigrama asociado a los Sistemas Integrados de Gestión, con

el objetivo de repasar los términos más importantes abordados dentro de esta
sección del curso. Debe tener mínimo 10 palabras horizontales y 10 palabras
verticales.
 CRUCIGRAMA SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

4.
9. P R O D U C T I V I D A D
O 3.
1. C A
I U R
7. S M B
1. S I S T E M A I N T E G R A D O D E G E S T I O N
F 9 N L
I 2. 0 T
C 10. I 0 A
A A 2. I S O 1 4 0 0 1 10. C O N T R O L
5. C U O I 6.
C I D 4 4. C O O R D I N A D O R
O A I 5 N R
M T 0 D G
U O 0 E A
N R 1 L N
3. I D E N T I F I C A C I O N S 8. I
C A 5. P L A N I F I C A C I O N Z
A 9. S N A
C R T T T
7. I N T E G R A L E E I
O C M G V
N U 6. M E T O D O L O G I C A R A
R A
S D
O 8. M U L T I F A C E T I C A
S
HORIZONTALES

1. Sistema único diseñado para gestionar múltiples aspectos de las operaciones de una
organización: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
2.Sistema de Gestión de Medioambiente: ISO 14001.
3.El punto de partida en determinar los SIG es: IDENTIFICACIÓN
4.Responsable del proyecto de integración que, a su vez, puede ser el responsable de los
sistemas de gestión: COORDINADOR
5.Se debe determinar cómo se realizará la transición desde los sistemas ya existentes al nuevo
con: PLANIFICACIÓN
6.Nivel de integración donde varias personas realizan sus funciones, pero siguen una misma
línea en los sistemas de gestión: METODOLOGIA
7.Todos dentro de la organización son responsables del cumplimiento y mejora de la gestión, es
por eso por lo que el SIG opera de manera: INTEGRAL
8.Un SGI cuenta con procesos dedicados para garantizar la seguridad en el cumplimiento de
todos los requisitos, este nivel de integración es: MULTIFACÉTICA
9.Toda actividad en el marco del Sistema Integrado que cumple con los lineamientos de la
eficiencia, eficacia y la efectividad es: PRODUCTIVIDAD
10.El seguimiento y monitoreo al desempeño de los sistemas de gestión se realiza a través del:
CONTROL

VERTICALES

1.Sistema de Gestión de la Calidad: ISO 9001

2.Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral: ISO 45001.
3.La estructura más clásica que se puede encontrar de un SIG para empresas tiene forma de:
ARBOL
4.Esta incluido en el Estructura de un sistema de gestión: DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA.
5.Es necesario para que el personal de la empresa a la que afecten los cambios previstos, estén
atentos: COMUNICACIÓN
6.Nivel de integración de un solo responsable que asume el manejo de varios sistemas:
ORGANIZATIVA
7.Ventaja que aporta un SIG una empresa: EFICACIA
8.un SGI opera de manera: INTEGRADA
9.Los SIG en las organizaciones experimentan mejoras en diferentes áreas con su optimización
de los: RECURSOS
10.se utilizan para determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del sistema de
gestión de la calidad: AUDITORIA