Unidad 5: Sistemas administrativos

Definición:

- Cada organización posee un sistema de información que contiene elementos

diferenciados que, puestos en la atención de un observador, pasan a ser considerados
como sistemas en sí mismos. Cada uno de estos subsistemas componentes del sistema
de información responde a necesidades específicas que surgen de las actividades,
procesos o decisiones de las distintas partes de la organización.
- El sistema de información es un subsistema del sistema administrativo al que sirve y
apoya para que este pueda administrar la organización. El sistema administrativo actúa
como procesador de información generándose en él flujos de información que se
movilizan por toda la organización, pero dentro de esquemas y modelos determinados,
que se agrupan bajo la denominación de sistema de información. Estos sistemas de
información tienen la finalidad de procesar entradas, transformar esos datos en
información, generar salidas en forma de reportes e informes, y crear y mantener
archivos de datos relacionados con la organización.
- La información es un recurso organizacional esencial por el cual las organizaciones
están en un proceso de cambio propio del medio ambiente en el que tienen que actuar,
que las está llevando a convertirse en organizaciones basadas en información. La
información debidamente contextualizada a la cual se le agrego la experiencia y la
reflexión es más que información mejorada, es conocimiento. Y este presenta en el
mundo contemporáneo el principal activo intangible de las organizaciones.
- El sistema de información de una organización afecta a todos sus niveles y actividades,
debiendo prestar apoyo a las diferentes operaciones, tareas, procesos, actividades y
decisiones que en cada sector o nivel se realizan, considerando las distintas necesidades
de cada uno de ellos. Gestionar organizaciones basadas en la información donde en
cada nivel el sistema de información realice el apoyo necesario, genera hacia estas
exigencias de capacidad, utilidad, confiabilidad y funcionalidad para servir como medios
para alcanzar los propósitos organizacionales sin convertirse en un fin en si mismos.
Deben adaptarse a la organización que sirven para ser útiles y trabajar con mayor
eficiencia. Deben ser diseñados pensando en los objetivos que se intentan alcanzar y en
las estrategias que se definieron en ese sentido.

Dentro de este marco conceptual; el sistema de información se define como el sistema formal
de personas, equipos y procedimientos que en forma integrada y coordinada, y operando sobre
un conjunto de datos estructurados acorde con las necesidades organizacionales capturan
datos, los transforman en información, los almacenan y los distribuyen, a fin de apoyar las
actividades de las organizaciones tales como las operaciones, el control, necesarias para
desarrollar la estrategia y lograr los objetivos planteados.

El sistema de información incluye solo la parte formal de este, aquella que está claramente
definida, que toda organización conoce y sabe cómo utilizar.

→Los sistemas formales son estructurados y operan sobre definiciones establecidas y

consensuadas acerca de cómo captar, procesar, almacenar, distribuir y utilizar datos.

→Los sistemas informales utilizan reglas no establecidas de comportamiento a partir de

acuerdos implícitos; no existe en ellos un consenso sobre lo que es información, ni como debe
ser procesada y almacenada. Esta característica no minimiza la importancia de los sistemas
informales, sino que trata de reflejar que estos son más difíciles de estudiar, de planificar y de
dirigir desde una visión de funcionamiento global y cohesionado de la organización, de modo
que el intento de incorporarlos al sistema de información resulta difícil y no siempre se logra.

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El sistema de información opera sobre un conjunto de datos estructurados acuerdo con las
necesidades de la organización; los datos que se manejan dentro del sistema deben reflejar la
percepción natural que de ellos tengan las personas que diariamente los utilizan para realizar
sus actividades. Resulta de suma importancia que las personas que luego utilizaran el sistema de
información participen en forma activa del diseño de esa estructura de datos que conformara la
base de datos de la organización.

La referencia a las actividades de la organización destaca que el sistema no solo apoya las
operaciones rutinarias, también ayuda a la toma de decisiones y al control que la organización
necesite efectuar.

Le definición hace referencia a la conexión entre esas actividades y los objetivos y estrategia de
la organización y siendo que el sistema de información les brinda apoyo este debe diseñarse en
función del servicio que pueda brindar al enfoque de negocio que adopte la organización. El
sistema no deja de ser un sistema más que la organización diseña para conseguir sus
propósitos, de manera que debe coordinarse de manera explícita con ellos.

Conceptos complementarios:

- Extensión: los sistemas utilizados en la administración de las organizaciones además de

personas, equipos y procedimientos, incluyen varios subsistemas orientados a funciones
específicas, tales como los sistemas de información, que reúnen tanto los aspectos
formales como los informales, así como métodos manuales y computarizados, siendo el
hombre su componente más importante, es el que interactúa con todos los demás.
- Integración: un sistema de información se compone por varios subsistemas que, a pesar
de conformar un sistema unificado, pueden considerarse como componentes casi
separados entre sí. Estos subsistemas están integrados para que las actividades
desarrolladas por cada uno se interrelacionan e interactúan con las de los otros. La
integración eficientiza el procesamiento de la información al disminuir tanto la
captación independiente de los mismos datos por varios sectores o departamentos
como el procesamiento intermedio, proporcionando información completa, oportuna y
relevante. Se requiere un grado importante de integración en los sistemas de
información para que estos resulten efectivos.
- Coordinación: Los componentes de un sistema están diseminados por toda la
organización, existiendo varios usuarios de la información, distintos subsistemas
específicos, equipos de procesamiento y procedimientos diversos, de modo que
diferentes sectores pueden tener control y jurisdicción sobre ciertos elementos del
sistema. Es necesaria la existencia de una coordinación centralizada que asegure que el
sistema de información funcione como un todo unificado.
- Transformación de los datos en información: cuando un dato es procesado y este
resultado es útil para que un administrador lo utilice en una acción o una decisión se
dice que ese dato se convirtió en información. El sistema de información transforma los
datos en información de variadas maneras de acuerdo con las tareas y actividades a las
que sirve de apoyo o en función de aquello que las personas que van a utilizar esa
información esperan obtener de ella, así como también en relación con las
características cognitivas personales de quienes van a utilizarla.
- Apoyo a las actividades de la organización: el apoyo que un sistema brinda a las
actividades de una organización posee una gran diversidad: desde la ayuda que prestan
para realizar eficientemente las transacciones rutinarias tales como la preparación de
documentos, hasta el señalamiento de advertencias oportunas sobre problemas
internos o amenazas provenientes del exterior. Proporciona a la organización señales de
oportunidades que presenta el medio ambiente, agiliza y brinda seguridad en todos los

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 procesos administrativos y permite a los integrantes de la organización desarrollarse en
el tratamiento de problemas futuros, prestando una decisiva ayuda en todo el proceso
de toma de decisiones.
- Aumento de la eficiencia: los sistemas de información deben brindar una mayor
eficiencia a la administración de la organización a la que sirven. Para esto, un sistema de
información debe proveer solo información relevante, motivo por el cual el sistema de
información debe estar diseñado para ser lo suficientemente flexible de manera de
poder brindar las rápidas respuestas que se necesitan en estos casos. El tiempo en el
que se necesita la información es otro factor que determina cuanta eficiencia puede
adicionar un sistema de información a una organización. El grado de detalle con el que
se expresa la información que brindan también afecta la eficiencia que pueden agregar
los sistemas de información. El sistema de información debe proporcionar el grado de
detalle adecuado que se necesita en cada ocasión.

El sistema de información y el procesamiento electrónico de datos: las organizaciones basadas

en información pueden, contrariamente a lo que a priori pensarse, construirse sin la moderna
tecnología del procesamiento electrónico de datos (PED). Pero resulta lógico que según avanza
la tecnología de la información las computadoras asuman un rol esencial en el procesamiento
de la información. Un sistema de información no necesita estar basado en el uso de
computadoras, aunque la tendencia así lo esté marcando. La causa que determina si se requiere
la inclusión del PED en una organización o en algunos sectores de ella, es si el sistema existente
puede ser mejorado con la incorporación de esa tecnología. Si un sistema manual produce
resultados eficientes y útiles no habría motivo para la incorporación de la computadora. Ante un
crecimiento del volumen de las operaciones un aumento en la complejidad de los
procedimientos o una mayor interrelación de las actividades, con la incorporación de un sistema
de PED se pueden obtener importantes mejoras. En consecuencia, una organización basada en
información puede tener su sistema de información sin la ayuda del PED. La importancia
adquirida en la utilización de la tecnología de la información llevo a que algunos autores dieran
definiciones de sistemas de información totalmente orientadas hacia la computación. Como
Davis y Olson quienes sostenían que el sistema de información es el procesamiento de
información basado en el computador, que apoya las funciones de operación, administración y
toma de decisiones de una organización.

El sistema de información y el procesamiento de las operaciones rutinarias: el procesamiento de

operaciones rutinarias o procesamiento de datos, es la automatización del proceso que permite
realizar las transacciones fundamentales y rutinarias de las operaciones de la organización. En
consecuencia, se obtienen informes y resúmenes de dichas transacciones. La actividad de
procesamiento de operaciones rutinarias por sí sola no configura un sistema de información ya
que si bien este abarca este tipo de operaciones no se circunscribe solo a ese trabajo, sino que,
con la información obtenida en el procesamiento de esas actividades se apoyan otras
numerosas funciones y procesos organizacionales. Algo que caracteriza a los sistemas de
información es la capacidad que poseen para proveer apoyo para el análisis, la planeación y el
proceso de toma de decisiones. Significa que los usuarios de los sistemas de información
utilizan los recursos de información tanto para mejorar la gestión de la organización como para
todo lo concerniente al proceso de toma de decisiones, haciendo uso de los modelos de
decisión que el sistema provee y de la posibilidad de interactuar con una base de datos.

Componentes de un sistema de información:

Considerando que en la actualidad las nuevas tecnologías de la información les brindan a los
sistemas de información una particular característica distintiva es posible reconocer entre sus
componentes físicos a los siguientes:

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• Recursos de hardware: se refiere a los dispositivos electrónicos y electrodomésticos que
procesan los datos. el hardware de una organización puede referirse tanto a una sola
unidad o dispositivo como a todos los instrumentos o elementos que se usan en un
sistema de computación. El equipo debe poder realizar las siguientes funciones: ingreso
de datos, cálculos, control y almacenamiento primario de datos: salida de datos:
almacenamiento secundario de datos. el concepto de recurso de hardware abarca las
máquinas y a todos aquellos medios de datos (medios tangibles donde se graban los
datos). A su vez entre las maquinas se encuentran los sistemas de computación que se
componen de unidades de procesamiento central y los periféricos de la computadora.
Al conjunto de dispositivos que se utilizan en una instalación de computación se lo
llama configuración. los datos procesados deben traducirse a una forma que pueda
aceptar el sistema computo. A través de algún dispositivo especial se aplican luego
como entradas. Los datos ingresados al sistema se procesan en la unidad central de
procesamiento que consta de tres partes: la unidad de control, la unidad aritmético-
lógica y la unidad de memoria primaria o principal. Los resultados del procesamiento se
transfieren al usuario por medio de las unidades de salida, donde las más comunes son
la impresora y las terminales de despliegue visual.
• Recursos de software: el equipo o hardware de la computadora debe manejarse con
software de computadora, conocido como programa del sistema, sin estos programas el
sistema no funcionaria. Por programas se entiende la serie o conjunto de instrucciones,
métodos o procedimientos y lenguajes que permiten usar la computadora, es un
conjunto de ordenes establecidas para controlar las operaciones de los sistemas de
cómputo de modo que se realice el procesamiento de los datos. A su vez están
formados por un conjunto completo de instrucciones para ejecutar una tarea específica
que se denomina rutinas. Dentro de los recursos de software se incluye también al
conjunto de instrucciones de procesamiento de información que necesitan las personas:
los procedimientos. Se toman en cuenta como elemento físico puesto que,
normalmente se encuentran volcados en manuales de procedimientos o instrucciones.
Los sistemas computarizados de procesamiento de datos para ser eficaces y funcionales
necesitan métodos operativos claros que determinan de qué manera se van a usar los
recursos del sistema, con el fin de satisfacer los requerimientos de las personas que
usen de él.
• Recursos humanos: las personas integrantes de una organización utilizan e integran los
sistemas de información. Dentro de la terminología de los sistemas de información se
los conoce como usuarios: aquellas personas que es responsable del ingreso de datos e
instrucciones al sistema o utiliza la información producida por el sistema. La interacción
usuario equipo se ve facilitada por los dispositivos de despliegue visual conectados a las
computadoras. El usuario final utiliza los resultados del procesamiento de datos creando
en ocasiones sistemas propios para recuperar datos, sin ser especialistas en
computación. Dentro de las organizaciones que utilizan PED pueden encontrarse un
grupo de especialistas que desarrollan y operan los sistemas de información. Puede
variar en cada organización.
• Recursos de datos: dentro de una organización los datos pueden adquirir diferentes
formas: datos alfanuméricos tradicionales, datos de texto, datos de imágenes y datos de
audio. Los recursos de datos de una organización se diferencian en bases de datos y
bases de conocimientos. Una base de dato es un conjunto integrado de datos
procesados y organizados, almacenados en diferentes tipos de registros. Un registro es
un conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una entrada. Se
interrelacionan por medio de las relaciones propias de los datos y no por su ubicación
física en el almacenamiento. Una base de datos contiene todos los datos que utiliza el

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 software de aplicaciones. El mantenimiento de una base de datos de una organización
facilita la integración de las diferentes áreas o funciones permitiendo que los usuarios
puedan acceder con facilidad a entablar un dialogo con el sistema. Contando con una
base de datos y por medio de la asociación entre los registros, los programas de
aplicaciones de las diferentes áreas funcionales pueden procesar todos los datos que se
encuentran en dicha base, es decir, que las distintas aplicaciones pueden compartir los
mismos datos. las bases de conocimiento incluyen conocimiento sobre una diversidad
de circunstancias, reglas y ejemplificaciones de casos sobre prácticas organizacionales
que se consideran como las mejores prácticas.
• Recursos de redes: el concepto pone el acento en la idea de que las redes de
telecomunicaciones son un componente fundamental en el diseño de los sistemas de
información contemporáneo. Un sistema de telecomunicaciones es un conjunto de
hardware y software compatibles ordenados para comunicar y transmitir información de
un sitio a otro. Los componentes esenciales de un sistema de telecomunicaciones son:
1. Las computadoras necesarias para procesar la información, 2. Terminales o cualquier
dispositivo de entrada y salida que envíen o reciban datos, 3. Canales de
comunicaciones, 4. Procesadores de comunicaciones y 5. Software de comunicaciones
cuya función es controlar las actividades de entrada y salida y coordinar otras funciones
de la red de comunicaciones. La disciplina o ambiente que surge de la combinación de
las tecnologías de telecomunicaciones y de informática recibe el nombre de telemática.

Funciones básicas de los sistemas de información: los sistemas de información de diferentes

organizaciones presentan características muy disimiles entre sí. Sin embargo, es posible
identificar un conjunto de funciones básicas en común.

- Entrada de los recursos de los datos: los datos sobre los acontecimientos que incumben
a la organización como los surgidos de las transacciones de las operaciones rutinarias,
deben capturarse, registrarse y preparase para ser procesados, por parte de la actividad
de entrada del sistema de información. Dentro de esta actividad se encuentra la función
de recolección de datos.
o Recolección de datos: esta función es la encargada de captar aquellos que se
relacionan con acontecimientos o hechos que atañen a la organización y a su
ambiente. La función de recolección de datos actúa, definida de esta manera
como el órgano sensorial de la organización y consta de dos etapas que son la
captación de datos y su registro. La recolección de datos se vincula con tres
aspectos relevantes:
▪ Métodos de captación: puede ir tanto desde un sistema manual hasta
sistemas de identificación automática que permiten capturar datos de
forma rápida, oportuna y segura. Estos lograron la disminución de los
costos y aumentaron la seguridad en la captación. Para disminuir los
posibles errores los datos deber ser capturados lo más cerca posible
tanto en tiempo como en espacio ya que puede ser muy difícil y en
ocasiones imposibles capturar los datos luego de la transacción haya
ocurrido.
▪ Registro: para que los datos captados puedan ser empleados se
deberán registrar de acuerdo con las características del equipo utilizado
por el sistema a fin de que sean utilizables por dicho sistema.
▪ Volumen de datos recolectados: gracias al avance del procesamiento
electrónico de los datos y el abaratamiento de los equipos, hoy existe la
posibilidad de que los sistemas de información puedan captar
volúmenes muy grandes de datos de manera no problemática y a un

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 costo menor que años anteriores. En la actualidad con el fin de evitar la
sobreabundancia de datos que se manifiestan en la mayoría de las
organizaciones, deben establecerse mecanismos de reducción del
volumen de datos recolectados que permitan evaluar la gestión de
datos en función a su costo, velocidad, capacidad, etc. Todas las
organizaciones necesitan datos, pero demasiados datos pueden hacer
más difícil la identificación e interpretación de aquellos que son
realmente importantes.

- Almacenamiento de los recursos de datos: una función esencial de los sistemas de

información es la creación y mantenimiento de archivos, los que permiten resguardar la
memoria de la organización, de manera que en función al conocimiento que se tiene de
los acontecimientos pasados y sus consecuencias, puedan generarse procesos de
aprendizaje y adaptación. Las funciones básicas que se desarrollan dentro de esta
actividad son:
o Archivo de datos: los datos recolectados deben sistematizarse a fin de que
puedan ser utilizados por la organización además de conservarlos físicamente y
resguardarlos adecuadamente. Un aspecto importante en la función de archivo
es el de la seguridad ya que los archivo es la de seguridad ya que estos
representan un recurso de gran valor, por lo que deben ser protegidos contra
pérdidas provocadas por accidentes, así como destrucciones intencionales,
provenientes tanto desde el interior de la organización como desde su exterior.
El archivo de datos debe tener un acceso fácil pero no indiscriminado.
Normalmente ciertos datos se encuentran reservados a una categoría
determinada de usuarios, otros sectores de los archivos podrán ser consultados,
pero no modificados por ciertos usuarios, y otros sectores serán de libre acceso.
Dentro de la función de archivo de datos se encuentra la actividad de
identificación de los datos: donde los datos archivados deben identificarse para
posibilitar su posterior recuperación. Cada dato se identifica con un nombre y
un valor asociado. A su vez, un conjunto completo de campos interrelacionados
pertenecientes a una entrada conforma lo que se denomina un registro. Al
conjunto de registros interrelacionados se lo denomina archivo y una base de
datos es un conjunto integrado de registros o archivos interrelacionados,
dispuestos de manera que sean accesibles para múltiples aplicaciones.
o Clasificación de datos: cuando se registra una transacción se debe efectuar
sobre esta una clasificación sobre la base de algún o algunos tributos de modo
que, invocando a posteriori dicho atributo, la información pueda ser
recuperada. El objetivo es poder asociar un acontecimiento con otros que
presentan semejanzas significativas, agrupándolos en función del uso posterior
que se hará de ellos, teniendo en cuenta como se utilizaran en los procesos de
toma de decisiones. La clasificación consiste en disponer u ordenar los registros
con un orden o secuencia particular. Si bien para la clasificación pueden
utilizarse atributos también pueden ordenarse por jerarquías. Hay que tener
cuidado de no agregar dimensiones adicionales a las que luego se utilizaran, ya
que cada atributo que se toma en cuenta, aumenta el volumen de datos
empleados para describir el acontecimiento y esto puede generar un aumento
excesivo en las necesidades de archivo.
o Recuperación: el objetivo es facilitar el acceso a información que se encuentra
en la base de datos que depende del sistema de clasificación utilizado. Uno de

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 los aspectos claves de la recuperación de datos es el tiempo en que se efectúa,
en especial cuando las operaciones exigen que dicha recuperación se realice en
tiempo real, es decir, en el mismo momento en que se está efectuando la
transacción. Las posibilidades técnicas que puedan brindar los equipos
electrónicos, en estas situaciones resulta muy importante la manera en que se
realiza el diseño lógico y físico de la base de datos, ya que una deficiente
clasificación o una incorrecta elección en las claves de acceso, pueden generar
demoras que imposibilítenla recuperación en tiempo real. Esta función es
aquella donde el usuario frete a la computadora y se pregunta ¿Qué pasa si...?
obteniendo de inmediato la respuesta por parte del sistema. Un modelo es un
conjunto de programas generalmente formados por ecuaciones matemáticas
que representan un problema particular o una actividad administrativa
determinada.
o Procesamiento de datos en información: un sistema de información transforma
entradas en salidas a través de un proceso de conversión, la función de
procesamiento incluye todos los procesos que transforman los datos de
entrada en salidas de información. Esta función analiza, relaciona, calcula,
clasifica, agrega, organiza y manipula los datos convirtiéndolos en información
para los usuarios finales. Durante el procesamiento se modifica la base de
datos, esta se reordena para tener en todo momento una imagen actualizada
de la organización. La mayor parte de los datos empleados para modificar la
base de datos proviene de las transacciones rutinarias de la organización; una
transacción es una tarea tal como realizar una venta, efectuar un pago, etc.
Para mantener actualizada la base de datos, cada transacción se coteja con los
registros correspondientes de la base de datos.
o Salida de los productos de información: toda salida de un sistema de
información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos:
▪ Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado
actual o proyecciones para el futuro;
▪ Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias;
▪ Iniciar una acción;
▪ Confirmar una acción.
Las salidas pueden adoptar la forma de informes, documentos o mensajes y
estos pueden desplegarse en una pantalla o presentarse impresos en papel, el
buen diseño de las salidas de los sistemas no puede desarrollarse en forma
independiente del uso que se dará a la salida. Las funciones de los sistemas de
información que se realizan dentro de la salida de los productos de información
son la compresión, la transmisión y la exposición de los datos.
o Comprensión de los datos: como el volumen de datos generados en la
organización alcanza dimensiones importantes, normalmente se lo trata de
reducir sin que por ello se afecte el contenido de información que poseen: muy
por el contrario, la expresión aumenta el valor de la información al hacerla mas
expresiva y clara en su exposición. Para la realización de esta función existen
distintos métodos:
▪ Filtrado de la información: resulta un hecho habitual observar en las
organizaciones el exceso de información irrelevante que producen los
sistemas de información. Tales informes superan la capacidad natural
de los usuarios para poder hacer uso de ellos. Los sistemas de
información deben contar con algún modelo que permita filtrar del
volumen total de datos recolectados aquellos que no proporcionan una
información de real utilidad para los usuarios. En esta instancia si se

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 posibilita el filtrado de datos, en función de las necesidades concretas
de los usuarios de la información, ya que no existe el riesgo de pérdida
de algún dato importante.
▪ Condensación de la información: las personas se manejan mejor con
formatos reducidos de información con que informes extensos. Incluso
los documentos relevantes, pueden reducirse considerablemente sin
perder contenido. Como muchos de los datos recogidos refieren a
variables probabilísticas una forma de condensación es la utilización de
medidas estadísticas, tales como la mediana, la media, entre otros. La
comprensión utilizando estas medidas estadísticas les otorga a los
datos mayor consistencia de modo que al no enviar todo el volumen de
datos recolectados, evita que cada usuario extraiga sus propias
conclusiones, las que pueden diferir entre sí. La comprensión de
variables probabilísticas en un parámetro único representa una forma
de absorción de incertidumbre.
o Transmisión de datos: implica la comunicación de datos entre puntos
geográficamente distantes. La transmisión puede realizarse a través del traslado
físico del medio en que esta registrado el dato o por la transmisión de una
señal en que la información se encuentra codificada. Se originan en dos
circunstancias diferentes ya sea porque la actividad en la que se genera la
información esta centralizada y las salidas deben ser conocidas para otros
sectores de la organización, o bien, ante el procesamiento descentralizado es
necesario compartir la información generada en cada puesto de trabajo. Los
aspectos destacados de esta función ya fueron descriptos al analizar los
recursos de redes, dentro de los componentes de los sistemas de información.
o Exposición de datos: permite que la información producida por el sistema de
información resulte útil para los usuarios. En los sistemas computarizados, esta
función implica la interfase entre el equipo y las personas. No toda la
información que se produce es expuesta, una parte de ella permanece dentro
del sistema operando sobre la base de datos. Dentro de las posibles salidas de
un sistema de información y como el elemento más característico de exposición
de datos, se encuentran los informes. Estos adquieren una especial
significatividad ya que normalmente se espera que un sistema de información
produzca informes programados con anticipación para satisfacer
requerimientos de situaciones repetitivas. Un buen diseño debe permitir
obtener informes especiales pedidos específicamente, basados en solicitudes
no programadas. Estas características que deben poder satisfacer los sistemas
de información, se basan en la consideración del modelo de Herbert Simón
para la administración, que divide a la organización en dos partes, una que
utiliza información definida de antemano para satisfacer la toma de decisiones
programadas y otra que utiliza la información de manera menos estructurada,
con el fin de poder tomar decisiones no programadas; y otra que utiliza la
información de manera menos estructurada, con el fin de poder tomas
decisiones no programadas. Dentro de un sistema de información se pueden
distinguir dos tipos de informes:
▪ Informes periódicos: son los que más comúnmente proporcionan los
sistemas de información. Se producen en forma rutinaria sobre la base
de periodos establecidos con anticipación. El aumento en la velocidad
de procesamiento y el costo decreciente de las computadoras provocan
que la emisión de informes que antes se producían a intervalos mas
largos, ahora se puedan obtener en menor tiempo informes que antes

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 no resultaban económicos, se puedan obtener ahora a bajísimo costo.
En consecuencia, la informatización genera un aumento en el número
de informes periódicos que produce un sistema de información. Aun
cuando en principio esta circunstancia resulta beneficiosa para la
administración, en ocasiones, el aumento de este tipo de informes es
tan grande que los administradores en ocasiones el aumento de este
tipo de informes es tan grande que los administradores no tienen
tiempo de leer y revisar todos los que reciben.
▪ Informes de datos críticos: son una variación de los anteriores. Se
utilizan para monitorear ciertos aspectos importantes y críticos de
algunas operaciones a determinados intervalos, con el propósito de
actuar rápidamente ante la aparición de un desvió o de un problema.
Para esto eligen indicadores clave que son básicos para el buen
funcionamiento de la organización en las áreas determinadas. El
principal beneficio es permitirles a los administradores mantener dentro
de los limites de control a las actividades básicas de la organización.
▪ Informes al instante: cuando un administrador solicita antes del tiempo
estipulado un informe periódico, se dice que este es un informe al
instante. Para poder obtener estos informes solo se necesita mantener
actualizados los archivos que los generan.
▪ Informes de excepción: un informe de excepción contiene información
sobre situaciones que no son normales, o que siendo normales han
excedido los limites de control establecidos.
▪ Informes a medida: estos informes especiales se producen cuando la
organización se encuentra con problemas inesperados o surgen
necesidades de información que no se habían contemplado. Para poder
satisfacer este tipo de requerimientos se necesita tener una gran
eficiencia en la obtención de datos, así como también establecer y
mantener una extensa agenda con el contenido de los archivos de
datos a la que se pueden recurrir para encontrarlos rápidamente.

Control del desempeño del sistema: representa una actividad importante para mantenerlo
dentro de un funcionamiento eficiente. El sistema de información debe generar información de
retroalimentación sobre las actividades de entrada, procesamiento, salida y almacenamiento, de
manera de poder supervisar y evaluar si el sistema respeta los estándares de desempeño
establecidos, y si sus funciones básicas se están ejecutando correctamente.

Modalidades de procesamiento: para un mejor aprovechamiento de las posibilidades que

brindan los sistemas de información, es importante conocer lo mejor posible todo lo que son
capaces de hacer para una organización, que funciones son capaces de desarrollar. Los sistemas
de información computarizados tienen mucha más capacidad de trabajo y realizan mas
funciones que los que no son computarizados. Estas funciones y capacidades alteran la manera
de realizar los trabajos como la estructura de la organización, de manera que, además de ellas,
es necesario conocer también algunos aspectos relacionados a la forma particular de
procesamiento de las transacciones. Algunas transacciones se almacenan y se clasifican por
grupos de acuerdo a su tipo, mientras que otras se procesan a medida que van llegando y que
van ocurriendo, ingresándolas de una en una. Este modo diferente de ingresar transacciones al
sistema también esta relacionado con la forma en que los usuarios intervienen en el proceso. En
algunas oportunidades, los usuarios ingresan directamente las transacciones al sistema de
computo por medio de terminales y en otras van registrando los datos en documentos fuente
que a posteriori se agregan al flujo de trabajo.

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Procesamiento de transacciones en lotes: las organizaciones manejan a diario una gran cantidad
y variedad de transacciones. Una forma de procesar estas transacciones es por lotes, se reúnen
todas las transacciones de un mismo tipo durante un periodo, y se procesan como un conjunto
de transacciones. Bajo esta modalidad, todos los datos y transacciones se codifican y reúnen en
grupos antes de ser procesados. Por consiguiente, el procesamiento es periódico ya que se hace
según determinados períodos o intervalos. Los lotes pueden variar de tamaño.

Procesamiento de transacciones en línea: este modo de procesamiento es lo opuesto al sistema

de lotes. Cada operación entra en forma individual en el sistema de cómputo. Si la operación se
procesa de manera individual en el mismo momento en que esta ocurriendo, se dice que se
procesa en line o en tiempo real. En el procesamiento de las transacciones en línea, los usuarios
ingresan los datos directamente al sistema y las salidas son transmitidas en forma directa al
usuario. En esta modalidad entre el usuario y la computadora existe una comunicación directa
tanto para las entradas como para los resultados de salida. El procesamiento en línea permite
que las actividades y la interacción puedan hacerse a distancia para lo cual los archivos también
tienen que estar en línea. Significa que los archivos se almacenan de una manera que cualquier
persona puede tener acceso rápido e inmediato a datos solicitados.

Clasificación de sistemas de información: los sistemas de información se diseñan pensando en

las diferentes actividades que efectúa el sistema administrativo en su función de administrar las
organizaciones, razón por la que se van a implementar distintos sistemas que sirvan de apoyo a
esas diferentes actividades. Dentro de las organizaciones se encuentran varias funciones tales
como la comercialización, producción y finanzas entre otras, que producen una separación
fundamental para desempeñar sus tareas. Puede pensarse en sistemas de información con dos
orientaciones distintas, tales como las presentadas en la siguiente clasificación:

• Sistemas de información orientados hacia las actividades organizacionales y la toma de

decisiones.
• Sistemas de información orientados hacia las funciones organizacionales.

Desarrollados los dos enfoques se podrá elaborar un modelo conceptual y real de los sistemas
de información.

Sistemas de información orientados hacia las actividades organizacionales y la toma de

decisiones: una posible forma de diseñar un sistema de información consistiría en que por cada
nivel de actividad administrativa y por las operaciones, se estableciera un sistema
independiente, separado. Pero atendiendo a las definiciones dadas de las actividades
organizacionales, donde pudo observarse que, aunque se produce una separación conceptual
las conexiones e interdependencia entre ellas son importantes y, presentan entre si limites
difusos, y justamente por esos motivos, no es viable este esquema para el desarrollo del sistema
de información. Otra alternativa mucho mas factible y que es la que se desarrollara, es un diseño
donde se cuente con un conjunto de subsistencias en el que cada uno de ellos este
especializado en el procesamiento de un tipo específico de información, brindando apoyo y
asistencia a cualquier actividad organizacional que lo requiera o necesite para desarrollar sus
tareas:

• Sistema de procesamiento de transacciones (SPT)

• Sistema de información administrativa (SIA)
• Sistema de apoyo para la toma de decisiones (SAD)

Sistema de procesamiento de transacciones SPT: una transacción es cualquier tarea, actividad o

suceso, generada internamente o fuera de la organización, que la afecta de alguna manera. Las
transacciones generadas por la propia organización pueden ser aquellas que trascienden sus

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límites, como una venta o una compra de suministros, así como también cualquier
acontecimiento interno que genere datos y que se registre en el sistema: retiro de materia prima
de almacenes; actualización de los datos personales de un empleado. Los SPT tienen por
objetivo mejorar la eficacia y la eficiencia en el desarrollo de las actividades rutinarias de una
organización y que como se explico anteriormente de ellas depende toda la organización. Aun
cuando en cada organización particular las transacciones pueden ser diferentes y variadas, todas
las organizaciones procesan estas operaciones, las que representan una gran parte de sus
actividades cotidianas. El sistema de procesamiento desempeña un papel vital en el respaldo de
las operaciones de una organización, además de ser el principal generador de información para
los otros sistemas de organización. Al mismo tiempo que se realiza el procesamiento de las
transacciones, se reúnen aquellos datos que la organización considera mas importantes o
pertinentes referidos a esas transacciones. Los datos de las transacciones se almacenan para su
uso posterior para tenerlos registrados en otra transacción posterior, para establecer
comparaciones, para emitir informes. Esta característica de utilización posterior de los datos
reunidos permite que los archivos de datos existentes también se usen como entrada de los
STP. Los STP proveen dos salidas. Una es la confección de documentos; facturas por ventas,
notas de crédito, recibos de cobranzas. La otra salida son los informes de operaciones que son
resúmenes establecidos como salida rutinaria, que sintetizan la información de las transacciones
realizadas por el sistema. Los SPT respaldan consultas en tiempo real de archivos y bases de
datos por parte de usuarios finales.

Los SPT realizan cinco actividades esenciales durante el manejo de las transacciones:

1. Operaciones matemáticas: los datos son sometidos a una serie de cálculos con el fin de
obtener resultados útiles de acuerdo con cada operación.
2. Clasificación: es el agrupamiento de los datos según alguna condición particular.
3. Ordenamiento: es el proceso por el cual los datos se disponen según una secuencia o
sucesión predeterminada.
4. Síntesis: la gran cantidad de datos de las transacciones se sintetizan de modo de poder
obtener una presentación mas breve y concisa.
5. Almacenamiento: independientemente de la exigencia legal que pudiera existir, las
organizaciones mantienen almacenados gran cantidad de registros de eventos y
operaciones que afectan su desempeño. Inherente a esta actividad es la posibilidad del
recupero de dichos datos cuando la organización así lo disponga.

El procesamiento de estas operaciones rutinarias presenta características equivalentes en los

siguientes aspectos:

• Gran cantidad de transacciones

• Perfecto conocimiento de cada una de ellas
• Ejecución, casi sin excepciones, de acuerdo al procedimiento adoptado para su
procesamiento.

Estos aspectos que caracterizan a las transacciones habituales permiten establecer

procedimientos rutinarios que fijan, para cada transacción, cuales son los datos a buscar y que
procesos y operaciones realizar. También se contemplan las situaciones en las cuales pueden
producirse excepciones y que hacer frente a ellas. Estos procedimientos administrativos son la
herramienta por la cual se establece el manejo uniforme de transacciones repetitivas,
asegurando la iniciación de cada una de estas al mismo tiempo que se proveen mecanismos de
control sobre ellas. Dichos procedimientos administrativos o rutinarios permiten la acción y el
control en forma simultánea. La exigencia por desarrollar estos procedimientos con eficacia y
eficiencia, conduce a las organizaciones a buscar apoyo en el PED. Si bien antes del desarrollo
de la tecnología de procesamiento electrónico todos estos procedimeintos se efectuaban

11
manualmente, la velocidad y exactitud que brindan los sistemas informáticos resultan un aliado
insustituible en la búsqueda de la eficacia y eficiencia en las operaciones ya que permiten que
una vez programadas las rutinas se realicen siempre igual, sin ningún tipo de variación. Por esto
en los últimos años se desarrollo el concepto de sistemas de control de procesos, que es una
parte del SPT donde las computadoras toman decisiones rutinarias sobre procesos
operacionales. Por lo tanto, la SPT captura y procesa datos que describen transacciones de la
organización. Al mismo tiempo se produce la actualización de los archivos y las bases de datos
organizacionales, generando una gran variedad de salidas de información tanto para uso
interno como para uso externo. Estas actividades deben asumirse como un ciclo de actividades
básicas de procesamiento de transacciones. En este ciclo es posible observar cinco etapas:

1. Actividades de ingreso de datos

2. Actividades de procesamiento de transacciones
3. Actividades de procesamiento de archivos y de bases de datos
4. Generación de informes de documentos
5. Actividades de procesamiento de consultas

El SPT ensancha la frontera entre la organización y su ambiente. Si el SPT no funciona bien, la

organización fracasa en la entrega de los productos terminados a sus clientes y en la recepción
de las materias primas necesarias para sus procesos productivos. En síntesis, el propósito de los
SPT es satisfacer las necesidades del nivel operativo de la organización utilizando el potencial de
capacidad y velocidad del PED para procesar y almacenar gran cantidad de datos. efectúan
operaciones relativamente sencillas pero que se realizan muchas veces en el día de manera
rutinaria, contribuyendo de manera significativa a la automatización de ellas, acelerando los
procedimeintos, minimizando los errores, facilitando la registración y recuperación de datos
desagregados, disminuyendo la cantidad de documentos impresos y reduciendo y alivianando
las tareas que desarrollan las personas.

Hasta acá podemos resaltar que:

• Un sistema de información puede integrarse sin PED

• El procesamiento electrónico de operaciones rutinarias no constituye un sistema de
información, aunque es una parte integrante y muy importante de él
• Todavía la computarización no es total, así que aun cuando la información se encuentre
presente, hay gran intervención de personas realizando tareas en forma manual dentro
de los procedimientos.
• Hay situaciones en las que es posible encontrar que todas las transacciones están
realizadas con PED pero que no se avanza más allá en la conformación de un sistema de
información, perdiéndose así la posibilidad de contar con información que se encuentra
ya en gran parte procesada.

Sistema de información administrativa SIA: al sistema que realiza el manejo de los datos
orientados a tomar decisiones y resolver problemas por parte de los administradores. En todas
las organizaciones los administradores y directivos deben tomar decisiones sobre muchos
asuntos que se presentan con regularidad y para esto necesitan de cierta información. Estas
situaciones se presentan con cierta regularidad, de modo que los procesos de decisión se
pueden definir claramente. Esto permite que pueda identificarse con bastante precisión la
información que se necesita para formular los problemas y tomar decisiones. Así el sistema se
puede diseñar a fin de que prepare informes con un prestación y contenidos especificados con
anterioridad, en cada momento en que se necesita la información. La gama de informes que se
pueden obtener del SIA está compuesta por informes periódicos, de datos críticos, al instante,
de excepción y a medida, que son utilizados por los administradores de acuerdo a la actividad

12
que deba realizarse y la decisión que debe tomarse. Al ser posible la identificación de los
requerimientos de información ante decisiones que con cierta frecuencia vuelven a presentarse,
el SIA dispone la elaboración de esos informes o reportes con forma y contenido
preestablecidos, con la frecuencia solicitada, y en los cuales se van incorporando los nuevos
detalles aparecidos desde la última vez que se brindó esa información. A este tipo de decisiones
se les llama decisiones programadas. La alta estructuración de la decisión radica en que los
administradores conocen con antelación los factores a ser tomados en cuenta en la decisión,
como así también cuales son las variables mas significativas sobre el resultado de una decisión.
La alta estructuración implica que se utilice información de los procesamientos de las
transacciones, sino que en el proceso de decisión los administradores también emplean otra
información. La mayor parte de los informes para las decisiones administrativas surgen de los
archivos maestros de transacciones y no de las transacciones en forma directa. Los archivos
maestros especiales se crean dentro de la organización con propósitos específicos, que en
general están relacionados con las operaciones o con el control administrativo; no surgen del
procesamiento de transacciones.

En la medida en que vaya transcurriendo el tiempo se realizan comparaciones entre los archivos
maestros de presupuestos y los archivos maestros de transacciones, de modo de observar hasta
que punto lo real se ajusta a lo presupuestado. Los archivos de información externa relevante
podrían ser archivos de datos provistos por empresas que venden datos, o empresas que
brindan la posibilidad de estar conectados a una base de datos que ellos proveen. Tambien
pueden ser archivos de inteligencia sobre la competencia o sobre posibles competidores,
obtenidos por la organización o comprados a agentes externos. Las otras fuentes externas de
información y las fuentes tanto internas como externas de información informal, complementan
los elementos anteriores. El SIA provee no solo información de transacciones, sino cualquier
información que se encuentre en la organización, como tambien aquella que, eventualmente,
puede ser de fuente externa, con el fin de prestar apoyo a las actividades y decisiones
administrativas.

Sistema de apoyo para la toma de decisiones SAD: el SPT esta orientado hacia el procesamiento
de las operaciones, el SIA ayuda a los administradores a resolver problemas y tomar decisiones
altamente estructuradas. El SAD esta dirigido a aquellas decisiones que no son de naturaleza
recurrente y que posiblemente no vuelvan a presentarse. Ayuda a directores y administradores a
tomar decisiones que impliquen situaciones únicas y no muy estructuradas. Estas decisiones se
consideran no estructuradas o semi estructuradas ya que no pueden establecerse claramente los
procedimientos para tomarlas, como tampoco es factible imaginar todos los factores que deban
considerarse. En las decisiones más estructuradas es posible identificar con suficiente antelación
la información que será necesaria utilizar. En las situaciones no estructuradas resulta muy difícil
hacerlo. Además, a medida que se va obteniendo información, es posible que surja la necesidad
de obtener aún más. A su vez, la información requerida, aun luego de haber sido identificada,
puede ser que tenga que desarrollarse a partir de distintas fuentes, tanto internas como
externas. El SAD debe tener mucha más flexibilidad y adaptabilidad que los otros sistemas de
información en lo referido al acceso a la base de datos y a otras fuentes externas de datos. el
usuario debe estar preparado para solicitar los informes que desea, tanto en su contenido como
en la forma de presentación, y el sistema debe ser capaz de producirlos. El énfasis puesto en
estos sistemas esta en el apoyo y no en la automatización de las decisiones. Estos sistemas
permiten al usuario recuperar los datos y probar las soluciones alternativas durante el proceso
de solución del problema. El criterio de los administradores y directivos es insustituible en la
toma de decisiones no estructuradas. El SAD apoya, pero de ninguna manera reemplaza el
criterio del decisor.

Principales características;

13
 1. Es un sistema de apoyo para la toma de decisiones no muy estructuradas, donde si bien
parte del análisis puede sistematizarse en la computadora, resulta necesaria la
comprensión y criterio del decisor para dirigir y controlar el proceso.
2. El sistema no reemplaza el juicio del administrador, no debería dar soluciones ni
disponer una secuencia de análisis predefinidos, ya que debería permitir una ágil
interacción con el usuario, pudiendo este cambiar las suposiciones e introducir nuevos
datos.
3. La solución del problema se logra mediante la interacción entre el sistema y el usuario,
donde este utiliza todo su discernimiento, experiencia y juicio crítico, investigando las
distintas variaciones del problema a través de las capacidades analíticas y de suministro
de información de la computadora, la que emplea herramientas sofisticadas de análisis
y modelaje.

Un SAD apoya el razonamiento de una persona durante el proceso de toma de decisiones en la

búsqueda de soluciones a problemas prácticos no totalmente estructurados, creando
herramientas que se encuentran en todo momento bajo su control, pero sin automatizar la
totalidad de los pasos del proceso decisorio a través de la predefinición de propósitos o la
imposición de soluciones. Debe tratar de potenciar la creatividad y juicio critico del decisor,
tanto en la etapa de formulación del problema y selección de los datos, como en la elaboración
y evaluación de las alternativas. Los datos necesarios para respaldar el análisis sueles provenir de
varias fuentes. Una gran arte de los datos del SAD son proporcionados por los administradores,
si bien los datos que se utilizan de la organización se encuentran almacenados en sus archivos,
es probable que no provengan de un archivo único, sino de varios diferentes pero agrupados de
forma tal que los pueda utilizar el SAD. En estos casos es evidente la necesidad de contar con
una base de datos que permita y facilite el procesamiento de varios archivos, así como una
fluida interacción con el usuario. Estas condiciones son necesarias ya que en muchos casos los
datos necesarios para abordar un problema nuevo ya existen en la base de datos, pero hasta el
momento que se presento ese nuevo problema, no había habido necesidad de tratar a esos
datos de la manera que lo requiere esa nueva situación. Poseer una base de datos flexible y con
una estructura adaptable, permite recuperar la información de maneras no esperadas con
antelación. Una función que tiene el SAD es la de crear nueva información analizando la que se
posee e incorporando datos proporcionados por otras fuentes. Esta creación de información
surge de interrelacionar todos estos datos en un modelo que permita proporcionar información
adicional a la utilizada para armar dicho modelo. En los últimos años se produjo una extensión
en la utilización del SAD al incorporar dentro de los temas a los que brinda apoyo, a las
cuestiones estratégicas, las tendencias a largo plazo y las variaciones en el ambiente de la
organización. Las condiciones tan dinámicas y cambiantes del entorno obligan al SAD a brindar
ayuda a los directivos del más alto nivel organizacional para responder preguntas. El SAD
combina información de distintas fuentes tanto internas como externas, filtrando,
comprimiendo y rastreando información critica y trabajando con una base de modelos que
permita combinar información histórica con futura, accediendo a bases de datos con
información presente y con proyecciones futuras.

Modelos de un sistema de información orientado hacia las actividades organizacionales y la

toma de decisiones: tenienedo en cuenta el modelo preentado de las actividades
organizacionales, decisiones e información, y los sistemas orientados hacia las actividades
organizacionales y las decisiones que se acaban de presentar, es posible elaborar un modelo en
el cual pueda observarse como se correlacionan estos conceptos.

Otras categorías de sistemas: el poder cada vez mayor y el costo decreciente de las tecnologías
de la información permiten a las prganizaciones disponer de equipamentos que les brindan la
posibilidad de ampliar las funciones de los sistemas de información. En las organizaciones es

14
posible encontrar sistemas que respaldan otras operaciones o aplicaciones gerenciales tales
como los sistemas expertos y los sistemas de administración del conocimiento.

Sistemas expertos: es un sistema de información que se basa en el conocimiento y que orienta

la realización de tareas mal estructuradas, las que usualmente requieren experiencia y
conocimiento especializado. Con el uso de un sistema experto, alguien no totalmente
capacitado puede lograr un desempeño comparable al de un especialista que domina un tema
específico, el sistema actúa utilizando su conocimiento sobre un área específica, oficiando de
consultor experto para los usuarios. Los componentes de un sistema experto son una base de
conocimiento y módulos de software que efectúan inferencias sobre el conocimiento y que
ofrecen respuestas a las preguntas de los usuarios. Los sistemas expertos proporcionan
respuestas a preguntas en un área-problema muy específica mediante la realización de
inferencias similares a las humanas sobre el conocimiento contenido en una base de
conocimiento especializada, estos sistemas deben ser capaces de explicar a un usuario su
proceso de razonamiento y sus conclusiones. Se caracteriza por la base del conocimiento, los
datos y las reglas de decisión que representan la pericia. El sistema experto hace preguntas al
usuario, examina su base de conocimiento en busca de hechos y reglas u otro conocimiento, y
explica su proceso de razonamiento cuando se le pregunta. Los problemas que se presentan
son no estructurados, y en ellos la información puede estar incompleta o ser inexacta. La
investigación de los sistemas expertos esta muy vinculada al campo de la inteligencia artificial.

Sistemas de administración del conocimiento: hoy existe un consenso generalizado en el mundo

de las organizaciones sobre la necesidad que ellas tienen de crear conocimiento, de
transformarse en organizaciones orientadas al aprendizaje, con el fin de hacer frente a los tan
bruscos y profundos cambios que se producen en sus entornos. La tendencia es que en forma
cada vez mas persistente, las organizaciones estarán basadas en conocimiento y por ende
integradas mayoritariamente por trabajadores de conocimiento que utilizarán la información y
el conocimiento como la materia prima de sus trabajos y actividades. Esto implica crear
permanentemente nuevo conocimiento, difundirlo dentro de la organización e incorporarlo
rápidamente a nuevos procesos, productos y servicios. La organización que genera nuevos
conocimientos se debe utilizar técnicas de administración del conocimiento y de tecnología de
la información que estimulan a sus integrantes a compartir lo que saben y a hacer un mejor uso
del conocimiento.

Los sistemas de administración del conocimiento ayudan a los trabajadores a del conocimiento
a crear, organizar, transmitir y compartir el conocimiento empresarial de manera que pueda
efectivizarse organizacional y consolidarse el know-how organizacional. Los sistemas de
administración del conocimiento facilitan el aprendizaje organizacional y la creación y difusión
del conocimiento dentro de la organización.

Sistemas de información orientados hacia las funciones organizacionales: a un sistema de

información se lo puede clasificar y diseñar con relación a las funciones organizacionales que
utilizan su información. Por función organizacional se entiende una serie de actividades
relacionadas en forma cercana. Las organizaciones tienen varias funciones principales; estas
pueden organizarse en distinta forma en cada organización. Por lo tanto, aun cuando no hay
estándares de clasificación de funciones, a los fines del desarrollo de esta sección se asumirá
que para una organización industrial las funciones a considerar serán; comercialización,
producción, finanzas, compras, recursos humanos; contabilidad. Las características distintivas de
cada función determinan que estas tengan necesidades específicas de información, de manera
que podría llegar a considerarse un sistema de información que poyara a cada una de ellas. Un
sistema de información esta formado por subsistemas que incluyen recursos de hardware,
software, base de datos, redes y personas. Al conjunto particular de subsistemas utilizados en

15
una función se lo denomina aplicación de sistemas de información. Por lo tanto, los sistemas de
información pueden tener aplicaciones en comercialización, en producción y en compras, entre
otros. Desde esta perspectiva un sistema de información esta conformado como una asociación
de sistemas de información orientados el apoyo de los subsistemas funcionales de la
organización. Cada subsistema funcional necesitaría su propia aplicación para poder realizar
todo el procesamiento de la información vinculada con dicha función, aunque esto exija de una
base de datos, una base de modelos y algunos programas que sean comunes para todos los
subsistemas, además de contar cada uno de ellos con sus propios archivos. Dentro de cada
subsistema funcional, habría aplicaciones para el procesamiento de las transacciones, para el
control operativo, para el control administrativo y para el planeamiento estratégico.

Subsistemas de apoyo de comercialización: cubre las actividades de la función de

comercialización tales como la planeación, promoción y venta de los productos o servicios
existentes en los mercados actuales, así como la investigación de mercados y el desarrollo de
nuevos mercados y productor, para brindar un mejor servicio a clientes actuales y potenciales.

Sistema de apoyo de producción: incluye todas las actividades que involucran directa o
indirectamente la planeación y el control de los procesos de fabricación de productos;
desarrollo de nuevos productos determinación de la capacidad fabril; lay out de planta;
programación y control de la producción; control de calidad.

Subsistema de apoyo de Finanzas: maneja a las actividades financieras de la organización,

tratando de asegurar el financiamiento de sus actividades al costo mas bajo compatible con los
otros objetivos de la organización y administra el flujo de efectivo y valores asignando y
controlando esos recursos dentro de la organización.

Subsistema de apoyo de compras: la función de compras se ocupa de la adquisición de materias

primas componentes y reparaciones: incluye el mantenimiento del historial de los archivos de
proveedores, y realiza la selección de ellos para cada adquisición en particular; prepara los
pedidos de compras y establece y mantiene modelos de control de existencias que permitan el
reordenamiento automático del pedido en su tamaño óptimo.

Subsistema de apoyo de contabilidad: los sistemas de información contable son los mas
antiguos y mas ampliamente utilizados por las organizaciones; mantienen los registros e
informan sobre las transacciones comerciales y otros eventos económicos que afectan a la
organización. Confecciona los estados de situación patrimonial y demás informes financieros. Al
ser los datos de costos y presupuestos las entradas para los informes de control administrativo,
la contabilidad se transforma en la función que provee la entrada para las aplicaciones de
control administrativo a todas las demás funciones. Estos sistemas generan pronósticos de
condiciones futuras como estados financieros proyectados y presupuestos financieros. El
desempeño financiero de una empresa se mide contra los pronósticos de otros informes
contables analíticos.

Estructura de un sistema de información: la estructura de un sistema de información se describió

desde dos perspectivas diferentes tomando en cuenta en la primera de ellas, su orientación
hacia las actividades y la toma de decisiones de la organización, en tanto que, en la otra, se
puntualizó su orientación hacia las funciones organizacionales. La estructura conceptúa de un
sistema de información orientado hacia las funciones organizacionales se definió como una
asociación de subsistemas funcionales cada uno de los cuales contaba con aplicaciones
referidas al procesamiento de transacciones, y sistemas de apoyo para el control operacional,
para el control administrativo y para el planeamiento estratégico. Cada uno de estos
subsistemas cuenta con archivos propios de datos, que utiliza en forma individual para sus
actividades básicas. Todos estos subsistemas están conectados a una base de datos común,

16
como también lo están a una base de modelos y a una serie de programas comunes. Desde el
punto de vista de las funciones los sistemas de información de una organización se forman y
estructuran a partir de un conjunto de sistemas para comercialización, producción, compras y
demás funciones. Cada una de estas funciones posee actividades de procesamiento de
transacciones y de toma de decisiones tal como se detalló cuando se realizó la explicación de
cada uno de los subsistemas funcionales. En la realidad se realiza un procesamiento que integre
como si fuese un solo sistema, varias aplicaciones, vinculadas con alguna operatoria común,
simplificando las interacciones entre estas aplicaciones y eliminando la posible duplicación de
entradas en la captura de datos. de esta forma se establecen procedimientos o rutinas que van a
especificarse para algunas operatorias en particular, provocando el ingreso de un dato
especifico la generación de una serie de tareas vinculadas a cada procedimiento, el que
atravesará los limites funcionales de la organización. De esta manera se produce una integración
entre las diferentes aplicaciones funcionales de la organización a partir de operaciones comunes
eslabonadas en procedimientos definidos específicamente, que simplifican las interconexiones y
reducen la duplicación de las entradas. Este conjunto interrelacionado de operaciones diseñadas
a partir de esas rutinas administrativas conforma un SPT. A su vez, estas transacciones permiten
luego obtener elementos para la toma de decisiones que si bien se realizan dentro de cada
unidad funcional en su conjunto configuran un SIA y un SAD que cubren a toda la organización.
Aun cuando la integración de todas las tareas las aplicaciones funcionales conforman un sistema
de información capaz de proveer la información necesaria para la realización de todas las
actividades de todos los niveles y sectores de la organización, esto no significa que dentro de
cada unidad funcional se utilicen sistemas cuya información no es compartida con otros
sectores. Cada unidad funcional puede disponer de archivos y/o sistemas, para su uso
específico. La integración de los sistemas de información es una meta a lograr cuando se está en
la etapa de diseño. Pero no siempre es posible ni siquiera rentable conseguirla. La integración
deseable es aquella que permite que el flujo de información circule sistemáticamente por los
sectores que necesitan de ella.

Estructura de un sistema de información según el enfoque de la cadena de valor: sobre la base

de los conceptos de cadena de valor de Porter y siguiendo el esquema presentado por Andrea,
Ricart y Valor, se desarrollará la estructura de un sistema de información considerando las
actividades descriptas en aquella. El modelo de cadena de valor muestra en la parte inferior del
esquema a las actividades primarias, que tienen que ver directamente con la creación de valor y,
superior a las actividades de apoyo en las que las anteriores se apoyan para coordinarse y
compartir información. Las actividades de apoyo sustentan a las actividades primarias, pero
también se apoyan entre sí, proporcionando insumos comprados, tecnología, personas y demás
funciones que la empresa necesite. Pueden asociarse con cualquier actividad primaria específica,
así como pueden apoyar a toda la cadena. El sistema de información forma parte de esta
actividad de infraestructura de la empresa, por consiguiente, interactúa con las restantes
actividades que se llevan a cabo en la organización, es decir, las actividades primarias precisan
del apoyo brindado por el sistema de información, pero, como las actividades de apoyo también
se apoyan entre sí, se concluye que el sistema de información interactúa con todas las demás
actividades de la organización y lo hace de manera no trivial. La información que el sistema de
información recopila y distribuye es necesaria tanto para tomar decisiones como para ejecutar
acciones, en especial cuando dicha información es generada por otras actividades de la cadena.
Este sistema como parte integrante de la infraestructura de la organización, no pertenece a
ninguna actividad en particular puesto que es patrimonio de la organización en su totalidad.
Dentro de la estructura descripta del sistema de información se encuentra la base de datos y la
base de modelos de la organización, que son compartidas por todas sus actividades.
Habitualmente en las organizaciones se verifica que las actividades de la cadena de valor
utilizan, elaboran y manipulan gran cantidad de información con un nivel de desagregación y

17
definición que nadie más en la organización necesita. La existencia de estos sistemas o archivos
de datos específicos están circunscriptos a actividades concretas que en un sentido estricto
quedan fuera del sistema de información descripto hasta el momento. Lo que caracteriza a estos
subsistemas de información es la independencia que tienen con relación a la información que
otras actividades utilizan o necesitan ya sea como entrada o salida de sus tareas. Cuando estos
subsistemas circunscriptos a actividades concretas utilizan o generan información relevante para
otras actividades en volúmenes relativamente poco significativos, se generarán interfases que le
permitirán interactuar con el sistema de información básico, conformando la estructura del
sistema de información de la organización sobre la base de las actividades de la cadena de
valor. Hasta ahora se definió como sistema de información básico al que esta formando parte
de la infraestructura de la empresa, no puede considerarse perteneciente a ninguna unidad
organizativa ni actividad determinada, de manera que su diseño es el que presenta mayores
dificultades al tener que considerar una visión global de la organización, a diferencia de los
subsistemas de información circunscriptos a ciertas actividades concretas cuyo diseño e
implementación no revisten mayores dificultades. Cuestiones importantes relacionadas con los
sistemas de información:

- Sistemas integrados versus sistemas no integrados: los sistemas de información pueden

considerarse que están integrados cuando se verifican los siguientes aspectos:
o Los flujos de datos que se almacenan en los archivos de un subsistema son
necesarios para otro subsistema al que le sería más costoso su captación, más
inexacta o más lenta que usar los archivos del primer subsistema.
o Varios subsistemas tienen acceso a los mismos elementos de datos de una
fuente común o cuando la salida de un subsistema es la entrada a otro
subsistema.
o Los subsistemas se relacionan a partir de la necesidad de proporcionar datos
para una misma tarea u operación.
o Cada uno de los distintos subsistemas utiliza los mismos datos de otra fuente.
o Cuando además es posible establecer uniones o relaciones que permitan un
flujo de estos datos por distintos caminos hacia donde se los necesite, con el
propósito de hacer cálculos o elaborar informes.

La integración se manifiesta como el enlazamiento de subsistemas de tal modo que los datos de
un subsistema puedan pasarse en forma rutinaria o recibirse por uno o varios subsistemas más.

En un sistema de información ejecutado en forma manual la integración podría dificultarse ya

que habría que llevar físicamente los datos de una estación a otra en donde el personal los
combinaría con los de otros sistemas. Con el PED la integración resulta mucho más fácil de
lograr, ya que los equipos informáticos se encargan de hacer la transferencia automática de los
datos. El sistema de información de una organización es una asociación de subsistemas
funcionales altamente integrados donde cada uno contiene aplicaciones individuales
desarrolladas para y por diferentes grupos de usuarios que realizan diferentes funciones, si no
existiera la posibilidad de la integración. Podrían encontrarse desarrollos similares en diferentes
aplicaciones asi como también existiría la imposibilidad de que los usuarios pudieran realizar
actividades de análisis usando los datos de dos aplicaciones diferentes. Son los mismos
integrantes quienes van determinando el grado necesario de integración para manejar
eficientemente la organización. existen dos razones practicas muy importantes que justifican la
integración en el tiempo de los sistemas, una de ellas es que resulta muy difícil establecer las
necesidades totales de una organización de una vez y en un mismo momento. La otra es que no
siempre se cuenta con los recursos suficientes para construir de una sola vez todo el sistema. Es
muy común que los sistemas de información estén diseñados para generar información y
brindar respaldo al proceso de toma de decisiones para los diferentes sectores y niveles, así

18
como también para realizar mantenimiento de registros y trabajos rutinarios de procesamiento
de transacciones.

Integración de los sistemas de información de acuerdo con las características de las

organizaciones: las cuestiones a plantearse son:

- ¿Es posible establecer sistemas integrados en todas las organizaciones y en cualquier

tipo de organización?
- ¿El significado de un sistema de información integrado es el mismo en una gran
organización que en una pequeña y mediana organización (PyMO)?

En muchos pymo si resulta posible encontrar un sistema de información totalmente

integrado, único, total, que permite satisfacer las necesidades de la organización en todos
sus niveles y funciones operativas, puesto que de acuerdo al tamaño y a las actividades de
la organización y al avance de la tecnología en el rubro de las computadoras personales
sobre la base de un buen diseño es posible determinar todas las necesidades de
información, además de tener un procesamiento de transacciones rápido y eficiente. En
estas situaciones el mantenimiento del sistema resulta una tarea bastante sencilla ya que
todas las interrelaciones que se modificarían durante el mantenimiento pueden llegar a
preverse y manejarse sin demasiada dificultad. Si puede decirse que el sistema de
información es único. En una gran organización los sistemas totales, únicos, monolíticos,
resultan imprácticos. Los sistemas de información que se utilizan en las grandes
organizaciones tienen un diseño modular: se diseñan módulos que tengan actividades
claras y definidas y que puedan ser cambiados alterando lo menos posible sus relaciones
con otros módulos. En estos sistemas la integración se hace allí donde es necesario. La
posible inconsistencia que pudiera llegar a generarse entre los subsistemas, se reduce
mediante programas estándares y base de datos comunes. Los datos se integran por medio
de la base de datos común, aunque esta no necesariamente elimina la necesidad de
archivos separados puesto que tal como ya comento anteriormente, algunos archivos de
datos solamente son utilizados por una aplicación y por lo tanto se pueden diseñar y
mantener exclusivamente para dicha aplicación.

Los sistemas de información y el sistema contable: la función de la contabilidad es aquella

que desarrolla los registros de acuerdo a una estructura orgánica y coherente, reflejada por
las reglas o criterios contables que describen la manera en que los detalles de las
actividades de las empresas deben ser registrados, de forma de tener la seguridad de que
existe una correcta y objetiva definición del estado patrimonial en todo momento. Una
característica común es la registración por medio del sistema de la partida doble. Donde
cada operación da origen a una serie de registraciones que arrojan una misma cantidad
numérica, pero de signo contrario facilitando la detección de errores y las causas que los
originaron, logrando un mecanismo automático de control. Como resultado se preparan
informes especiales en periodos determinados que cumplen con ciertos requerimientos
legales y comerciales de información a terceros. El sistema contable se encuentra integrado
en el SPT. Para flexibilizar las normas contables que no siempre brindan una información
desagregada como la que se necesita para la toma de decisiones, hay que trabajar sobre el
diseño del plan de cuentas, tal como se explica. Aun cuando en la actualidad la base del
sistema de información de una organización sigue siendo el sistema contable, la versatilidad
y capacidad que poseen los equipos informáticos, les permite captar datos no contables
que incrementan y mejoran las posibilidades de trabajo en los niveles de control
operacional, control administrativo y planeamiento estratégico. A esto se le llama
contabilidad patrimonial.

19
Contabilidad patrimonial y contabilidad gerencial: la contabilidad gerencial se refiere a la
preparación de presupuestos y al análisis de desempeño basado en presupuestos. Se trata
de lograr un sistema único de información contable, que integre los requerimientos de la
llamada contabilidad patrimonial con los de la contabilidad gerencial. Un punto crítico es la
contemporización de las normas y criterios contables a seguir en el procesamiento de las
transacciones. En los últimos años la profesión contable avanzó hacia el establecimiento de
normas que han reducido considerablemente las diferencias, verificándose este hecho en la
generalizada coincidencia de criterios entre la información gerencial y la de los estados
patrimoniales, fundamentalmente en la determinación cuantitativa de los hechos
económicos. Un aspecto importante para lograr el manejo eficiente de la información es la
manera de conciliar las mayores opciones de la presentación de la información gerencial,
que demanda una exposición mucho más analítica de las operaciones, facilitando la
utilización de los datos en la elaboración de todos los informes posteriores. Este aspecto de
compatibilización entre la contabilidad patrimonial y la gerencial, se soluciona a través del
establecimiento de un plan de cuentas analítico, que permita la flexibilidad que exige la
información gerencial, así como el agrupamiento adecuado a las normas de exposición de
los estados contables. Se tendrá un sistema contable único, altamente integrado y flexible y
sumamente económico.

La relación hombre-maquina en los sistemas de información: hoy no es posible concebir

una organización sin su sistema de información computarizado. Al sistema de información
se lo define como un sistema integrado hombre-maquina

Interfase hombre-maquina: el punto de contacto entre el usuario y el sistema en el que se

obtiene información o bien se introducen datos. muchos sistemas de información
encuentran dificultades para ser verdaderos apoyos a la gestión de las organizaciones,
debido a un deficiente desarrollo de la interfase hombre-maquina. Esta dificultad se expresa
en programas que no fueron diseñados adecuadamente para interactuar con el usuario
debido a: el desfase entre la forma en que el sistema procesa la información, y la forma en
que el hombre procesa en su mente la información. Si no se comprende como la mente
humana piensa, se corre peligro de formular programas que no favorezcan la comunicación
entre el hombre y el sistema. Se genera por el desconocimiento que los hombres de
sistemas tienen sobre los procesos administrativos de las organizaciones, sistemas de
información poco adaptados a sus necesidades.

Los sistemas de información y la estructura de las organizaciones: cuando se esta tratando

el tema de sistemas de información, y específicamente el análisis de sistemas, hay que
enfocar no solo los aspectos relacionados con las tareas y la tecnología, sino también los
referidos al personal y a la estructura. Mintzberg sostiene que cada actividad humana
organizada desde la fabricación de cacharros hasta poner un hombre en la luna, da origen a
dos requerimientos fundamentales y opuestos: la división del trabajo entre varias tareas a
desempeñar y la coordinación de estas tareas para consumar la actividad. La estructura de
una organización puede ser definida simplemente como la suma total de las formas en que
su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es lograda su coordinación entre estas
tareas. Muchas de las respuestas sobre cuando y como hacer las tareas se obtienen en el
nivel de operaciones a través del sistema de información, el que también define las
actuaciones de varias tareas de los niveles superiores. Aun cuando cada elemento puede
conceptualizarse en forma separada tanto el concepto de estructura como el de sistema de
información persiguen un mismo fin, que es el de lograr una organización eficiente que
cumpla con sus objetivos.

20
En ocasiones, los sistemas de información van a poder combinar perfectamente con la
estructura original de la organización, considerando que para diseñar adecuados sistemas
de información se debe tener una idea cabal de la estructura en la que ellos se asientan;
pero en otras oportunidades, el factor tecnológico y los cambios en ciertas tareas van a
forzar cambios en las estructuras. Cuando se modifica la tecnología de operaciones, el
rediseño sigue un proceso de abajo hacia arriba, es decir, desde los niveles inferiores hacia
los superiores. Dadas las características del PED las organizaciones, si así lo desean, pueden
tener ahora una mayor centralización que antes, apoyadas y asistidas por los sistemas de
información computarizados. Además, en no todas las organizaciones los sistemas de
información impactan de la misma manera.

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