Especial

Finanzas

PRESUPUESTOS
EFICIENTES:
CLASIFICACIÓN, ETAPAS
Y RECOMENDACIONES
PARA SU ELABORACIÓN

OCTUBRE 13 DE 2023
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Presupuestos eficientes:
clasificación, etapas y recomendaciones
para su elaboración

E
l presupuesto es una visión de una realidad aplicada en valores y, a la vez, una de las formas sencillas de tener
un control futuro sobre las operaciones del negocio, convirtiéndose así en una herramienta muy útil en la prác-
tica empresarial, más allá de ser un simple requerimiento de la administración.

En este Especial Actualícese compartimos los conceptos fundamentales y las recomendaciones para elaborar presu-
puestos eficientes.

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Tabla de
contenido
Presupuestos eficientes:
clasificación, etapas y recomendaciones para su elaboración 2
Generalidades 4
Ventajas de elaborar presupuestos 4

Clasificación de los presupuestos 5

Según su flexibilidad 5

1. Presupuestos rígidos 5

2. Presupuestos flexibles 6

Según el tiempo 6

1. Presupuestos a largo plazo 6

2. Presupuestos a mediano plazo 6

3. Presupuestos a corto plazo 6

Según el área 6

1. Presupuestos del área de ventas 6

2. Presupuestos de producción 6

3. Presupuestos de áreas de apoyo 6

4. Presupuestos de administración 6

Según el sector de aplicación 6

1. Presupuestos públicos 6

2. Presupuestos privados 6

Etapas del presupuesto 7

1. Preiniciación 7

2. Elaboración del presupuesto 8

3. Ejecución 8

4. Control presupuestal 8

5. Evaluación del presupuesto 8

Recomendaciones para preparar presupuestos eficientes 9

Otras consideraciones importantes 10

Selección de recursos Actualícese para ti 11

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Generalidades

L
os presupuestos constituyen un pilar importante en la planeación de una organización, toda
vez que estos contribuyen a que la gerencia y todos los colaboradores organicen su gestión fi-
jándose las mismas metas y coordinando el desarrollo de los procesos en torno a la generación
de valor.

Cabe resaltar que el presupuesto fijado para un determinado período es una herramienta de gran
valor para las entidades, pues representa el plan integrado de las operaciones y recursos trazados
por la administración.

Al respecto, es menester señalar que, pese a la relevancia de esta labor, en las pequeñas y media-
nas empresas se ha dificultado ampliamente la construcción e implementación de la práctica del
presupuesto, debido a que requiere de una organización y compromiso por parte de la entidad.

En este sentido, en las próximas líneas abordaremos no solo las generalidades de los presupues-
tos; también detallaremos sus ventajas, su clasificación, las etapas en su elaboración y las recomen-
daciones en torno a su preparación, con el objetivo de que, sin importar el tamaño de la entidad,
esta pueda llevar a buen término presupuestos eficientes, de una manera práctica.

Ventajas de elaborar presupuestos

El presupuesto es una formulación anticipada de los ingresos, costos y la producción de las empre-
sas, razón por la que constituye la base de la planeación de una organización.

Entre las ventajas de los presupuestos se destacan las siguientes:

1. Ayudan a minimizar los riesgos.

2. Sirven para revisar el cumplimiento de las políticas y estrategias de la entidad.

3. Contribuyen a que el plan de operaciones se mantenga en límites razonables.

4. Facilitan la detección y reducción de costos innecesarios, irregularidades y pérdidas.

5. Cuantifican los planes de acción en términos financieros.

6. Son útiles para establecer controles.

7. Permiten medir el desempeño de las áreas.

8. Ayudan a evaluar la eficiencia de los responsables de las áreas.

9. Generan comprensión de las metas de la empresa.

Así las cosas, usar presupuestos en las organizaciones trae consigo innumerables ventajas, entre
ellas, ayudar a detectar y minimizar los riesgos en el trabajo del auditor o revisor fiscal. Teniendo en
cuenta que los presupuestos facilitan también la detección y reducción de costos, se convierten en
un aspecto preponderante para el quehacer de los administradores y contadores.

Sumado a lo anterior, se puede establecer que para toda empresa es fundamental la elaboración
de un presupuesto, debido a que esta herramienta financiera y de gestión permite una visualiza-
ción a priori del funcionamiento de la organización, de modo que se pueda garantizar la liquidez y
el mantenimiento del capital de trabajo.

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Clasificación de los presupuestos

L os presupuestos se clasifican según su flexibilidad, área, tiempo y sector de aplicación, depen-
diendo del tipo de empresa y de las decisiones tomadas por la dirección.

A continuación, abordaremos los cuatro tipos de clasificación de los presupuestos:

Según su flexibilidad
La flexibilidad está relacionada con la disposición de la gerencia para realizar modificaciones a las
cifras y a los planes contenidos en el presupuesto. Bajo este criterio, los presupuestos se dividen
en:

1. Presupuestos rígidos
Los presupuestos rígidos, también conocidos como presupuestos estáticos, no pueden modificarse
fácilmente cuando hay algún requerimiento de modificación.

Estas son algunas de sus características:

• Se elaboran con estimaciones y cifras que no se modifican durante el período presupuestario.

• Son apropiados cuando los ingresos y gastos son previsibles y estables.

• Pueden llevar a problemas si las circunstancias reales difieren significativamente de las estima-
ciones presupuestarias, ya que no permiten ajustes.

• Son comunes en organizaciones con operaciones estables y bien establecidas, donde los costos
y los ingresos son predecibles.

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2. Presupuestos flexibles
Los presupuestos flexibles, también llamados presupues-
tos variables o ajustables, permiten que se realicen ajus-
tes en el desarrollo del objeto social de la organización.
Estas son algunas de sus características:
• Facilitan la adaptación a situaciones imprevistas y ayu-
dan a mantener la toma de decisiones actualizada.
• Se basan en rangos o porcentajes para diferentes par-
tidas presupuestarias, en lugar de cifras fijas.
• Proporcionan una mayor precisión en situaciones
comerciales inciertas o volátiles.
• Son especialmente útiles en entornos donde los
ingresos y gastos pueden variar significativamente,
como en industrias con fluctuaciones estacionales o
en empresas en crecimiento.
Según el tiempo
La clasificación de los presupuestos según el tiempo se
basa en la duración de su horizonte temporal; dichos pre-
supuestos se utilizan para establecer metas y planificar
actividades financieras en diferentes plazos.
Estos se dividen en:
1. Presupuestos a largo plazo
Los presupuestos a largo plazo son ejecutados durante
períodos específicos y, por lo general, se diseñan para un
término de cinco (5) años.
Estos presupuestos ayudan a establecer una visión de
largo plazo y a alinear los recursos y estrategias para
alcanzar esa visión. Adicionalmente, son útiles en la plani-
ficación de inversiones significativas, como la compra de
activos fijos a largo plazo.
2. Presupuestos a mediano plazo
Los presupuestos a mediano plazo se preparan para
períodos entre uno (1) y tres (3) años. Estos permiten la
adaptación a cambios que no se pueden prever a largo
plazo, tales como cambios imprevistos en el mercado o
en la competencia.
3. Presupuestos a corto plazo
Los presupuestos a corto plazo se preparan para un
período de un (1) año o menos. Estos se utilizan para
monitorear el desempeño y asegurarse de que la organi-
zación esté siguiendo el rumbo correcto para cumplir sus
objetivos a corto plazo.
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Según el área
Cada uno de los siguientes tipos de presupuestos se
enfoca en un aspecto específico de las operaciones de la
organización y es preparado por el departamento corres-
pondiente.
Estos presupuestos se clasifican en:
1. Presupuestos del área de ventas
Los presupuestos del área de ventas se centran en la
proyección de las ventas futuras de la organización y
pueden incluir estrategias de precios y promociones para
impulsar las ventas.
2. Presupuestos de producción
Los presupuestos de producción se concentran en la
planificación de las etapas de producción y en la gestión
de los recursos necesarios para fabricar los productos o
prestar los servicios de la organización.
3. Presupuestos de áreas de apoyo
Los presupuestos de áreas de apoyo se enfocan en los
gastos y recursos necesarios para respaldar las operacio-
nes principales de la organización.
4. Presupuestos de administración
Los presupuestos de administración contribuyen a garan-
tizar que la organización mantenga una base financiera
sólida y cumpla con sus obligaciones financieras.
Según el sector de aplicación
Según el sector en el que se mueve la organización, los
presupuestos se pueden clasificar en:
1. Presupuestos públicos
Los presupuestos públicos son realizados para progra-
mas del sector público o entidades del sector solidario
que tienen el fin de prestar servicios de educación y
salud, o de cubrir las necesidades puntuales de una po-
blación.
2. Presupuestos privados
Los presupuestos privados son realizados por empresas
del sector privado con el objetivo de generar utilida-
des que posteriormente se esperan distribuir entre los
socios.
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Etapas del presupuesto

C onocidas las generalidades sobre el presupuesto, estudiaremos ahora las etapas que se inclu-
yen en el proceso presupuestal.

El proceso presupuestal en una entidad no debe limitarse a un solo momento del año. El po-
tencial con el que cuenta esta herramienta solo se puede alcanzar si se tienen en consideración
todas las etapas involucradas, a saber: preiniciación, elaboración, ejecución, control presupuestal
y evaluación.

A continuación, explicamos cada una de ellas:

1. Preiniciación
En esta etapa, que antecede a la elaboración del presupuesto, se incluyen herramientas de evalua-
ción y gestión de recolección de información, debido a que se requiere un conocimiento de la mar-
cha de la empresa y el estado de la operación durante el período inmediatamente anterior. Esto
con el fin de determinar y analizar las estrategias o las opciones de crecimiento para interpretar los
objetivos generales y específicos, los cuales fundamentalmente han sido definidos por la gerencia o
por el máximo órgano directivo.

Para iniciar con el proceso de elaborar el presupuesto es fundamental el nombramiento de un líder

de presupuesto, el cual es el encargado de ejecutar las reuniones y comité necesarios para armoni-
zar las expectativas del nuevo período con la realidad de la empresa y lograr una convergencia con
su misión, visión y objetivos.

En conclusión, esta fase inicial está enfocada a plantear y delimitar las expectativas de la organi-
zación y las posibilidades de cumplimiento de estas, de modo que el resultado de dicha fase es un
mapa de expectativas y límites para la elaboración del presupuesto.

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2. Elaboración del presupuesto
Con base en los planes aprobados por la gerencia para
cada nivel funcional de la empresa, se procede a la etapa
donde los conceptos adquieren una dimensión moneta-
ria de la organización.
Algunas de las actividades que pueden realizarse son las
siguientes:
• Crear un cronograma de actividades en torno a la
elaboración del presupuesto, en el que se definan las
fechas de las reuniones para evaluar la información
financiera de la entidad.
Esta información puede incluir informes de gestión,
informes de comportamiento de períodos pasados,
indicadores del sector económico al que pertenece la
entidad, dictamen del revisor fiscal (en caso de que
aplique), entre otros documentos.
• Luego del análisis de esta información se debe extraer
una relación de todo el acumulado en cuanto a da-
tos de la entidad, trazar las expectativas del período,
identificar las fuentes de ingreso y asignar los costos y
gastos asociados a cada departamento.
El área de ventas de una entidad, por ejemplo, debe te-
ner en cuenta los volúmenes que han sido previstos para
el período a presupuestar, de modo tal que se pueda
determinar si se presenta el aumento de los niveles de
ventas en unidades o si lo establecido en la preiniciación
es un aumento en el precio, lo cual podría traducirse en
un aumento de los ingresos.
Ya que la compañía se encuentra interconectada en sus
diferentes áreas al determinar el programa y políticas
de ventas, se traslada dicho presupuesto directamente a
producción, con el fin de estimar los requerimientos de la
misma para satisfacer el nivel de ventas esperado. Dichos
requerimientos definen la cantidad de materia prima
necesaria y la disposición de la capacidad operativa en lo
referente a la maquinaria y a todo el personal necesario
para ejecutar la operación.
Otra de las áreas que se ven ligadas es la de mercadeo, la
cual puede definir las técnicas y estrategias que se deben
adoptar en términos del tiempo y los recursos, para po-
ner a disposición del público las labores necesarias para
impactar el mercado y lograr los niveles de ventas espe-
rados o proyectados.
3. Ejecución
La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta
en marcha de los planes. El líder de presupuestos tiene
una labor fundamental y es la de integrar las diferentes
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áreas a la consecución de las metas trazadas en el presu-
puesto, de manera tal que se pueda trasladar a cada uno
de los niveles de la organización la interrelación existente
entre estos y la importancia dentro de la operación y el
cumplimiento del presupuesto; lo anterior se da en aras
de cumplir con las expectativas gerenciales de la organi-
zación.
Una de las metodologías para hacerle seguimiento al
presupuesto durante la ejecución es utilizar la interfaz
del software contable, comúnmente denominada como
presupuestos o planeación, de modo que se obtenga una
comparación simultánea al momento de la causación
de los diferentes registros contables. En todo caso, si la
empresa no cuenta con un aplicativo especializado para
esto, es posible realizar su seguimiento en libros de Excel.
4. Control presupuestal
Para la ejecución de un adecuado control sobre el pre-
supuesto, lo primero es establecer la realización de
informes parciales y por áreas, de modo que el equipo
presupuestal o financiero sea el responsable de la conso-
lidación y se pueda cotejar de manera oportuna el curso
y los resultados de la operación empresarial con los datos
que han sido presupuestados. Esto con el objetivo de
identificar las posibles falencias que están afectando la
ejecución o desviación del presupuesto y lograr un ajuste
oportuno. Lo anterior se puede basar en la metodología
postulada en la etapa previa a esta.
Es importante tener en cuenta que cuando el proceso
de contraste se aplique a proyectos de construcción y/o
similares, se debe evaluar dentro de los informes parcia-
les y el avance de las obras, de modo tal que se pueda
estimar realmente el cumplimiento de las metas y reque-
rimientos presupuestados.
5. Evaluación del presupuesto
Al culminar el período presupuestado se debe obtener
el informe final en el que se revelen los resultados de la
compañía durante el período indicado; en este se debe
evaluar el cumplimiento de las variables presupuestadas
y las gestiones organizacionales para la optimización de
los resultados.
Con la evaluación se deben conocer las fallas que im-
pidieron el cumplimiento del presupuesto y lograr la
construcción de alternativas de mejora que permitan el
cumplimiento de las expectativas para los próximos años.
En esta etapa, entonces, se deben conocer las fallas que
entorpecieron el cumplimiento del presupuesto, a partir
de las cuales se construyen alternativas de mejora para
asegurar el efectivo alcance de las expectativas en los
próximos períodos.
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Recomendaciones para preparar

presupuestos eficientes

E
l proceso presupuestal se extiende desde la preparación del presupuesto hasta su control y
evaluación, por lo que este proceso no se debe limitar a un solo momento del año. El segui-
miento del presupuesto es un punto fundamental para que funcione eficientemente.

A continuación, exponemos las bases que deben tenerse en cuenta para que los presupuestos
funcionen de manera adecuada en la organización:

• Conocer la empresa: el responsable de elaborar los presupuestos debe tener un amplio cono-
cimiento de la empresa y su actividad.

• Fijar el período presupuestal: es importante tener claro el período para el que se prepara el
presupuesto, ya sea por un año, semestre o un término inferior.

• Contar con el respaldo directivo: la preparación, ejecución y control de los presupuestos debe
realizarse de la mano de la dirección de la entidad.

• Coordinar la ejecución del plan: de acuerdo con la política empresarial, deberá existir una
coordinación sobre la aplicación del presupuesto de las diferentes áreas de la entidad.

• Exponer los planes y las políticas: es importante hacer partícipes a los diferentes actores de la
entidad de los planes que se desean alcanzar con los presupuestos establecidos.

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• Ejercer dirección y vigilancia: no debe perderse de • Identificación de amenazas y oportunidades: las

vista la vigilancia sobre el cumplimiento de los presu-
puestos establecidos.
• Revisar políticas y directivas: en la etapa de preini-
ciación de los presupuestos deben tenerse en cuenta
las políticas y directivas adoptadas por la entidad,
pues permiten un mayor conocimiento de la compañía
y la orientación del plan de acción para conseguir los
objetivos trazados.
• Analizar los factores que afectan a la empresa:
existen factores sociales, culturales, demográficos,
políticos y económicos que inciden en el país y que
afectan el sector y a la empresa, que deben conside-
rarse en la elaboración del presupuesto. Ejemplos de
estos son las protestas y jornadas de movilizaciones
realizadas en el país; también la temporada de eleccio-
nes que se avecina.
entidades deben evaluar el impacto de las amenazas y
oportunidades en la elaboración del presupuesto con
el fin de identificar su comportamiento en cada una de
las áreas funcionales.
• Contar con novedades próximas: en la prepa-
ración de presupuestos deberán considerarse los
proyectos de ley en estudio, así como las novedades
normativas que incidirán en las operaciones de la
empresa.
Además de los factores mencionados, no se pueden
perder de vista la misión y la visión del negocio, la fijación
de objetivos a corto y mediano plazo, la divulgación de
los objetivos propuestos, la definición de las estrategias,
políticas y normas, la elaboración de planes operativos
por departamentos y la revisión de los planes operativos
dentro de la entidad.

Otras consideraciones importantes

El momento ideal para preparar presupuestos es antes del inicio de operaciones del nuevo año, pues realizarlos en
meses posteriores significaría una preparación inoportuna.

Cabe resaltar que no solamente debe prepararse una proyección del estado de flujos de efectivo, pues además este
proceso debe incluir:

• Presupuesto de ventas.

• Presupuesto de costo de venta y/o de producción de bienes y servicios.

• Presupuesto de gastos administrativos, de ventas y no operacionales.

• Presupuesto de ingresos.

• Presupuesto de inversiones en propiedad, planta y equipo.

• Presupuesto de cancelación de pasivos inexistentes y de obtención de nuevas fuentes de financiación.

• Proyección de estados financieros.

Estos presupuestos están interrelacionados por ejemplo, al aumentarse la cantidad de unidades para vender, auto-
máticamente deberán aumentarse la cantidad por producir, el costo presupuestado de la materia prima y la mano de
obra directa, lo que incidirá también en el presupuesto de ingresos. Por tanto, a lo largo de las etapas del presupuesto
se pueden requerir ajustes y correcciones que impliquen que un rubro modificado en uno de los presupuestos incida
en otro, razón por la que se recomienda el uso de hojas electrónicas y la relación de los cambios para cada una de las
partidas afectadas de los presupuestos elaborados.

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contenido

Selección de recursos
Actualícese para ti

Conferencia

Aspectos clave para la preparación de

presupuestos eficientes
Conoce, de la mano del Dr. Roberto Valencia, experto en temas de auditoría
y revisoría fiscal, el objetivo de la preparación del presupuesto y los aspec-
tos que se deben tener en cuenta para la preparación de presupuestos
eficientes.

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Conferencia

Preparación de presupuestos eficientes

El Dr. Carlos Sastoque expone en esta ocasión la importancia de elaborar
presupuestos eficientes, cómo detectar y mitigar los riesgos que se pueden
presentar en esta labor, y cuáles son los responsables que deben involu-
crarse para llevar a buen término esta empresa.

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Selección de recursos
Actualícese para ti

Herramienta interactiva

Herramienta Interactiva para proyectar

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contador
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presupuesto de una copropiedad o edificio
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Una guía ideal para realizar el presupuesto de una copropiedad o edifi-
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mente y la relación de diferente material relacionado.

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Especial Actualícese:
Presupuestos eficientes: clasificación, etapas
y recomendaciones para su elaboración
ISBN: en trámite
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© 2023 Editora actualicese.com Ltda.
Edición octubre de 2023, Cali, Colombia

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