PRESUPUESTO EN TERMINOS GENERALES

1. Qu es un presupuesto
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. 2. Funciones de los presupuestos 1. La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. 2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. 3. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin. 3. Importancia de los presupuestos 1. Presupuestos: Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas 1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. 2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. 3. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionalas hacia lo que verdaderamente se busca. 4. Facilitan que los miembros de la organizacin 5. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. 6. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. 7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria 8. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis. 9. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto.

4. Objetivos de los presupuestos 1. Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. 5. Finalidades de los presupuestos 3. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. 4. Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. 5. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. 6. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin. 7. Lograr los resultados de las operaciones peridicas. 6. Clasificacin de los presupuestos Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1)Segn la flexibilidad, 2)Segn el periodo de tiempo que cubren, 3)Segn el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Segn el sector en el cual se utilicen. 6.1 Segn la flexibilidad 6.1.1 Rgidos, estticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico. 6.1.2 Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos. 6.2 Segn el periodo de tiempo 6.2.1 A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias. 6.2.2 A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

6.3 Segn el campo de aplicacin en la empresa 6.3.1 De operacin o econmicos Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos. Presupuestos de Produccin : Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales. Presupuesto de Compras

Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados. Presupuesto de flujo de efectivo : Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

6.3.2 Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesorera

Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

Presupuesto de erogaciones capitalizables

Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo. 6.4 Segn el sector de la economa en el cual se utilizan 6.4.1 Presupuestos del Sector Pblico son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones. Los Presupuestos Pblicos se elaboran con base en la idea de control de gastos., se hace primero una estimacin de los gastos que se han de originar debido a necesidades pblica y despus se planea la forma de cubrirlas, estudiando la aplicacin de ingresos que se recaben de los impuestos, obtencin de emprstitos y la emisin de papel moneda que ocasionara inflacin.

6.4.2 Presupuestos del Sector Privado Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa. Los Presupuestos en la empresas privadas primero se deben estimar los ingresos para sobre ello predeterminar su distribucin o aplicacin, lo que ocasiona que la integracin de su control presupuestal sea ms complejo y difcil de solucionar. La diferencia entre ambos existe en la presentacin del control presupuestal gubernamental y privado y la distinta finalidad que ambas entidades persiguen.

7. PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION 7.1 Principios de Previsin Son tres: 1)Predictibilidad, 2)Determinacin cuantitativa y, 3)Objetivo. 7.2 Principios de Planeacin Se destacan: 1)Previsin. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participacin, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por reas de responsabilidad. 7.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN Son: 1)Orden y 2)Comunicacin.

7.4 PRINCIPIOS DE DIRECCIN Se destacan: 1)Autoridad y 2)Coordinacin. 7.5 PRINCIPIOS DE CONTROL Son: 1)Reconocimiento, 2)Excepcin, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos. 8. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIN La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. La presupuestacin puede fracasar por diversas razones:

Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin. Cuando no se siguen las polticas de la organizacin.

9. CALENDARIO PRESUPUESTAL Es la agenda en la cual se definen a travs del tiempo la ejecucin y el control ( evaluacin) del presupuesto. Depende del tipo de organizacin y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual. 10. ORGANIZACIN DEL PRESUPUESTO Toda organizacin al formular sus planes, deber delimitar especficamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cmo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las dems personas. Un plan orgnico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha

MS MATERIAL
CONCEPTO Y OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO Concepto de presupuesto. Es la estimacin programada en forma sistemtica de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. El presupuesto es la expresin cuantitativa de un plan de accin y una ayuda la coordinacin y la ejecucin. Los presupuestos se pueden crear para la organizacin en general o para cualquier subunidad. El presupuesto maestro resume los objetivos de todas las subunidades de una organizacin: ventas, produccin, distribucin y finanzas. Los sistemas de elaboracin de presupuestos son ms comunes en las compaas mayores en donde con frecuencia existen tcnicas concretas d apoyo a la administracin. A pesar de ello las pequeas empresas tambin usan presupuestos. En las empresas pequeas existen una tasa de fracaso relativamente alta. El uso mas amplio de los presupuestos en estas empresas obliga a los empresarios a cuantificar sus sueos y enfrentar directamente las incertidumbres de sus negocios. Los gerentes tienen que luchar con las incertidumbres tanto si tienen un presupuesto como tambin si carecieran del mismo. Quienes estn a favor de los presupuestos afirman que los beneficios de elaborar presupuestos casi siempre exceden a sus costos. Objetivos del presupuesto. Previsin y planeacin, disponer de los conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles. Organizacin.- estructura las relaciones entre funciones, niveles, y actividades.

Coordinacin .-direccin, equilibra las diferentes secciones que integran la organizacin. Control.- accin de apreciacin si los planes y objetivos se estn cumpliendo. Ventajas del presupuesto Los presupuestos son una caracterstica importante de la mayor parte de los sistemas de control. Cuando se administran con inteligencia los presupuestos: a)obligan a la planeacin b)proporcionan criterios de desempeo c)fomentan la comunicacin y la coordinacin Planear por adelantado es un lema redundante para los gerentes de los negocios como para las personas en general. Con mucha frecuencia los ejecutivos llevan a cabo la Administracin por crisis. Los problemas diarios interfieren con la planeacin y continan avanzando hasta que con el transcurso del tiempo colocan a las empresas a las personas en situaciones indeseables que se pudieron haber previsto. Los presupuestos obligan a los gerentes a mirar hacia el futuro y estar listos a las condiciones cambiantes. Esta planeacin forzada es en gran parte la mayor aportacin que hace la elaboracin de presupuestos a la administracin. La elaboracin de los presupuestos es una parte integral tanto en la planeacin a corto plazo(normalmente de un ao o menos) y la planeacin a largo plazo. Ambas formas de la planeacin pueden incluir lo que algunas personas llaman elegantemente aspectos estratgicos. Estos aspectos incluyen los recursos de la organizacin, el comportamiento de los competidores y en especial las demandas actuales y proyectadas del mercado. La expresin cuantitativa resultante de los planes, determinada despus de estudiar estos aspectos estratgicos, se conoceran como un presupuesto. Los aspectos estratgicos se deben analizar tanto a corto como a largo plazo, se deben desarrollar los planes y despus se deben elaborar los presupuestos ya que la estrategia, los planes y los presupuestos estn interrelacionados. Tipos de presupuestos Los presupuestos pueden abarcar un periodo de un ao o menos en los casos de las plantas o cambios en los productos, hasta diez aos o mas. Cada vez son mas las compaas que usan los presupuestos como herramienta bsica para la planeacin a largo plazo. El periodo normal de la planeacin y del control del presupuesto es de un ao. Es normal que el presupuesto anual este dividido por meses para el primer trimestre y por trimestres para el resto del ao. La informacin presupuestada para un ao se revisa con frecuencia segn avanza el ao. Por ejemplo al terminar el primer trimestre se cambia el presupuesto para los siguientes tres trimestres segn la informacin que se disponga. Cada vez se utilizan mas los presupuestos continuos en el cual siempre se cuenta con el pronostico de doce meses al aadir un mes y un trimestre en el futuro al mismo tiempo que se acaba el mes o el trimestre que acaba de terminar.

Los presupuestos continuos son muy indispensables ya que fuerzan a la administracin continuamente a que piense en los siguientes doce meses, con dependencia si en esos momentos se encuentra en el mes de mayo u octubre. Clasificacin del presupuesto Se han desarrollado muchos trminos descriptivos para los presupuestos. La terminologa esta de acuerdo a las organizaciones ya que varia con respecto de las mismas. Por ejemplo, con frecuencia a los estados financieros presupuestados se les conoce como estados de pro forma. Algunas organizaciones como es el caso de HEWLETT PACKARD, hablan de fijar objetivos en lugar de elaborar presupuestos. En realidad muchas organizaciones no utilizan para nada el termino de presupuesto para darle un impulso mas positivo a toda el rea. En lugar de ello utilizan trminos como lo son planeacin de utilidades. Son incontables las formas de los presupuestos. Se elaboran muchos presupuestos especiales en sus informes correspondientes incluyendo:

Las comparaciones con los presupuestos con el desempeo real. Informes para necesidades gerenciales especficas. Presupuestos a largo plazo, con frecuencia denominados presupuestos de capital o de instalaciones. Presupuestos flexibles.

La siguiente figura muestra un diagrama especificado de las diversas partes que componen el presupuesto maestro, es decir, el plan amplio, que es un grupo coordinado de estados financieros detallados y anexos para periodos cortos, por lo general de una ao. En su mayora el diagrama presenta varios elementos que juntos con frecuencia reciben el nombre de presupuesto de operacin: Centra su atencin en el estado de resultado y sus anexos de respaldo. En comparacin el presupuesto financiero es la parte del presupuesto maestro que comprende el presupuesto de capital, el presupuesto de efectivo, el balance general de presupuestado y el estado presupuestado en los cambios de la situacin financiera. Centra su atencin en la repercusin que tiene sobre los efectivos de lasa operaci0ones y otros factores como son el desembolso de efectivo planeado para adquirir equipos. Base cero: Es el que no considera experiencias anteriores para planear eventos futuros: Es una metodologa de planeacin y presupuesto que trata de reevaluar cada ao todos los programas y los gastos de una entidad organizacional, se emplea el termino de planeacin porque se fijan objetivos y metas as como se toman decisiones relativas a las polticas bsicas de la organizacin, por otra parte se analizan en detalle las distintas actividades de la implantacin de programas para que emitan la obtencin de resultados deseados. Por programas.

Es el que se calcula y desglosa en sub-actividades de tal manera que cada una constituya un programa o paquete completo. Auxilia a la administracin publica pues obliga a planear con mayor grado de anlisis la inversin y el gasto publico. Presupuesto pblico y privado: Similitudes y diferencias Los Presupuestos Pblicos se elaboran con base en la idea de control de gastos., se hace primero una estimacin de los gastos que se han de originar debido a necesidades pblica y despus se planea la forma de cubrirlas, estudiando la aplicacin de ingresos que se recaben de los impuestos, obtencin de emprstitos y la emisin de papel moneda que ocasionara inflacin. Los Presupuestos en la empresas privadas primero se deben estimar los ingresos para sobre ello predeterminar su distribucin o aplicacin, lo que ocasiona que la integracin de su control presupuestal sea ms complejo y difcil de solucionar. La diferencia entre ambos existe en la presentacin del control presupuestal gubernamental y privado y la distinta finalidad que ambas entidades persiguen. Presupuestos por reas y niveles de responsabilidad. Es una tcnica bsicamente de planeacin, direccin y control sin faltar la previsin, coordinacin y organizacin de predeterminacin de cifras financieras, de condiciones de operacin y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y niveles en se divide una entidad. Los presupuestos se clasifican en: Por el tipo de empresa Pblicos Privados Por su contenido Principales Auxiliares Por su forma Flexibles Fijos Por su duracin Corto plazo

Largo plazo Por la tcnica de valuacin Estimados Estndar Por su reflejo en los estados financieros Posicin financiera De resultados De costos Por las finalidades que pretende De promocin De aplicacin De fusin De reas y niveles Por programas Base cero Punto de equilibrio Situacin en que el volumen de venta de una empresa es exactamente necesario para absorber sus costos y gastos de tal manera que no tenga utilidades ni perdidas. CONTROL PRESUPUESTAL Administracin del control presupuestal La responsabilidad de la elaboracin del control presupuestal se delega a una persona que habr de fungir como director de presupuestos, deber ser quien posea amplios conocimientos de la empresa, necesitara estar compenetrado en los sistemas contables de la entidad as como sus operaciones y problemas de administracin. Cabe aclarar que es sobre el director de presupuestos sobre quien cae la responsabilidad de la elaboracin del mismo para poder lograr esto necesitara de la colaboracin de todo el personal de la empresa por lo que se forma un comit de presupuestos que esta compuesto por los directivos que le siguen al director de presupuestos que son contador, contralor, director de finanzas, gerente de ventas, gerente de produccin. Estos son los

que estarn ntimamente ligados con la funcin de presupuestos. Las principales funciones del director de presupuestos son: Estudiar las variaciones as como su causa Formular el presupuesto general Preparar estados pro forma y presupuestados Coordinar y supervisar los presupuestos parciales Aprobar el diseo de las formas que se utilizan Informar oportunamente a su comit y superiores Aprobar o ajustar las operaciones de los presupuestos Los presupuestos se dividen en las siguientes etapas: Duracin del presupuesto: que es de un ao o de dos. Mecnica del control presupuestal: sincronizacin y coordinacin de actividades. Fases del control presupuestal: planeacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y control. Manual de presupuestos: contenido de los objetivos y su duracin. Presupuesto de ingresos Es el primer paso en la implantacin de todo programa presupuestario, ya que este rengln es el nico que proporciona los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la negociacin, el presupuesto de ingreso esta formado por los siguientes presupuestos: presupuesto de ventas, presupuesto de ingresos (prestamos, operaciones financieras y aumentos de capital) Presupuesto de egresos e inversiones Este presupuesto esta integrado por: Presupuesto de inventarios: una vez predeterminadas las ventas cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la formalizacin del programa de casi todas las funciones de la empresa es necesario presupuestar la cantidad de artculos para cubrir la demanda del presupuesto de ventas. Presupuesto de produccin: est basada en las ventas previstas y en la determinacin de un inventario base o sea que primero se deber calcular las ventas y un inventario base para posteriormente poder determinar la produccin

Presupuesto de compras: este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboracin de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuantas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras Presupuesto de costo de distribucin: comprende las operaciones realizadas desde que el producto fue fabricado hasta que estn en manos del cliente, por lo tanto integran los gastos de vendedores, gastos de oficina de ventas, publicidad, transporte, gastos de almacn, etc. Presupuesto de gasto de administracin: en este presupuesto van aquellos gastos que se derivan de las funciones de la direccin y control como son los de pagar honorarios de consejeros, contadores, directores, abogados y directivos de la administracin. Presupuesto de inversiones fijas: son de vital importancia para necesidades presentes y futuras que deben ser previstas en funciones del plan de operacin a corto y largo plazo en un momento dado pueden ser cuantiosas, dado en aquellas industrias cuyas inversiones representan la mayora de su inversin total . Presupuesto de impuestos sobre la renta: se toman como base para realizar su clculo los resultados predeterminados que se derivan de los presupuestos de ventas y de costos para aplicar la tasa vigente a las fechas de realizacin. Presupuesto de aplicacin de utilidades: este es con base a las utilidades presupuestadas, resulta importante la elaboracin de un presupuesto de aplicacin de utilidades, de acuerdo con los planes proyectados y los datos derivados de los dems presupuestos tales como planes de expansin a largo plazo, presupuesto de inversiones, as como las restricciones de carcter legal y estatuario que condiciones tal aplicacin. Presupuesto de otros egresos: es la proyeccin de actividades de otra naturaleza distintas a las operaciones de la entidad y que en un momento dado hayan sido presupuestadas con el fin de ayudar a la realizacin de los fines de la misma o bien por aspectos meramente convencionales pueden dar lugar a la elaboracin de un presupuesto para el control de egresos. Presupuestos de costo de produccin de lo vendido Se determina con base en los volmenes establecidos de los inventarios inicial y final de productos terminados. Al efectuar el presupuesto de produccin en unidades y una vez conocido el costo del inventario inicial, se valoriza el inventario final de acuerdo con los valores que se sirvieron de base para obtener el costo de produccin presupuestado. Presupuesto financiero y fiscal Comprende el presupuesto de caja (origen y aplicacin de recursos) y operaciones de tipo financiero que no intervienen en caja (trueques). El presupuesto financiero, de acuerdo con su naturaleza, tiene ms alcance que el presupuesto de caja, ya que este est integrado a aqul quien tiene por objeto

pronosticar y controlar todos los elementos que forman la posicin financiera como son el capital de trabajo, el efecto de produccin, las estimaciones sobre la caja, los bancos, as como en la toma de decisiones, todo ello referido siempre a la estructura financiera, o cuestiones accesorias como lo son el fondo de operacin o capital invertido en bienes como la plata, maquinaria y equipo. El presupuesto financiero es generalmente el presupuesto que se hace al final, porque recibe constantes ajustes, que incluso son los ltimos. Resultados presupuestos y posicin financiera presupuestal Resultados presupuestos. La formulacin de los presupuestos relativos a las cuentas de resultado, constituyen la base del estado de resultado presupuestado mediante el ensamble de las diversas esquematizaciones. Posicin financiera presupuestal. Se parte de la posicin financiera al inicio del periodo si se afectan sus valores con las estimaciones obtenidas, se esta en condiciones de obtener la posicin financiera presupuesta. Determinacin y estudio de las variaciones o desviaciones El control presupuestal se efecta comparando los resultados reales contra los presupuestados. La administracin debe dictar las medidas correctivas necesarias. Se comparan: Ventas: volumen y precio Produccin: volumen, materiales cantidad, materiales precio y sueldos y salarios Gastos de venta Variaciones financieras

OTRO
1. Qu es un presupuesto Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. 2. Funciones de los presupuestos 1. La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. 2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. 3. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin. 3. Importancia de los presupuestos 1. Presupuestos: Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas 1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. 2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. 3. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. 4. Facilitan que los miembros de la organizacin 5. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. 6. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. 7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que

puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria 8. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis. 9. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto. 4. Objetivos de los presupuestos 1. Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. 5. Finalidades de los presupuestos 3. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. 4. Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. 5. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. 6. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin. 7. Lograr los resultados de las operaciones peridicas. 6. Clasificacin de los presupuestos Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1)Segn la flexibilidad, 2)Segn el periodo de tiempo que cubren, 3)Segn el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Segn el sector en el cual se utilicen. 6.1 Segn la flexibilidad 6.1.1 Rgidos, estticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico. 6.1.2 Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos. 6.2 Segn el periodo de tiempo

6.2.1 A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias. 6.2.2 A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas. 6.3 Segn el campo de aplicacin en la empresa 6.3.1 De operacin o econmicos Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos. Presupuestos de Produccin : Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales. Presupuesto de Compras

Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados. Presupuesto de flujo de efectivo : Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

6.3.2 Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesorera

Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

Presupuesto de erogaciones capitalizables

Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo. 6.4 Segn el sector de la economa en el cual se utilizan 6.4.1 Presupuestos del Sector Pblico son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones. 6.4.2 Presupuestos del Sector Privado Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa. 7. PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION 7.1 Principios de Previsin Son tres: 1)Predictibilidad, 2)Determinacin cuantitativa y, 3)Objetivo. 7.2 Principios de Planeacin Se destacan: 1)Previsin. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participacin, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por reas de responsabilidad. 7.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN Son: 1)Orden y 2)Comunicacin. 7.4 PRINCIPIOS DE DIRECCIN Se destacan: 1)Autoridad y 2)Coordinacin. 7.5 PRINCIPIOS DE CONTROL Son: 1)Reconocimiento, 2)Excepcin, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos. 8. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIN

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. La presupuestacin puede fracasar por diversas razones:

Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin. Cuando no se siguen las polticas de la organizacin.

9. CALENDARIO PRESUPUESTAL Es la agenda en la cual se definen a travs del tiempo la ejecucin y el control ( evaluacin) del presupuesto. Depende del tipo de organizacin y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual. 10. ORGANIZACIN DEL PRESUPUESTO Toda organizacin al formular sus planes, deber delimitar especficamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cmo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las dems personas. Un plan orgnico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha

Diseo de Presupuesto
Definicin del Presupuesto. Importancia del Presupuesto. Clasificacin del Presupuesto.

Tcnica y Principio en la Creacin de Presupuesto. Etapas en la Preparacin del Presupuesto. Presupuesto y la Gerencia Ventajas y Limitaciones del Presupuesto.

1.- Definicin del Presupuesto: Es la estimacin programada, de manera sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un perodo determinado. Expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administracin de una Empresa en un perodo, con la adopcin de las estrategias necesarias para lograrlas. Mtodo sistemtico y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificacin, coordinacin y control. En particular comprende el desarrollo y la aplicacin de: Objetivos Empresariales: generales a largo plazo, especificacin de las metas de la empresa desarrollo de un plan general de utilidades a Largo Plazo. Un Plan de utilidades a Corto Plazo detallados por responsabilidades particulares (divisiones, productos, proyectos). Un sistema de informe peridicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas procedimientos de seguimiento. 2.-Importancia del Presupuesto: El Presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores econmicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las organizaciones hacen parte de un medio econmico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir. 3.- Clasificacin de los Presupuestos:

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista:

Clasificacin del Presupuesto

Rgidos, estticos, fijos o asignados: Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado ste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efecta un control anticipado, sin considerar el comportamiento econmico, cultural, poltico, demogrfico o jurdico de la regin donde acta la empresa. Flexibles o Variables: Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a la circunstancias que surgen en cualquier momento. Muestran los ingresos, costo y gastos ajustados al tamao de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicacin en el campo de presupuestacin de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos y ventas. A Corto Plazo: Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un ao. A Largo Plazo: En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones econmicas, como generacin de empleo, creacin de infraestructura, lucha contra la inflacin, difusin de los servicios de seguridad social, fomento de ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalizacin del sistema financiero o como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales. De Operacin o Econmicos:

Incluyen la presupuestacin de todas las actividades para el perodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de prdidas y ganancias. Proyectados. Entre estos podran incluirse: Ventas Produccin Compras Uso de Materiales Mano de Obra Gastos Operacionales Financieros: Incluyen el clculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorera y el de capital, tambin conocido como de erogaciones capitalizables. Presupuesto de Tesorera: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fcil realizacin. Tambin se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios o con la salida de fondos lquidos ocasionadas por la congelacin de deudas, amortizacin de crditos o proveedores o pago de nmina impuestos o dividendos. Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendr el importe de las inversiones particulares a la adquisicin de terrenos, la construccin o ampliacin de edificios, y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversin posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. Presupuesto del Sector Pblico:

Los presupuestos del sector pblico cuantifican los recursos que requiere la operacin normal, la inversin y el servicio de la deuda pblica de los organismos y las entidades oficiales. Presupuesto del Sector Privado: Los utilizan las empresas particulares como base de planificacin de la actividad empresarial. 4.- Tcnicas y Principios en la Creacin del Presupuesto: En todo Sistema Presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos muy relacionados que son bases de apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal, tales aspectos son los medios mecnicos empleados que se relacionan con el diseo de formar y/o cdulas presupuestarias para la recoleccin de informacin y los medios tcnicos utilizados para el calculo matemtico y mtodos de oficina empleados en su elaboracin, sus tcnicas de elaboracin que son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad. Que pueden provenir de la experiencia o de las inversiones realizadas en el desarrollo de su trabajo. De manera peridica se replantean la poltica si despus de revisarlas y evaluarlas se concluyen que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeacin adecuada de los Costos de Produccin. Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el Costo de los mismos. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. 5.- Etapa de la Preparacin del Presupuesto: Primera Etapa. Preiniciacin: En esta etapa se evalan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales empleados para calificar la gestin gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el

mercado, mrgenes de utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado, etc.), se efecta la evaluacin de los factores ambientales no controlados por la direccin y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratgico y tctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones. Segunda Etapa. Elaboracin del Presupuesto: Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismo adquieren dimensin monetaria en trminos presupuestales, precedindose segn las pautas siguientes: En el campo de las ventas, su valor se subordinar a las perspectivas de los volmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomarn decisiones inherentes de los medios de distribucin, los canales promocionales y la poltica crediticia. En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, segn los estimativos de venta y las polticas sobre inventarios. Con base en los programas de produccin y en las polticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en trminos cuantitativos y monetarios. Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, segn los criterios de la remuneracin y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el presupuesto de la nmina en todos los rdenes administrativos y operativos. Los proyectos de inversin especiales demandarn un tratamiento especial relacionado con la cuantificacin de recursos. Es competencia de los encargados de la funcin presupuestal recopilar la informacin de la operacin normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.

Tercera Etapa. Ejecucin: En el proceso administrativo la ejecucin se relaciona con la "puesta en marcha de los planes" y con el consecuente inters de alcanzar los objetivos trazados, con el comit de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos fsicos, financieros y humanos colocados a su disposicin, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas. Cuarta Etapa. Control. Si el presupuesto es una especie de termmetro para medir la ejecucin de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sera parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qu punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrn de medida. Quinta Etapa. Evaluacin: Al culminar el perodo de presupuestacin se prepara un informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no slo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los xitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.

6.- Presupuesto y la Gerencia: La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planificacin. La Gerencia es dinmica si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de manera eficiente, genera grandes beneficios. El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia al encarar las responsabilidades siguientes: Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los inversionistas. Interrelacionar las funciones empresariales (compras, produccin, distribucin, finanzas y relaciones industriales) en pos de un objetivo comn mediante la delegacin de la autoridad y de las

responsabilidades encomendadas. Fijar polticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con las metas que justificaron su implantacin. El Presupuesto y el Proceso de Direccin: La funcin de los buenos presupuestos en la Administracin de un negocio se comprende mejor cuando esto se relacionan con los fundamentos de la Administracin misma o sea, como parte de las funciones administrativas: Planeacin, Organizacin, Coordinacin, Direccin y Control. La Planeacin y el Control, como funciones de la gestin administrativa, son rasgos esenciales del Proceso de elaboracin de un Presupuesto. Adems, la organizacin, la coordinacin y la direccin permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos lmites razonables, mediante l se comparan unos resultados reales frente a los Presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la Administracin elementos de juicio para la aplicacin de acciones correctivas sin presupuesto la direccin de una Empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversin que merecen financiarse. La Ausencia de Presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos produccin y/o utilidades. 7.- Ventajas y Limitaciones del Presupuesto: Se determina si los recursos estn disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecucin de los mismos. Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la Empresa. Se aplican estos estndares en la determinacin de Presupuesto (materiales, de mano de obra y costos indirectos de fabricacin). Se pondera el valor de estas actividades.

Quienes emplean el Presupuesto como herramienta de direccin de sus empresas obtendrn mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarlas sin haber previsto el futuro, sus ventajas son notorias. Cada miembro de la Empresa pensar en la consecucin de metas especfica mediante la ejecucin responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. La direccin de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hbito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.