3 informe administracion documental pdf

administración documental en el entorno laboral (Servicio Nacional de Aprendizaje)

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Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA

Administración Documental en el Entorno Laboral

Actividad 3

Guía de Aprendizaje 03

INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Instructor
JOHN ALI CERVANTES

Aprendiz
MARIA ALEJANDRA CARRILLO PINZON

EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

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 Introducción

Toda empresa, además de utilizar las tecnologías de la comunicación, cuenta con personas

o departamentos encargados de la recogida y apertura del correo.

Dependiendo del tamaño e importancia de la empresa, esta persona o departamento estará

adscrito a la misma o, por el contrario, también desempeñará otras funciones. “El artículo

21 Título V de la Ley General de Archivos de Colombia establece que las entidades deben

desarrollar software de gestión documental, capaz de utilizar nuevas tecnologías e

instalaciones en las que se deban seguir lineamientos y procedimientos de

almacenamiento.”

Es por esto que este informe de Gestión Documental fue creado para mostrar paso a paso la

recepción, archivo, registro, distribución o empaque de documentos en diferentes contextos.

Tiene dentro y fuera de la empresa, conveniente para registrar, porque; permite más

velocidad en el lugar; Los documentos se pueden perder durante el transporte de una región

a otra; Constituye un control interno sobre las comunicaciones recibidas y emitidas.

Hay tres tipos de registro: check-in - check-out - correspondencia interna (intercom).

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 Actividades de Transferencia de Conocimiento
Informe “Administración Documental”.

Después de realizar las actividades anteriores en esta etapa, es posible revertir, contextualizar

y modificar los conceptos más representativos, permitiendo definir y estandarizar la

definición de gobernanza, los pasos de gestión documental, los principios y estándares de

archivo también se aplican en los procesos técnicos.

Para recepción y envío de correspondencia oficial, lo dispuesto en la Norma Icontec 185,

Comunicaciones Internas y Documentos Para recepción, envío y encapsulado de

documentos. Para adherirse a esta guía, es importante revisar, leer y comprender la

literatura de investigación presentada en esta guía.

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental.

Según los conocimientos adquiridos en esta actividad de aprendizaje

Cada estudiante presentará un informe paso a paso sobre la recepción o solicitud, registro,

distribución o empaque de cinco documentos de diferentes contexto.

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 DESARROLLO

Una recepción de documentos es un conjunto de actividades de verificación y control que debe

realizar una organización para recibir documentos transmitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar, se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o enviadas, dejando

constancia de la fecha y hora de recepción o entrega.

Al momento del registro, las entidades ingresan datos a sus sistemas tales como: Remitente o

Consignatario, Nombre o Código de la Autoridad, Nombre del Propietario del Proceso, Adjunto y

Retroalimentación de la Duración.

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 ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recepción de documentos oficiales

Verificar y hacer coincidir páginas, copias, apéndices, firmas Confirmación recibida

Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Artículo 2) Registro consecutivo de

embarques

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación

Relación entre los documentos recibidos y enviados

Registro impreso de planillas de radicación y control

Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Recibida la carta, quedarán registradas y archivadas las personas que intervienen en la

actividad de la empresa: proveedores, distribuidores, administraciones públicas, entidades

financieras… es decir, aquellas personas que aportan información de actualidad para la

empresa.

A estas comunicaciones se les asigna un número que servirá de referencia y se hará

constar en el registro de correspondencia.

• Form ato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

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 REGISTRO DE ENTRADA DE LA
CORRESPONDENCIA
ENTRADA

Nº Fecha de
ord entrada Clas Remiten Destinatar Asunt Anex
en Día Mes e te io o os
de
entra
da

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez que se ha redactado la carta o comunicación, se debe verificar su precisión y

prepararla para su publicación.

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Actividad: al menos un original y una copia. Ambos deben estar registrados y sellados con el

mismo sello.

El sello debe incluir:

• número de registro

• fecha

• dirección de recepción

-Original: envío por mensajería

-Copia: archivo como prueba interna de envío de correspondencia Formato del

registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referenc Fecha Nº Clas Anexo Destinatari Asunt

ia e s o o
ord

en

de

salida

3. Correspondencia interna:

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 En las medianas y grandes empresas, además del registro de entrada y salida,

también se lleva el registro para comunicación interna. Según el volumen de

comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste podría ser: único

o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en recibir/entregar correspondencia (cartas, guías,

formularios, correspondencia interna) y luego suscribirse al sistema de gestión de

correspondencia en un entorno WEB desarrollado para tal fin.

Correspondencia Recibida

Recepción

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Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de

Sistemas de Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de

origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el

procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para

su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Centro Coordinador del Sistema de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema WEB ya su vez designará en el sistema

a la persona o personas encargadas de realizar la solicitud. El número

correspondiente de correo recibido se registrará en el documento para su

posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

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 Elaboración

Cada empleado del Centro de Sistemas de Información prepara su propia

correspondencia, hoja de ruta y correspondencia en general, ya que el departamento

no tiene una secretaria asignada. Únicamente los documentos relativos a

adquisiciones, facturación o solicitud de licencia o excedencia, deberán ser aprobados

por el

Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Los documentos deberán estar

numerados correlativamente, impresos en papel membrete y expedidos en ejemplares

múltiples.

Entrega

La entrega del correo también es función y responsabilidad de cada empleado de

System Center en colaboración con el asistente de medio tiempo asignado al

departamento, quien entregará el documento original al departamento de destino y

lo sellará como copia.

Registro en el sistema

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Una vez enviado el mensaje, el Coordinador del Centro de Sistemas de

Información registra el documento enviado en el Sistema de Gestión de

Correspondencia, registrando el número correspondiente emitido por el

sistema superior a la copia del correo que se envía.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia saliente, el Coordinador de C.S.I. entregará

una copia al asistente para que la deposite en el archivo respectivo.

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 Conclusión

Recibir, registrar, clasificar y controlar todas las comunicaciones internas oficiales,

recibidas o enviadas entre cualquier organismo dependiente a nivel central y local, a

través de los centros de recepción y distribución de comunicaciones es el principal

objetivo de este informe de “Gestión Documental”.

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